Die Themen Nachhaltigkeit und Klimaschutz spielen für Unternehmen zunehmend eine wichtige Rolle – doch oft geben Firmen nur wenig darüber preis, welche Auswirkungen sie wirklich auf die Umwelt haben und welche Maßnahmen sie tatsächlich zum Schutz des Klimas ergreifen. Eine neue EU-Richtlinie soll die Nachhaltigkeitsberichterstattung nun zu einer Verpflichtung machen. Mit der sogenannten CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) will die EU mehr Transparenz bei den Themen Umwelt und Nachhaltigkeit schaffen. 

Was die Corporate Sustainability Reporting Directive genau ist, was sie beinhaltet, welche Auswirkungen sie auf Unternehmen hat und was die Nachhaltigkeitsberichterstattung enthalten muss – das klären wir jetzt.  

Was ist die CSRD?

Die Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (CSRD) ist ein neuer Rechtsakt der Europäischen Union. Als Teil des Gesetzespakets des „Europäischen Green Deals“ soll die neue Richtlinie die EU in puncto Nachhaltigkeit und Klimaneutralität weiter voranbringen und zum Spitzenreiter bei den weltweiten Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung machen.

Die CSRD wurde im November 2022 verabschiedet und besagt, dass alle großen Unternehmen in der EU im Zuge ihrer nichtfinanziellen Berichterstattung nun Auskunft über ihre ESG-Daten (Environment, Social, Governance) geben müssen. Das bedeutet, dass sie Informationen zu Nachhaltigkeitsaspekten im Zusammenhang mit der Umwelt sowie den Sozial- und Führungsstrategien des Unternehmens offenlegen müssen. Zudem müssen Unternehmen nun auch explizit über die Auswirkungen ihrer Tätigkeiten auf Umwelt, Wirtschaft und Gesellschaft berichten. 

Alle erforderlichen Angaben zu den verschiedenen Nachhaltigkeitsthemen, die im Rahmen des CSRD-Berichts offengelegt werden müssen, basieren dabei auf standardisierten Kriterien, die mit den Klimazielen der EU übereinstimmen.

Die CSRD-Richtlinie umfasst dabei:

1. Einheitliche Berichtspflicht: Etablierung von Berichtsstandards sowohl was die enthaltenen Nachhaltigkeitsinformationen als auch die Datenübermittlung betrifft.  

2. Doppelte Wesentlichkeit: Unternehmen sollen sowohl einen Blick auf die internen Maßnahmen zur Nachhaltigkeit werfen (Auswirkungen Unternehmen 🡪 Klima) als auch betrachten, wie äußere Faktoren das Unternehmen beeinflussen (Auswirkungen Klima 🡪 Unternehmen). 

3. Externe Prüfung: obligatorische Prüfung des Berichts durch eine externe Prüfstelle – Etablierung von spezifischen Prüfstandards.  

Was ist das Ziel der Nachhaltigkeitsberichterstattung?

Durch die Ausweitung der Berichterstattung im Zuge der CSRD wird den europäischen Unternehmen eine Rechenschaftspflicht über ihre Nachhaltigkeit auferlegt, die deren Auswirkungen auf das Klima, die Umwelt und die Gesellschaft offenlegen und transparent machen soll. So soll ersichtlich werden, wie stark Unternehmen ihre Bemühungen zur Nachhaltigkeit und zum Klimaschutz vorantreiben. 

Ziel der neuen Richtlinie ist es dabei vor allem, dem Greenwashing ein Ende zu setzen, die soziale Marktwirtschaft in der EU zu stärken und einen Präzedenzfall für globale Standards der Nachhaltigkeitsberichterstattung zu schaffen.

Auf der anderen Seite sollen die ausführlichen CSRD-Berichte auch Invenstor:innen und Stakeholdern dabei behilflich sein, die Unternehmensrisiken, die im Zusammenhang mit Nachhaltigkeitsfragen stehen, besser beurteilen zu können. Und zu guter Letzt müssen sich die Unternehmen selbst kritisch mit verschiedenen Nachhaltigkeitsthemen sowie ihren Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft auseinandersetzen. 

CSRD vs. NFRD – Unterschiede & Zusammenhang

Nachhaltigkeits-Manager:innen und -Expert:innen dürfte bereits die Abkürzung NFRD (Non-Financial Reporting Directive) ein Begriff sein. Diese Richtlinie wurde von der Europäischen Union im Jahr 2014 verabschiedet. Sie gilt für kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter:innen und Organisationen des öffentlichen Interesses, die in der EU tätig sind. Dazu zählen etwa:

• börsennotierte Unternehmen
• Banken 
• Versicherungsgesellschaften 

Die NFRD verpflichtet diese Unternehmen bereits seit 2017 in der nichtfinanziellen Berichterstattung auch über ihre nachhaltigkeits- und klimabezogenen Strategien, Risiken und Ergebnisse zu berichten. 

Die neue CSRD wird die bereits bestehende NFRD-Richtlinie erweitern bzw. ablösen und den Kreis der betroffenen Unternehmen, die der Berichtspflicht unterliegen, erheblich erweitern. Auch die Menge der Daten und Informationen, die im Bericht enthalten sein müssen, wird durch ausführlichere Vorgaben zur Berichterstattung vergrößert. 

Woher weiß ich, ob die CSRD für mein Unternehmen gilt?

Während EU-weit nur rund 11.700 Unternehmen unter die derzeitigen NFRD-Vorschriften fallen, wird sich der Kreis der Berichtspflichtigen mit Einführung der CSRD schrittweise auf rund 50.000 erhöhen. 

Durch das Einführen von Standards für die Berichterstattung und die Ausweitung der erhobenen und relevanten Daten soll die CSRD die Mängel der NFRD beheben, die laut Europäischem Parlament "als weitgehend unzureichend und unzuverlässig wahrgenommen wird".

Doch woher wissen Sie nun, ob Ihr Unternehmen unter die CSRD-Regelung fällt? Unsere Tabelle der Auswahlkriterien und Anforderungen gibt Ihnen darüber Aufschluss. 

CSRD und NFRD – diese Vorgaben und Anforderungen gelten

Wie wirkt sich die neue Richtlinie auf mein Unternehmen aus?

Die direkte Auswirkung wird sein, dass Unternehmen zukünftig einen erhöhten Reporting-Aufwand in Sachen Nachhaltigkeitsberichterstattung haben werden, denn 

• Der Anwendungsbereich der CSRD ist weiter gefasst als der der NFRD.
• Die Informationen müssen in den Lagebericht Ihres Unternehmens aufgenommen und in einem anderen Format als beim NFRD vorgelegt werden.
• Die neuen Berichtsstandards erfordern die Offenlegung eines breiten Spektrums an Informationen, die qualitativ und quantitativ, zukunftsorientiert und rückblickend sowie kurz-, mittel- und langfristig ausgerichtet sind.
• Ihre Berichterstattung muss eine obligatorische Prüfung durch einen externen Dienstleister durchlaufen, um sicherzustellen, dass die Informationen und Inhalte korrekt und zuverlässig sind.
• Zudem werden die Informationen in eine digitale, frei zugängliche Datenbank aufgenommen, um die Transparenz zu erhöhen. Dies kann Einfluss auf die Investor:innen, Stakeholder und auch auf das Firmenimage haben. 

Nach Angaben der Europäischen Kommission kann es zu einem anfänglichen Kostenanstieg wegen des CSRD-Berichts kommen, obwohl die Gesetzgebung mittel- bis langfristig die Kosten senken dürfte.

Was gehört in den CSRD-Nachhaltigkeitsbericht?

Unternehmen müssen im Rahmen der CSRD unter anderem Nachhaltigkeitsinformationen zu folgenden wichtigen Punkten offenlegen: 

• ESG-Daten
• Relevante Nachhaltigkeitsaspekte, die wesentlich für Umwelt und Mensch und/oder von finanzieller Bedeutung für das Unternehmen sind. 
• Die im Unternehmen getroffenen Klimaschutz- und Nachhaltigkeitsmaßnahmen sowie deren Wirkung (auch im Hinblick auf das Erreichen der Pariser Klimaziele).
• Fortschritte bei der Erreichung angestrebter Ziele, etwa beim Umweltschutz.
• Analyse von Geschäftsbereichen, die in Zukunft nachhaltiger gestaltet werden können.
• Bericht über die Treibhausgas-Emissionen des Unternehmens (Scope 1-3) 
• Bestehendes Geschäftsmodell und Strategie sowie deren Beziehung zu Nachhaltigkeitsrisiken und -chancen.
• Analyse des intellektuellen, menschlichen und sozialen Kapitals des Unternehmens.
• Umgang des Unternehmens mit seinen Mitarbeiter:innen sowie Wahrung der sozialen Verantwortung und der Menschenrechte.
• Maßnahmen gegen Korruption im Unternehmen. 
• Analyse potenzieller Klimarisiken und Risikomanagement.
• Nachteilige Auswirkungen für das Unternehmen und interne Maßnahmen, um diesen entgegenzuwirken.
• Rolle der Leitungs- und Aufsichtsorgane und der Stakeholder sowie deren einschlägiges Fachwissen.

CSRD – Sanktionen & Chancen

Die CSRD-Meldung ist gesetzlich vorgeschrieben – das bedeutet auch, sollte ein Unternehmen die Vorschriften nicht einhalten, drohen Sanktionen. Um also Geldstrafen zu vermeiden, sollten betroffene Unternehmen ihre Berichtspflicht ernst nehmen und die Nachhaltigkeitsberichte gemäß den Anforderungen jährlich abgeben. 

Dabei sollte die Erstellung des Berichts aber nicht nur als Prävention gegen mögliche Sanktionen angesehen werden, sondern als eine echte Chance für das Unternehmen. Die durch den Bericht an den Tag gelegte Transparenz trägt dazu bei, Vertrauen bei Investor:innen und Kund:innen zu schaffen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, das Markenimage Ihres Unternehmens zu verbessern, Greenwashing zu verhindern und Ihr Engagement für Nachhaltigkeit auf greifbare Weise zu demonstrieren. 

Darüber hinaus können Sie Ihre betriebliche Effizienz verbessern und gleichzeitig Maßnahmen gegen den Klimawandel ergreifen, wodurch Sie möglicherweise Kosten einsparen und gleichzeitig die Ziele Ihres Unternehmens im Bereich der sozialen Verantwortung erfüllen.

CSRD Vorbereitungen – Tipps für Ihre nächsten Schritte

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen ersten Überblick über die neue Corporate Sustainability Reporting Directive und welche Auswirkungen diese auf Ihr Unternehmen und Ihr Reporting haben kann. 

Zählen Sie sich aber zu den Unternehmen, die in den nächsten Jahren berichtspflichtig werden, so sollten Sie sich ausführlich mit der EU-Richtlinie vertraut machen und auf welche Art und Weise Sie den Nachhaltigkeitsbericht erstellen und abgeben müssen. Halten Sie sich zudem über eventuelle Neuerungen bis zur Umsetzung der Richtlinie auf dem Laufenden, um wichtige Änderungen etwa bei Terminen oder Anforderungen nicht zu verpassen.

Die Informationen, die in den CSRD-Bericht einfließen, müssen an erster Stelle erst einmal erhoben werden. Etablieren Sie daher frühzeitig standardisierte Reportingprozesse für Ihr Unternehmen, sodass Sie alle ESG-relevanten Daten zuverlässig erhalten. Kommunizieren Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele und die ergriffenen Strategien zudem deutlich und transparent, nicht nur intern im Unternehmen, sondern auch mit externen Geschäftspartnern. 

Für große Unternehmen kann es zudem ratsam sein, eine gewisse Expertise im Nachhaltigkeits-Management aufzubauen und auf Expert:innen in diesem Gebiet zu setzen. Die CSRD-Richtlinie ist gekommen, um zu bleiben, und die Themen Umweltschutz und Nachhaltigkeit werden in Zukunft vermutlich nur noch bedeutender – immer mehr Unternehmen werden früher oder später nicht mehr an der Umsetzung verschiedener Nachhaltigkeitsthemen und -strategien vorbeikommen. Ebenso ist es auch für KMUs sinnvoll, eine entsprechende Umweltrichtlinie für das Unternehmen einzuführen.

Zu guter Letzt noch ein Tipp für die konkrete Erstellung des Berichts: Spezielle Nachhaltigkeitsmanagement- und ESG-Software kann Ihnen dabei helfen, die gewünschten Reportingprozesse zu integrieren und erleichtert Ihnen zudem die Erstellung des Berichts. 

Geschäftsreisen nachhaltiger gestalten – mit TravelPerk

Unabhängig davon, ob die CSRD-Rechtsvorschriften in Zukunft für Sie gelten oder nicht – in der heutigen Zeit ist es eine kluge Geschäftsstrategie, auf Umweltschutz und Nachhaltigkeit zu setzen. Ein Nachhaltigkeitsaspekt, den Sie optimieren könnten, sind zum Beispiel die Geschäftsreisen Ihres Unternehmens.

Wussten Sie, dass Geschäftsflüge bis zu 15-20 % der weltweiten Reiseemissionen ausmachen? Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, die Umweltauswirkungen von dienstlichen Flugreisen zu reduzieren. 

Indem Sie Ihre erzeugten Kohlenstoffemissionen kompensieren, können Sie die negativen Umweltauswirkungen Ihres Unternehmens reduzieren und machen dabei einen Schritt in Richtung Klimaneutralität. Die GreenPerk API von TravelPerk beispielsweise hilft Ihnen dabei, Ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und Ihren CO₂-Fußabdruck auf Dienstreisen zu reduzieren. 

So funktioniert GreenPerk:

• Sie können 100 % der CO₂-Emissionen Ihrer Geschäftsreisen bei nur 1 % der gesamten Reisekosten ausgleichen.
• Sie leisten durch Ihre Kompensation einen Beitrag zu VERRA-zertifizierten Projekten, die zur Erhaltung der Artenvielfalt und zum Schutz von Ökosystemen beitragen.
• Sie erhalten vollständige Transparenz über Ihre Daten und Fortschritte, sowie Zugriff auf eine ausführliche Berichterstattung für Ihre Kompensationen. 

In unserem Beitrag Nachhaltige Geschäftsreisen – 12 Tipps für umweltfreundlicheres Reisen erfahren Sie noch mehr darüber, wie Sie Ihre Geschäftsreisen nachhaltiger gestalten können. 

FAQ – häufige Fragen zur CSRD

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Ein Betriebsausflug kann eine willkommene Abwechslung im stressigen Arbeitsalltag sein. Auch beim Teambuilding oder entspanntem gemeinsamen Brainstorming können Firmenausflüge unterstützen. Zugleich erweisen Sie Ihren Angestellten durch die Organisation eines solchen Events Wertschätzung und steigern die Mitarbeitermotivation. Doch bevor Sie und Ihr Team sich auf den gemeinsamen Ausflug begeben, will dieser auch geplant werden. 

Von der Teilnehmerliste, dem Termin, dem Ort, der Art der Aktivität bis hin zum Transport und einer eventuellen Übernachtung – all das muss organisiert werden und macht Betriebsausflüge für verantwortliche Planer:innen oft zur Herausforderung. 

Wir haben zehn Schritte für die Planung und Durchführung Ihres nächsten Betriebsausfluges zusammengestellt und geben Ihnen hilfreiche Tipps und Tricks für die Organisation. Legen wir los!

1. Event-Team bilden & Verantwortlichkeiten verteilen

Zuerst muss geklärt werden, wer für die Organisation des Betriebsausfluges verantwortlich ist: der oder die Travel-Manager:in, das Office Management oder doch ein eigenes Event-Team mit Verantwortlichen aus verschiedenen Abteilungen?  Vielleicht gibt es bestimmte Personen in Ihrem Unternehmen, die bereits zuvor Firmenfeiern oder Firmenausflüge organisiert haben.

Steht fest, wer den Betriebsausflug plant, gilt es, die Verantwortlichkeiten konkret zu verteilen. Kümmert sich sowieso nur eine Person um die Planung, so ist dies nicht nötig. Sind hingegen mehrere Mitarbeiter:innen beteiligt, sollte klar definiert werden, wer sich welcher Aufgabe annimmt. Wer erstellt die Teilnehmerliste, wer kümmert sich um das Budget und wer übernimmt die Buchungen? 

All diese Fragen sollten geklärt werden, bevor es an die konkrete Planung des Betriebsausfluges geht.

2. Art, Rahmen & Ziele des Betriebsausflugs festlegen

Für Remote-Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, sind Interaktionen und Konversationen das Wichtigste. Für Teams mit mehreren Büros ist es vor allem wichtig, den gemeinsamen Wissensaustausch und die Kommunikation zwischen den Standorten zu verbessern. Und für Teams, die in einem Büro zusammenarbeiten, stehen beim Firmenausflug vor allem der Spaß und die gemeinsame Unternehmung im Mittelpunkt.

Wie Sie sehen, kann das Ziel eines Betriebsausfluges sehr unterschiedlich ausfallen, je nachdem, wer daran teilnimmt und in welchem Rahmen das Ganze stattfindet. 

Daher lautet die erste zentrale Frage, die Sie sich bei der Planung Ihres Betriebsausflugs stellen sollten: Welches Ziel verfolge ich mit diesem Ausflug? Möchten Sie einen Wissensaustausch ermöglichen, die Kommunikation verbessern oder das Teambuilding fördern? Je nach Zielsetzung bieten sich unterschiedliche Aktivitäten und Formate für das Event an. Wenn Sie genau wissen, was Sie mit dem Betriebsausflug erreichen möchten, wird die Planung wesentlich einfacher (und auch erfolgreicher) sein.

3. Teilnehmerliste erstellen & passenden Termin finden

Die konkrete Planung Ihres Betriebsausfluges beginnt dann mit der Erstellung einer Teilnehmerliste. Nimmt die ganze Belegschaft teil, nur eine Abteilung oder eine bestimmte Personengruppe? Notieren Sie sich, wer die Teilnehmenden sind, und sorgen Sie dafür, dass diese auch über den geplanten Ausflug informiert werden.

Steht die Teilnehmerliste, kommt der wohl schwierigste Teil – einen passenden Termin zu finden. Genau wie bei der Planung einer jeden Veranstaltung wird sich alles leichter regeln lassen, sobald das Datum feststeht. Doch das gestaltet sich oft sehr schwierig, vor allem wenn viele Personen mit individuellen Zeitplänen unter einen Hut gebracht werden müssen. 

Je früher Sie das Datum also festlegen, desto besser. Hierbei gilt: Je mehr Leute in Ihrem Team sind, desto früher sollten Sie auch mit der Terminfindung beginnen. Für ein zehnköpfiges Team ist es meist möglich, ein Datum nur zwei Monate im Voraus festzulegen. Wenn Sie jedoch mit hundert oder mehr Leuten planen, sollten Sie den Termin für den Firmenausflug mit einem Vorlauf von sechs bis zwölf Monaten planen.

In 5 Schritten zum richtigen Termin

Doch wie finden Sie nun den richtigen Termin für Ihren Betriebsausflug und wie bekommen Sie alle Teilnehmer:innen möglichst auf einen Nenner? Hier sind fünf Tipps: 

• Wählen Sie die Länge: Soll es ein Tagesausflug oder gar eine mehrtägige Firmenreise werden?
• Stellen Sie mindestens drei verschiedene Termine zur Auswahl
• Erstellen Sie eine Excel-Tabelle oder ein Formular, in dem alle Beteiligten ihre Stimmen abgeben können. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder fragen Sie nach den Terminen, an denen die Teilnehmer:innen Zeit haben, oder Sie fragen danach, wann die Teilnehmer: innen eben keine Zeit haben. 
• Entscheiden Sie sich dann für das Datum, an dem die meisten Personen können bzw. die wenigsten Personen verhindert sind.
• Sobald der Termin feststeht, schicken Sie diesen an die Teilnehmenden und geben ihn damit offiziell bekannt. So können sich alle Teilnehmenden das Datum im Terminkalender blocken.

Noch ein kleiner Tipp: Manche Kolleg:innen müssen eventuell erst noch bevorstehende Termine abklären, bevor sie ihre Stimmen abgeben können – planen sie daher ausreichend Zeit für die Abstimmung der Termine ein. Zudem sollten Sie eine klare Deadline setzen, bis wann die Stimmen eingegangen sein müssen. Kommunizieren Sie ebenfalls, dass eine Zusage bzw. Absage verbindlich ist, so vermeiden Sie kurzfristige Absprünge oder größere Änderungen in der Teilnehmerliste. 

Mit Sicherheit wünschen Sie sich, dass so viele Leute wie möglich am Betriebsausflug teilnehmen. Aber Tatsache ist, dass es immer einige Personen geben wird, die aus geschäftlichen oder auch privaten Gründen nicht dabei sein können. Versuchen Sie also nicht auf Biegen und Brechen, es allen recht machen zu wollen – Sie sollten sich am Ende an die Mehrheitsentscheidung der Abstimmung halten.

4. Ort für den Firmenausflug auswählen

Sobald der Termin feststeht, ist es an der Zeit, den Ort für den Betriebsausflug auszuwählen. Hier spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle: 

• Wie lange dauert das Event?
• Soll es in der Nähe der Firma oder weiter weg stattfinden?
• Möchten Sie in das pulsierende Leben einer Großstadt eintauchen oder lieber die Ruhe der Natur genießen?
• Wie steht es um Transportmöglichkeiten und die Erreichbarkeit?
• Welche Möglichkeiten (etwa Aktivitäten, Sehenswürdigkeiten etc.) muss der Ort bieten können? 
• Benötigt Ihr Team vor Ort Übernachtungsmöglichkeiten?
• Soll Ihr Event indoor oder outdoor stattfinden? 

Erstellen Sie am besten eine Liste mit den Anforderungen, die das Reiseziel Ihres Ausfluges erfüllen sollte. Dann können Sie entweder einen Ort festlegen und dort nach gewünschten Aktivitäten und Unterkünften suchen, oder aber Sie haben eine bestimmte Aktivität im Kopf und suchen danach den Ort aus. Die Möglichkeiten sind schier endlos, und Deutschland bietet Ihnen und Ihrem Team viele schöne Orte und spannende Möglichkeiten, gemeinsam etwas zu unternehmen. Erfahren Sie in unserem weiterführenden Beitrag mehr über verschiedene lohnenswerte Orte, Aktivitäten und Hotels für Betriebsausflüge.

Erste Anfragen stellen & Verfügbarkeit prüfen

Haben Sie einen passenden Ort oder eine geeignete Aktivität und womöglich auch eine gute Unterkunft gefunden, so besteht der nächste Schritt darin, Anfragen an die verschiedenen Anbieter zu stellen. Es ist äußerst wichtig, dass Sie die Verfügbarkeit im Vorfeld prüfen – denn es kann durchaus sein, dass das Hotel für den Zeitraum Ihrer Reise bereits ausgebucht ist oder die angestrebte Hauptaktivität womöglich nicht auf die geplante Personenzahl ausgelegt ist. 

Auch hier ist es ratsam, sich ein bis zwei Alternativ-Pläne zurechtzulegen und unterschiedliche Kombinationen aus Orten, Aktivitäten und Unterkünften abzufragen. So steigt die Chance, dass Sie Ihren Wunschausflug auch realisieren können. Planen Sie für die Korrespondenzen mit den verschiedenen Anbietern genug Zeit ein. 

Erhalten Sie positive Rückmeldungen für mögliche Reservierungen und Anfragen, können Sie sich an die konkrete Budgetplanung für Ihren Betriebsausflug machen.

5. Kosten kalkulieren & Finanzierung planen

Je nachdem, wie viele Mitarbeiter:innen am Betriebsausflug teilnehmen, wie lange der Ausflug dauert und wohin er führt, kann ein solches Firmenevent einen hohen finanziellen Aufwand bedeuten. Umso wichtiger ist es, im Vorfeld zu prüfen, wie viel Budget für die Veranstaltung zur Verfügung steht und ob dieses Budget für die geplante Reise ausreichend ist. 

Kalkulieren Sie alle möglichen Kosten mit ein, für die das Unternehmen aufkommen muss. Hier spielen dann vielleicht nicht nur Unterkunft und Aktivitäten eine Rolle, sondern auch Transportmöglichkeiten und die Verpflegung der Belegschaft. Berechnen Sie, wie viel Geld Ihnen für welchen Teil der Reise zur Verfügung steht, oder andersherum, wie viel Geld Sie mindestens benötigen, wenn Sie den Ausflug zum geplanten Ziel durchführen möchten. Am Ende Ihrer Rechnung sollte im besten Fall ein fester Pro-Kopf-Betrag für die Teilnehmer:innen stehen. Und dieser sollte dann auch mit dem festgelegten Gesamt-Budget konform gehen. 

Hinweis: Um den Betriebsausflug als Firmenveranstaltung lohnsteuerfrei zu verbuchen, darf das Budget pro Kopf den Grenzwert von 110 € nicht übersteigen. Alle zusätzlichen Ausgaben müssen versteuert werden. Genauere Informationen dazu gibt es auch in unserem Beitrag „Betriebsveranstaltungen buchen & erfolgreich organisieren“.

6. An- & Abreise sowie Unterkünfte buchen

Der Termin ist gefunden, der Ort ist festgelegt, das passende Hotel ist herausgesucht und das Budget steht – dann wird es ernst: Es geht an die konkrete Buchung von Transportmitteln und Unterkünften. 

Je nachdem, wie viele Teilnehmer:innen mitkommen und von wo diese für den Betriebsausflug anreisen (evtl. sind auch Remote-Kräfte oder Mitarbeiter:innen aus anderen Ländern dabei) kann die Planung der An- und Abreise sehr stressig sein – wer möchte schon Transportmittel für 50, 100 oder 200 Personen buchen? 

Aber keine Angst, mit der richtigen Unterstützung ist das alles kein Problem. Die Geschäftsreiseplattform TravelPerk hilft Ihnen bei der Organisation von Transportmitteln und Unterkünften und bietet Ihnen dafür verschiedene Möglichkeiten.

1. Ihre Mitarbeiter:innen buchen Ihre Transportmittel selbst: TravelPerk ermöglicht es Ihnen, die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens direkt in die Buchungsplattform zu integrieren. So können alle Beteiligten ihre Reise ganz bequem und richtlinienkonform selbst buchen. 
2. Sie nutzen unseren TravelPerk-Events Service und wir übernehmen die Buchung der Transportmittel und des Hotels für Ihr gesamtes Team. Ja, richtig gehört!   

Wenn Sie die Buchungen lieber selbst übernehmen möchten, sollten Sie die Anbieter der Unterkünfte direkt anrufen. So können Sie persönlich abklären, wie viele Zimmer benötigt werden und welche Standards diese erfüllen sollen. Sind Sie des Öfteren in der gleichen Hotelkette oder in einem speziellen Hotel unterwegs, können Sie unter Umständen vielleicht sogar einen Unternehmenstarif oder einen Rabatt aushandeln. 

Was die Transportmittel anbelangt, bedenken Sie stets, dass der Kauf im Voraus der beste Weg ist, um Geld zu sparen! Buchen Sie Tickets nach Möglichkeit also frühzeitig. Für Teammitglieder, die einen sehr langen Reiseweg haben, sollten Sie eventuell auch eine frühzeitige Anreise ermöglichen, damit sie sich vor Beginn der Veranstaltung ausreichend erholen können.

Sie ziehen in Erwägung, Ihren nächsten Betriebsausflug oder Ihre nächste Firmenfeier mithilfe einer Eventagentur zu planen? Wir stellen Ihnen einige Eventmanagement-Unternehmen vor, die Sie kennen sollten.

7. Aktivitäten planen und Tagesplan erstellen

Der Kern eines jeden Betriebsausflugs sind die geplanten Aktivitäten, die den Zusammenhalt im Team, die Mitarbeitermotivation sowie die kreative Produktivität fördern sollen. 

Je nach Ziel des Ausfluges können Sie die Aktivitäten ganz unterschiedlich planen und die Auswahl ist wirklich riesig: vom Escape-Room oder dem Hochseilgarten, übers Bogenschießen und den Floßbau bis hin zur Schnitzeljagd oder dem Besuch einer kulturellen Veranstaltung. Sie entscheiden, womit sich Ihre Ziele für den Betriebsausflug am besten realisieren lassen.

Möchten Sie Leute zusammenbringen, organisieren Sie gemeinschaftliche Wanderungen und Touren oder köstliche Abendessen in geselliger Runde. Möchten Sie die Kommunikation und den Zusammenhalt im Team stärken, bieten sich spezielle Maßnahmen zum Teambuilding, wie etwa Rätselspiele, Actionevents oder Vertrauensübungen an. Wenn der Betriebsausflug zugleich Ideenschmiede sein soll, planen sie kreative Brainstorming Sessions in Coworking Spaces in Kombination mit lustigen Aktivitäten ein. 

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Angebote vor Ort (wenn Sie das nicht sowieso schon bei der Auswahl des Orts getan haben) und erstellen Sie einen groben Zeitplan für den Ausflug. Entscheiden Sie darüber, ob Ihr Team nur eine Hauptaktivität unternehmen soll oder ob genug Zeit vorhanden ist, um an mehreren Aktivitäten teilzunehmen. 

Beachten Sie jedoch Folgendes: Planen Sie ausreichend Pausen sowie Regenerationszeiten für Ihre Teammitglieder ein. Bei einem Tagesausflug ist dies meist kein großes Problem, doch bei Firmenreisen über mehrere Tage ist unbedingt darauf zu achten. Wird zum Beispiel am Eröffnungsabend bis spät nachts zusammen gegessen und gefeiert, so sollten Sie am nächsten Tag nicht direkt um 6 Uhr morgens die nächste Aktivität planen. Vielleicht räumen Sie den Teilnehmer:innen auch einen komplett freien Nachmittag ein, sodass sie die Stadt oder die Natur, in der sie sich befinden, auf eigene Faust erkunden können, bevor sie sich in die nächste Teamaktivität stürzen. 

Sie sind noch auf der Suche nach den richtigen Aktivitäten oder Ideen für Ihren Ausflug? Erfahren Sie mehr zu den spannendsten Teambuildingaktivitäten oder lassen Sie sich von unseren 25 besten Ideen für Firmenevents inspirieren.

8. Mitarbeiter:innen informieren & einbeziehen

Das Wichtigste neben der Organisation des Betriebsausflugs selbst ist die Kommunikation mit den teilnehmenden Mitarbeiter:innen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind. Kommunizieren Sie Vorgehensweisen, Termine, Orte und wichtige Daten zur An- und Abreise klar. Klären Sie, über welchen Kommunikationskanal Informationen zum Firmenevent bereitgestellt werden (E-Mail, Online-Plattform etc.) und wo die Teilnehmer:innen wichtige Daten finden können. 

Stellen Sie alle wichtigen Informationen und Dokumente zur Verfügung, die Ihr Team benötigt – vom Zeitplan bis hin zu möglicherweise relevanten Reiseinformationen (etwa, wenn der Ausflug ins Ausland führt). So vermeiden Sie Verwirrungen und Missverständnisse und sorgen dafür, dass alle Teammitglieder entspannt in den Betriebsausflug starten können.

9. Ruhe & Gelassenheit bewahren

Auf einem Betriebsausflug kann immer etwas schiefgehen: Entweder vergessen Sie, ein Frühstück einzuplanen, oder das gebuchte Restaurant bietet keine veganen Optionen an, oder aber jemand macht sich über die von Ihnen geplanten Teambuilding-Übungen lustig. 

Machen Sie sich deswegen aber keine allzu großen Sorgen. Hat der Aufenthalt erst begonnen, stressen Sie sich nicht wegen jedes kleinen Details und denken Sie daran, sich zu amüsieren. Die Energie, die Sie als Organisator:in mitbringen, wird die Stimmung der Veranstaltung maßgeblich prägen. Denken Sie immer an die Kernziele des Ausflugs und stellen Sie diese Ziele über Ihr Verlangen nach Perfektion.

10. Feedback einholen & aus Fehlern lernen

Sobald alle vom Betriebsausflug nach Hause zurückgekehrt sind, bitten Sie die Teilnehmenden um Feedback. Dadurch signalisieren Sie Ihren Mitarbeiter:innen nicht nur, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist, sondern können auch wertvolle Erkenntnisse für Ihr nächstes Firmenevent erhalten. Fragen Sie, was den Teilnehmer:innen gefallen hat und was nicht und welche Wünsche sie für den nächsten Ausflug haben. 

Am besten erstellen Sie hierzu eine anonyme Umfrage – einige Personen könnten sich davor scheuen, offene und ehrliche Kritik zu äußern, wenn ihr Name darunter steht. Durch die Anonymität gewährleisten Sie ehrliches Feedback, auf dessen Grundlage Sie Ihren nächsten Betriebsausflug noch besser machen können. 

Mit der Zeit werden Sie zu einem Meister der Planung und wissen genau, was für Ihr Team funktioniert: Sei es, dass Sie am letzten Tag des Ausflugs einem Adrenalinkick hinterherjagen oder jedes Jahr in die gleiche Ferienhütte gehen, um eine Tradition zu schaffen.

FAQ – Häufige Fragen rund um die Betriebsausflugs-Planung

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Airbnb hat bei Ferienunterkünften neue Maßstäbe gesetzt. Seit der Einführung im Jahr 2007 hat die Online-Buchungsplattform für private Unterkünfte die Art des Reisens stark beeinflusst und ein ganz neues Geschäftsmodell ins Spiel gebracht. Im Jahr 2014 geht Airbnb den nächsten Schritt und launcht Airbnb for Work. Das Ziel: der Hauptanlaufpunkt für Geschäftsreisende zu werden, die eine Unterkunft buchen möchten. 

Bei Dienstreisen handelt es sich jedoch um eine ganz andere Branche als bei Urlaubsreisen. Wenn Airbnb den Markt der Geschäftsleute erobern will, wird es den Ansprüchen der verschiedenen Geschäftsreisenden gerecht werden müssen – von jungen Millennials bis hin zu erfahrenen Mitarbeiter:innen. Wir vergleichen die Leistungen von Airbnb for Work mit denen von Business-Hotels und schauen uns an, inwiefern diese mit den Anforderungen von Geschäftsreisenden mithalten können.

Airbnb for Work vs. Business-Hotels

Seit dem Debüt von Airbnb for Work sind die Anfragen von Geschäftsreisenden in die Höhe geschossen. Über 40.000 Firmen nehmen am “Airbnb for Work”-Programm teil. Unternehmen wie Europcar Deutschland begrüßen diese Geschäftsreise-Revolution bei Unterkünften.

Aber kann den modernen Geschäftsreisenden über Airbnb eine Unterkunft geboten werden, die über die Standards einer Ferienwohnung hinausgeht? Und wie bleiben Hotels konkurrenzfähig – in einer Welt, in der sich Technologie, Trends und Erwartungen mit solch rasanter Geschwindigkeit verändern? Um diese Fragen zu beantworten, werfen wir einen Blick darauf, was Airbnbs und Business-Hotels Geschäftsreisenden bieten können. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, beide bedienen einen Markt und beide wollen mit den Millenials und der Gen Z neue demografische Gruppen für sich gewinnen.

Kosten & Funktionalität

Wer in deutschen Großstädten übernachten will, kommt mit einem Airbnb oft günstiger weg als mit einem Zimmer im Hotel. Beim Vergleich von sieben großen Städten konnte man feststellen, dass Reisende durchschnittlich 18 € (in Berlin) bis 37 € (in Köln) pro Übernachtung sparen, wenn sie sich für ein Airbnb anstatt ein Hotel entscheiden. (Statista 2018) Dieser große Preisunterschied könnte der Hauptgrund für die Verlagerung von Buchungen in Richtung Privatunterkünfte sein. Das trifft weltweit auf alle großen Hauptstädte zu. Außerdem bieten Airbnbs Geschäftsreisenden die Möglichkeit, eine Küche zu nutzen und für sich selbst zu kochen, anstatt jeden Abend auswärts zu essen.

Aber Hotels suchen nach neuen Möglichkeiten, um sich am Geschäftsreise-Markt weiterhin zu behaupten. So bieten sie Unternehmen immer öfter feste Firmentarife an – auch bei TravelPerk können Sie exklusiv ausgehandelte Tarife nutzen. Das ist ein kluger Schachzug der Hotelindustrie, aber auch Airbnb bleibt mit praktischen Funktionen am Ball. Dazu gehören eine präzisere Suchfunktion und eine Partnerschaft mit dem Co-Working-Space Anbieter WeWork.

Allzu oft liegen derartige Angebote jedoch außerhalb der Reiserichtlinien des Unternehmens. Hier können Firmentarife ein großer Vorteil der Hotels sein. Die Möglichkeit, mit guten Hotels attraktive Preise aushandeln zu können, die den Richtlinien entsprechen, ist für Travel Manager:innen ein großer Pluspunkt.

Tipp: Über den Concierge-Service von TravelPerk können Sie Ihr Wunsch-Airbnb für die Geschäftsreise buchen und halten dabei problemlos die Reiserichtlinie ein.

Ausstattung

Grundlegende Dinge wie Tee und Kaffee, Hygieneartikel und ein Haartrockner sind selbstverständlich. Heutzutage erwarten Geschäftsreisende jedoch auch digitalen Komfort und eine für den Job essenzielle Ausstattung mit kostenlosem und schnellem WLAN, Steckdosen und USB-Anschlüssen sowie einem ansprechend möblierten Arbeitsbereich.

Das Ziel von Airbnb for Work ist es, den Ansprüchen von Geschäftsreisenden gerecht zu werden und gleichzeitig das entspannte Zuhause-Gefühl zu bieten, das sich die neue Generation der Geschäftsreisenden wünscht.

Allerdings versuchen auch Business-Hotels, verstärkt auf die Bedürfnisse von Millennials und Gen Z zu reagieren. Sie haben von Airbnb gelernt, dass sich Geschäftsreisende eine andere, familiäre Art des Aufenthalts wünschen und dass Technologie wichtiger ist als je zuvor. Ob es ein hochmodernes Fitnessstudio, ein digitaler Concierge oder ein Butler mit künstlicher Intelligenz ist – Hotels beginnen, ihre Strategie zu ändern und Dinge anzubieten, bei denen Airbnb vielleicht nicht mithalten kann.

Locations

Wenn es um Komfort geht, sind Business-Hotels kaum zu schlagen. Durch vorteilhafte Standorte in der Nähe von Geschäftsvierteln oder Konferenzzentren ist der Weg zum Arbeitsplatz ein Kinderspiel, sodass sich Reisende darum keine Gedanken machen müssen. Außerdem befinden sich Hotels meistens im Stadtzentrum, perfekt also für Geschäftstreffen und Sightseeing.

Hier steht Airbnb vor einer Herausforderung. Da sich die meisten Wohnungen nicht in Geschäftsvierteln oder in der Nähe von Konferenzzentren befinden, sind letztere von einer Airbnb-Unterkunft aus wahrscheinlich nicht so bequem zu erreichen. Allerdings ändert sich die Zielgruppe. Da Personen im Alter von 20 bis 30 Jahren einen immer größeren Teil der Belegschaft ausmachen, wächst die Nachfrage nach Unterkünften abseits des Mainstreams und damit einhergehend auch nach einer Auszeit vom Unternehmensumfeld – dafür werden auch längere Wege in Kauf genommen.

Flexibilität

Der direkte Kontakt zu nur einer vermietenden Person im Gegensatz zu einem ganzen Unternehmen macht Airbnb zu einer weitaus persönlicheren und flexibleren Option. Während Hotels es mit ihren Anreise- und Abreisezeiten in der Regel sehr streng halten, sind Airbnb-Gastgeber:innen in diesem Bereich häufig flexibler, sodass man mit ihnen individuelle Zeiten vereinbaren kann.

Das Gleiche gilt für die Möglichkeit, flexibel zu stornieren und eine möglichst hohe Summe des Mietpreises erstattet zu bekommen. Bei Airbnb können Geschäftsreisende vor und während ihres Aufenthalts stornieren und profitieren bei besonderen Umständen, wie zum Beispiel bei einer Naturkatastrophe oder Pandemie, häufig von zusätzlicher Flexibilität. Die Höhe der Rückerstattung ist dabei abhängig von den Stornierungsbedingungen der Gastgeber:innen bzw. vom Zeitpunkt der Stornierung und der Aufenthaltsdauer, wenn die Stornierung während des Aufenthalts erfolgt. Bei Hotels können die Stornierungsgebühren unter Umständen sehr hoch ausfallen – vor allem bei kurzfristigen Stornierungen, die bis zu 14 Tage vor dem geplanten Aufenthalt erfolgen. In diesem Fall müssen Reisende mit einer Stornierungsgebühr in Höhe von 75 % des Reisepreises rechnen. 

Airbnb ist weit voraus, wenn es darum geht, auf diese neue Welle von Arbeitskräften einzugehen. Millennials sind flexibel in ihrer Arbeitsweise und erwarten diese Flexibilität auch von anderen. Hotels müssen dies in Zukunft berücksichtigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Tipp: Mit FlexiPerk erhalten Geschäftsreisende 80 % der Kosten zurück und können bis zu zwei Stunden vor dem geplanten Aufenthalt stornieren.

Zuverlässigkeit

Dass Geschäftsreisende manchmal in Hotels landen, die nicht ihren Erwartungen entsprechen, kann passieren. Vor solch einer Enttäuschung ist man auch bei Airbnb nicht zu 100 % sicher. Bis auf die Gästebewertungen gibt es bei Airbnb nichts, was die Qualität der Unterkünfte gewährleistet. Hotels haben in dieser Hinsicht einen Vorteil, weil unabhängige Hotelverbände auf der ganzen Welt ständig die Standards überprüfen.

Bei Buchungen in Business-Hotels können Beschwerden meist schnell geklärt werden. Das Zimmer erfüllt die Standards nicht und sieht nicht aus wie auf den Bildern? Im Handumdrehen können Sie in ein anderes Zimmer umziehen. Irgendwas funktioniert nicht? Im Hotel gibt es so gut wie immer ein anderes freies Zimmer. Und am wichtigsten: Man kann sich persönlich an der Rezeption beschweren.

Aber was passiert, wenn Sie auf Ihrer Geschäftsreise eine Beschwerde über eine Airbnb-Unterkunft haben? Airbnb empfiehlt, sich direkt an die Gastgeber:innen zu wenden, allerdings kann man hier nicht immer Hilfe erwarten. Sind sie erreichbar? Und werden sie vorbeikommen, um das Problem zu beheben? Nicht überall wird Gastfreundschaft großgeschrieben. In schwerwiegenden Fällen sind Gäste bei Airbnb jedoch durch AirCover geschützt und haben Anspruch auf eine alternative Unterkunft oder eine Rückerstattung, sofern sich die vermietende Person nicht um das Problem kümmert. 

In jedem Fall ist es auf einer ohnehin eng getakteten Geschäftsreise alles andere als ideal, sich kurzfristig eine neue Unterkunft suchen zu müssen.

Gruppenreisen

Airbnb hat die Dynamik von Firmenreisen mit dem Angebot privater Unterkünfte verändert. Anstelle einzelner Zimmer in einem anonymen Hotel können Teams ein ganzes Haus mieten, wodurch der Zusammenhalt gefördert wird – insbesondere auf längeren Geschäftsreisen. Es entsteht die Möglichkeit, unter einem Dach zu arbeiten und zu leben, Gemeinschaftsbereiche zu teilen und Beziehungen auf- und auszubauen.

Auch diese Neuinterpretation von Unterkünften auf Dienstreisen spricht die Generation der Millennials an. Der Aufstieg von Co-Working-Spaces und deren Mischung aus Individualität und Gemeinschaft deutet auf eine Veränderung der Arbeitskultur hin und macht klar, dass Firmenteams neu definiert werden. Auf diese Veränderungen in der Arbeitswelt reagiert Airbnb und bietet mit seinen privaten Unterkünften individuelle Lösungen für Gruppenreisen in Unternehmen. 

Tipp: Senden Sie uns eine Buchungsanfrage, um Unterkünfte für Gruppenreisen zu buchen. Ob Haus, Wohnung oder gehobenes Domizil – wir finden die passende Unterkunft für Ihr Team!

Sicherheit & Schutz

Die vielleicht größten Bedenken bei der Nutzung von Airbnb für Geschäftsreisen entstehen bei der Frage um Sicherheit und Schutz. In Hotels gibt es Überwachungskameras, Safes und Personal vor Ort, sodass sich Geschäftsreisende keine Sorgen um ihre Wertsachen und ihre persönliche Sicherheit machen müssen. Die Buchung einer Wohnung oder eines Hauses über Airbnb setzt ein gewisses Maß an Vertrauen einer fremden Person gegenüber voraus. 

Das stellt schon für Urlaubsreisende ein gewisses Risiko dar, aber für Geschäftsreisende gestaltet sich dieses Thema noch komplexer. Für Geschäftsleute und deren Arbeitgeber spielen die Faktoren Reisesicherheit, Risikomanagement und Fürsorgepflicht eine wichtige Rolle. Airbnb bemüht sich zwar mit einer 24-Stunden-Sicherheitshotline und dem AirCover-Programm um den Schutz seiner Gäste, ergreift aber vor allem Sicherheitsmaßnahmen für Gastgeber:innen.

Tipp: Mit TravelCare, der Risikomanagement-Lösung von TravelPerk, sind Sie bei Geschäftsreisen auf der sicheren Seite – auch wenn Sie ein Airbnb buchen. Hier erhalten Ihre Mitarbeiter:innen aktuelle Informationen zu Reisebeschränkungen. Darüber hinaus haben Sie die Aufenthaltsorte aller reisenden Mitarbeiter:innen über eine Karte im Blick. So können Sie im Notfall schnell handeln und erhalten dabei Unterstützung von unserem 24/7-Kundensupport.

Airbnb oder Hotel? Vor- & Nachteile für Reisende & Travel Manager:innen im Vergleich

Was ist letzten Endes also die bessere Option? Das hängt wahrscheinlich davon ab, wen Sie fragen. Geschäftsreisende und Travel Manager:innen haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was eine gute Unterkunft auf einer Dienstreise ausmacht. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile, die Airbnbs und Hotels für Geschäftsreisende und Travel Managerinnen bieten.

Alternative Übernachtungsmöglichkeiten auf Dienstreisen

Nicht nur Airbnb reagiert auf den neuen Trend bei Geschäftsreisen. Auch Anbieter von sogenannten Serviced Apartments versuchen, sich Marktanteile im Geschäftsreise-Sektor zu sichern.

Wunderflats bietet möblierte Wohnungen und Serviced Apartments an, die über einen Arbeitsbereich verfügen, und sich deshalb ideal für den längeren Aufenthalt von Geschäftsleuten auf Reisen eignen. Apartmentservice bietet Serviced Apartments für Privatpersonen und Geschäftsreisende an. Geschäftsreisenden steht hier kostenloses und schnelles Internet zur Verfügung sowie ein heller Arbeitsbereich mit Schreibtisch, Stuhl und USB- sowie Strom-Steckdosen. 

Ein weiterer Anbieter von möblierten Serviced Apartments in Deutschland und weltweit ist VISIONAPARTMENTS. Die Wohnungen sind stilvoll eingerichtet und bieten hotelähnlichen Komfort: Zimmerreinigung, Wäscheservice und ein 24-Stunden-Kundensupport gehören dazu.

Ferienwohnung für Geschäftsreisende – Ausblick

Es besteht kein Zweifel, dass Airbnb und ähnliche Anbieter mit Ferienwohnungen für Geschäftsreisende den Geschäftsreisemarkt verändern. Der Wettbewerb zwischen Airbnb und Serviced Apartments auf der einen Seite und Hotels auf der anderen Seite ist in jedem Fall positiv zu werten: Das Angebot an Unterkünften für Geschäftsreisende verbessert sich dadurch stetig und wird den Bedürfnissen junger Arbeitnehmer:innen gerecht. Es kann sich also lohnen, sowohl Ausschau nach Ferienwohnungen für Geschäftsreisende zu halten als auch entsprechende Angebote von Hotels zu prüfen.

FAQ – Häufige Fragen zu Ferienwohnungen für Geschäftsreisende

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Häufig verbringen Geschäftsreisende viel Zeit damit, einen passenden Flug zu finden – für eine intensive Suche nach einem geeigneten Hotel bleibt da meist keine Zeit mehr. Vielleicht hätten Sie sogar genügend Kapazitäten, um ein Hotel zu buchen, möchten sich aber nicht mehrere Stunden damit aufhalten.

Die Hotelbuchung für Geschäftsreisen ist nicht kompliziert, oft aber mit mehr Aufwand verbunden, als man denkt. Vor allem, wenn Sie Ihre Reise so angenehm wie möglich gestalten wollen, fließt viel Zeit in den Auswahl- und Entscheidungsprozess für das passende Hotel. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie trotzdem zu einer schnellen Entscheidung kommen und den Buchungsprozess so kurz wie möglich halten. In diesem Beitrag finden Sie zehn Tipps, wie Sie auf schnellem Weg ein Hotel für Geschäftsreisen buchen, das zu Ihren Bedürfnissen passt.

1. Präferenzen kennen

Ihre Unterkunft kann einen großen Einfluss auf die Qualität Ihrer Reise haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Bedürfnisse in Bezug auf Hotels kennen, bevor Sie mit der Buchung loslegen. Je genauer Ihre Vorstellungen sind, desto gezielter können Sie nach entsprechenden Unterkünften suchen. So sparen Sie viel Zeit bei der Hotelsuche.

Stellen Sie sich vorab ein paar Fragen, um Ihre Präferenzen hinsichtlich Hotels herauszufinden. Wollen Sie z. B. möglichst schnell zu Ihren Geschäftsterminen gelangen oder lieber in der Nähe des Stadtzentrums übernachten? Benötigen Sie eine Kochnische? Auf der NOAH in London sind wir mal einem Geschäftsreisenden begegnet, der 240 Tage im Jahr unterwegs ist. Wenn man so selten zu Hause ist, bekommt der Ort, an dem man schläft, plötzlich eine große Bedeutung. Machen Sie sich deshalb auch klar, inwiefern Ihre Unterkunft für die Geschäftsreise ein Gefühl von Zuhause bieten soll. Möglicherweise verbinden Sie das Business mit Privatem und werden auf der Dienstreise von Ihrer Familie begleitet. In diesem Fall ist es sinnvoll, ein Hotel zu wählen, das sich in der Nähe von Ausflugszielen befindet.

2. Partner-Hotels wählen

Wenn Sie nur eine überschaubare Liste mit bestimmten Hotels durchsuchen müssen, statt Hunderte von Angeboten zu prüfen, kann das den Buchungsprozess erheblich beschleunigen. Achten Sie dabei auf folgende Kriterien:

• Hotels, mit denen Ihr Unternehmen oder Geschäftsreiseanbieter Tarife vereinbart hat
• Bevorzugte Hotelketten
• Bevorzugte Hotels am Zielort

Wenn Sie die Buchung der Unterkunft über TravelPerk abwickeln, können Sie nach ausgehandelten TravelPerk-Tarifen filtern und bevorzugte Hotelketten je nach Unternehmen oder Person speichern. Auf diese Weise sind die Optionen bereits eingegrenzt – ein großer Zeitgewinn.

Gut zu wissen: In ausgehandelten Business-Tarifen ist das Frühstück meist inbegriffen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Übernachtungskosten besser kalkulieren können und schon für die spätere Reisekostenabrechnung parat haben. Beachten Sie aber, dass die Verpflegungspauschale geringer ausfällt, wenn das Frühstück bereits in den Übernachtungskosten enthalten ist.  

3. Business-Angebote nutzen

Ob Sie ein Hotel geschäftlich oder privat nutzen, macht einen Unterschied. Auf einer Dienstreise haben Sie in der Regel andere Ansprüche an ein Zimmer als im Urlaub. Es ist deshalb sinnvoll, sich nach Hotels mit speziellen Business-Angeboten umzusehen. Neben günstigen Tarifen für Unternehmen und Bonusprogrammen für Geschäftsreisende bieten Business-Hotels oft speziell ausgestattete Zimmer: Hier dürfen Sie in der Regel einen Schreibtisch, einen zusätzlichen Sitzplatz sowie schnelles WLAN erwarten. Möglicherweise wird sogar ein Bügelservice für Ihr Business-Outfit angeboten. 

Darüber hinaus können Sie bei vielen Hotels für Geschäftsreisen kurzfristig und kostenlos stornieren. Da z. B. ein Flugausfall wegen Streik oder Unwetter, sowie Probleme mit der Bahn keine Seltenheit sind, kommt dieser Service Reisenden sehr entgegen. Darüber hinaus können sich Ihre Pläne für die Geschäftsreise kurzfristig ändern. Bei TravelPerk können Sie während Ihrer Hotelsuche nach Hotels mit kostenloser Stornierung filtern und sich Hotels anzeigen lassen, die spezielle Extras bieten. Auf diese Weise gelangen Sie schneller zu Ihrem Wunsch-Hotel. Unsere Funktion FlexiPerk sorgt außerdem dafür, dass Sie Ihr Zimmer bis zu zwei Stunden vor Ankunft stornieren können und 80 % der Kosten erstattet bekommen.

4. Gute Verkehrsanbindung vs. Ortsnähe

Geschäftsreisende stehen oft unter Zeitdruck. Ein schneller Transport vom Hotel zu Geschäftsterminen ist deshalb ein Muss. Ein beliebter Fehler hierbei: Viele bevorzugen bei der Reisebuchung eine kürzere Entfernung zum Zielort, aber berücksichtigen dabei nicht die tatsächliche Anfahrtszeit und die Verkehrsanbindung. In einer belebten Großstadt kann ein Spaziergang von 1,5 Kilometern nämlich länger dauern als eine 6 Kilometer lange U-Bahn-Fahrt. Prüfen Sie deshalb die Verkehrsanbindung, bevor Sie sich für ein Hotel entscheiden.

Abgesehen davon können Sie bei Hotels mit größerer Entfernung zur Innenstadt ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis erwarten, weil Sie nicht zusätzlich für die Lage bezahlen. 

5. Reiserichtlinien einhalten

Am schnellsten buchen Sie ein Geschäftshotel, wenn Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Reiserichtlinie verwenden, enthält diese entweder ein Hotelbudget je Reise, je Übernachtung oder je nach Stadt. Damit Sie möglichst schnell durch den Buchungsprozess kommen, sollten Sie nur Hotels suchen, die im vorgegebenen Budget liegen. Andernfalls benötigen Sie unter Umständen eine zusätzliche Genehmigung, oder Sie erhalten – bei einer automatisierten Reiserichtlinie – eine Fehlermeldung und müssen von vorn beginnen. All das raubt Zeit und verlängert den Buchungsprozess unnötig. 

Ein Überschreiten des laut Richtlinie zulässigen Budgets ist dann vertretbar, wenn Sie zu einer sehr beliebten Veranstaltung reisen, die die Hotelpreise in die Höhe treibt, oder wenn die Stadt, in der Sie sich aufhalten, teurer ist, als die Firmennorm erlaubt. 

Tipp: Bei TravelPerk kann Ihr Unternehmen die Reiserichtlinie hinterlegen, sodass Budgetgrenzen automatisch festgelegt sind. So können Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen sich während der Hotelsuche ausschließlich richtlinienkonforme Optionen anzeigen lassen. 

6. Gruppenbuchungen vereinfachen

Steht eine Gruppenreise bevor? Um auch die Gruppenbuchung zu beschleunigen, sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, was für Ihre Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen am sinnvollsten ist:

• Sollten alle im selben Hotel untergebracht sein, um sich den Transfer zu Geschäftsterminen zu teilen?
• Sollten alle im gleichen Haus oder in der gleichen Wohnung übernachten, um das Teambuilding während der Reise zu fördern?
• Sollten oder möchten einige Personen separat untergebracht werden?

Wenn sich Dritte um das Reisemanagement kümmern und die Geschäftsreisen buchen, entstehen bei solchen Fragen zur Unterbringung die häufigsten Unstimmigkeiten. Gruppen werden oft getrennt, obwohl eine Gemeinschaftsunterkunft sinnvoller gewesen wäre. Sparen Sie sich den Stress, Buchungen stornieren oder ändern zu müssen, indem Sie im Voraus bestimmen, ob die Gruppe zusammenbleiben soll oder nicht.

7. Zeit sparen beim Buchen alternativer Unterkünfte

Alternative Unterkünfte wie Airbnb for Work oder Homeaway werden für Geschäftsreisen immer beliebter, weil die Erwartungen von Geschäftsreisenden zunehmend denen von Privatreisenden ähneln. Gegenüber anonymen Hotelzimmern haben private Unterkünfte entscheidende Vorteile:

• Reisende können sich in einer fremden Stadt wie Einheimische fühlen
• Sie können den perfekten Standort wählen
• Ihnen stehen eine Küche und Wohnräume zur Verfügung 

Ob es sich um ein Haus für eine Firmenveranstaltung oder eine gemütliche Wohnung für eine lange Soloreise handelt – Geschäftsreisende beginnen gerade erst, Airbnb für sich zu entdecken. Das einzige Problem ist das Hin und Her mit den Vermietenden: Gibt es Töpfe und Pfannen in der Küche? Gibt es in jedem Zimmer Fenster? Wie zuverlässig ist das WLAN? Und so weiter … Das Chatten mit potenziellen temporären Vermietern kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Tipp: Buchen Sie Ihr Airbnb über TravelPerk – eine der wenigen Plattformen für Geschäftsreisen, auf denen das möglich ist. Unsere Reiseberater:innen kümmern sich um die Kommunikation mit den Vermieter:innen, sodass Sie bei der Buchung Zeit sparen. 

8. Business- vs. Sterne-Hotels

Legen Sie auf einer Dienstreise Wert auf eine Übernachtung im gehobenen Sterne-Hotel, oder bevorzugen Sie Business-Hotels? Fällt Ihre Wahl auf Vier- oder Fünf-Sterne-Hotels, sollten Sie bei allem Luxus bedenken, dass diese oft nicht optimal auf Geschäftsreisende ausgelegt sind. Während Sie in einem Sterne-Hotel zwar viele Annehmlichkeiten haben, steht Ihnen in einem Hotel für Geschäftsreisen möglicherweise ein Business Center zur Verfügung, in dem Sie ungestört arbeiten können. 

Entscheiden Sie sich also im Vorfeld für eine der beiden Optionen und filtern Sie bei Ihrer Hotelsuche über TravelPerk die Suchergebnisse nach der Sterne-Wertung. Auf diese Weise gelangen Sie unkompliziert zu Ihrem gewünschten Ergebnis und können sich schnell für ein Hotel entscheiden.

9. Hotelrechnung im Voraus begleichen

Wenn Mitarbeiter:innen auf Dienstreise die Hotelrechnung vor Ort selbst begleichen müssen, verlieren sie dabei wertvolle Zeit – vor allem, wenn die Rechnung fehlerhaft ist und korrigiert werden muss.Schneller geht es, wenn das Unternehmen die Rechnung sofort begleicht. Auf diese Weise müssen sich die Angestellten nicht mit dem Erstattungsprozess befassen. Mit TravelPerk können Sie die Hotelrechnung im Voraus bezahlen und haben sämtliche Rechnungen und Reisedaten an einem Ort. Der schnellste Weg, Hotels für Geschäftsreisen zu buchen, ist, sich über alle Anforderungen und Präferenzen im Klaren zu sein und ein Buchungstool zu nutzen, mit dem Sie Zeit sparen.

10. Buchungstool nutzen

Wollen Sie ein Hotel für Geschäftsreisen buchen, ist eine Dienstreise-App wie TravelPerk der einfachste Weg. Hier können Sie neben Unterkünften auch Flüge, Mietwagen oder Zugverbindungen buchen. Arbeitgeber können ihre Reiserichtlinie in der App hinterlegen, sodass Buchungen immer mit dem festgesetzten Budget konform gehen. TravelPerk bietet darüber hinaus eine Reihe von Dienstleistungen für Ihr Reisemanagement, wie einen 24/7-Kundenservice, Gruppenbuchungen, die Organisation von Firmenveranstaltungen u. v. m.

Lehnen Sie sich bei der Hotelbuchung zurück und finden Sie mit einer effizienten All-in-One-Lösung das passende Hotel für Ihre Geschäftsreise!

FAQ – häufige Fragen zu Hotels für Geschäftsreisen

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Mit der Bahn zu reisen bedeutet umweltfreundlich zu reisen, daher wird die Bahn nicht nur für private, sondern auch für berufliche Reisen immer beliebter. Viele Arbeitgeber entscheiden sich mittlerweile dazu, ihre Angestellten mit dem Zug auf Geschäftsreise zu schicken. 

Doch wenn Sie beruflich unterwegs sind, dann sind Sie meist auf Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit angewiesen – leider kommt es bei der Bahn aber immer wieder zu Verspätungen und Zugausfällen, die Ihre Dienstreise beeinträchtigen können. 

Wir klären, was Sie im Fall einer Zugverspätung tun können, welche Rechte Sie als Bahnreisender haben und welche Entschädigungen Sie bei Zugausfall & Co. fordern können.

Die Bahn verspätet sich – das können Sie vor Ort tun

Bevor wir genauer auf die einzelnen Fahrgastrechte eingehen, möchten wir Ihnen zuerst kompakt Ihre Möglichkeiten zeigen, die Sie haben, wenn Sie bereits am Bahnhof stehen und Ihr Zug Verspätung hat. 

• Ab einer Verspätung von 20 Minuten können Sie eine andere Zugverbindung zu Ihrem Zielbahnhof nutzen – entweder über die gleiche oder eine andere Streckenführung. 
• Auch wenn Sie Ihren geplanten Anschluss aufgrund einer Verspätung nicht erreichen, können Sie Ihre Fahrt mit einem anderen Zug fortsetzen, der Sie ebenfalls zu Ihrem Zielbahnhof bringt. 
• Fällt Ihr Zug aus, so können Sie ebenfalls eine andere Verbindung nutzen. Die Zugbindung entfällt automatisch. 
• Fällt Ihr Zug aus und der Eisenbahnbetreiber kann Sie innerhalb von 100 Minuten nicht über Möglichkeiten zur Weiterreise informieren, so können Sie andere Verkehrsmittel für die Weiterfahrt nutzen (etwa Reisebus, andere Bahnunternehmen) – diese Maßnahme können Sie sich erstatten lassen.
• Ab einer Verspätung von 60 Minuten können Sie von der Reise zurücktreten und sich den Preis Ihrer Fahrkarte erstatten lassen. Auch ein Reiseabbruch unterwegs ist möglich, wenn die Reise aufgrund der Verspätung sinnlos geworden ist. 

Nach Möglichkeit sollten Sie sich die Verspätung oder den Zugausfall vom Service-Personal des Bahnbetreibers am Bahnhof oder im Zug bestätigen lassen – dies ist zwar nicht zwingend notwendig, kann bei Streitfragen (etwa im alternativ gewählten Zug oder bei Erstattungsfragen) eine gute Absicherung sein. Alternativ können Sie auch ein Foto der Anzeigetafel machen, auf der die Verspätung erkennbar ist. 

Sollten Sie nicht genau wissen, wie es mit Ihrer Reise nun weitergeht, so ist das Kundencenter am Bahnhof bzw. das Service Personal an Bord des Zuges die erste Anlaufstelle. Dort können Sie Ihre möglichen Reisealternativen in Erfahrung bringen und sich Ihre Rechte erklären lassen. 

Fahrgastrechte – das gilt seit Juni 2023

Die Fahrgastrechte des Eisenbahnverkehrs regeln ausführlich alle Rechte der Fahrgäste bei Bahn-Verspätung, Zugausfall oder verpasstem Anschluss. Sie regeln zudem auch, wann Fahrgästen Entschädigungen oder Erstattungen zustehen und wie hoch diese ausfallen können. Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Regelungen zusammengefasst.

In diesen Fällen gibt es keine Entschädigung

Zuerst werfen wir einen Blick auf die aktuellen Neuerungen, die 2023 in die Fahrgastrechte aufgenommen wurden. Von diesen Neuerungen profitieren vor allem die Bahnunternehmen, denn sie regeln nun offiziell, in welchen Fällen die Bahn keine Entschädigung an die Fahrgäste entrichten muss, auch wenn es zu Verspätungen kommt oder Züge ausfallen. Das ist der Fall, wenn

• außergewöhnliche Umstände vorherrschen (etwa Unwetter, Naturkatastrophe etc.). 
• Verspätung oder Zugausfall durch Dritte verursacht werden (Personen im Gleis, Vandalismus und Sabotage).
• der Fahrgast selbst schuld ist (Zug verpasst). 

Wichtig ist, dass ein Streik des Bahnpersonals nicht unter die Kategorie „außergewöhnliche Umstände“ fällt, so können auch in einem solchen Fall Entschädigungen geltend gemacht werden. 

Entschädigung bei Zugverspätung am Zielbahnhof

Anders sieht es da bei Verspätungen aus, die durch den Bahnbetreiber verschuldet sind. Trifft Ihr Zug verspätet am Zielbahnhof ein, so haben Sie als Fahrgast das Recht, einen Teil des Fahrpreises vom Bahnunternehmen zurückzufordern. Wie viel Sie erstattet bekommen, hängt dabei von der Verspätung ab:

• Ab 60 Minuten: 25 % Entschädigung
• Ab 120 Minuten: 50 % Entschädigung 

Dabei ist es egal, ob ihr ursprünglich geplanter Zug die Verspätung hat oder ob Sie z. B. aufgrund eines Zugausfalls und einer Alternativverbindung zu spät ankommen. Mehr als 50 % Entschädigung gibt es allerdings nicht, auch wenn der Zug eine erheblich größere Verspätung als 120 Minuten hat.

Ein ähnliches System gibt es auch bei Zeitkarten für den Nah- und Fernverkehr (Monats-, Jahreskarten, Bahncard 100). Anders als bei Einzelfahrkarten wird hier die Entschädigung aber nicht prozentual, sondern mit Pauschalbeträgen berechnet, die jeweils ab einer Verspätung von 60 Minuten geltend gemacht werden können. 

In beiden Fällen erfolgt die Auszahlung der Entschädigung aber nicht automatisch – Sie müssen für jede verspätete Fahrt einen entsprechenden Antrag beim Bahnunternehmen stellen. Wie Sie das am einfachsten machen, klären wir an späterer Stelle. 

Recht auf Weiterfahrt mit einem anderen Zug

Neben der Entschädigung bei Verspätung am Zielbahnhof räumen die Fahrgastrechte den Bahnreisenden bei Verspätung auch das Recht auf Weiterfahrt mit einem anderen Zug ein. 

Wenn Sie absehen können, dass Sie Ihren Zielbahnhof mit der von Ihnen gebuchten Verbindung mit mindestens 20 Minuten Verspätung erreichen, so haben Sie das Recht:

• Ihre Reise bei nächster Gelegenheit mit einem anderen Zug fortzusetzen. Dieser kann auf der gleichen oder auf einer anderen Strecke fahren, solange er Sie an Ihren Zielbahnhof bringt.
• Die Reise zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen, wenn Sie dadurch Ihre Verspätung am Zielbahnhof reduzieren können. 

Diese Information ist vor allem wichtig, wenn die Zugverspätung bereits vor Antritt der Fahrt feststeht, so können Sie Ihre Reise in einem anderen Zug starten, statt auf Ihre verspätete Verbindung zu warten – vorausgesetzt es gibt eine weitere, zeitige Verbindung, die Sie auch an Ihr Ziel bringen kann. 

Gleiches gilt ebenfalls, wenn ihr Zug komplett ausfällt, auch hier entfällt die sogenannte Zugbindung, genau wie bei der 20-Minuten-Verspätung. Das bedeutet, dass sie nicht mehr nur mit dem auf der Fahrkarte benannten Zug, sondern auch mit einer anderen Verbindung fahren dürfen. So können Sie bei nächster Gelegenheit in einen Zug in Richtung Ihres Zielbahnhofs einsteigen. 

Hinweis: Kommt es im Nahverkehr zu Verspätungen oder Zugausfällen, so haben Sie als Reisender das Recht, auch Züge einer höheren Verkehrsklasse (z. B. ICE) zu nutzen, wenn keine andere Reisemöglichkeit besteht. Je nach Bahnunternehmen kann es dann aber nötig sein, sich zusätzlich eine entsprechende Fahrkarte zu kaufen, die Sie sich später wieder erstatten lassen können. 

Weiterfahrt mit anderen Verkehrsmitteln

Hat Ihr Zug Verspätung oder fällt aus und die Deutsche Bahn informiert Sie nicht innerhalb von 100 Minuten über Ihre Möglichkeiten und Optionen für eine Weiterfahrt, so steht es Ihnen frei, auf andere Verkehrsmittel umzusteigen – etwa eine andere Eisenbahn oder einen Reisebus. 

Dadurch entstehende Zusatzkosten können Sie bei der Bahn geltend machen und sich erstatten lassen.

Hinweis: Dies gilt nicht, wenn Sie für die Weiterfahrt ein Taxi bestellen oder das Flugzeug nutzen!

Sie sind weniger mit der Bahn als vielmehr mit dem Flugzeug auf Geschäftsreise? Erfahren Sie in unserem Blogartikel „Flugausfall wegen Streik“ mehr über Ihre Rechte im Flugverkehr. 

Recht auf Nichtantritt oder Abbruch der Reise

Ist abzusehen, dass Sie am Zielbahnhof mehr als 60 Minuten Verspätung haben werden, so haben Sie als Fahrgast das Recht, vor Reiseantritt von der Reise zurückzutreten. In diesem Fall können Sie sich den vollen Fahrpreis erstatten lassen.

Doch auch wenn Sie bereits unterwegs sind, können Sie bei mehr als 60 Minuten Verspätung die Reise abbrechen, dabei gibt es zwei Optionen:

• Sie verlassen den Zug früher und lassen sich den nicht genutzten Teil der Fahrstrecke erstatten
• oder Sie brechen die Reise unterwegs ab, weil diese aufgrund der Verspätung sinnlos geworden ist, und fahren zu Ihrem Startbahnhof zurück – in diesem Fall können Sie sogar den kompletten Fahrpreis erstattet bekommen.

Erstattung von Taxi- und Hotelkosten

Wenn sie abends reisen, kann es schnell passieren, dass sie aufgrund einer Verspätung oder eines Zugausfalls Ihren letzten möglichen Anschluss für den Tag verpassen. Kann die Bahn Sie dann nicht weiterbefördern, so muss sie Ihnen eine alternative Reisemöglichkeit anbieten (bei kurzen Strecken oft Taxi) oder Ihnen eine Übernachtung ermöglichen, sodass Sie Ihre Reise am nächsten Tag fortsetzen können. 

Ist abzusehen, dass Sie an Ihrem Zwischenstopp „stranden“ werden, sollten Sie rechtzeitig das Zugpersonal aufsuchen. Dieses informiert Sie über Ihre Optionen und stellt Ihnen auch Gutscheine für Taxi und/oder Übernachtung aus. 

Gibt das Bahnunternehmen Ihnen eine feste Übernachtungsmöglichkeit vor, so müssen sie diese nutzen, gleiches gilt für ein alternatives Transportmittel. Bietet die Bahn jedoch keine Übernachtungsmöglichkeit oder Ähnliches an, so können sie diese selbst organisieren. In einem solchen Fall werden Ihnen Transportkosten bis zu 120 € oder angemessene Kosten für ein Hotel vom Bahnbetreiber erstattet. 

Entschädigung oder Erstattung beantragen – so funktioniert’s

Als Erstes muss erwähnt werden, dass Entschädigungen und Erstattungen nicht automatisch von der Bahn vorgenommen werden. Auch wenn Sie ein festes Kundenkonto haben und eine Verspätung vorliegt, wird Ihnen der Fahrpreis nicht automatisch zurück überwiesen. Für jede Erstattung, die Sie geltend machen möchten, müssen Sie einen separaten Antrag bei der Bahn einreichen – dafür ist von Rechtswegen eine Frist von drei Monaten vorgesehen. 

Die meisten Bahnbetreiber in Deutschland bieten sowohl eine analoge als auch eine digitale Möglichkeit, um Entschädigungen zu beantragen. Die Deutsche Bahn beispielsweise bietet entweder die Option, ein Fahrgastrechte-Formular per Post einzureichen oder aber den Antrag über das digitale Kundenkonto oder die DB-Navigator-App abzuwickeln. 

In den meisten Fällen können Sie dann noch wählen, wie Sie Ihr Geld zurückerhalten möchten, entweder als Auszahlung auf Ihr Konto oder als Gutschein. 

Tipp: Solange der Antrag läuft, sollten Sie Ihre Fahrkarte und den Beweis Ihrer Verspätung (Bestätigung des Bahnpersonals, Foto der Anzeigetafel) aufbewahren, um sie bei Nachfrage vorlegen zu können. 

Antrag auf Entschädigung abgelehnt? Das können Sie tun

Wenn Ihr Antrag auf Entschädigung abgelehnt wird und Sie diese Entscheidung nicht akzeptieren möchten, so können Sie sich im nächsten Schritt an die Servicestelle für Fahrgastrechte des zuständigen Bahnbetreibers wenden. Hier können Sie Ihren Anspruch erneut geltend machen und sich die Gründe für die Ablehnung ausführlicher schildern lassen. 

Sollten Sie danach immer noch unzufrieden mit der Entscheidung der Servicestelle sein, so können Sie offiziell Widerspruch bei der Schlichtungsstelle des Bahnunternehmens einreichen. 

Bei gravierenden Verstößen gegen die Fahrgastrechte oder als allerletzte Möglichkeit können Sie sich auch an das sogenannte Eisenbahn-Bundesamt (EBA) wenden. Dieses setzt sich ebenfalls für die Durchsetzung der Fahrgastrechte ein – reichen Sie hier eine Beschwerde ein, so prüft das EBA Ihren Sachverhalt und setzt, wenn nötig, ein Verwaltungsverfahren gegen den Bahnbetreiber durch.  

Flexibel zum Ziel trotz Bahn-Verspätung – mit TravelPerk

Wenn Sie geschäftlich reisen, ist Flexibilität wichtig, um effektiv auf Planänderungen, wie etwa Bahn-Verspätungen oder Zugausfälle, reagieren zu können. Als Management-Tool für Geschäftsreisen hat es sich TravelPerk zur Aufgabe gemacht, Ihnen genau das zu bieten: Flexibilität und umfassenden Support auf Ihren Reisen. 

Wenn Sie Geschäftsreisen oder Ihre Bahnfahrt über TravelPerk buchen, steht Ihnen unser Kundenservice rund um die Uhr zur Verfügung und das mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden. So erhalten Sie schnell professionelle Hilfe, falls sich Ihre Reisepläne spontan ändern sollten. Unser Support-Team kümmert sich um Ihre Anliegen, bucht sie bei Bedarf um und ermöglicht Ihnen so schnell wie möglich eine Weiterreise – so können Sie entspannt reisen. Sollte bereits im Voraus feststehen, dass Sie Ihre Reise nicht antreten können, so haben Sie mit FlexiPerk zudem die Möglichkeit, Ihre Reise bis zu zwei Stunden vor Antritt vollständig zu stornieren und 80 % des Reisepreises zurückzuerhalten.

FAQ – Häufige Fragen zur Bahn-Verspätung

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Mental Health und Self Care statt Burnout und Breakdown: Selten zuvor wurde dem eigenen physischen wie auch psychischen Wohlbefinden ein so hoher Stellenwert beigemessen wie heute. Eine Entwicklung, die richtig und wichtig ist – und die sich nicht nur im Privaten, sondern auch im Arbeitsleben widerspiegelt. Eine essenzielle Grundlage hierfür ist die sogenannte Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Sie dient dem Schutz der Arbeitnehmer:innen am Arbeitsplatz – und umfasst verschiedene Aspekte aus den Bereichen der körperlichen und mentalen Gesundheit.

Wir sehen uns im Folgenden genauer an, was es mit der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auf sich hat: Was genau ist unter dieser Pflicht zu verstehen? Wann und für wen gilt sie? Wo ist die Fürsorgepflicht geregelt und welche Bereiche umfasst sie? Wie kann sie in der Praxis aussehen und was passiert, wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachkommt?

Definition: die Fürsorgepflicht als Nebenpflicht

Ein Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in umfasst im Kern zwei Hauptleistungspflichten:

1. die Leistung der Arbeit durch den/die Arbeitnehmer:in
2. die Zahlung der vereinbarten Vergütung durch den Arbeitgeber.

Darüber hinaus gibt es jedoch auch eine Reihe an Nebenpflichten, die durch beide Parteien zu erfüllen sind. Eine davon ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmer:innen.

Gut zu wissen: Das Pendant zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ist die Treuepflicht des/der Arbeitnehmer:in. Hier stehen Loyalität, Gehorsam und die Wahrung der Interessen des Unternehmens im Fokus.

Was ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers?

Zunächst einmal ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers Teil eines jeden Arbeitsvertrags. Sie wird darin zwar nicht explizit ausgeführt, gehört aber per se dazu – und kann auch nicht aufgehoben werden. Das heißt: Jede:r Vorgesetzte ist vertraglich dazu verpflichtet, ihrer und seiner Fürsorgepflicht nachzukommen und den Arbeitnehmer:innen Schutz und Sicherheit zu gewähren.

Im Zuge dessen fallen für den Arbeitgeber verschiedene Maßnahmen an – beispielsweise um Arbeitsunfälle zu vermeiden, Gesundheitsrisiken vorzubeugen und die Arbeitnehmer:innen vor Überforderung beziehungsweise Überarbeitung sowie potenziellen psychischen Belastungen zu schützen.

Interessant: Die einzelnen Fürsorge- beziehungsweise Nebenpflichten beginnen nicht erst mit Inkrafttreten des Arbeitsverhältnisses. Schon während der Bewerbungsphase muss der Arbeitgeber Fürsorge leisten – ob bei der Führung durch die Firma, beim Probearbeiten oder im Bewerbungsgespräch. Dazu gehört auch ein faires Miteinander und eine wahrheitsgetreue Auskunft zu den Arbeitsbedingungen. Kommt es zur Kündigung, gilt die Fürsorgepflicht entsprechend weiter, bis das Arbeitsverhältnis endet.

Geltungsbereich: Welche Fürsorgepflichten gibt es?

Die Pflicht zur Fürsorge lässt sich in zwei verschiedene Bereiche aufgliedern:

1. Auskunftspflicht: Die Auskunftspflicht besagt, dass der Arbeitgeber bestimmte Informationen mit den Arbeitnehmer:innen zu teilen hat – beispielsweise wenn diese die Arbeit oder die Entscheidungen der Beschäftigten beeinflussen oder für sie von gesteigertem Interesse sein könnten.
2. Schutz- und Sorgfaltspflichten: Den zweiten Pfeiler und gewissermaßen auch das Herzstück der Fürsorge bilden Schutz und Sorgfalt. Hierunter fallen jegliche Maßnahmen, die zu ergreifen sind, um Leben und Gesundheit der Beschäftigten zu schützen oder besser noch zu fördern. Die Schutz- und Sorgfaltspflichten erstrecken sich über die verschiedensten Bereiche und umfassen zahlreiche individuelle Rechtsgüter. Welche das sind, sehen wir uns einmal genauer an.

Gesundheit & Sicherheit am Arbeitsplatz

Klassischerweise beginnt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers beim Thema Arbeitsschutz. Hier sind zahlreiche Vorkehrungen zu treffen, um sicherzustellen, dass das Arbeitsumfeld und auch die Arbeit selbst sich nicht negativ auf die Gesundheit der Mitarbeiter:innen auswirken und dass deren Sicherheit stets gewährleistet ist.

Als Grundlage für die Einschätzung und Aufrechterhaltung der Sicherheit am Arbeitsplatz braucht es zunächst eine Gefährdungsbeurteilung. Dabei handelt es sich um eine HR-Maßnahme, mithilfe derer Unternehmen ihren Handlungsbedarf sowie sämtliche Optimierungspotenziale erkennen können. Verantwortlich für die regelmäßige Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung ist der Arbeitgeber – so schreibt es das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) vor.

Maßnahmen in Sachen Arbeitsschutz sind zum Beispiel:

• Regelmäßige Wartung und Instandhaltung von Maschinen und Geräten
• Optimierung von Arbeitsprozessen, um Überlastung zu vermeiden
• Sichere und angemessene Gestaltung der Arbeitsstätte
• Schutzkleidung beim Umgang mit gefährlichen Stoffen oder Geräten
• Unterweisung in Arbeitssicherheit, Erste Hilfe und Co.
• Minimierung von Risiken durch Risikomanagement – wie z. B. während der Corona-Pandemie
• Einschätzung der Eignung von Mitarbeiter:innen für vorgesehene Tätigkeiten

Wie die genaue Ausgestaltung der jeweiligen Maßnahmen aussieht, ergibt sich aus dem Interesse des Arbeitgebers und der Arbeitnehmer:innen – und aus der Tätigkeit und den damit einhergehenden Gegebenheiten. Auch gibt es gewisse Gefahren, die unabdinglich mit einem Job einhergehen. Ein klassisches Beispiel: Die Fallhöhe beim Dachdecken. Diese lässt sich zwar nicht vermeiden – das Unfallrisiko lässt sich aber durchaus reduzieren.

Persönlichkeitsrechte & psychisches Wohlergehen

In einem Unternehmen kommen zahlreiche verschiedene Persönlichkeiten zusammen. Sie alle haben das Recht, zu koexistieren und sich im Rahmen des Möglichen frei zu entfalten – und zwar ohne Angst vor Diskriminierung, Belästigung oder Erniedrigung haben zu müssen. Auch das ist durch den Arbeitgeber sicherzustellen.

Eine Methode, um die Wahrung der Persönlichkeitsrechte und des psychischen Wohlergehensdurchzusetzen, ist die Zusammenarbeit mit geschultem Personal, an das die Mitarbeiter:innen sich im Falle einer Grenzüberschreitung wenden können. Außerdem braucht es ernstzunehmende Konsequenzen bei Regelverstößen – zum Beispiel bei Mobbing oder Belästigung. Ebenfalls können Maßnahmen ergriffen werden, um Werte wie Vertrauen, Zusammenhalt, Respekt und Toleranz zu stärken.

Privatsphäre, Datenschutz & Eigentum

Ebenfalls Teil der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ist die Achtung der Privatsphäre der Mitarbeiter:innen. Eine permanente Videoüberwachung des Arbeitsplatzes wäre dementsprechend ebenso unzulässig wie das Abhören von Telefonaten oder die Kontrolle von E-Mails.

Eng verbunden mit dem Recht auf Privatsphäre ist auch das Thema Datenschutz. So sind zum Beispiel alle personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer:innen, die dem Arbeitgeber vorliegen, vor Missbrauch zu schützen. Außerdem dürfen die Mitarbeiter:innen jederzeit Einsicht in ihre Daten sowie in ihre Personalakte erhalten. Sensible Informationen – beispielsweise zu Themen wie Religion, Sexualität, Familienstand oder -planung – haben mit der Arbeit nichts zu tun. Sie müssen folglich auch nicht bereitgestellt werden – und sind bestenfalls gar nicht erst zu erfragen. Es sei denn, jemand möchte sie teilen.

Aber: Nicht nur die Daten und die Privatsphäre der Angestellten sind mit besonderer Fürsorge zu behandeln – auch das materielle Eigentum gilt es zu schützen. So sollen die Mitarbeiter:innen ihre persönlichen Wertsachen wie Portemonnaie, Smartphone und Co. bedenkenlos und sicher am Arbeitsplatz aufbewahren können. Ob in abschließbaren Räumen, in Spinden oder ganz einfach und guten Gewissens im Büro.

Beschäftigungsanspruch, Arbeits- & Erholungszeiten

Letztlich regeln die Schutzpflichten des Arbeitgebers nicht nur das Miteinander, sondern nehmen auch Einfluss auf die konkrete Ausgestaltung der Arbeitsleistungen der Mitarbeiter:innen.

Grundsätzlich gilt zum Beispiel ein Beschäftigungsanspruch. Demzufolge haben Arbeitnehmer:innen ein Recht darauf, in ihrem Job die Tätigkeiten auszuüben, die im Arbeitsvertrag festgeschrieben stehen. Das gilt übrigens auch im Falle einer Kündigung. Weil Ausnahmen aber die Regel bestätigen, können „schutzwürdige Interessen“ auf Arbeitgeberseite dazu führen, dass die Mitarbeiter:innen zeitweise an anderer Stelle aushelfen müssen. Hierzu braucht es allerdings einen triftigen Grund – ob Naturphänomen, Lieferengpass oder besondere Auftragslage.

Gleichzeitig greift der Beschäftigungsanspruch als Schutzpflicht aber auch im umgekehrten Fall. So wird zum Beispiel nach alternativen Einsatzmöglichkeiten Ausschau gehalten, wenn Arbeitnehmer:innen ihrer eigentlichen Arbeit aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr nachkommen können.

Ein weiteres Thema aus dem Bereich der Fürsorgepflicht ist das angemessene Verhältnis von Arbeits- und Erholungszeiten. So darf die Arbeitszeit ein gewisses Maximum nicht überschreiten und auch die Pausen- und Urlaubszeiten müssen ausreichen, damit die Beschäftigten sich erholen und zur Ruhe kommen können.

Gesetzesgrundlage: Wo ist die Fürsorgepflicht geregelt?

Bei der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers handelt es sich nicht um ein spezifisches Gesetz. Vielmehr liegen dieser Nebenpflicht im Vertragsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in viele verschiedene Gesetze und Normen zugrunde.

Auch das Berufsgenossenschaftliche Regelwerk widmet sich in vielen Punkten dem Arbeitsschutz und formuliert neben Vorgaben auch Hilfestellungen.

Erhöhte Fürsorgepflicht & besondere Fürsorgepflicht

Einige Beschäftigtengruppen unterliegen einer erhöhten Fürsorgepflicht – so zum Beispiel Schwangere, Minderjährige, Menschen mit Vorerkrankungen oder Beeinträchtigungen und Kolleg:innen, die schon sehr lange im Betrieb arbeiten. Mit welchen Sonderregelungen die Fürsorge des Arbeitgebers für die besagten Personengruppen einhergeht, erschließt sich aus verschiedenen Gesetzen. So gilt für Minderjährige zum Beispiel das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), während für Schwangere das Mutterschutzgesetz (MuSchG) greift.

Darüber hinaus gilt auch für Beamt:innen im öffentlichen Dienst eine besondere Fürsorgepflicht – auch, wenn diese bereits pensioniert sind. Die entsprechenden Rechte, Ansprüche und Pflichten regelt das Bundesbeamtengesetz.

Fürsorgepflicht auf Dienstreisen

Eine besondere Situation, mit der viele Arbeitnehmer:innen im Laufe ihres Berufslebens immer wieder konfrontiert werden, ist die Dienstreise. Gerade wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter:innen auf Reisen schickt – ob in eine andere Stadt, ins Ausland oder gar auf einen anderen Kontinent –, spielt die Sicherheit eine besonders große Rolle.

Umso wichtiger ist es, die Fürsorgepflicht auf Dienstreisen ernst zu nehmen – und alle nötigen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um den Reisenden eine sorgenfreie Zeit zu ermöglichen. Der Schlüssel: eine umfassende Reiserichtlinie und Ansprechpartner:innen, die den Reisenden rund um die Uhr zur Seite stehen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Travel Risk Management fit für die Zukunft machen und liefern Unterstützung vom ersten bis zum letzten Step. Für ein gutes Gefühl vor, während und nach der Reise. Bei allen Beteiligten.

Fürsorgepflicht in der Praxis: Was tun, wenn …?

Nach all der Theorie wird es Zeit für einen Blick in die Praxis. Wie können Arbeitgeber im Sinne der Fürsorgepflicht agieren, wenn es im Arbeitsalltag zu brenzligen Situationen kommt? Und was können Arbeitnehmer:innen tun, wenn sie eine Verletzung der Fürsorgepflicht auf Seiten des Arbeitgebers feststellen und sich dadurch einer Gefahr ausgesetzt sehen?

Was tun, wenn Mitarbeiter:innen krank zur Arbeit erscheinen?

Wenn ein:e Mitarbeiter:in trotz Krankheit zur Arbeit kommt oder im Laufe des Arbeitstages krank wird, sind Sie als Arbeitgeber gefragt. In einer solchen Situation greift die Fürsorgepflicht gleich auf mehreren Ebenen:

• Der/die Mitarbeiter:in gefährdet die eigene Gesundheit.
• Eine Ansteckung könnte ein Gesundheitsrisiko für die Kolleg:innen darstellen.

Wenn Sie also das Gefühl haben, dass ein:e Mitarbeiter:in zu krank ist, um zu arbeiten, liegt es in Ihrer Verantwortung, die betroffene Person zum Arzt und/oder nach Hause zu schicken – sei es, weil er/sie die vorgesehene Arbeitsleistung nicht erbringen kann oder sich selbst und andere gefährdet.

Suchen Sie das Gespräch, begründen Sie Ihre Entscheidung und achten Sie darauf, dass der/die Betroffene nach Möglichkeit sicher zu Hause ankommt.

Was tun, wenn Mitarbeiter:innen belästigt werden?

Wenn Sie im Team eine persönliche Grenzüberschreitung feststellen, beispielsweise weil Sie selbst davon mitbekommen oder über einen Vorfall informiert werden, ist ein sensibles Vorgehen gefragt. Nehmen Sie den Vorfall ernst, holen Sie nach Möglichkeit weitere Informationen ein und suchen Sie das persönliche Gespräch mit den Betroffenen. Im Sinne der Kommunikation und Objektivität kann es hilfreich sein, eine:n Kolleg:in aus der Personalabteilung hinzuzuziehen. Behandeln Sie das Thema dabei aber höchst vertraulich.

Ob Ausgrenzung, Mobbing oder gar sexuelle Belästigung: Wann immer es am Arbeitsplatz zu einer verbalen, psychischen und physischen Verletzung kommt, müssen Führungskräfte einschreiten, Klarheit in die Situation bringen und vor allem Konsequenzen ergreifen. Hierbei kann es auch zur Kündigung kommen.

Was tun, wenn der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nicht nachkommt?

Wenn der Arbeitgeber seine Fürsorgepflicht verletzt, verstößt er gegen den Arbeitsvertrag – und muss folglich mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen. Wie genau diese aussehen, lässt sich nicht pauschalisieren, sondern muss von Situation zu Situation individuell betrachtet werden.

Gerade bei leichteren Verstößen sollte der erste Weg der betroffenen Arbeitnehmer:innen zum Arbeitgeber führen – oftmals genügt ein Hinweis schon als Denkanstoß und führt zu einer Besserung. Zeigt der Arbeitgeber sich uneinsichtig, können Arbeitnehmer:innen die Pflichtverletzung bei der Berufsgenossenschaft zur Anzeige bringen und im Zweifelsfall auch vor Gericht ziehen. Im nächsten Schritt erfolgt dann eine Gefährdungsbeurteilung.

Wie groß der Handlungsspielraum ist, lässt sich am besten anhand einiger Beispiele verdeutlichen:

• Bei einer Gefährdung der Gesundheit oder gar des Lebens dürfen Mitarbeiter:innen den Arbeitsplatz verlassen und die Arbeit solange verweigern, bis das Risiko behoben ist.
• Führt die Verletzung der Fürsorgepflicht zu einem Arbeitsunfall, können Betroffene Anspruch auf Schadensersatz erheben und Schmerzensgeld oder eine Ersatz- bzw. Entschädigungszahlung erhalten.
• Werden zum Beispiel Wertsachen der Mitarbeiter:innen beschädigt oder entwendet, weil ein sicherer Aufbewahrungsort fehlt, haftet der Arbeitgeber für den Schaden.
• In sehr schweren Fällen, in denen sich Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit nachweisen lassen, können Arbeitnehmer:innen außerdem vom Recht der fristlosen Kündigung Gebrauch machen.

FAQ – häufige Fragen rund um die Fürsorgepflicht

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Geschäftsreisen erleben momentan eine Renaissance. Kein Wunder nach der Zwangspause durch die Corona-Pandemie und die lange Zeit der ermüdenden digitalen Meetings und endlosen schriftlichen Korrespondenzen. Ein persönlicher Austausch von Angesicht zu Angesicht, das wünschen sich viele Arbeitnehmer:innen und Kund:innen zurück.

Doch es kann ein langer Weg sein, bis eine Geschäftsreise in einem Unternehmen realisiert und genehmigt wird. Von der Reiseplanung über den Dienstreiseantrag und die Dienstreisegenehmigung bis hin zur schlussendlichen Buchung – all das gehört zu einer Dienstreise dazu und muss dementsprechend organisiert und gemanagt werden.

Ohne strukturierte und effiziente Abläufe kann das schnell zu einem umfangreichen Unterfangen werden. Doch es muss nicht kompliziert sein! Wir zeigen Ihnen anhand von fünf Tipps, was Sie beim Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen beachten sollten und wie Sie diesen optimieren und vereinfachen können.

1. Stakeholder:innen einbeziehen

Noch bevor es an die eigentliche Reiseplanung geht, sollten Sie zuerst grundlegend entscheiden, welche Personen in Ihrem Unternehmen überhaupt am Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen beteiligt sein sollen. Je nach Größe und Unternehmensstruktur kann dies variieren. In kleinen Firmen gibt es vielleicht nur ein bis zwei Ansprechpartner:innen – in großen Unternehmen hingegen kann es notwendig sein, mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen in den Genehmigungsprozess einzubeziehen.

Hier sind einige Beispiele, wer in Ihrem Unternehmen an dem Genehmigungsverfahren für Geschäftsreisen beteiligt sein könnte:

• Administrator:innen: Travel-Manager:innen oder Assistent:innen der Geschäftsführung, die für die Buchung von Dienstreisen verantwortlich sind.
• Vorgesetzte: Der oder die direkte Vorgesetzte derjenigen Person, die sich auf Geschäftsreise begibt.
• Führungsabteilung: Vertreter:innen der Führungsebene.
• Finanzabteilung: Vertreter:innen der Finanzabteilung, die für Reisekosten und Reisekostenabrechnung zuständig sind
• HR: Vertreter:innen der Personalabteilung, der sich um die Geschäftsreise kümmern (aus Sicht der Anstellungsverhältnisse und deren Einhaltung)

Um unerwünschten bürokratischen Mehraufwand und Verzögerungen im Genehmigungsverfahren zu vermeiden, sollten Sie nur Personen miteinbeziehen, die absolut zentral für den Genehmigungsprozess sind. Sie sollten also darüber nachdenken, welche Abteilungen und vor allem auch wie viele Personen aus den jeweiligen Bereichen wirklich unerlässlich für den Prozess sind.

2. Übersichtliches Genehmigungsverfahren einführen

Haben Sie Ihre Stakeholder:innen identifiziert, geht es im nächsten Schritt darum, eine gut organisierte Richtlinie für Dienstreisen aufzustellen. Wenn Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinie besitzt, ist dies ein guter Zeitpunkt, über die Einführung einer solchen nachzudenken. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“.

Hier ein Überblick über einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Formulierung Ihrer Reiserichtlinie in Bezug auf Geschäftsreisen und deren Genehmigung berücksichtigen sollten:

• Welche Ansprechpartner:innen für Geschäftsreisen gibt es im Unternehmen, und wer von diesen ist berechtigt, eine Dienstreise zu genehmigen?
• Wer ist verantwortlich für das Buchen von Geschäftsreisen? Angestellte, Vorgesetzte oder die Vorstandsassistenz?
• Müssen Reisende vorher einen Dienstreiseantrag stellen und benötigen sie eine offizielle Dienstreisegenehmigung? Wenn ja: Wie, wo und an wen muss der Dienstreiseantrag gestellt werden bzw. wer muss ihn genehmigen?
• Wie viel Vorlauf bedarf es, damit eine Dienstreise rechtzeitig genehmigt und umgesetzt werden kann?
• Was ist im Falle einer spontanen Geschäftsreise zu tun? Gibt es Ausnahmefälle von den allgemeinen Vorschriften?
• Ist nur die Buchung von bestimmten Beförderungsmitteln und Unterkünften im Rahmen einer Dienstreise erlaubt? Dürfen Arbeitnehmer:innen zum Beispiel im Flugzeug nur die Economy- oder auch die Business Class buchen? Oder darf das Hotel mehr als drei Sterne haben?
• Gibt es für Dienstreisen ein festes Reisekosten-Budget?

Je genauer Sie die Rahmenbedingungen und die einzelnen Schritte des Genehmigungsprozesses in Ihrer Reiserichtlinie klären, desto besser. So schaffen Sie nicht nur Transparenz, sondern können auch Fehlern im Prozess vorbeugen.

Mit TravelPerk können Sie Ihre Reiserichtlinie beispielsweise direkt in die Plattform integrieren. So können Ihre Angestellten einfach und bequem eine Geschäftsreise buchen, ohne fürchten zu müssen, gegen die Richtlinien Ihres Unternehmens zu verstoßen. Und sollten die Reisen der Zustimmung von Vorgesetzten oder Manager:innen bedürfen, können Sie mit TravelPerk auch eine Automatisierung des Dienstreisegenehmigungs-Verfahrens einrichten.

3. Tool für zentrale Verwaltung finden

Der Schlüssel für einen gut funktionierenden Genehmigungsprozess für Dienstreisen ist eine zentrale Organisation des Ganzen.

Ein unorganisierter Genehmigungsprozess kann schnell zu Verwirrungen, einem Hin-und-Her in der Absprache, Verzögerungen oder im schlimmsten Fall sogar zu Fehlbuchungen führen. Eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente oder eine unübersichtliche E-Mail-Korrespondenz erschweren den Prozess zusätzlich.

Um all dies zu vermeiden, können Sie Ihren Genehmigungsprozess für Dienstreisen in einem speziell dafür vorgesehenen Tool wie TravelPerk einfach und bequem verwalten. Dort haben sie alles Wichtige an einem Ort und können den Genehmigungsprozess zentral und effizient managen.

4. Mitarbeiter:innen einbeziehen

Nachdem Sie einen klaren und gut organisierten Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen eingeführt haben, muss dieser an die Mitarbeiter:innen kommuniziert werden. Die Angestellten sollten genau wissen, was sie im Zuge der Reiseplanung und Dienstreisegenehmigung zu beachten haben: Wann, wo, wie und in Zusammenarbeit mit wem findet der Genehmigungsprozess für die Dienstreise statt?

Veröffentlichen Sie eine interne Ankündigung über einen passenden Kanal (E-Mail, Chat-Tools etc.) und informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen aktiv über den Prozess. Haben Sie in eine Software oder ein Management-Tool für Dienstreisen investiert, sollten Sie Einführungen und Schulungen anbieten. Bei der Auswahl eines Tools ist es daher ratsam darauf zu achten, dass es benutzerfreundlich ist und einen guten Langzeitsupport anbietet.

5. Reisegenehmigung für Dienstreisen automatisieren

Zu guter Letzt können Sie Ihr Genehmigungsverfahren für Dienstreisen zusätzlich optimieren, indem Sie einzelne Schritte nach Möglichkeit automatisieren. Dies kann nicht nur Zeit sparen, sondern macht den Prozess auch leichter zugänglich. Durch Automatisierung kann der bürokratische Mehraufwand reduziert, die Arbeitsabläufe geglättet und der Genehmigungsprozess für Dienstreisen vereinfacht werden.

Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen mit TravelPerk managen

Egal, ob Planung, Dienstreiseantrag, Dienstreisegenehmigung oder Buchung – mit TravelPerk haben Sie alles im Blick und können Ihren Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen unkompliziert und automatisiert managen.

Reiseplanung & Buchung

TravelPerk bietet eine Vielzahl von Integrationen, mit denen Sie verschiedenste Beförderungsmittel sowie Unterkünfte vergleichen und buchen können. Durch das Bündel aller relevanten Informationen an nur einem Ort haben Sie stets alles genau im Blick und vermeiden so das Jonglieren mit verschiedenen Buchungsbestätigungen von unterschiedlichen Plattformen. Wenn Sie gerne auf alle Eventualitäten vorbereitet sind, bieten wir Ihnen mit FlexiPerk unseren Service für flexible Kostenrückerstattung. Mit FlexiPerk können Sie ihre Flüge, Bahnfahrten oder Hotelreservierungen einfach umbuchen oder erhalten im Falle einer Stornierung bis zu 80 % der Reisekosten zurück.

Dienstreiseantrag & Dienstreisegenehmigung

Steht die Reiseplanung, folgt der Dienstreiseantrag. Dieser, und vor allem die darauffolgende Dienstreisegenehmigung, sind wohl die wichtigsten Schritte im Genehmigungsprozess von Geschäftsreisen. Denn erst durch eine offizielle Dienstreisegenehmigung wird sichergestellt, dass sämtliche im Dienstreiseantrag aufgeführten Kosten im Zuge der Reisekostenabrechnung steuerlich geltend gemacht werden können. Zudem greift auch die gesetzliche Unfallversicherung für Reisende erst dann, wenn die Reise offiziell genehmigt wurde. Umso wichtiger ist es, dass der Genehmigungsprozess einwandfrei funktioniert.

Mit TravelPerk können Arbeitnehmer:innen ihren Dienstreiseantrag ganz einfach und bequem direkt über unsere Plattform einreichen. Dazu müssen sie nur die Basisinformationen rund um die Reise sowie die erforderlichen Dienstleistungen und Reisekosten zum Reiseplan hinzufügen.

Ist alles Wichtige eingetragen, wird der Dienstreiseantrag an eine genehmigungsberechtigte Person weitergeleitet. Diese erhält eine von TravelPerk automatisch generierte E-Mail, die alle wichtigen Informationen rund um die Geschäftsreise enthält – vom Zweck der Reise über den Reiseplan bis hin zu den relevanten Kosten.

Sollte etwas mit dem Antrag nicht in Ordnung sein, sprengen die Kosten zum Beispiel das Budget, kann der Antrag vom Arbeitgeber mit entsprechender Begründung abgelehnt werden. Dies wird per E-Mail automatisch an die reisende Person übermittelt, die dann die Möglichkeit hat, einen neuen und angepassten Antrag zu stellen.

Entspricht jedoch alles den Vorgaben, kann die Dienstreisegenehmigung erteilt werden. Auch in diesem Fall erhalten Reisende eine E-Mail mit einem entsprechenden Hinweis und die geplante Reise wird unter den genehmigten Aktivitäten verbucht.

Zeitgleich werden mit der Genehmigung auch direkt die erforderlichen Zahlungen im Rahmen der Buchung geleistet. Somit steht einer gut organisierten und bequemen Dienstreise nichts mehr im Weg!

FAQ – häufig gestellte Fragen rund um den Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen

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Für viele Arbeitnehmer:innen gehören Dienstreisen zum Arbeitsalltag – sei es nur die Fahrt zur Partnerfiliale in der nächsten Stadt, quer durch Österreich oder sogar ins Ausland. Oft nutzen Angestellte für diese geschäftlichen Fahrten ihr Privatfahrzeug, wodurch aber je nach zurückgelegter Strecke hohe Kosten entstehen können. Da stellt sich die Frage: Wie werden die Fahrtkosten den Angestellten eigentlich erstattet? Wir geben einen Überblick über das amtliche Kilometergeld für Dienstreisen und klären, wer Anspruch darauf hat und wie hoch es ausfällt.

Was ist eine Kilometererstattung?

Durch Kilometererstattungen erhalten Arbeitnehmer:innen einen finanziellen Ausgleich für die im Zuge ihrer Arbeit anfallenden Reise- und Fahrtkosten.

Doch es gilt zu unterscheiden:

• Die Kosten für den Arbeitsweg vom Wohnort zur Arbeitsstätte können entweder mit dem Fahrtkostenersatz oder mit der Pendlerpauschale erstattet bzw. bezuschusst werden.
• Reisekosten für Dienstreisen mit einem Privatfahrzeug werden hingegen mit dem sogenannten „amtlichen Kilometergeld“ erstattet.

Mit Letzterem werden wir uns im Folgenden genauer beschäftigen und klären, was genau das amtliche Kilometergeld ist, wer Anspruch darauf hat und welche Kilometersätze es gibt.

In unserem Reiserichtlinien-Guide erfahren Sie mehr zur Kilometerpauschale in Deutschland.

Grundlegendes zum Kilometergeld in Österreich

Das amtliche Kilometergeld, kurz KM-Geld, ist das Pendant zur deutschen Kilometerpauschale.

Mit dem Kilometergeld werden sämtliche Kosten pauschal abgegolten, die Arbeitnehmer:innen entstehen, wenn sie ihr Privatfahrzeug für Dienstreisen zur Verfügung stellen. Die finanzielle Erstattung erfolgt dabei je gefahrenen Kilometer.

Welche Fahrten werden durch das Kilometergeld erstattet?

Anspruch auf Kilometergeld haben generell alle Arbeitnehmer:innen, die private Fahrzeuge für Dienstreisen nutzen – also ihre Arbeitsstätte für Dienstgeschäfte verlassen. Darunter fallen zum Beispiel Reisen zu einem anderen Firmensitz oder Büro, Treffen mit Geschäftskunden oder auch Messebesuche.

Nicht durch das Kilometergeld erstattet wird hingegen der Arbeitsweg vom Wohnsitz zur Dienststätte. Dafür gibt es die Möglichkeit der Kostenerstattung oder -bezuschussung durch die Fahrtkostenerstattung oder die Pendlerpauschale, auch Pendlereuro genannt.

Welche Kosten werden durch das Kilometergeld abgegolten?

Durch das Kilometergeld als Pauschalabgeltung werden folgende Kosten abgegolten:

• Treibstoff und Öl
• Steuern und Gebühren
• Versicherungen
• Wertverlust/Abschreibung
• Wartungs- und Reparaturkosten
• Finanzierungskosten (z.B. Kredit- oder Leasingraten)
• Ausrüstung für das Fahrzeug (Reifen etc.)
• Parkgebühren und Mautgebühren
• Navigationsgeräte und Radio
• Mitgliedsbeiträge für Autoclubs

Generell gilt: Wer die Erstattung der Kosten durch die amtliche Kilometerpauschale erhält, hat nicht mehr die Möglichkeit, höhere Ausgaben beim Arbeitgeber geltend zu machen.

Können Arbeitnehmer:innen jedoch schlüssig nachweisen (etwa durch Vorlage eines Fahrtenbuchs), dass die entstandenen Kosten höher als die Kilometerpauschale sind, können sie die Differenz steuerlich beim Finanzamt geltend machen – nämlich mithilfe der Arbeitnehmerveranlagung.

Kilometergeld und Steuerfreiheit in Österreich

Das Kilometergeld kann bis zu einer Obergrenze von 30.000 km pro Jahr steuerfrei an Arbeitnehmer:innen ausbezahlt werden. Steuerfrei ist die Pauschale aber nur dann, wenn

• es sich bei der Reise nachweislich um eine Dienstreise handelt,
• Arbeitnehmer:innen selbst für ihr Fahrzeug aufkommen (das Fahrzeug darf nicht auf den Arbeitgeber zugelassen sein),
• die km-Obergrenze von 30.000 km ebenso wie der amtliche Höchstsatz nicht überschritten werden
• die zurückgelegte Strecke durch ein Fahrtenbuch oder andere aussagekräftige Dokumente nachgewiesen werden kann.

Werden 30.000 km an Fahrtweg für Dienstreisen überschritten, so muss der Kilometersatz für alle darüberliegenden Kilometer versteuert werden.

Höchstsätze für das amtliche Kilometergeld in Österreich

Das Kilometergeld kommt bei der Nutzung von Privatfahrzeugen für Geschäftsreisen zum Einsatz. Dabei ist es egal, ob es sich bei dem Fahrzeug um einen PKW, ein Motorrad oder ein Fahrrad handelt. Die finanzielle Erstattung wird für jeden zurückgelegten Kilometer berechnet und ihre Höhe variiert je nach Fahrzeugtyp.

Folgende Kilometersätze gelten in Österreich seit 2011 (steuerfreie Höchstsätze):

Generell errechnet sich das Kilometergeld also wie folgt:

[zurückgelegte Kilometer] x [Kilometersatz in EUR für den entsprechenden Fahrzeugtyp]

Ein konkretes Beispiel zur Verdeutlichung:

Eine Angestellte nutzt ihren privaten PKW für eine 400 km lange Dienstreise. Die 200 km auf dem Hinweg ist sie allein unterwegs. Auf dem Rückweg hingegen nimmt sie zusätzlich einen Kollegen als Mitfahrer zurück zur Arbeitsstätte.

Hinfahrt: 200 km x 0,42 € = 84 €

Rückfahrt: 200 km x (0,42 € + 0,05 €) = 94 €

Mithilfe des Kilometergeldes könnte die Angestellte 178 € Erstattung geltend machen, vorausgesetzt, ihr Arbeitgeber gewährt ihr den Kilometer-Höchstsatz. Übrigens: Die 5 Cent Aufschlag für jeden dienstlichen Mitfahrer bekommt hier die Fahrerin des Fahrzeuges und nicht der Mitfahrer erstattet!

Kilometergeld und Werbungskosten in Österreich

Einen verpflichtenden Anspruch auf Kilometergeld haben nur Dienstangehörige des Bundes, jedoch keine Mitarbeiter:innen aus der Privatwirtschaft. Dadurch kann der Arbeitgeber selbst darüber entscheiden, ob er Kilometergeld zahlt und wenn ja, in welcher Höhe. Das bedeutet, dass die Erstattung nicht immer automatisch dem angegebenen steuerfreien Höchstsatz entspricht – der Arbeitgeber kann auch mehr oder weniger Kilometergeld zahlen.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Ein Arbeitnehmer gewährt für Dienstfahrten mit dem PKW ein Kilometergeld in Höhe von 0,50 €. Die Steuerfreigrenze liegt bei 0,42 €.

(100 km x 0,42 €) + (100 km x 0,08 €) = 42 € + 8 €

Angestellte würden pro 100 km 42 € steuerfrei erstattet bekommen, die zusätzlichen 8 € müssten hingegen versteuert werden.

Es kann aber auch sein, dass der Arbeitgeber das Kilometergeld verringert oder erst gar nicht erstattet. In diesem Fall können Arbeitnehmer:innen die vorhandene Differenz zum Höchstsatz mithilfe der Arbeitnehmerveranlagung beim Finanzamt als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Aber: Durch die Werbungskosten kann lediglich die Steuerlast gesenkt werden. Eine 1:1 Rückerstattung der Kosten bzw. ein direkter Ausgleich wie beim Kilometergeld erfolgt in diesem Fall nicht.

Fazit

Wenn Angestellte ihr privates Fahrzeug öfter für Dienstreisen nutzen, kann es sich durchaus lohnen, die geschäftlich zurückgelegten Kilometer genau im Auge zu behalten. In solchen Fällen sollten die Geschäftsreisen genau dokumentiert und ein Fahrtenbuch geführt werden, um die entstandenen Fahrtkosten nachweisen zu können.

Zahlt der Arbeitgeber das Kilometergeld, so lohnt sich die genaue Buchführung ohnehin. Und falls es keinen finanziellen Ausgleich vom Unternehmen gibt, können Arbeitnehmer:innen ihre entstandenen Kosten beim Finanzamt in Form von Werbungskosten steuerlich geltend machen.

FAQ – Wissenswertes zur KM-Geld-Pauschale in Österreich

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Sei es für die Kundenakquise, fürs Networking, für Geschäftsabschlüsse oder fürs Management: Für viele Unternehmen sind Geschäftsreisen ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensalltags – kein Wunder, schließlich werden die Aussichten auf geschäftlichen Erfolg bei persönlichen Treffen höher eingeschätzt.

Doch neben all den positiven Aspekten gehen Geschäftsreisen auch mit einem immensen Aufwand einher – sowohl organisatorisch als auch finanziell. Geschäftsreisen können zu einer großen Kostenstelle für Unternehmen werden. Vor allem, wenn die Planung und die Abrechnung der Spesen unbedacht erfolgen. Ein gutes Reisekostenmanagement ist daher essenziell, um die Reisekosten in Ihrem Unternehmen zu minimieren.  

10 Tipps, um Ihr Geschäftsreisebudget zu schonen

Wir geben Ihnen 10 Tipps an die Hand, mithilfe derer Sie Ihre Spesen senken und Ihr Reisekostenmanagement verbessern können:

1. Transportmittel vergleichen
2. Alternative Unterkünfte erlauben
3. Zugang zu vergünstigten Angeboten erhalten
4. Reiserichtlinien, die jede:r einhält
5. Flexibilität beim Reisen fördern 
6. Öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder gemeinsam reisen
7. Klare Regelungen zur Spesenabrechnung & Reisekostenrückerstattung
8. Mehrwertsteuererstattung vereinfachen
9. Vertrauen, Transparenz & Belohnung integrieren
10. Dynamisches Reisemanagement & Reportings

1. Transportmittel vergleichen

Bus, Bahn, Auto, Flugzeug – so groß wie die Auswahl der Transportmittel ist auch die Preisspanne, die man für eine Reise mit ihnen bezahlt. Wo möglich, lohnt es sich daher immer, verschiedene Transportmöglichkeiten miteinander zu vergleichen. So dauert beispielsweise eine Busreise von Köln nach Berlin zwar länger als ein Inlandsflug, ist aber auch dementsprechend günstiger – und ganz nebenbei besser für die Umwelt.  

Ebenfalls relevant für die Kosten ist die Frage, ob Ihre Angestellten in der 1. oder in der 2. Klasse beziehungsweise in der Business oder Economy Class reisen bzw. fliegen. Die Preisunterschiede hier können enorm sein und bieten daher großes Potenzial für Einsparungen. Um Fahrtkosten zu sparen, können Sie beispielsweise Regeln aufstellen, ab welcher Reisedauer das komfortablere Angebot genutzt werden darf – für einen Inlandsflug reicht die Economy Class, für einen Langstreckenflug nach Amerika darf es dann auch die Business Class sein. 

Wenn Sie sich für ein Transportmittel und eine Klasse entschieden haben, sollten Sie anschließend verschiedene Anbieter miteinander vergleichen, um wirklich den günstigsten Preis zu erhalten. Wer allerdings über normale Reisebüros oder Websites für Privatpersonen vergleicht und bucht, der lässt sich Potenzial für Einsparungen entgehen. Denn die Aussicht auf ein gutes Angebot erhöht sich mit der Größe des Ihnen zur Verfügung stehenden Reiseinventars: Je größer die Vergleichsbasis, desto besser stehen die Chancen, die optimale Reiseoption zu finden. 

Mit TravelPerk als Reisemanagement-Tool greifen Sie auf die weltweit größte Reisedatenbank für Geschäftsreisen zu und profitieren zudem von attraktiven Firmenrabatten. 

2. Alternative Unterkünfte erlauben

In den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens können Sie auch festhalten, welche Unterkünfte Geschäftsreisende buchen dürfen. Legen Sie sich jedoch von vornherein nur auf bestimmte Hotelketten fest, entgeht Ihnen vielleicht eine enorme Ersparnis bei den Übernachtungskosten. 

Erweitern Sie daher Ihren Horizont und ziehen Sie auch alternative Unterkunftsoptionen wie etwa Airbnb in Betracht. Diese sind oft nicht nur günstiger, sondern bieten Ihren Mitarbeiter:innen in vielen Fällen auch ein besseres Reiseerlebnis. Gerade bei längeren Aufenthalten bevorzugen viele Geschäftsreisende eine Unterkunft mit einer eigenen Küche, um sich gesünder zu ernähren, oder wünschen sich mehr Platz zum Arbeiten, als ein herkömmliches Hotelzimmer bieten kann.

Alternative Unterkünfte bieten sich jedoch nicht für jedes Reiseziel und für jede Geschäftsreise an. Bei einem kurzen Aufenthalt kostet eine alternative Unterkunft unter Umständen ähnlich viel wie ein Hotelzimmer. Daher gilt es auch hier, stets die Möglichkeiten und Angebote zu vergleichen.

Tipp: Nicht nur die Art der Unterkunft, sondern auch ihre Lage bestimmt den Preis. Um Übernachtungskosten zu sparen, sollten Sie durchaus auch die Buchung von Unterkünften außerhalb des Stadtzentrums erwägen. Hotels, die etwas außerhalb liegen, sind oft weitaus günstiger als Hotels in prominenter Lage. 

3. Zugang zu vergünstigten Angeboten erhalten

Firmenrabatte und Businesstarife sind eine gute Möglichkeit, um Reisekosten zu sparen. Oft ist es jedoch schwer, vergünstigte Angebote in angemessenem Umfang von Transportgesellschaften oder Unterkünften zu erhalten. Hier können Ihnen Reisemanagement-Plattformen behilflich sein. Spezialisierte Geschäftsreiseanbieter bestechen durch ein großes Netzwerk und jahrelange Geschäftsbeziehungen mit vielen verschiedenen Fluggesellschaften und Unterkünften. Dies ermöglicht Kund:innen eine große Auswahl an Firmentarifen und -rabatten sowie Bonus- und Treueprogrammen. Buchen Sie über TravelPerk und profitieren Sie von günstigen und vielseitigen Angeboten für Ihre Geschäftsreisen! 

4. Reiserichtlinien, die jede:r einhält

Ein weiterer wichtiger Punkt, um Reisekosten zu sparen, sind ausführliche und leicht verständliche Reiserichtlinien. Sollte Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinien besitzen, erfahren Sie in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“ alles Wichtige, was Sie zu diesem Thema wissen sollten. 

In den Reiserichtlinien werden alle zentralen Aspekte des Geschäftsreisegenehmigungsprozesses und des Reisekostenmanagements geregelt – von den Buchungsmodalitäten über das Reisebudget bis hin zur Reisekostenabrechnung und Kostenrückerstattung. Durch eine klare Regelung der Reiserichtlinie können Sie die Planung und Buchung von Geschäftsreisen nicht nur vereinheitlichen, sondern auch spürbar vereinfachen. Ohne Vorgaben können die Mitarbeiter:innen schließlich auch nicht wissen, ob ihre Buchungen etwa in das Budget passen oder ob sie das richtige Buchungstool genutzt haben. Auch das Vorgehen in Sonderfällen, etwa wenn eine Geschäftsreise sehr kurzfristig stattfinden soll, sollte in den Richtlinien geregelt werden, um Verwirrung und Stress zu verhindern. 

Eine Reiserichtlinie erfüllt ihren Zweck allerdings nur dann, wenn sie von den Angestellten eingehalten wird – und das stellt oft eine Herausforderung dar. Zahlreiche Unternehmen haben ein Problem mit der Compliance und der Durchsetzung ihrer Reiserichtlinien. Dass sich die Angestellten nicht an die Vorgaben halten, hat aber in den wenigsten Fällen etwas mit Unmut zu tun. Viel öfter liegt es daran, dass die Richtlinien zu lang oder zu kompliziert formuliert oder vielleicht gar nicht öffentlich zugänglich sind.

Für die Einhaltung der Reiserichtlinien ist es daher zuerst einmal grundlegend wichtig, dass sie

• kurz und verständlich,
• lesbar, 
• praxisnah und umfassend,
• aktuell
• und allen Mitarbeiter:innen zugänglich sind. 

Sorgen Sie im Sinne einer besseren Compliance bei Dienstreisen dafür, dass jede:r die Richtlinien leicht lesen kann, dass sie prägnant formuliert und vor allem in der Praxis umsetzbar sind. Sie sollten alle wichtigen Informationen zum Buchungsprozess für Geschäftsreisen beinhalten und mögliche Fragen dazu im Vorhinein beantworten. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter:innen zudem regelmäßig auf die Richtlinien hin, verschicken Sie Erinnerungs-Mails mit Updates und stellen Sie das Dokument online zur Verfügung. 

Automatisierte Richtlinie

Noch einfacher und nutzerfreundlicher können Sie die Umsetzung Ihrer Reiserichtlinien gestalten, indem Sie für die Buchung Ihrer Geschäftsreisen eine der bereits angesprochenen Reisemanagement-Plattformen nutzen. TravelPerk beispielsweise hilft Ihnen nicht nur beim Erstellen einer Reiserichtlinie, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Richtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren. 

So wird automatisch sichergestellt, dass nur Buchungen getätigt und bewilligt werden können, die den Vorgaben entsprechen. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Reisen ganz bequem und flexibel buchen und müssen sich dabei keine Sorgen machen, gegen die Richtlinien des Unternehmens zu verstoßen. Falls eine Buchung innerhalb der hinterlegten Richtlinie aufgrund höherer Preise oder anderer Hindernisse nicht möglich ist, können die Reisenden dennoch Anfragen stellen, die Sie als Vorgesetzte:r oder Ihre Travel Manager:innen manuell bestätigen müssen.

5. Flexibilität beim Reisen fördern

Flexibilität beim Reisen, genauer gesagt beim Reisedatum, bietet großes Potenzial für die Einsparung von Reisekosten. Wenn die Dienstreise nicht unbedingt kurzfristig angesetzt wird, gibt es fast immer einen gewissen Spielraum, was die Reisezeit anbelangt. 

Wenn Sie diesen Spielraum ausnutzen, können Sie bei Flügen und Hotels unter Umständen bis zu 50 % sparen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen also, bei ihren Reisen proaktiv flexibel zu sein.

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf einem Standard-Anfrageformular für anstehende Geschäftsreisen 3 Termine für Abflüge und Ankünfte angeben – beginnend mit dem bevorzugten Termin. So können die Reisenden ihre Optionen schon im Vorfeld klar kommunizieren.
• Wenn Mitarbeiter:innen eine Geschäftsreise per E-Mail beantragen, können Travel Manager:innen direkt nach der Flexibilität der Angestellten fragen und sie bitten, diese Informationen beim nächsten Mal direkt in die E-Mail aufzunehmen.
• Wenn Ihre Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen über ein Unternehmens-Buchungstool organisieren, bietet dies große Vorteile. Die Reisenden können ihre Zeitpläne selbst richtlinienkonform optimieren und so Geld sparen, ohne Tausende E-Mails hin und her schicken zu müssen. Zugleich behalten Sie aber stets den Einblick in die Reisedaten und die volle Kostenkontrolle.

Machen Sie deutlich, dass Flexibilität die Norm für Dienstreisen sein sollte, aber lassen Sie ebenfalls starre Terminpläne zu, wenn sie erforderlich sind. Auch hier bietet es sich an, alle relevanten Szenarien in die Reiserichtlinie aufzunehmen und das entsprechende Vorgehen in solchen Fällen zu schildern. 

6. Öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder gemeinsam reisen

Eine weitere Kostenstelle bei Geschäftsreisen sind die Fahrtkosten am Reiseziel. Sei es der Transfer vom Flughafen zum Hotel oder der Weg vom Hotel zum Arbeitsplatz. Vor allem, wenn diese Strecken mit einem (Miet-)Auto oder einem Taxi zurückgelegt werden, können hier hohe Kosten entstehen – umso mehr, wenn jede:r Dienstreisende einzeln fährt. 

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen daher vermehrt öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, anstatt selbst zu fahren und horrende Parkgebühren zu zahlen oder ein Taxi zu nehmen. Oder regen Sie die Bildung von Fahrgemeinschaften oder die Nutzung alternativer Transportmittel-Anbieter wie Uber an, wenn öffentliche Verkehrsmittel keine Option sind. Davon profitiert nicht nur Ihr Budget, sondern auch die Umwelt. 

Natürlich ist es nicht immer und überall möglich, solche Optionen zu nutzen. Sie sollten Ihre Teams aber dennoch davon überzeugen, keine Firmengelder für unnötige Fahrtkosten zu verschwenden. 

Außerdem können Sie mit GreenPerk Ihre CO₂-Emissionen nachverfolgen und Ihre Teams durch Vergünstigungen dazu anregen, den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern.

7. Klare Regelungen zur Spesenabrechnung & Reisekostenrückerstattung

Werden die Reiseausgaben nicht direkt vom Unternehmen, etwa mithilfe einer Firmenkreditkarte, beglichen, so werden sie meist von den Dienstreisenden ausgelegt. Ist dies der Fall, erfolgt am Ende der Dienstreise die Spesenabrechnung, auch Reisekostenabrechnung genannt. Mit dieser können die Mitarbeiter:innen ihre Auslagen vom Unternehmen zurückfordern. Um Zeit und Kosten zu sparen, ist es wichtig, dass sie klare Regelungen für die Spesenabrechnung und die Reisekostenrückerstattung haben. 

Definieren Sie in den Reiserichtlinien klar, 

• welche Ausgaben zu den geschäftlichen Spesen im Rahmen der Dienstreise zählen und damit zurückgefordert werden können. 
• welche Dokumente (Belege, Quittungen etc.) benötigt werden.
• ob die Reiseausgaben in der Spesenabrechnung nach bestimmten Kostenstellen aufgeschlüsselt sein müssen.
• wo, wann und in welcher Form die Reisekostenabrechnung spätestens bei der Finanzabteilung eingereicht werden muss. 

Durch klare Regelungen, wie die Spesenabrechnung auszusehen und was sie zu beinhalten hat, stellen Sie sicher, dass Ihnen keine versteckten Kosten entgehen. So können sie unautorisierte Buchungen und Käufe verhindern und für Zufriedenheit bei allen Beteiligten sorgen. 

8. Mehrwertsteuerrückerstattung vereinfachen

Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, können Sie viel Geld bei den Reiseausgaben sparen. Je nach Versteuerung können Flugtickets, Hotelzimmer und die Kosten für öffentlichen Verkehr oder Mietwagen als Geschäftsreisekosten abgeschrieben werden. 

Die Mehrwertsteuerrückerstattung ist jedoch oft ein langwieriger und zeitaufwändiger Aspekt des Reisemanagements. Es kann wahrlich sehr frustrierend werden, wenn Sie versuchen, alle Tagesausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen aufzuschlüsseln und Belege für alle Ausgaben zu sammeln. Viele Unternehmen verzichten am Ende des Tages darauf, legitime Ausgaben und die damit verbundenen Einsparungen geltend zu machen.

Mit TravelPerk ist die Mehrwertsteuerrückerstattung so einfach wie nie. Dank detailliert aufgeschlüsselter Berichte und unseres praktischen Mehrwertsteuerrechners können Sie einfach und schnell bis zu 25 % Ihrer jährlichen Reisekosten geltend machen.

9. Vertrauen, Transparenz & Belohnung integrieren

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Buchung Ihrer Geschäftsreise selbst überlassen, schaffen Sie eine Vertrauensbasis. Für viele sind Freiheit und Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Dienstreisen schon Anreiz genug, sich an die Richtlinien und das Budget zu halten. 

Reicht diese Motivation nicht aus, so kann es auch eine Überlegung wert sein, Belohnungen in das Reisekostenmanagement zu integrieren. Mitarbeiter:innen, die sich an die Richtlinien und das Budget halten, können beispielsweise mit Team-Essen oder Meilen-Bonuspunkten belohnt werden. So schaffen Sie zusätzliche Anreize für die Dienstreisenden, sich an die Vorschriften zu halten. 

Grundlegend gilt aber vor allem eines: Treffen Sie als Arbeitgeber Maßnahmen, um die Reisekosten zu senken, so ist es von großer Bedeutung, Ihren Mitarbeiter:innen transparent zu machen, warum dies so ist. Verstehen Ihre Angestellten die Beweggründe hinter den Maßnahmen, können sie diese überzeugter und verantwortungsvoller mittragen.  

Schließlich befinden sich Unternehmen immer im Zwiespalt aus übergeordneten Richtlinien und Entscheidungen in letzter Minute. Denken Sie daher ganzheitlich und finden Sie heraus, wie jede:r Mitarbeiter:in dazu beitragen kann, Geld zu sparen und dennoch all jene Reisen zu unternehmen, die für den geschäftlichen Erfolg notwendig sind.

10. Dynamisches Reisekostenmanagement & Reportings

Reisekostenmanagement ist ein dynamischer Prozess und muss stets an die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter:innen, die auf Geschäftsreisen gehen, angepasst werden. Umso wichtiger ist es, dass Travel Manager:innen und Finanzverantwortliche immer den genauen Überblick über die Reiseausgaben behalten. Es gilt zu klären, welche Mitarbeiter:innen bzw. Abteilungen das meiste Budget brauchen und für welchen Teil der Dienstreise, also etwa Transport oder Übernachtung, das meiste Geld ausgegeben wird. Nur mithilfe dieser Informationen lassen sich Kosten sparen und zukünftige Reisekosten aussagekräftig kalkulieren. 

Um dies zu bewerkstelligen, benötigen Sie aber stets die aktuellen Reisekostendaten mit aufgeschlüsselten Posten. Bei einem manuellen Reisekostenmanagement kann es mitunter schwer sein, an diese Daten zu gelangen. Digitale Lösungen wie Reisemanagement Tools können Ihnen diese Hürde nehmen. TravelPerk bietet Ihnen dank integrierter Spesenabrechnungslösung die Möglichkeit, aktuelle Kostenberichte automatisch zu generieren. So können Sie leicht ermitteln, wie hoch das momentane Reisebudget ist und wie viel Geld im Quartal noch ausgegeben werden darf. Zudem können Sie feststellen, für welche Städte und Reisen niedrigere Budgets ausreichen und für welche mehr finanzielle Mittel nötig sind, um dadurch die Fairness zu erhöhen und die gesamten Reisekosten besser im Griff zu haben. 

Nutzen Sie die Informationen der Reisekostendaten, um momentane Trends bei Ihren Reiseausgaben zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern – z. B. indem Sie das Budget entsprechend anpassen oder Einsparungsmaßnahmen vornehmen. 

Eine Travel Management Lösung, die zu Ihnen passt

Sie verwalten Ihr Reisekostenmanagement noch manuell oder tabellarisch und es fällt Ihnen schwer, die oben genannten Tipps in die Praxis umzusetzen? Dann kann Ihnen eine digitale Travel Management Lösung behilflich sein – optimieren Sie Ihr Reisemanagement und sparen Sie dadurch bares Geld.

Geschäftsreisen so bequem und kosteneffizient wie nie – mit TravelPerk können Sie Ihren Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen und Ihr Reisekostenmanagement zentral in nur einer Plattform verwalten. 

Ihre Vorteile:

• jahrelange Expertise 
• das weltgrößte Reiseinventar für Geschäftsreisen
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Mit den digitalen Travel Management Lösungen von TravelPerk behalten Sie stets den Überblick über Ihre Reisekosten, mindern den Aufwand und die Ausgaben für Ihre Geschäftsreisen und steigern zugleich die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen – weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kostenkontrolle und maximale Flexibilität.  

FAQ – häufige Fragen zur Reisekostenoptimierung

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Viele Angestellte unternehmen regelmäßig Dienstreisen, sei es innerhalb Deutschlands oder auch ins Ausland. Eine wichtige Frage in diesem Zusammenhang ist die nach dem Versicherungsschutz für Arbeitnehmer:innen. Wir erklären Ihnen, was ein guter Versicherungsschutz für Dienstreisen abdecken sollte, was die gesetzliche Unfallversicherung ist und welche Möglichkeiten Ihnen zusätzliche Dienstreiseversicherungen bieten.

Wie wichtig ist ein guter Versicherungsschutz bei Dienstreisen?

Generell haben Arbeitgeber eine sogenannte Fürsorgepflicht, welche sie dazu verpflichtet, auf die Sicherheit und Gesundheit all ihrer Angestellten zu achten – dies gilt auch, wenn Arbeitnehmer:innen auf Geschäftsreise geschickt werden. Die Fürsorgepflicht bei Dienstreisen macht es dem Arbeitgeber zur Aufgabe, seine Angestellten umfassend für die Reise abzusichern. Ein ausreichender Versicherungsschutz trägt zur Erfüllung dieser Fürsorgepflicht bei und kann darüber hinaus auch ungewollte Kosten verhindern.

Ebenso wie im Alltag oder bei der Arbeit vor Ort im Unternehmen kann es auch auf Geschäftsreisen zu ungeplanten Zwischenfällen aller Art kommen. Angestellte können einen Unfall haben oder medizinische Versorgung benötigen, müssen womöglich Flüge oder Zugtickets stornieren oder auf ihr verlorenes Gepäck warten. All diese Situationen können je nach Aufenthaltsort und Ausmaß zu einer kostspieligen Angelegenheit werden – sowohl für die Arbeitnehmer:innen als auch für Sie als Arbeitgeber.

Ein gut aufgestellter Versicherungsschutz kann ungeplante Kosten für beide Seiten verhindern bzw. minimieren – damit sind sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer:innen auf der sicheren Seite und können ihre Dienstreisen mit einem guten Gefühl antreten.

Es gehört auch zur Aufgabe des Arbeitgebers, die Mitarbeiter:innen über die Rahmenbedingungen und möglichen Risiken der Reise aufzuklären. Wissenswertes rund um das Risikomanagement bei Dienstreisen erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Thema Travel Risk Management.

Versicherung bei Dienstreisen – wichtig im Inland und Ausland

Generell empfiehlt es sich, den Versicherungsschutz für Dienstreisen im Inland ebenso ausgiebig zu überprüfen wie für Auslandsaufenthalte. In beiden Fällen sind teils unterschiedliche Versicherungen relevant, um Arbeitnehmer:innen einen umfassenden Schutz gewährleisten zu können. Im Folgenden klären wir, welche Rolle die gesetzliche Unfallversicherung für Dienstreisen sowohl im In- und Ausland spielt und welche zusätzlichen Versicherungen je nach Aufenthaltsort sinnvoll sein können.

Gesetzliche Unfallversicherung bei Dienstreisen

Die gesetzliche Unfallversicherung schützt Mitarbeiter:innen auf Dienstreisen im Inland sowie auch im Ausland. Sie gleicht finanzielle Schäden bei Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten aus und kommt auch für die Kosten der nach dem Unfall anstehenden Rehabilitation auf. Damit ist sie eine der wichtigsten Versicherungen für Arbeitnehmer:innen.

Damit der Unfallversicherungsschutz aber auch auf Dienstreisen besteht, muss die Reise zuvor unbedingt offiziell vom Arbeitgeber in Form einer Dienstreisegenehmigung genehmigt werden. Hierzu können Arbeitnehmer:innen einen Dienstreiseantrag stellen. Anhand der Genehmigung lässt sich im Nachgang zweifelsfrei nachweisen, dass es sich bei der Reise um eine vom Arbeitgeber angeordnete Dienstreise und damit auch um Tätigkeit im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses handelt. Zudem muss die Dienstreise beziehungsweise der Auslandsaufenthalt bereits im Voraus zeitlich begrenzt sein. Diese beiden Kriterien gelten sowohl für Geschäftsreisen im Inland als auch im Ausland.

Ohne eine offizielle Dienstreisegenehmigung oder die zeitliche Begrenzung kann es im Zweifelsfall zu Streitigkeiten mit der Unfallversicherung kommen. Daher sollte die Dienstreisegenehmigung in Ihrem Unternehmen fester Bestandteil Ihres Genehmigungsprozesses für Geschäftsreisen sein.

Welche Aktivitäten der Dienstreise sind versichert?

Die gesetzliche Unfallversicherung für Geschäftsreisen greift bereits während der Vorbereitung der Reise. Geht ein:e Angestellte:r also beispielsweise in ein Reisebüro, um die anstehende Geschäftsreise dort zu planen, so ist diese Aktivität bereits versichert.

Generell gilt aber, dass durch die gesetzliche Unfallversicherung nur Aktivitäten versichert sind, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Erwerbstätigkeit und dem Beschäftigungsverhältnis stehen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass nicht der komplette Zeitraum der Dienstreise und auch nicht sämtliche Aktivitäten, die im Rahmen der Reise unternommen werden, unter den Unfallversicherungsschutz fallen.

Im Folgenden finden Sie eine exemplarische Übersicht von Aktivitäten, die die gesetzliche Unfallversicherung abdeckt:

Vorbereitung/An- und Rückreise:

• vorbereitende Aktivitäten für die Dienstreise
• der direkte Weg vom Wohnort/von der Dienststätte zum Ziel der Dienstreise und umgekehrt

Vor Ort:

• Aufsuchen der Unterkunft vor Ort
• der direkte Weg zwischen Unterkunft und Dienststätte bzw. relevanten Örtlichkeiten
• Kennenlernen der Dienststätte bzw. der relevanten Örtlichkeiten
• sämtliche Aktivitäten, die im Rahmen der Dienstreise dem Beschäftigungsverhältnis dienen (z. B. Meetings, Weiterbildungen, Arbeitszeit)
• Weg zu einem Restaurant, sofern dieses nicht unnötig weit von der Unterkunft entfernt ist
• Betanken eines Fahrzeuges, das für die Dienstreise genutzt wird (z. B. PKW)
• etc.

Nicht durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt sind hingegen sämtliche Aktivitäten, die primär dem privaten Lebensbereich der Mitarbeiter:innen zuzuordnen sind. Dazu zählt unter anderem das Verlassen des direkten Weges bei der An- und Abreise für persönliche Zwecke. Ebenfalls nicht versichert sind das Aufsuchen einer Bar nach Feierabend, das Erkunden der Stadt in der Pause oder aber die Teilnahme an Freizeitaktivitäten. Alles, was also nicht in einem direkten Zusammenhang mit der Arbeit und dem Beschäftigungsverhältnis steht, ist nicht durch den gesetzlichen Unfallschutz versichert.

Generell kommt die gesetzliche Unfallversicherung auch nur für Kosten auf, die der versicherten Person im Zuge eines Unfalls oder einer Berufskrankheit entstehen – sie deckt also primär Personenschäden ab. Sachschäden, Gepäckverlust, Stornierung von Transportmitteln, Krankenversicherung vor Ort und vieles mehr, was für eine Dienstreise von Bedeutung sein kann, wird hingegen nicht durch die Unfallversicherung abgedeckt. An diesem Punkt werden Dienstreiseversicherungen interessant, die zusätzlichen Schutz bieten.

Dienstreiseversicherungen für zusätzlichen Schutz

Dienstreiseversicherungen, auch Geschäftsreiseversicherungen genannt, können als eine Art Ergänzung zur gesetzlichen Unfallversicherung gesehen werden, da sie meist genau die Aktivitäten und Kosten abdecken und übernehmen, für die die Unfallversicherung eben nicht aufkommt. Durch eine Kombination aus Unfall- und geeigneter Dienstreiseversicherung kann den Mitarbeiter:innen ein umfassender Versicherungsschutz für Dienstreisen geboten werden. Doch welches Leistungsspektrum beinhalten Dienstreiseversicherungen eigentlich – und für welche potenziellen Versicherungsfälle lohnt es sich, abgesichert zu sein?

Auslandskrankenversicherung

Einer der wohl wichtigsten Zusatzversicherungen ist eine Auslandskrankenversicherung, die die Kosten für die medizinische Versorgung bei Dienstreisen im Ausland abdeckt. Diese ist wichtig, da die gesetzliche Krankenversicherung zwar in Deutschland die Kosten für erkrankte Personen übernimmt, aber nicht im Ausland. Für Arbeitsunfälle kommt zwar die Unfallversicherung auf, doch wenn Angestellte schlicht erkranken oder ihnen etwas außerhalb der Arbeitszeit zustößt, verhält es sich anders. Dienstreiseversicherungen mit inkludierter Auslandskrankenversicherung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen bei dienstlichen Auslandsaufenthalten finanziell absichern.

Reisegepäckversicherung

Auch eine Reisegepäckversicherung kann sinnvoll sein. Dadurch ist im besten Fall nicht nur das private Gepäck des Reisenden versichert, sondern auch dienstlich mitgeführte Gegenstände und Geräte (z. B. Laptop, Kamera etc.). Im Fall von Beschädigung oder Verlust kommt die Reisegepäckversicherung dann für die entstandenen Schäden auf. Ähnliches gibt es auch für wichtige Geschäftsdokumente, deren Verlust es abzusichern gilt.

Dienstreiseversicherung für Geschäftsflüge und Co.

Nicht zuletzt kann auch die Reise an sich versichert werden. Bei Ausfall oder Stornierung von Transportmitteln oder gar einem kompletten Reiseausfall können Kosten durch eine Zusatzversicherung gemindert werden. Fällt beispielsweise der Flug aus, so werden die Flugkosten erstattet. Sind die reisenden Mitarbeiter:innen krank und die ganze Reise muss abgesagt werden, übernimmt die Versicherung die Kosten. Dies kann sowohl für Geschäftsreisen im Inland als auch für Aufenthalte im Ausland interessant sein.Genau hier setzt FlexiPerk an. Indem Sie die flexible Lösung zu Ihrer Reisebuchung hinzufügen, stellen Sie sicher, dass kostenlose Stornierungen jederzeit möglich sind. So sind Sie für alle Zwischenfälle gewappnet – und zwar, ohne auf Ihrem Geld sitzen zu bleiben. Ob Flug, Zug oder Unterkunft: Selbst bei spontanen Absagen erhalten Sie 80 Prozent Ihrer Ausgaben zurück. Die Organisation drum herum erledigen wir!

Was es bei der Versicherungswahl sonst zu beachten gilt

Für dienstliche Auslandsaufenthalte in Ländern mit hoher Kriminalität oder gar in Krisengebiete werden teils spezielle Zusatzleistungen im Rahmen der Geschäftsreiseversicherung angeboten, wie zum Beispiel Versicherungsschutz gegen Diebstahl oder gar Entführung.Ob all diese Zusatzversicherungen wirklich gebraucht werden, hängt stark von der Art der Dienstreise, der Wahl des Transportmittels und dem Zielort ab. Die Chance, dass das Gepäck beim Transport im eigenen Dienstwagen verschwindet, ist beispielsweise wesentlich geringer als bei der Reise im Flugzeug. Infolgedessen fällt das Versicherungsportfolio eines Unternehmens für Dienstreisen ins Ausland meist umfangreicher aus als für Reisen im Inland. Viele Versicherungsgesellschaften bieten daher individuell gestaltbare Dienstreiseversicherungen an, die auf die jeweiligen Bedürfnisse der Unternehmen und der Angestellten abgestimmt werden können.

Fazit: Versicherungsschutz bei Dienstreisen

Arbeitgeber sind im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht dazu verpflichtet, Arbeitnehmer:innen auf Dienstreisen umfassend abzusichern – am einfachsten gestaltet sich das mit geeigneten Versicherungen. Durch ein umfangreiches und auf die Art der Dienstreise angepasstes Versicherungsportfolio wird die Sicherheit der Angestellten sowohl bei Reisen im In- als auch im Ausland erhöht. Zudem kann ein guter Versicherungsschutz finanzielle Verluste für die Firma, etwa im Fall von Reiseabbruch oder Erkrankungen, wesentlich verringern. Dadurch bietet ein umfassender Versicherungsschutz sowohl dem Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer:innen viele Vorteile.

FAQ – häufige Fragen zu Versicherungen für Dienstreisen

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Dienstreisen zählen in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Doch vor allem, wenn Arbeitnehemer:innen ins EU-Ausland entsandt werden, muss auf mehr als nur eine gültige Dienstreisegenehmigung geachtet werden. Die sogenannte A1-Bescheinigung ist ein wichtiges Dokument für Dienstreisen in die EU und den Europäischen Wirtschaftsraum und sollte für jede Reise in die betreffenden Staaten beantragt werden. Wir erklären Ihnen, was genau die A1-Bescheinigung ist, wofür sie gebraucht wird, und welche Strafen drohen, wenn sie nicht vorliegt.

Was ist die A1 Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist eine sogenannte Entsendebescheinigung. Arbeitnehmer:innen benötigen sie immer dann, wenn sie von ihrem Arbeitgeber zu dienstlichen Zwecken temporär ins Ausland entsandt werden – also auf Dienstreise geschickt werden.

Die A1-Bescheinigung wird bei grenzüberschreitenden Entsendungen in sämtliche Länder der EU sowie des Europäischen Wirtschaftsraumes und auch in die Schweiz benötigt.

Dabei spielt es keine Rolle, wie lange der Auslandseinsatz dauert. Auch für eine kurze grenzüberschreitende Geschäftsreise von nur wenigen Stunden sollte eine A1-Bescheinigung beantragt werden.

Wozu dient die A1-Bescheinigung?

Mit der A1-Bescheinigung wird Arbeitnehmer:innen das Recht gewährt, trotz der Erwerbstätigkeit im Empfangsstaat weiterhin im Sozialsystem ihres Entsendestaates versichert zu sein. Das bedeutet, der Entsendete unterliegt trotz seiner Tätigkeit im Ausland dem Sozialversicherungsrecht seines Heimatlandes. Anhand der A1-Bescheinigung kann die Sozialbehörde des Empfangsstaates erkennen, wer aus sozialversicherungstechnischen Gründen für den oder die Entsendete zuständig ist.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Eine Person deutscher Staatsangehörigkeit, deren fester Arbeitsplatz ebenfalls in Deutschland ist, muss für eine Dienstreise nach Frankreich. Mithilfe der A1-Bescheinigung weist die deutsche Person bei der französischen Sozialbehörde nach, dass sie auch während ihres Aufenthalts in Frankreich über das deutsche Sozialsystem versichert ist. Da der deutsche Arbeitgeber noch immer Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland leistet, müssen diese nicht zusätzlich auch noch in Frankreich entrichtet werden.

Wie wird eine A1-Bescheinigung beantragt?

Die A1-Bescheinigung für Dienstreisen muss stets vom Arbeitgeber für seine Angestellten beantragt werden. Selbstständige Personen müssen die Bescheinigung für sich selbst anfordern.

Die Antragstellung für die Entsendebescheinigung erfolgt dabei ausschließlich auf elektronischem Weg – entweder über ein geeignetes Lohn- oder Entgeltabrechnungsprogramm oder aber online über die Website sv.net. Um Fehlern oder Verzögerungen beim A1-Beantragungsverfahren in Ihrem Unternehmen vorzubeugen, empfiehlt es sich, die genaue Vorgehensweise in den Reiserichtlinien Ihrer Firma festzuhalten. Dort können Sie zum Beispiel regeln, mit wie viel Vorlauf Angestellte ihre geplanten Geschäftsreisen melden müssen, um die Entsendebescheinigung rechtzeitig zu erhalten.

Bei wem muss die A1-Bescheinigung beantragt werden?

Es ist von Fall zu Fall unterschiedlich, an welchen Sozialversicherungsträger der Antrag für eine A1-Bescheinigung übermittelt werden muss. Dabei kommt es auf die Versicherungsverhältnisse der Arbeitnehmer:innen an.

• Der/die Angestellte ist gesetzlich versichert 🡪 Antrag an die Krankenkassen
• Der/die Angestellte ist privat versichert 🡪 Antrag an die Rentenversicherung
• Der/die Angestellte ist privat versichert und Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung (z. B. Ärzt:innen) 🡪 Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV)

Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen sollten aber gleichermaßen darauf achten, dass der A1-Antrag für den Auslandseinsatz rechtzeitig vor der Entsendung gestellt wird. Die Sozialversicherungsträger haben per Gesetz bis zu drei Arbeitstage Zeit, um die Bestätigung der A1-Bescheinigung elektronisch zu übermitteln.

Wie lange gilt eine A1-Bescheinigung?

Eine A1-Bescheinigung gilt generell so lange, wie die Entsendung dauert. Doch es gibt eine zeitliche Obergrenze von maximal 24 Monaten, für die eine A1-Bescheinigung ausgestellt werden kann.

Dauert die Dienstreise länger als zwei Jahre, so gilt für die Entsendeten ab dem 25. Monat das Sozialversicherungsrecht und die damit einhergehenden Rechtsvorschriften des Empfangsstaates. Jedoch können auch Ausnahmeregelungen mit den zuständigen Stellen vor Ort getroffen werden.

Dienstreise ohne A1-Bescheinigung – Folgen

Können Arbeitnehmer:innen auf Dienstreise aufgrund einer fehlenden A1-Bescheinigung nicht nachweisen, dass sie in ihrem Heimatland weiter sozialversichert sind, so unterliegen sie vorerst dem Sozialrecht des Ziellandes. Dies kann beispielsweise dazu führen, dass die Arbeitnehmer:innen zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge im Empfangsstaat entrichten müssen. Möglich sind aber auch hohe Bußgelder bis zu 5.000 € pro Angestellten oder eine Verweigerung der Tätigkeitsausübung – das heißt: Angestellte müssen ihre Arbeit unter Umständen sofort niederlegen.

Um solche Sanktionen und Ahndungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die A1-Bescheinigung für jede Dienstreise zu beantragen.

A1-Bescheinigung – Sonderfälle

Eine A1-Bescheinigung bei temporärer Erwerbstätigkeit im Ausland ist Pflicht und auch deren Höchstdauer von 24 Monaten ist festgeschrieben. Dennoch gibt es Ausnahmefälle, bei denen die A1-Bescheinigung auch nachgereicht werden kann oder länger als zwei Jahre gültig ist.

Kurzzeitige und kurzfristige Dienstreisen

Bei kurzzeitigen Dienstreisen mit einer Dauer von bis zu sieben Tagen oder aber kurzfristigen Entsendungen, die eine vorherige Antragstellung für die A1-Bescheinigung nicht zulassen, ist es rechtens, die Bescheinigung auch nachträglich zu beantragen.

Es ist also prinzipiell möglich, die A1-Bescheinigung nachzureichen, dennoch sollte vor jeder Dienstreise überprüft werden, welche Gesetze und Regelungen diesbezüglich im Empfangsstaat gelten. Denn auch wenn aus deutscher Sicht das Nachreichen erlaubt ist, muss dies nicht automatisch auch im Zielland der Fall sein. Manche Länder, wie beispielsweise Österreich und Frankreich, bestehen darauf, dass Entsandte vor Beginn ihrer Dienstreisen eine A1-Bescheinigung beantragen. Aufgrund der strengen Regelungen werden Verstöße auch entsprechend hart geahndet, beispielsweise mit hohen Bußgeldern.

Gelten im Empfangsstaat keine expliziten Vorschriften, so kann die Bescheinigung auch nachträglich angefordert werden. Dennoch gilt: Mit einer gültigen A1-Bescheinigung kann Problemen und möglichen Missverständnissen mit den nationalen Sozialbehörden im Empfangsstaat präventiv vorgebeugt werden.

Gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit

Von einer „gewöhnlichen Mehrfacherwerbstätigkeit“ spricht man dann, wenn Arbeitnehmer:innen regelmäßig in mehreren Mitgliedsstaaten der EU oder des EWR und der Schweiz erwerbstätig sind. Dies ist bereits der Fall, wenn Arbeitnehmer:innen für nur einen Tag im Monat oder aber fünf Tage im Quartal beruflich ins Ausland entsandt werden.

In solchen Fällen muss nicht für jede Dienstreise eine eigene A1-Bescheinigung beantragt werden. Stattdessen kann eine Dauerbescheinigung mit einer Laufzeit von bis zu fünf Jahren für alle Mitgliedsstaaten, in denen die Arbeit gewöhnlich ausgeübt wird, angefordert werden.

Die Anfrage für eine solche A1-Bescheinigung muss bei einem Wohnsitz in Deutschland bei der DVKA, der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland, beantragt werden.

Ein Beispiel:

Ein Fernfahrer transportiert mehrmals im Monat Güter von Deutschland über Österreich nach Italien. Da er seine Erwerbstätigkeit regelmäßig in mehreren Mitgliedsstaaten der EU oder des EWR ausübt, zählt der Fernfahrer zu den gewöhnlich Mehrfacherwerbstätigen. Er kann also bei der DVAK eine 5-Jahres A1-Bescheinigung für seine Entsendungen in die Länder Österreich und Italien beantragen.

FAQ – häufige Fragen rund um die A1-Bescheinigung

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Eine Dienstreise kostet den Arbeitgeber Geld. Im Schnitt etwas mehr als 150 € pro Mitarbeiter:in und Tag. Das führt dazu, dass viele Unternehmen das Geschäftsreisemanagement inhouse erledigen – dann übernimmt zum Beispiel das Backoffice neben der Buchhaltung auch das Travel Management, oder die Angestellten buchen ihre Geschäftsreisen einfach selbst. Was auf den ersten Blick sinnvoll erscheint, um zusätzliche Kosten für das Reisemanagement zu vermeiden, bewirkt in vielen Fällen aber eher das Gegenteil: Denn wer am Geschäftsreisemanagement spart, gefährdet die Produktivität seiner Mitarbeiter:innen – und zahlt am Ende sogar oft mehr.

Wir haben 1.000 Arbeitnehmer:innen in Deutschland gefragt, die regelmäßig geschäftlich verreisen, welchen Schwierigkeiten sie bei der Geschäftsreisebuchung begegnen. Das Ergebnis unserer Umfrage: 

• Knapp ein Drittel der Befragten ist genervt davon, Buchungen aus eigener Tasche vorfinanzieren zu müssen. 
• Ein Drittel der Befragten fühlt sich bei Änderungen und Stornierungen vom Arbeitgeber alleingelassen und nicht ausreichend unterstützt. 
• Etwa die Hälfte hat das Gefühl, die unternehmenseigenen Reiserichtlinien nicht richtig zu kennen oder zu verstehen. 
• Etwa ein Viertel ist der Meinung, dass es zu viele Einschränkungen gibt, und hält die Budgetgrenzen für unrealistisch. 

Genau deshalb lohnt es sich, das Geschäftsreisemanagement auszulagern – und zum Beispiel mit einem Reisebüro für Geschäftsreisen zusammenzuarbeiten. Für die Zufriedenheit Ihrer Reisenden, den Erfolg Ihrer Geschäftsreisen, die Compliance Ihrer Richtlinie und die Effizienz Ihres Business Travel Managements. Wir zeigen, wie Sie den passenden Dienstleister für Ihre Geschäftsreisen finden und worauf es ankommt.

Was ist ein Reisebüro für Geschäftsreisen?

Im Privaten sind die meisten Menschen mit dem Konzept des Reisebüros vertraut: Wer eine Urlaubsreise buchen möchte, erhält hier eine Reiseberatung vom Fachpersonal. In einem Beratungstermin kommunizieren Sie Ihre Vorstellungen, die Reiseexpert:innen vor Ort recherchieren verschiedene Optionen und bereiten Angebote für Sie vor, aus denen Sie wählen können. Sie zahlen und erhalten eine fertig gebuchte Pauschalreise mit allen notwendigen Informationen für Ihre Reise. 

Ein Reisebüro für Geschäftsreisen funktioniert im Grunde genauso – nur dass sich anstelle von Privatreisen alles um dienstliche Auswärtstätigkeiten dreht. Als Dienstleister bucht und verwaltet das Reisemanagement-Unternehmen die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter:innen. In der Regel arbeiten Sie dabei eng mit einer oder mehreren Ansprechpersonen im Reisebüro zusammen, die alle Anfragen innerhalb Ihrer Reiserichtlinie abwickeln und die Reisenden bei sämtlichen Anliegen unterstützen. So lassen sich Geschäftsreisen deutlich effizienter und organisierter managen: Sie können Ihre Reisekosten reduzieren, die Spesenabrechnung und den Buchungsprozess optimieren und das Reiseerlebnis für alle Beteiligten entspannter gestalten.

Das exakte Serviceangebot variiert von Reisebüro zu Reisebüro – und lässt sich deshalb kaum vollumfänglich beschreiben. Große Unternehmen in diesem Segment sind zum Beispiel oft rund um die Uhr und an mehreren Standorten erreichbar und bieten Support in zahlreichen Sprachen an, erheben dafür aber womöglich Servicegebühren für jeden Anruf. Kleinere Anbieter haben unter Umständen eingeschränkte Geschäftszeiten und sind weniger flexibel, bieten dafür aber Premium-Services zu moderaten Preisen. Nichtsdestotrotz gibt es ein Minimum an Leistungen, die alle Reisebüros für Dienstreisen bieten: 

1. Sie buchen Reisen für Mitarbeiter:innen. 
2. Sie bieten verschiedene Reiselösungen und -leistungen in einem Service. 
3. Sie unterstützen die Reisenden bei Stornierungen, Umbuchungen und Co. 
4. Sie verhandeln Gruppen- und Firmenpreise sowie Sonderkonditionen. 

Vorteile eines Geschäftsreisebüros

Es gibt viele Gründe, warum es sich lohnt, mit einem Reisebüro mit Firmendiensten zusammenzuarbeiten. Wir werfen einen Blick auf die wichtigsten Vorteile von professionellen Geschäftsreiseunternehmen: 

• Interne Ressourcen sparen: Für eine:n Vollzeit-Reisemanager:in fehlen Ihnen die Ressourcen – und vielleicht auch der Bedarf –, aber Ihr Büroteam trägt bereits die Verantwortung für zahlreiche andere Aufgaben. Das Reisebüro kümmert sich um die Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie um die Betreuung der Reisenden. Sie müssen kein Personal bereitstellen und haben den Kopf frei für andere To-dos. 
• Mit Expert:innen arbeiten: Im Reisebüro übernimmt geschultes Fachpersonal die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen. So profitieren Sie auf Ihren Reisen vom Know-how und von der jahrelangen Erfahrung des Dienstleisters. Ihre Reisen werden von Profis organisiert, ohne dass Sie selbst für die Aneignung der Expertise zuständig sind. 
• Zu guten Konditionen reisen: Reisebüros arbeiten oft eng mit bestimmten Anbietern zusammen und können deshalb besondere Konditionen aushandeln, von denen Sie für Ihre Geschäftsreisen profitieren können. Das schlägt sich zum Beispiel in Gruppentarifen fürs ganze Team, besseren Preisen oder Upgrades nieder.  
• Unterstützung erhalten: Auch während der Reise selbst kommt es immer wieder vor, dass die Reisenden Fragen haben oder eine persönliche Beratung benötigen. Wenn Sie die Reise auf eigene Faust planen, müssen hierfür die Reisemanager:innen oder Büroleiter:innen herhalten. Diese sind jedoch nicht immer verfügbar. Die Reiseberater:innen des Geschäftsreisebüros können hier entlasten. 
• Reisekosten aufschlüsseln: Um Budgets zu optimieren, müssen Sie genau wissen, wieviel Sie wofür ausgeben. Reisebüros können all Ihre Reisekosten nach Abteilungen oder Projekten aufschlüsseln und Ihnen strukturierte Berichte zur Verfügung stellen. Auch die Reisekostenabrechnung läuft reibungslos. 
• Fürsorgepflicht erfüllen: Arbeitgeber haben gegenüber ihren Arbeitnehmer:innen eine besondere Pflicht zur Fürsorge – auch während einer Dienstreise. Die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro bietet Ihnen die Möglichkeit, Risiken proaktiv zu erkennen und aufzudecken und die Sicherheit der Mitarbeiter:innen an erste Stelle zu setzen. Auch in Notfallsituationen. 
• Richtlinien einhalten: Jedes Unternehmen sollte konkrete Reiserichtlinien formuliert haben – ein Regelwerk, das die Buchung, den Ablauf und die Kosten von Geschäftsreisen strukturiert. Im Reisebüro stellt das Personal sicher, dass alle Buchungen richtlinienkonform erfolgen. Für eine bestmögliche Compliance.

Nachteile eines Reisebüros für Geschäftsreisen

Insbesondere was die Effizienz und die Betreuung anbelangt, bietet die enge Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen. Zumindest gegenüber einer selbstständigen Multi-Channel-Buchung. Diese fällt oft zeitintensiv und unstrukturiert aus, weil sie mit einem hohen Rechercheaufwand und zahlreichen Rückfragen einhergeht und die Informationen über verschiedene Kanäle eintrudeln. Trotzdem bringen Reisebüros auch einige Nachteile mit sich: 

• Veraltete Technologie: Viele Arbeitnehmer:innen sind heutzutage Digital Natives. Sie sind es gewohnt, digital zu (inter-)agieren und in Echtzeit zu kommunizieren. Bei vielen Reisebüros läuft die Kommunikation zu großen Teilen via Telefonanruf und E-Mail. Teils sind sogar Beratungstermine vor Ort notwendig. 
• Wenig Flexibilität: Bei Selbstbuchungen oder eigenständigen Recherchen können die Reisenden sich verschiedene Unterkünfte ansehen, zwischen mehreren Optionen wählen und die Buchungsparameter im Zweifel selbstständig anpassen. Diese Flexibilität schätzen viele Arbeitnehmer:innen. 
• Hohe Kosten: Reisebüros können zwar für einzelne Kund:innen Sonderpreise aushandeln, bieten grundsätzlich aber nicht die besten Preise. Hinzu kommen außerdem vergleichsweise hohe Gebühren für die einzelnen Aspekte der erbrachten Dienstleistungen. 
• Wenig Auswahl: Weil viele Reisebüros fest mit bestimmten Anbietern zusammenarbeiten, fehlt es ihrem Angebot oft an Vielseitigkeit. Vor allem günstige Airlines oder auch besondere Unterkünfte werden dadurch nicht abgedeckt, obwohl sie für Geschäftsreisen durchaus interessant sind. 

Das Gute: Wer seine Geschäftsreise mit professioneller Hilfe planen und buchen möchte, ist heute nicht mehr unbedingt auf ein Reisebüro angewiesen – sondern kann auch auf modernere Optionen zurückgreifen. 

Traditionelle Geschäftsreisebüros vs. Geschäftsreise-Plattformen: ein Vergleich

Dass Privatreisen mit einem Gang ins Reisebüro begannen, liegt bei vielen Reisenden schon eine ganze Weile zurück. Warum? Weil digitale Dienstleister und Online-Reisebüros wie Booking.com oder Expedia alle Services und Optionen vereinen, die den Verbraucher:innen bei der Buchung einer Reise wichtig sind: Komfort, Autonomie, ein intuitives Nutzererlebnis, eine mobile Anwendung sowie eine umfassende Reiseunterstützung – gepaart mit einer großen Auswahl an Flügen, Zugverbindungen, Unterkünften und Mietwagen. 

Ein ähnliches Service-Angebot wie bei privaten Urlaubsreisen wünschen sich auch viele Dienstreisende. Hinzu kommen außerdem die Interessen der Firma sowie zusätzliche Bedürfnisse, die sich aus dem beruflichen Anlass der Reise ergeben: 

1. Die Reiserichtlinien des Unternehmens sollten sich einfach integrieren lassen, damit sie bei der Buchung eingehalten werden können. 
2. Die Zahlung der Geschäftsreise sollte nicht aus eigener Tasche erfolgen, sondern nach Möglichkeit über die korrekte Kostenstelle laufen.   
3. Die Spesenabrechnung sollte automatisiert erfolgen und es sollten Spesen- und Reiseberichte zur Budgetanalyse bereitgestellt werden.

Professionelle Reisemanagement-Tools vereinen beide Aspekte miteinander: den persönlichen und den unternehmerischen. Um die Bedürfnisse der Reisenden zu bedienen und gleichzeitig die Anwendbarkeit für den beruflichen Kontext sicherzustellen, setzen Dienstreise-Apps auf eine Kombination aus Technologie und Expert:innen-Service. 

Während Menschlichkeit und Kundenbetreuung bei herkömmlichen Reisebüros – ob mit Firmendiensten oder ohne – fester Bestandteil der Dienstleistung sind, kommt der technologische Aspekt häufig zu kurz. Dabei sind moderne Technologien unverzichtbar, um Reisende mit einzubinden, Prozesse zu automatisieren und ein Maximum an Autonomie, Flexibilität und Mobilität zu ermöglichen. Wer das Beste aus seinen Geschäftsreisen herausholen möchte, setzt daher also auf eine Lösung, die beide Elemente miteinander vereint.  

So wählen Sie das passende Tool oder Reisebüro für Geschäftsreisen aus

Die Auswahl des passenden Partners für Ihr Geschäftsreisemanagement kann durchaus eine Herausforderung sein. Deshalb haben wir die wichtigsten Features für eine erfolgreiche Dienstreisebuchung für Sie zusammengefasst. 

Einfache Integration

Entscheiden Sie sich für ein Reiseunternehmen, das sich direkt und nahtlos in den Tech-Stack Ihres Unternehmens – also in die Gesamtheit der technischen Anwendungen, die Sie nutzen – integrieren lässt. Dadurch können Sie zeitaufwendige Prozesse wie das Ausgabenmanagement und die Reisekostenerstattung beschleunigen und sich doppelte Arbeitsschritte sparen. TravelPerk bietet eine Vielzahl an Integrationen mit beliebten Plattformen wie z. B. Divvy, Payhawk und vielen mehr. So können Sie all Ihre Lieblingstools miteinander kombinieren, Abläufe optimieren und jede Menge Zeit und Arbeit sparen. 

Bequeme Buchung 

Wählen Sie ein Tool, das mehrere Buchungswege ermöglicht. So können die Reisenden ihre Reisen selbst buchen, wenn sie das möchten, während zugleich auch alle Administrator:innen die Möglichkeit haben, einfach und problemlos Reisen für andere Mitarbeiter:innen zu buchen. Achten Sie außerdem auf eine intuitive Bedienung und einen vorgegebenen Flow, der die Buchenden durch alle wichtigen Entscheidungen führt. Eine Dienstreise-App ermöglicht es den Nutzer:innen, alle wichtigen Informationen mit dem Smartphone aufzurufen, und verbessert die Usability. Extra-Funktionen für Travel Manager:innen sorgen außerdem für mehr Sicherheit – beispielsweise indem sie durch eine leistungsstarke Nachverfolgung jederzeit überprüfen können, wo sich die einzelnen Mitarbeiter:innen gerade befinden. 

Große Reiseauswahl 

Stellen Sie sicher, dass das Reisebüro oder die Plattform Ihrer Wahl Ihren Reisenden Zugang zu allen gewünschten Fluglinien und Hotels bietet. So haben die Mitarbeiter:innen nicht mehr das Bedürfnis, sich anderweitig zu informieren oder über externe Anbieter zu buchen – weil die Auswahl groß genug ist und alle Wünsche und Vorstellungen bedient werden können. Gerade für längere Aufenthalte sind Ferienwohnungen zum Beispiel oft interessanter als Hotels. Integrieren Sie unkonventionelle Unterkunftsarten und günstige Optionen wie Billigfluganbieter und steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Reisenden, während Sie gleichzeitig die Reisekosten senken.   

Keine versteckten Kosten

Machen Sie sich vor der Anmeldung mit der Gebühren- oder Tarifstruktur des Reisemanagement-Unternehmens vertraut. Achten Sie darauf, dass Support-Anrufe oder Routinebuchungen kostenfrei beziehungsweise im Preis enthalten sind. Gehen Sie außerdem sicher, dass das Angebot auf die Größe und die Gewohnheiten Ihres Unternehmens abgestimmt ist: Wie viele Profile können Sie anlegen? Wie viele Buchungen sind inkludiert? Welche Service-Leistungen sind im Preis enthalten? All diese Fragen sollten Sie im Voraus klären – und dabei auch das Kleingedruckte lesen. 

Premium-Support während der Reise 

Im Verlauf der Reise sollen Ihre Arbeitnehmer:innen niemals auf sich allein gestellt sein. Wählen Sie eine Reisemanagement-Lösung, die einen 24/7-Kundenservice mit persönlicher Beratung bietet, sodass in Notfällen immer jemand erreichbar ist und in Echtzeit Hilfestellung geben kann. Egal, ob wichtige Informationen oder Daten verloren gegangen sind, der Flug storniert wurde und schnell eine Alternative her muss oder es Probleme mit der Unterkunft gibt: In all diesen Fällen sollten Ihnen die Reise-Expert:innen des Anbieters mit Rat und Tat zur Seite stehen und Sie aus der Ferne unterstützen. Am besten rund um die Uhr und in mehreren Sprachen. 

Integrierte Reiserichtlinien & Freigabeoptionen

Eine Dienstreise kann aus unternehmerischer Perspektive noch so erfolgreich verlaufen – wenn sie außerhalb der Richtlinie und jenseits der Budgetgrenze liegt, stellt sie wirtschaftlich trotzdem erstmal einen Misserfolg dar. Um die Compliance Ihrer Geschäftsreisen zu verbessern, brauchen Sie eine automatisierte Reiserichtlinie. Integrieren Sie Vorgaben, Zuständigkeiten, Budgetgrenzen und Freigabe-Workflows in Ihr Buchungstool und gehen Sie so sicher, dass alle zukünftigen Buchungen entweder richtlinienkonform erfolgen oder explizit genehmigt werden. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter:innen bei Selbstbuchungen nicht mehr überfordert, können keine Fehlbuchungen mehr tätigen und gewöhnen sich zunehmend an die Reiserichtlinie. Wählen Sie deshalb ein Tool mit Richtlinien-Funktion und machen Sie alle Mitarbeiter:innen damit vertraut. 

Echtzeit-Reiseberichte 

Transparente Budget- und Reiseanalysen helfen Ihnen dabei, Ihre Reiseausgaben in Zukunft zu verbessern – und Schwachstellen im System oder in Ihrer Richtlinie offenzulegen. Der erste Schritt in Richtung Übersichtlichkeit und Transparenz ist die Nutzung einer zentralen Buchungsplattform für alle Anliegen und alle Mitarbeiter:innen – so sind die Ausgaben nicht auf zahlreiche Kanäle verstreut und können zentral abgerufen werden. Wenn Sie zudem ein Reisebüro oder ein Online-Tool mit Reporting-Funktion nutzen, sparen Sie sich das Clustern der Belege: Ihr Geschäftsreise-Partner erstellt automatisierte Echtzeit-Berichte mit allen wichtigen Informationen für Ihr Finanzteam – auf Wunsch auch gefiltert nach Kostenstellen, Abteilungen oder Reisenden. Für einen besseren Überblick sowie einfachere und schnellere Reisekostenabrechnungen und -rückerstattungen.  

Flexible Lösungen 

Wer bei privaten Buchungen keine hervorragende Reiserücktrittsversicherung hat, bleibt im Falle von persönlichen Notfällen oft auf seinen Kosten sitzen – oder muss sich um einen Nachholtermin bemühen. Bei beruflichen Flugreisen oder Auswärtstätigkeiten allgemein sind Spontaneität und Flexibilität hingegen ein absolutes Muss. Auch wenn etwas Unerwartetes dazwischenkommt, ist es wichtig, dass das Unternehmen nicht auf den Kosten sitzen bleibt – unabhängig davon, wer für die Planänderung verantwortlich ist. Wir bei TravelPerk wissen, wie wichtig flexible Lösungen für die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens sind. Deshalb bekommen Sie mit FlexiPerk bei Stornierungen oder Planänderungen 80 Prozent Ihrer Reisekosten zurück. 

Innovativ & leicht skalierbar 

Das globale Geschäftsreisemanagement steckt noch in den Kinderschuhen. Moderne Technologien entwickeln sich in rasanter Geschwindigkeit weiter und bringen viel Potenzial mit sich, um die Geschäftsreisebranche mit neuen Services stetig weiterzuentwickeln. Wählen Sie also ein Reisemanagement-Unternehmen, das auf innovative Dienstleistungen setzt, die Zukunft im Blick behält und skalierbare Lösungen für wachsende Teams bietet. 

Unterstützung von nachhaltigem Reisen 

Bei Dienstreisen steht in der Regel der wirtschaftliche Aspekt im Vordergrund: Weite Strecken müssen möglichst schnell zurückgelegt werden, um keine Zeit zu verlieren und die Produktivität hochzuhalten. Die Umwelt rückt dabei oft in den Hintergrund. Höchste Zeit, umzudenken. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und entscheiden Sie sich für ein Geschäftsreisebüro, das nachhaltige Alternativen bietet – seien es nachhaltige Unterkünfte, Zugreisen oder Kompensationsmaßnahmen zur Reduktion Ihres CO₂-Fußabdrucks bei Flugreisen und Co. Mithilfe von GreenPerk gleichen Sie Ihre Geschäftsreise-Emissionen aus und investieren in zertifizierte Klima- und Umweltschutz-Projekte. 

Beliebte Reisebuchungsunternehmen für Geschäftsreisen

Geschäftsreisemanagement-Tools gibt es viele:

• TravelPerk
• SAP Concur
• Egencia
• Expensify
• BCD Travel
• Lanes & Planes 
• CWT
• FCM Travel
• Navan
• Corporate Traveler
• u. v. m.

Welche die Plattform Ihrer Wahl ist, hängt letztlich vor allem von Ihren Bedürfnissen und Ihren Reisegewohnheiten ab. Wir informieren Sie zu verschiedenen Geschäftsreiseanbietern und ihren Funktionen – so fällt die Entscheidung am Ende vielleicht etwas leichter.  

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