Leitfaden herunterladen Geschäftsreisen können – wenn sie nicht gut organisiert sind – einen beträchtlichen Teil des Budgets eines Unternehmens verschlingen. Auch wenn in vielen Unternehmen mittlerweile mit Remote-Lösungen gearbeitet wird, ist es oft notwendig, Teammitglieder für Meetings oder Konferenzen ins Ausland zu schicken. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie mit den richtigen Tools von Rabatten für Geschäftsreisen profitieren und Ihrem Unternehmen so Zeit, Geld und noch vieles mehr sparen.
Tarife für Geschäftsreisen
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass viele Reiseanbieter wie Hotels, Autovermietungen und Fluggesellschaften bestrebt sind, langfristige Beziehungen zu Unternehmen einzugehen. Sie wissen nämlich, dass Geschäftsreisen eine riesige Branche sind und sich Loyalität auszahlt.
Unternehmenstarife sind Sondertarife, die Unternehmen von Reisedienstleistern angeboten werden. Diese Tarife sind entweder fix oder können direkt ausgehandelt werden.
Rabatte für Geschäftsreisen gibt es in verschiedenen Formen:
- Hotelpreise für Geschäftsreisen
- Flugpreise für Geschäftsreisen (wie Vielfliegerprogramme)
- Autovermietung für Geschäftsreisen
- Unternehmenskonten für Mitfahrbörsen
Wenn Sie Ihr Unternehmen bei einem Rabattprogramm für Geschäftsreisen anmelden, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
- Kostenersparnis: Offensichtlich, aber dennoch zu erwähnen – durch die Nutzung von Unternehmenstarifen kann Ihr Unternehmen ganz schön viel Geld sparen. Bei guten Programmen haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Ausgaben zu überwachen.
- Komfort: Rabattprogramme für Geschäftsreisen können Ihnen die Organisation und Planung Ihrer Geschäftsreisen erheblich erleichtern, indem sie Tools bieten, durch die Buchung und Überwachung vereinfacht werden.
- Kontrolle: Programme für Geschäftsreisen bieten mehr als nur Kostenersparnis. Sie geben Ihnen mehr Kontrolle und Transparenz über Ihre Ausgaben und helfen so dabei, Ihre Reiserichtlinie einzuhalten.
- Vergünstigungen für Ihre Mitarbeiter: Auch wenn Ihre Mitarbeiter privat reisen, profitieren sie von denselben Vergünstigungen und Vorteilen.
8 Tipps, wie Sie als Kleinunternehmen Rabatte für Geschäftsreisen nutzen
Früher kamen nur große Unternehmen in den Genuss von Programmen für Geschäftsreisen, da sich Reiseanbieter auf Unternehmen mit riesigen Budgets und großer Kaufkraft konzentrierten. Dies hat sich glücklicherweise geändert und es gibt mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, wie auch kleine Unternehmen Reiserabatte für Geschäftsreisen nutzen können.
Hier haben wir für Sie acht Punkte zusammengestellt, mit denen Ihr Unternehmen von Geschäftsreise-Rabatten profitiert:
1. Recherchieren Sie
Dies mag vielleicht offensichtlich sein, aber wir erwähnen es dennoch: Planen Sie genügend Zeit ein und vergleichen Sie Preise für alles, was Sie buchen. Sie werden überrascht sein, wie sehr sich die Preise bei den verschiedenen Anbietern unterscheiden.
2. Verhandeln Sie
Nicht alle Anbieter werben offen für ihre Geschäftsreise-Rabatte. Scheuen Sie sich nicht, nach vergünstigten Tarifen zu fragen. Wenn Sie kein oder ein höheres Angebot als erwartet erhalten, verhandeln Sie!
3. Verwenden Sie Firmenkreditkarten
Viele Banken und Kreditkartenanbieter haben Produkte im Sortiment, die auch als Kreditkarten für Geschäftsreisen beworben werden und zahlreiche Vorteile für Geschäftsreisende umfassen. Wenn Sie sich für eine Kreditkarte für Geschäftsreisen registrieren und diese verwenden, erwarten Sie mit großer Wahrscheinlichkeit folgende Vorteile:
- Günstigere Preise bei der Buchung von Flügen, Hotels, Transport und mehr
- Ein punktebasiertes Treueprogramm für bestimmte Services
- Zugang zu VIP- oder Business-Lounges an Flughäfen
- Gelegentlich kostenlose Hotelaufenthalte
Beachten Sie jedoch, dass Ihr Kreditkartenanbieter wahrscheinlich eine jährliche Gebühr verrechnet – diese amortisiert sich aber durch das gesparte Geld ziemlich schnell.
4. Melden Sie sich für Treue- und Bonusprogramme an
Wenn Sie häufig bei der gleichen Fluggesellschaft, Hotelkette oder Autovermietung buchen, sollten Sie überprüfen, ob diese Treueprogramme bieten, für die Sie sich anmelden können. Dadurch werden die Prämien und Rabatte umso besser, je häufiger Sie ihre Dienste nutzen.
Bei Treueprogramme gibt es viele tolle Vorteile, darunter:
- Vergünstigte Upgrades bei Flügen
- Mehr aufzugebendes Gepäck
- Später Check-out aus dem Hotelzimmer und zusätzliche Annehmlichkeiten
- Kostenlose Zustellung Ihres Mietwagens zum Flughafen
- Zusätzliche kostenlose Tage für Ihr Mietauto
Auch wenn Sie bei einem oder mehreren Treueprogrammen angemeldet sind, sollten Sie dennoch vor der Buchung Preise vergleichen. Die Preise der Mitbewerber können manchmal sogar noch günstiger sein.
5. Reisen Sie an Wochentagen
Reisen von Montag bis Donnerstag sind im Normalfall günstiger, da an diesen Tagen weniger Leute zu Privatzwecken reisen. Daher haben die Hotels mehr freie Zimmer und die Fluglinien mehr freie Sitze, die es aufzufüllen gilt.
6. Budgetierung und Spesenverfolgung
Legen Sie tägliche Spesenbudgets für Dinge wie Essen und Transportmittel in der Stadt fest, um die Reisekosten für Ihr Unternehmen im Griff zu behalten. Es gibt verschiedenste Tools, mithilfe der Sie die Kosten aufzeichnen und einen Überblick über die Ausgaben behalten können.
7. Nutzen Sie ein komplettes Reisemanagement-Paket
TravelPerk bietet eine umfassende Reisemanagement-Lösung, mit der Sie Geschäftsreisen von Anfang bis Ende planen, buchen und verwalten können. Das bedeutet, dass Sie Flüge, Unterkünfte, Züge und Mietautos auf einer einzigen Plattform buchen können.
Mit der Reisemanagement-Software von TravelPerk haben Sie auch Zugriff auf Funktionen wie Reiserichtlinien, Einzel- und Teamrechnungen, Integrationen und Spesenabrechnungen.
8. Mehrwertsteuerrückerstattung
TravelPerk bietet auch einen Service zur Mehrwertsteuerrückerstattung an, mit dem Ihr Unternehmen ganz einfach die Mehrwertsteuer für Flüge, Hotels, Mietwagen und Zugfahrten zurückfordern kann. So sparen Sie bis zu 25 % der Reisekosten für Geschäftsreisen.
