Qué buscar en una agencia de viajes de negocios

Si estás pensando en cambiar de agencia de viajes de negocios (o si es la primera vez que buscas una), quizá te estés haciendo algunas de estas preguntas:

• ¿De verdad necesito trabajar con una agencia de viajes para empresas?
• ¿Cómo puedo encontrar una agencia que cubra las necesidades de mi empresa y a la vez controlar el presupuesto de viajes?
• ¿Cómo puedo saber si he dado con la más indicada?

En cuanto a la primera pregunta: sí, necesitas una agencia de viajes de negocios, o bien una empresa que incluya servicios de gestión de viajes. Lo que necesitas es una solución que combine tecnología con operadores humanos que facilite las reservas y la asistencia de viaje. En cuanto a las otras dos preguntas, te las respondemos a lo largo de este artículo.

El 46 % de los viajeros de negocios hace reservas de hotel fuera de la política de la empresa, por tanto, es evidente que algo está fallando en el sector de los viajes de negocios. Las reservas no autorizadas son un gran problema. Y sin ningún tipo de supervisión, solo pueden ir a más.

Aquí te explicamos cómo puede ayudarte una empresa o herramienta de gestión de viajes a aumentar el nivel de cumplimiento y la satisfacción de tus viajeros.

¿Cuál es la función de una empresa o agencia de viajes de negocios?

Una empresa de gestión de viajes es un proveedor de servicios que reserva y gestiona viajes para una empresa. Por lo general, lo que hace es poner a disposición de dicha empresa uno o varios contactos que fomentan el cumplimiento de su política y ofrecen a sus viajeros asistencia de viaje.

Hay tantos tipos de agencias de viajes de negocios que no resulta fácil resumir todos los servicios que pueden ofrecer. Las más grandes te ofrecerán asistencia en un gran número de idiomas, pero te cobrarán por cada llamada. Con las pequeñas, será más difícil que te atiendan fuera del horario comercial y además no manejarán tantos idiomas, pero quizá tengan tarifas planas mensuales que cubran todas tus necesidades.

Estos son los servicios básicos que suelen ofrecer todas las agencias de viajes:

• Reservas de viajes para los empleados.
• Asistencia por cancelación, cambios de fecha, etc.
• Negociación de tarifas grupales y de negocios.

Los beneficios de trabajar con una agencia de viajes de negocios

Hay muchas razones que sin duda te motivarán a contratar los servicios de una agencia de viajes de negocios. A continuación, te damos algunas de las más importantes.

• Pueden complementar la falta de recursos o experiencia de tu empresa. Tal vez no te interese tener un gestor de viajes en plantilla aunque tu equipo ya esté saturado con otros proyectos críticos. Una agencia de viajes de negocios te ofrece los servicios que necesitas sin tener que contratar más personal.
• Te consiguen tarifas especiales para grupos y negocios. Las agencias pueden negociar mejores tarifas para sus clientes, tanto para viajes en grupo como para viajes frecuentes y prolongados.
• Proporcionan asistencia de viaje. Cuando son los mismos administradores quienes tienen que encargarse de solucionar los problemas que les surgen a los viajeros, el estrés está asegurado. Por un lado, los viajeros no tendrán a quién recurrir por las noches o los fines de semana y, aun así, los administradores terminarán haciendo horas extra. Trabajar con una agencia te libera de esa carga.
• Generan informes sobre gastos de viaje. Saber cuánto gasta en viajes cada departamento es crucial para que una empresa pueda ajustar su presupuesto. Las agencias pueden generar informes de gasto por equipos, departamentos o proyectos.
• Velan por el cumplimiento. Todas las empresas tienen una serie de normas que constituyen su política de viaje. Las agencias se encargarán de aplicar estas normas al realizar las reservas.

Los puntos flacos de las agencias de viajes de negocios

Sin embargo, utilizar los servicios de una empresa de viajes de negocios también tiene sus inconvenientes. Estos son los principales:

• Escasos recursos tecnológicos para viajeros y administradores. Las agencias de viajes suelen comunicarse con sus clientes sobre todo por teléfono o por email. Pero hoy en día, la gente que viaja no quiere depender de las llamadas de teléfono, los usuarios quieren hacer sus reservas ellos mismos con agilidad y dentro de la política de la empresa. Del mismo modo, cualquier administrador preferiría entrar en una plataforma y buscar él mismo la información que necesita en vez de tener que escribir a un agente para pedir un informe.
• Tarifas altas y grandes comisiones. Las agencias podrán negociar tarifas especiales por cliente, pero no suelen tener las mejores tarifas para viajes especiales. Y, además, cobran comisiones y recargos por cada servicio.
• Oferta limitada. Por lo general, las agencias suelen tener acuerdos con unos pocos proveedores y no ofrecen viajes con compañías low cost como Ryanair o EasyJet.

Por suerte, estas agencias de viajes de negocios no son la única opción.

La diferencia entre una agencia de viajes tradicional y una plataforma de viajes de negocios

Si quisieras reservar unas vacaciones en Malta, ¿recurrirías a una agencia de viajes? Seguramente no. ¿Por qué? Porque existen buscadores de reservas comerciales como Expedia o Booking.com que ya te proporcionan todo lo que necesitas.

Los viajes de negocios están evolucionando de manera similar.

Particularidades de la evolución de los viajes de negocios:

• Creciente necesidad de medidas más sencillas y fluidas que garanticen el cumplimiento de la política de viajes.
• Los viajeros no deben pagar de su propio bolsillo.
• Generación de informes de gastos de viaje para hacer análisis presupuestarios.
• Registro de gastos automatizado.

Necesidades similares en viajes de ocio y de negocios:

• Preferencia por la autonomía y la reserva directa.
• Acceso a toda la oferta mundial de vuelos y hoteles disponibles.
• Excelente experiencia de usuario.
• Excelente usabilidad móvil.
• Asistencia de viaje en tiempo real (muy deseada por viajeros de ocio, aunque rara vez la obtienen; imprescindible sin embargo para los viajeros de negocios).

Como puedes ver, si bien las empresas tienen necesidades específicas (principalmente el cumplimiento de su política de viajes y los informes de gastos), sigue habiendo muchas similitudes entre lo que demandan las empresas y los consumidores particulares.

Al igual que los viajeros de ocio, los de negocios también prefieren hacer ellos mismos sus reservas, poder comparar entre toda la oferta disponible y disfrutar de una buena experiencia de usuario, tanto si tienen que llamar al servicio de atención al cliente como consultar su itinerario en el móvil.

Aquí es donde está el problema: la gran mayoría de las empresas de viajes de negocios no ha evolucionado hacia estos nuevos estándares. Siguen obligando a los empleados a llamar por teléfono para reservar sus viajes y cobrando por cada una de esas llamadas.

Por eso, cuando estés barajando varias agencias viajes de negocios, te interesa mirar cuál ofrece una combinación de tecnología y operadores humanos. Encontrarás que, a menudo, estas soluciones tendrán la forma de plataformas de gestión de viajes. Algunas de ellas son empresas muy conocidas. Pueden ser una buena opción dependiendo del tamaño y las necesidades de tu empresa.

Desde 2020 y en adelante, las agencias que solo ofrezcan sus servicios a través de operadores humanos no podrán automatizar el cumplimiento de las políticas de viaje de sus clientes. Pero, por otro lado, las que funcionen únicamente con tecnología no podrán ofrecer asistencia a sus viajeros si se quedan atrapados en una ciudad extranjera sin poder volver a casa.

Y por eso necesitas tanto tecnología como asistencia humana.

Qué buscar en una agencia de viajes de negocios y por qué

Para que tus viajeros dispongan de asistencia de viaje y tus directores financieros tengan el control del presupuesto, además de una combinación de servicio humano y tecnología, tendrás que vigilar otros factores críticos. Aquí te proponemos una lista de lo que debes buscar.

Un proceso de reserva fácil

Tus empleados deberían tener la opción de hacer ellos mismos sus reservas cuando quieran. Pero además es importante que a tus administradores también les resulte fácil y agradable hacer las reservas para los empleados.

Una variedad de oferta similar a la de ocio

Consigue acceso a todas las compañías aéreas y cadenas de hoteles para tus viajeros. Reduce gastos con compañías low cost como Norwegian y EasyJet. Tu empresa debería poder acceder a toda la oferta del mundo sin necesidad de recurrir a buscadores comerciales.

Sin recargos sorpresa

Analiza bien el plan de tarifación antes de firmar con una empresa de gestión de viajes. Busca señales de alerta, como recargos por llamadas de asistencia o por trámites sencillos y rutinarios de reserva.

Una asistencia de viaje excelente

Aquí es donde entra en juego el factor humano. Porque cuando te cancelan un vuelo y necesitas llegar a tu destino sea como sea, la tecnología no te sirve; solo un ser humano de carne y hueso sabrá encontrarte rápidamente una ruta alternativa. Busca asistencia de viaje 24 horas al día, 7 días a la semana, en varios idiomas y que cuente con excelentes valoraciones de otros usuarios.

Políticas de viaje y protocolos de aprobación integrados

¿Cómo puedes conseguir que se cumpla tu política de viaje? Intégrala dentro de la misma plataforma de reservas y asegúrate de que todos tus viajeros y administradores usan solo esa herramienta. Pero no basta con encontrar una herramienta que integre políticas de viaje y protocolos de aprobación; comprueba que la herramienta cumpla los requisitos que hemos mencionado y que ofrezca una buena experiencia de usuario, de manera que toda tu plantilla se anime de verdad a utilizarla.

Informes de gastos de viaje

Tener visibilidad sobre tus gastos de viaje es una ventaja decisiva. Pero es muy difícil recopilar los datos que necesitas si tus empleados usan varias plataformas diferentes. Y no olvidemos que el 46 % de los viajeros de negocios usa buscadores comerciales para hacer sus reservas. Son datos desperdigados que no tendrás delante hasta que te carguen todos los gastos. Elige una empresa o plataforma que pueda proporcionar a tu equipo financiero informes en tiempo real.

Innovador y fácilmente escalable

El sector de los viajes de negocios aún está en evolución. De hecho, esto es solo el comienzo. Cuando compares empresas y plataformas de gestión de viajes, siempre es muy recomendable fijarse en aquellas más innovadoras y orientadas al futuro, y elegir una solución que sea escalable a medida tu empresa vaya creciendo.

Hemos reunido una lista exhaustiva de criterios que te pueden ayudar a valorar tus opciones y escoger la empresa de gestión de viajes más idónea para ti.

Esto es lo que encontrarás:

• Guía para identificar y resolver los problemas de gestión de viajes de tu empresa
• Lista de verificación en formato PDF y Excel
• Lista con todos los criterios importantes