Die Top 6 der Reise- und Kostenmanagementsoftware 2022

Die Durchschnittskosten für Geschäftsreisen in den USA betragen 1293 $. Da die Geschäftsreisekosten immer weiter steigen, ist es entscheidend, dass Unternehmen den Überblick über ihre Reisekosten behalten.

Reisemanagement erfordert zwar viel Arbeit – aber mit Kostenmanagementlösungen haben Sie einen guten Überblick über Ihre gesamten Reisekosten.

In diesem Artikel behandeln wir Folgendes:

• Was ist eine Reise- und Kostenmanagementsoftware?
• Wann sollte man nach einer Reise- und Kostenmanagementlösung suchen?
• Worauf sollte man bei Reise- und Kostenmanagement-Software achten?
• 6 der besten Reise- und Kostenmanagementlösungen

Mit den richtigen Tools und der richtigen Software kann man Geschäftsreisen viel einfacher buchen, ändern und verwalten. Diese Lösungen können auch helfen, Geld zu sparen und übermäßige Ausgaben zu vermeiden, was für Kleinunternehmen mit begrenzten Budgets unerlässlich ist.

Was ist eine Reise- und Kostenmanagementsoftware?

Bei Reise- und Kostenmanagementsoftware handelt es sich um ein Komplettsystem, mit dem Sie Ihre Geschäftsreiseausgaben verwalten und verfolgen können. Ob Sie Reisen buchen, sich um reisende Mitarbeiter kümmern oder Spesenabrechnungen erstellen –Reise- und Kostenmanagementsoftware ist ein Muss für Unternehmen, deren Mitarbeiter auf Geschäftsreise gehen.

Unternehmen aller Art können von Geschäftsreise- und Kostenmanagementsoftware profitieren. Entscheidend ist, dass Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Geschäftsreiseausgaben haben und bei Schwierigkeiten auf einen erfahrenen Kundendienst zählen können. Es hilft Ihnen auch, Ihre Reisen in Übereinstimmung mit Ihren Geschäftsreiserichtlinien zu buchen und Ihren Rechnungsprozess zu optimieren.

Sehen wir uns an, wann genau Ihr Unternehmen über eine Investition in eine Reise- und Kostenmanagementlösung nachdenken sollte.

Wann sollte man nach einer Reise- und Kostenmanagementlösung suchen?

Woher wissen Sie, ob Ihr Unternehmen von einer Reise- und Kostenmanagementlösung profitieren könnte?

Die Anzeichen sind leicht zu erkennen – werfen wir einen Blick darauf:

Ihr Unternehmen gibt zu viel Geld für Geschäftsreisen aus

Als Unternehmen kann man leicht zu viel für Geschäftsreisen ausgeben – mithilfe von Reise- und Kostenmanagementlösungen können Sie herausfinden, an welchen Stellen Sie beim Reisebudget sparen könnten.

Eine Software für Reisen und Kosten kann Ihnen auch dabei helfen, bessere Angebote für Reise und Unterkünfte mit ausgehandelten Preisen zu finden. Bessere Angebote helfen Ihnen wiederum, Ihre gesamten Reisekosten zu senken – was das Leben Ihres Geschäftsreisemanagers enorm erleichtert.

Reise- und Kostenmanagementlösungen sind ein Win-win-Geschäft, wenn es um die Einsparung von Reisekosten geht.

Die Berichterstattung für Geschäftsreisen ist mühsam

Geschäftsreisen sind ein Balanceakt. Und wie Sie oft feststellen werden, ist die Arbeitsbelastung Ihres Finanzchefs viel zu hoch. Wenn man bedenkt, dass 96 % der Arbeitnehmer der Meinung sind, dass Einfühlungsvermögen für die Verbesserung der Mitarbeiterbindung entscheidend ist, sollte man seinem Personal die nötige Aufmerksamkeit schenken.

Reise- und Kostenmanagementsoftware kann Teil einer Lösung für Mitarbeiter sein, die für die Organisation von Geschäftsreisen, die Nachverfolgung und die Überwachung verantwortlich sind. Eine Reise- und Kostenmanagement-Softwarelösung kann zu einem besseren Umgang mit Unternehmensausgaben beitragen und Ihrem Reisemanager eine bessere Erfahrung bieten.

Ihre Geschäftsreisen sind ineffizient und unübersichtlich

Wenn Ihre Mitarbeiter bezüglich Geschäftsreisen auf Vermutungen angewiesen sind, kann eine solche Reise- und Kostenmanagementsoftware hilfreich sein.

Mitarbeiter sollten sich auf ihren Geschäftsreisen sicher fühlen und wissen, welche Bestimmungen gelten, wie zum Beispiel die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Dies bedeutet auch, dass sie die nötige Unterstützung erhalten, um Reisen effizient und im Rahmen der Reisebestimmungen des Unternehmens zu buchen.

Mithilfe von Reise- und Kostenmanagementlösungen können Sie Geschäftsreisen von Anfang bis Ende optimieren. Die intuitive Technologie ermöglicht einen reibungsloseren Buchungsprozess, während der angebotene Support garantiert, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit auf dem Laufenden sind.

Worauf sollte man bei Reise- und Kostenmanagement-Software achten?

Wer sich für einen Reise- und Kostenmanagement-Service entscheidet, sollte wissen, auf welche Funktionen man achten sollte.

Auch ein Reisemanagement-Unternehmen wäre eine Möglichkeit – neben dem Kostenmanagement ermöglichen diese Plattformen Unternehmen, alle Aspekte der Geschäftsreisen zu verwalten. Ob Reisen gebucht, Geschäftsreisende nachverfolgt, Flüge geändert oder andere Geschäftsreisebedürfnisse erfüllt werden – Reisemanagementlösungen können Ihre Geschäftsreisen vereinfachen.

Wenn ein Team oder Manager für die Buchung von Geschäftsreisen zuständig ist, sollten die folgenden Faktoren und deren Wichtigkeit für die individuellen Reisebedürfnisse berücksichtigt werden.

Eine benutzerfreundliche Reisemanagementplattform

Eine gute Funktion, die Sie bei Ihrem Reise- und Kostenmanagement-Softwareanbieter berücksichtigen sollten, ist die Benutzerfreundlichkeit. Sie müssen darauf achten, dass alle Mitarbeiter die Plattform nutzen können – von Ihren IT-Praktikanten bis zu Ihrem Geschäftsführer.

Software, deren Verwendung schwierig ist, lässt Raum für leichtsinnige Fehler – der Prozess sollte so einfach wie möglich gestaltet werden.

Sehen Sie sich die Dashboards an, die Nutzer bei der Verwendung der Software sehen können – sind sie unübersichtlich und veraltet? Oder sind sie intuitiv und modern? Man sollte sich für eine Lösung entscheiden, in der sich jeder im Unternehmen leicht zurechtfinden kann – ob Reisemanager oder reisende Mitarbeiter.

Suchen Sie eine Kostensoftware, die einen umfassenden Ansatz zum Einarbeiten bietet oder – noch besser – eine Lösung, die für das Geschäftsreisemanagement keine detaillierten Kenntnisse voraussetzt. Wenn es möglich ist, sollten Sie eine Demo anfordern, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden.

Mehrere Benutzerprofile für reibungsloses Reisemanagement

Die Möglichkeit, mehrere Benutzerprofile zu erstellen, ist für die Verwaltung Ihres Geschäftsreiseprogramms unverzichtbar. Verschiedene Mitarbeiter haben auch verschiedene Funktionen – nicht alle benötigen den gleichen Zugriff auf Ihre Reisemanagementlösung. Zum Beispiel muss das Finanzteam auf alle Kosteninformationen zugreifen können – der Praktikant der Marketingabteilung, der sich um Ihre sozialen Netzwerke kümmert, jedoch nicht.

Dies erleichtert den Alltag besonders im Bereich Ausgabenmanagement und Buchhaltung. Benutzerprofile gewährleisten, dass Ihr Team Ausgaben für jeden einzelnen Nutzer ganz einfach auf einen Blick verwalten kann – statt erst enträtseln zu müssen, wer was ausgegeben hat.

Wenn Sie eine Softwarelösung wie diese nutzen, können im Hinblick auf die Unternehmensausgaben mehrere Benutzerprofile von Vorteil sein, wobei diejenigen getrennt werden können, die mehr Budget als andere haben. Dies ist auch nützlich, wenn mehrere Führungskräfte ihre eigene Firmenkreditkarte und zusätzliche Leistungen haben.

Integration und Einhaltung von Reiserichtlinien

Ihre Firma hat vermutlich Unternehmens- oder Ausgabenrichtlinien für Geschäftsreisen festgelegt (wenn dies nicht der Fall ist, können Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Richtlinien gerne unsere Muster-Reiserichtlinien für Mitarbeiter zurate ziehen).

Ihre Reiserichtlinien sollen einen Überblick über die Bestimmungen für Reiseausgaben bieten und gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter Ihr Reisebudget nicht überschreiten. Die von Ihnen gewählte Software sollte in Ihre Reiserichtlinien integriert werden können. Auf diese Weise können Sie die Reisekosten verfolgen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auf ihren Reisen innerhalb des Budgets bleiben.

Reibungsloser Rückerstattungsprozess

Ein genauer Überblick über die Geschäftsausgaben ist für eine gesunde Unternehmensführung von entscheidender Bedeutung, vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen.

Die Rückerstattung der Kosten von Mitarbeitern sollte Priorität sein, besonders wenn das Unternehmen, für das sie arbeiten, zunächst eine Zahlung aus eigener Tasche verlangt – dies wirkt sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Funktionen zur Kostenverfolgung und zum Scannen von Belegen helfen, Ausgaben und Erstattungen effizient zu erledigen. Zum Beispiel garantiert das Scannen von Belegen, dass alle Mitarbeiter genaue Angaben über die Ausgaben bereitstellen und Sie darüber einen Nachweis für Umsatzsteuer- und sonstige Steuerzwecke haben.

Genehmigungsworkflow und Berichterstattung automatisieren

Sie brauchen eine Lösung, mit der Sie Reiseberichte und Workflow-Regeln auf ideale Weise automatisieren können. Dies hilft, den Geschäftsreiseprozess von Anfang bis Ende zu beschleunigen.

Egal, ob es um die Genehmigung von vorgeschlagenen Reisen oder die Automatisierung des Rechnungsprozesses geht – Sie brauchen ein Tool, das Ihre Reisebuchung und Ihre Berichterstattung optimiert.

Nahtlose Integrationen mit vorhandenen Tools

Die meisten Reise- und Kostenmanagementsysteme bieten eine Vielzahl von Drittanbieter-Integrationen – wenn nicht, sollten Sie vielleicht eine andere Lösung in Betracht ziehen. Integrationen sind für einen reibungslosen Reisemanagementprozess notwendig.

Sie sollten nach Integrationsmöglichkeiten für Tools suchen, die Sie neben Ihren Lösungen nutzen, zum Beispiel:

• Buchhaltungssoftware
• Reisemanagementsoftware
• Zeiterfassungstools
• HR-Tools
• Teammanagementsoftware
• Kalendersoftware

Die Integrationsmöglichkeiten unterscheiden sich von Lösung zu Lösung. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie eine Reise- und Kostenmanagementlösung wählen, die mit allen Programmen integriert werden kann, die Sie brauchen.

Die besten Reise- und Kostenmanagementlösungen

Jetzt wissen Sie, worauf Sie bei Ihrer Softwarelösung für das Reisekostenmanagement achten sollten. Sehen wir uns nun die sechs besten verfügbaren Softwareprogramme an. Zum Thema Geschäftsreisebuchungen finden Sie hier einige hilfreiche Vorschläge für Plattformen, die Sie 2022 nutzen können.

1. TravelPerk

TravelPerk ist eine Plattform für Geschäftsreisemanagement, über die Kunden ihre Geschäftsreisen ganz einfach buchen und verwalten können. Die Lösung kann mit anderen Tools integriert werden, darunter viele gängige Kostenmanagementlösungen wie Rydoo, Yokoy und Circula. So wird sichergestellt, dass Sie alles, was Sie brauchen, auf einer einzigen benutzerfreundlichen Plattform haben.

Die wichtigsten Vorteile von TravelPerk sind:

• Zugriff auf mehrere Benutzerprofile für die Reisebuchung
• Gästeprofile für Nicht-Mitarbeiter, die ihre Geschäftsreisen buchen und verwalten müssen
• Einhaltung der Unternehmensrichtlinien bei angebotenen Buchungsoptionen
• Drittanbieter-Integrationen mit gängigen Tools wie Expensify, Payhawk und BambooHR
• Hervorragender Rund-um-die-Uhr-Kundendienst mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden
• Erweiterte Berichterstattung und Einblicke für einen umfassenden Überblick über die Ausgaben
• Schnelle Lösungen zur Mehrwertsteuererstattung – erfahren Sie mit dem Rechner von TravelPerk zur MwSt.-Erstattung, wie viel Sie sparen könnten

TravelPerk bietet außerdem eine flexible Reiselösung – FlexiPerk – zur Begrenzung unnötiger Reisekosten für Unternehmen. Mit FlexiPerk können Unternehmen 80 % ihres Geldes zurückfordern, wenn sie bis zu zwei Stunden im Voraus stornieren.

Außerdem können Unternehmen mit GreenPerk ihre Nachhaltigkeitsziele im Auge behalten–der CO₂-Kompensationslösung von TravelPerk. Unternehmen können Geschäftsreisen buchen und gleichzeitig die Umwelt schützen. Zudem können sie grüne Initiativen unterstützen, die vom Nachhaltigkeitsteam von TravelPerk ausgewählt wurden.

Die umfassende Reisemanagementlösung von TravelPerk ist einfach zu nutzen und die Kostenmanagement-Integrationen ermöglichen einen einfachen Arbeitsablauf bei allen Geschäftsreisebedürfnissen. TravelPerk bietet alles, was Sie von Ihrer Reise- und Kostenmanagementlösung brauchen.

Testen Sie TravelPerk noch heute und überzeugen Sie sich selbst von den hochwertigen, professionellen Dienstleistungen. Vereinfachen Sie jetzt Ihren Geschäftsreiseprozess.

2. Fyle

Fyle ist eine Kostenmanagementsoftware, mit der Unternehmen und Mitarbeiter den Kosten- und Erstattungsprozess besser verwalten können. Neben der Integration von Buchhaltungs- und Mitarbeiterdaten lässt sich Fyle auch mit TravelPerk integrieren, um eine nahtlose Reisekostenabrechnung zu bieten. Es gibt Finanzmanagern die volle Kontrolle und Transparenz über Reise- und Kostenmanagementprozesse.

Die wichtigsten Vorteile von Fyle sind:

• Einfache Verwaltung von Belegen und Geschäftsreisedaten
• Speicherung oder Übermittlung von digitalen Spesenabrechnungen über ein zentrales Dashboard
• Einhaltung der festgelegten Richtlinien für die Geschäftsreisekostenerstattung
• Zugriff auf Kreditkartenmanagement-Software – nützlich für die Überwachung und Bearbeitung von Firmenkreditkarten

Zwar kann Fyle bei der Organisation von Geschäftsreisen nicht helfen, aber seine Integration mit TravelPerk bietet Reisemanagern eine Plattform, auf der sie alle Geschäftsreiseprozesse verwalten können. Alle mit TravelPerk gebuchten Reisen werden in Fyle als Kostenpunkt erstellt, wobei der Buchung Rechnungen als Anhänge hinzugefügt werden. Die beiden Lösungen arbeiten Hand in Hand, um Ihnen einen kompletten Überblick über Ihre Reisekosten zu geben.

Fyle bietet eine einfache Plattform, die – wenn sie mit Ihren bevorzugten Lösungen integriert wird – einen nahtlosen Reise- und Kostenmanagementprozess ermöglicht.

3. SAP Concur

SAP Concur ist eine All-in-one-Software für Reise- und Kostenmanagement. Sie hilft Ihnen, Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren – für ein unkompliziertes Reisemanagement. Ob es sich um Hotels, Flugtickets oder Taxis handelt: Alles ist abgedeckt.

Die wichtigsten Vorteile von SAP Concur sind:

• Verringerung der Gesamtkosten dank voller Kontrolle über Ihr Reise- und Ausgabenmanagement
• Verbesserung Ihrer Compliance und zusätzliche Risikominimierung
• Einfache Implementierungen mit Cloud-Lösungen
• Eine skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen
• Für Mobilgeräte optimiert – für alle, die mobile Apps nutzen möchten

SAP Concur bietet wie TravelPerk eine Komplettlösung für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Ausgaben. TravelPerk hat jedoch für kleinere Unternehmen noch viel mehr zu bieten, wenn es um die Buchung von Geschäftsreisen geht:

• Ein größeres Inventar bedeutet, dass TravelPerk bessere Angebote aus einer größeren Auswahl an Reiseanbietern bietet, einschließlich Flügen, Unterkünften und Mietwagen.
• Die Preise von SAP Concur können schwer abzuschätzen sein, da viele Funktionen optionale Ergänzungen sind. Bei TravelPerk zahlen Sie nur, wenn Sie reisen – es fallen also keine unerwarteten Gebühren oder Add-ons an.
• Die Plattform von TravelPerk ist einfach zu implementieren und zu nutzen, während Nutzer von SAP Concur das Tool oft als „schwerfällig und nicht einfach zu bedienen“ bezeichnen.

Mit TravelPerk können Unternehmen bei Reisen Geld sparen und Ausgaben problemlos und mühelos verwalten. SAP Concur bietet ähnliche Lösungen, nur ohne die intuitive Benutzeroberfläche und das kompetente Support-Team.

4. TravelBank

TravelBank ist eine weitere Plattform, die Kosten- und Reisemanagement an einem Ort anbietet. TravelBank hilft Ihnen, Ihr Reise- und Kostenmanagement mit diversen Lösungen zu optimieren.

Die wichtigsten Vorteile laut TravelBank:

• Benutzerfreundliches Design und schneller Kostenerstattungsprozess
• Erstellung und Bereitstellung von Kunden-Reiserichtlinien und Aufwandsentschädigungen
• Rund-um-die-Uhr-Kundendienst für reisende Mitarbeiter
• Importieren von Transaktionen von persönlichen Karten und Unternehmenskarten/Banken für ein schnelles Kostenmanagement

TravelBank bietet ähnliche Vorteile wie TravelPerk, doch letzteres bleibt durch seine vielen zusätzlichen Möglichkeiten klar die Nummer eins:

• FlexiPerk von TravelPerk bietet flexible Reisemöglichkeiten für Unternehmen
• Mit TravelPerk zahlen Sie nur, wenn Sie reisen – TravelBank bietet seinen Service nur im Abonnement
• TravelPerk bietet mehr Drittanbieter-Integrationen als TravelBank

Insgesamt berichten Nutzer, dass TravelPerk einfacher einzurichten, zu nutzen und zu verwalten ist als TravelBank. Die Rezensenten meinen, dass TravelPerk ihre Bedürfnisse besser erfüllt als TravelBankund dass es den hochwertigen Supportdes TravelPerk-Kundenserviceteams sonst nirgends gibt.

5. Zoho Expense

Zoho Expense gilt als eine der besten Kostenmanagement-Plattformen für Unternehmen. Es bietet Unternehmen jeder Größe Lösungen für Kostenmanagement und Geschäftsreisen. Es ist eine hervorragende Lösung für wachsende Unternehmen, die einfache und skalierbare Kostenmanagementlösungen brauchen.

Die wichtigsten Vorteile laut Zoho Expense:

• Optimierte Geschäftsreisen mit automatisierter Spesenabrechnung für jede Reise
• Benachrichtigungen von Teammitgliedern über Aktualisierungen und Änderungen
• Echtzeit-Ausgabentransparenz für einen aktuellen Überblick über alle Kostendaten
• Analysen, die erforderliche Änderungen aufzeigen, die das Reise- und Kostenmanagement verbessern

Während Zoho Expense eine umfassende Reihe von Funktionen bietet, gibt es Bereiche, mit denen die Kunden nicht ganz zufrieden sind – wie zum Beispiel der Kundendienst und Inventar. TravelPerk kümmert sich um diese wichtigen Bereiche mit folgenden Angeboten:

• Hochwertiger Rund-um-die-Uhr-Kundendienst mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden
• Ein branchenführendes Inventar mit den besten Angeboten auf dem Markt
• Wichtige Funktionen wie CO₂-Kompensation und Mehrwertsteuererstattung
• Eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche und ein einfacher Workflow

Zoho Expense bietet hauptsächlich Kostenmanagement an, was bedeutet, dass die Lösung im Bereich Geschäftsreisen eher weniger zu bieten hat. TravelPerk bietet einen nahtlosen Ansatz für Geschäftsreisen und Kostenmanagement, mit einer innovativen Plattform und intuitiven Integrationen. Zudem bewerten Nutzer TravelPerk in allen wichtigen Bereichen besser als Zoho – zum Beispiel bei Benutzerfreundlichkeit, Supportqualität und Produktausrichtung.

6. Emburse Certify

Emburse Certify ist eine Kostenmanagementsoftware, die sowohl die Möglichkeit bietet, Reisen über das in die Plattform integrierte Buchungstool oder durch Integration mit einem anderen Reisemanagementsystem zu buchen.

Mit Emburse Certify können Sie auf einer einzigen Plattform Spesenabrechnungen erstellen, Verbindlichkeiten organisieren und Rechnungen schnell verwalten.

Die wichtigsten Vorteile laut Emburse Certify:

• Workflows für eine effiziente, zuverlässige und datenreiche Verwaltung von Mitarbeiterausgaben
• Richtlinienkonformität durch integrierte Richtlinienkontrollen
• Unterstützt über 140 Währungen und 64 Sprachen

Emburse Certify bietet eine leistungsstarke Kostenmanagementlösung für große wie auch kleine Unternehmen, die in Verbindung mit einer Reisemanagementlösung wie TravelPerk sicherstellt, dass Sie alle Reisen und Ausgaben unter Kontrolle haben. Mit TravelPerk können Sie alle Aspekte von Geschäftsreisen verwalten, während Emburse Certify den Kostenmanagementprozess optimiert – eine himmlische Kombination.

Investition in Reise- und Kostenmanagementsoftware

Reise- und Kostenmanagementlösungen können Unternehmen bei der Organisation und Verwaltung von Geschäftsreisen und den damit verbundenen Ausgaben helfen. Mit dem richtigen Kostenmanagementprozess haben Unternehmen weniger Kosten und weniger Mühe. Eine umfassende Reise- und Kostenmanagementlösung hilft sowohl dem Reisemanager als auch dem Finanzchef bei der Erstellung kostengünstigerer Reiseprogramme. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie TravelPerk Ihre Geschäftsreisen vereinfachen und wichtige Erkenntnisse für eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Reiseprozesse bereitstellen kann.