Top 10 der besten kostenlosen Reisemanagementsoftware 2023

Geschäftsreisekosten stellen oft einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben eines Unternehmens dar, weshalb viele Unternehmen nach kostengünstigen Tools suchen, die ihnen bei der Verwaltung ihrer Reiseprogramme und bei der Kostensenkung helfen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die 10 besten kostenlosen Reisemanagement-Apps, Reiseunternehmen und Softwarelösungen (einschließlich einer Analyse der Funktionen und Preise), mit denen Ihr Unternehmen Geschäftsreisen optimieren, Reisekosten verwalten und die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherstellen kann.

Sollte mein Unternehmen eine Reisemanagementsoftware nutzen?

Ja! Sowohl kleine Unternehmen und Start-ups als auch große Unternehmen brauchen ein Managementsystem für Geschäftsreisen, um ihre Reiseprogramme zu verwalten. Eine der einfachsten Möglichkeiten, um die Kosten von Geschäftsreisen zu verringern, ist die Nutzung einer der vielen Geschäftsreisedienstleistungen für kleine Unternehmen auf dem Markt.

Wenn Unternehmen Prozesse nutzen, die nicht für die Reisen ihrer Mitarbeiter konzipiert oder optimiert sind, verlieren sie während des gesamten Buchungszyklus mit hoher Wahrscheinlichkeit wertvolle Zeit, Geld und Ressourcen.

Hier sind nur einige Gründe, warum Ihr Unternehmen Reisemanagementsoftware braucht:

• Der Buchungsprozess kann in wenigen Minuten und mit wenigen Klicks abgeschlossen werden
• Sie können erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, indem Sie auf ausgehandelte Preise zurückgreifen sowie größere Reiseinventare nutzen können und Rechnungen erhalten, bei denen die Mehrwertsteuer erstattet werden kann
• Sie können die Kosten der Reisen und Ausgaben senken, wenn Sie Ihre Reiserichtlinien in die Software integrieren
• Mitarbeiter können ihre Reisen selbst buchen, wodurch das Mikromanagement der traditionellen Buchungsprozesse verringert wird
• Sie können Ihrer Verwaltungsabteilung die Bearbeitung aller Reisevorbereitungen, Buchungsanfragen, Reiseplanänderungen und Stornierungen abnehmen

Worauf man bei einer Reisemanagementsoftware achten sollte

Von Legacy-Systemen zu mobilen Apps – auf dem Markt gibt es viele Reisesoftware-Optionen zur Auswahl. Das sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei Ihrer Suche nach einer Reisemanagementsoftware achten sollten:

• Die Möglichkeit, Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflows zu integrieren
• Zugriff auf Echtzeit-Reisekostendaten und Berichtsfunktionen
• Eine einfache und intuitive Benutzererfahrung mit der Möglichkeit, selbstständig zu buchen
• Zugang zu einem rund um die Uhr verfügbaren Kundendienst
• Umfangreiche Inventare und flexible Buchungsmöglichkeiten
• Konsolidiertes Rechnungsmanagement

Top 10 der kostenlosen Softwaretools fürs Reisemanagement

Nicht alle kostenlosen Reisemanagementsoftwares sind gleich. Während es sich bei manchen um durchgängige Tools handelt, helfen Ihnen andere nur bei der Verwaltung der Reisekostenprozesse. Hier haben wir die besten kostenlosen Reisemanagement-Softwarelösungen für die Buchung von Geschäftsreisen, Kostenmanagementsoftwares und nützliche Add-ons zusammengestellt.

Die besten kostenlosen Reisemanagement-Apps zur Verwaltung von Geschäftsreisen

1. TravelPerk

TravelPerk ist ein Reisemanagement-Unternehmen, mit dem Nutzer ihren gesamten Buchungsprozess für Geschäftsreisen über eine zentralisierte, digitale und durchgängige Plattform verwalten können.

Neben dem Zugriff auf ein branchenführendes Reiseinventar für Flüge und Unterkünfte können Nutzer mit TravelPerk außerdem von einer Lösung zur Mehrwertsteuererstattung, vom CO₂-Kompensationsprogramm und von der Stornierungsrichtlinie FlexiPerk profitieren, mit der Geschäftsreisevereinbarungen bis zu zwei Stunden vor der Abreise storniert werden können und Sie garantiert 80 % zurückerstattet bekommen.

Eine gute Reisemanagementlösung sollte Integrationen mit den gängigsten Kostenmanagementtools ermöglichen. TravelPerk bietet 18 verschiedene Kostenmanagement-Integrationen und einen riesigen Katalog mit weiteren Drittanbieter-Integrationen, die ebenfalls zur Prozessoptimierung beitragen.

Weitere wichtige Funktionen von TravelPerk:

• Ein benutzerfreundliches, intuitives Online-Buchungstool
• Ein Freemium-Modell, einfache Preisgestaltung und keine Mindestvertragslaufzeit
• Keine weiteren monatlichen Gebühren, keine versteckten Gebühren
• Umfassende und aktuelle Reisewarnungen für mehr Sicherheit
• Automatisierte Reiserichtlinien und ein Genehmigungssystem in der App
• Umfangreiche Berichtsmöglichkeiten und Ausgaben-Dashboards
• Eine Risikomanagementlösung
• Ein vereinfachter Reisekostenprozess
• Unterstützung bei Geschäftsreisen rund um die Uhr

Wie Sie feststellen werden, ist TravelPerk das einzige Unternehmen auf dieser Liste, das sich ausschließlich auf Geschäftsreisemanagement und die Bedürfnisse von Unternehmen konzentriert. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie TravelPerk das Geschäftsreiseprogramm Ihres Unternehmens kostenlos optimieren kann, kontaktieren Sie uns gerne noch heute für eine kostenlose Demo.

Preise von TravelPerk

Unternehmen können kostenlos auf die TravelPerk-Plattform und die folgenden nützlichen Funktionen zugreifen:

• Zugriff auf ein umfangreiches Reiseinventar mit Flügen, Hotels, Zügen und Autos
• Kundendienst rund um die Uhr
• Berichte mit Reisedaten
• Konsolidierte Rechnungsstellung
• Reisebüroservice
• Zugriff auf exklusiv ausgehandelte Preise von TravelPerk

Das Premium-Paket kostet 15 $ pro Reise und umfasst Richtlinien und Genehmigungsprozesse, das Risikomanagement von TravelCare, die FlexiPerk-Stornierungsrichtlinien und einen Concierge-Service.

Das Pro-Paket kostet 25 $ pro Reise und umfasst eine API für Ausgaben, Budgets per Kostenstelle, einen Service für Preisverhandlungen und den Zugriff auf exklusiv ausgehandelte Preise.

2. Booking.com

Booking.com ist ein Online-Reisebüro und Online-Marktplatz. Nutzer können nach Optionen für Unterkünfte, Flüge, Mietwagen und Pauschalangebote suchen. Die Suchplattform ist in 43 Sprachen verfügbar. Das Unternehmen bietet ein Prämienprogramm und diverse ermäßigte Buchungsoptionen.

Zu den wichtigsten Funktionen von Booking.com gehören:

• Erweiterte Suchfilter
• Mehrsprachiger Kundendienst
• Bestpreisgarantie-Funktion

Das Unternehmen bietet auch eine Buchungsoption für Geschäftsreisen an, Booking.com for Business. Da die Plattform jedoch in erster Linie für Freizeitreisen konzipiert wurde, fehlen viele Funktionen für Unternehmen.

Zum Beispiel bietet Booking.com neben den Unterkunftsoptionen kein großes Inventar für diverse Verkehrsmittel. Zudem gibt es keine Funktion zur Mehrwertsteuererstattung, kein CO₂-Kompensationsprogramm, keine Integrationen mit Drittanbieter-Lösungen und keine Funktion zur Nachverfolgung von Reisenden.

Wenngleich die Plattform von Booking.com einfach zu nutzen ist, bietet die Nutzung einer Reisemanagementplattform für Unternehmen mehrere Möglichkeiten einer Kosteneinsparung. Zum Beispiel können Reisemanagement-Unternehmen die besten Angebote ermitteln und erhebliche Unternehmensrabatte aushandeln, während eine Skalierung je nach Ihren Geschäftsanforderungen möglich ist. Zudem ist es viel schwieriger, mehrere Rechnungen zu verfolgen, wenn eine große Anzahl von Buchungen über eine Plattform wie Booking.com getätigt wird.

Preise von Booking.com

Booking.com kann kostenlos genutzt werden, aber Drittanbieter-Aggregatoren berechnen häufig kundenspezifische Gebühren.

3. Kayak for Business

Kayak for Business ist eine kostenlose Suchmaschine für die Suche und Buchung von Reisen, die genauso funktioniert wie deren Verbraucherplattform Kayak. Es handelt sich um eine Reise-Aggregator-Plattform, die Hunderte von Reisewebsites durchsucht, um Flug-, Hotel- und Mietwagenoptionen zu finden und anzuzeigen.

Nutzer können automatisch Reisepläne erstellen, die Fluginformationen, Bordkarten, Hotel und Restaurantreservierungen enthalten. Zudem können Unternehmen ihre Reiserichtlinien in Kayak for Business integrieren, sodass Vorgesetzte ganz einfach sehen können, ob eine Reise in Übereinstimmung mit den Richtlinien gebucht wird.

Weitere wichtige Funktionen von Kayak for Business:

• Ermäßigte Preise für Unternehmen
• Prämienprogramm mit Punkten
• Preisalarm-Funktion
• Berichts- und Tracking-Funktion
• Integration von Ausgaben
• Preisprognosen

Da es sich bei Kayak for Business jedoch um eine Suchmaschine handelt, umfasst die Lösung keine Kundendienstfunktion. Tatsächlich werden Rückerstattungen, Reiseänderungen und Stornierungen von den Anbietern selbst abgewickelt.

Preise von Kayak for Business

Kayak for Business ist kostenlos nutzbar, allerdings haben Nutzer keinen Zugriff auf eine Kundendienstfunktion. Alle Änderungen, Stornierungen und Rückerstattungen müssen über den ursprünglichen Anbieter abgewickelt werden; ausgehandelte Tarife der Nutzer können nicht integriert werden.

Die besten kostenlosen Reisemanagement-Apps zur Verwaltung von Reisekosten

4. Soldo

Soldo ist eine Plattform zur Automatisierung des Zahlungs- und Ausgabenmanagements, die für Unternehmen jeder Größe geeignet ist und ihnen hilft, Zahlungen zu tätigen, Ausgaben zu kontrollieren und sie zu verfolgen.

Unternehmen können über die Plattform Zahlungen mit physischen und virtuellen Karten tätigen, benutzerdefinierte Budgets und Richtlinien festlegen, Ausgaben in Echtzeit verfolgen, Verwaltungsaufgaben automatisieren und Buchhaltungsplattformen verbinden.

Um Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe zu unterstützen, bietet Soldo mehrere nützliche Integrationen mit Buchhaltungs-, Ausgaben-, Dokumentenmanagement- und Open-Banking-Lösungen. Außerdem kann die Plattform in TravelPerk integriert werden und so Benutzern ermöglichen, die Rechnungen aller Buchungen, die mit einer Soldo-Karte getätigt werden, in Soldo zu exportieren.

Preise von Soldo

Die kostenlose Version von Soldo bietet bis zu 5 Nutzern Zugriff (bis zu 1 Administrator und 1 Buchhalter) mit 5 Nutzerkarten und grundlegenden Ausgabenmanagementfunktionen. Soldo ist in Italien und im Vereinigten Königreich verfügbar und bietet Passporting für über 30 europäische Länder.

Soldo bietet auch zusätzliche Preisstufen an:

• Pro 5: Für 30 £ pro Monat ist der Zugriff für 5 Nutzer (bis zu 2 Administratoren/Buchhalter) mit 5 Nutzerkarten, 1 Unternehmenskarte, 25 Einkäufen mit virtuellen, einmalig nutzbaren Karten und 5 wiederkehrenden Zahlungsbeziehungen möglich.
• Pro 10: Für 60 £ pro Monat ist der Zugriff für 10 Nutzer (bis zu 3 Administratoren/Buchhalter) mit 10 Nutzerkarten, 2 Unternehmenskarten, 50 Einkäufen mit virtuellen, einmalig nutzbaren Karten und 10 wiederkehrenden Zahlungsbeziehungen möglich.
• Premium: Für 90 £ pro Monat ist der Zugriff für 10 Nutzer (bis zu 3 Administratoren/Buchhalter) mit 10 Nutzerkarten, 5 Unternehmenskarten, 75 Einkäufen mit virtuellen, einmalig nutzbaren Karten und 15 wiederkehrenden Zahlungsbeziehungen möglich.

5. Expensify

Expensify ist eine App zur Kostenverwaltung, mit der Unternehmen den gesamten Kostenabrechnungsprozesses verwalten können.

Nutzer fotografieren ihre Belege in der Expensify-App, die anschließend hochgeladen und zur Genehmigung eingereicht werden. Benutzerdefinierte Richtlinien können ebenfalls erstellt werden. So können Ausgaben markiert werden, die ein Vorgesetzter überprüfen muss, während der Rest automatisch genehmigt werden kann.

Außerdem können Nutzer mit der App Rechnungen erstellen, Zahlungen erfassen, die Kilometerzahl verfolgen, Reisen planen und die beste Business-Kreditkarte erhalten.

Expensify lässt sich in ERP-, Buchhaltungs- und Finanzsoftwarelösungen integrieren. Die App kann auch in Reiselösungen wie TravelPerk integriert werden. Diese Integration ermöglicht eine automatische Abrechnung für die in TravelPerk gebuchten Reisen. So können Nutzer mit nur einem Klick von den Vorteilen der Reisekostenabrechnung profitieren.

Preise von Expensify

Das Basispaket von Expensify ist kostenlos und beinhaltet kostenlose Expensify-Karten für Ihr gesamtes Team. Außerdem können Sie in bar getätigte Ausgaben erstatten, Rechnungen versenden und diese auch bezahlen.

Das Collect-Paket ist ab 5 $ pro Nutzer und Monat verfügbar und umfasst eine benutzerdefinierte Codierung, Integrationen für die Buchhaltung und Kostengenehmigungen, während das Control-Paket ab 9 $ pro Nutzer und Monat erhältlich ist und mehrstufige Genehmigungen, Ausgabenrichtlinien und benutzerdefinierte Berichte umfasst.

6. Ramp

Ramp ist eine „5-in-1“-Software, die Unternehmenskarten, Ausgabenmanagement, Rechnungszahlungen, Buchhaltung und Berichterstattung in einer einzigen Plattform vereint.

Benutzer können Prämien verdienen, mit individuellen Kosteneinblicken Einsparungen erzielen, auf die integrierte Ausgabenkontrolle zugreifen und Partnerprämien in Höhe von mehr als 175.000 $ nutzen.

Ramp bietet außerdem über 1.000 Integrationen mit anderen Softwarelösungen – einschließlich der nahtlosen Integration in die TravelPerk-Plattform für eine Automatisierung der Reise- und Spesenabrechnungen und 1,5 % Cashback für alle Reisekosten mit Ramp.

Preise von Ramp

Die Nutzung von Ramp ist vollkommen kostenlos. Das Unternehmen berechnet keine Gebühren für den Ersatz von Karten, keine Verzugsgebühren und keine Zinsen.

7. Divvy

Divvy ist eine komplette Kostenmanagementlösung, die für Unternehmen jeder Größe und Branche geeignet ist. Dank der intelligenten Unternehmenskarten lassen sich Geschäftsreisekosten ganz einfach verfolgen, kategorisieren und melden.

Die Plattform übernimmt die Erstellung von Spesenabrechnungen und bietet Nutzern Echtzeit-Transparenz über Ausgaben. Außerdem können Budgets und virtuelle Karten erstellt werden – und all das über eine einzige Plattform.

Divvy kann auch in TravelPerk integriert werden. So können Nutzer von den Vorteilen eines zentralen Portals profitieren, über das sie ganz einfach Reisen buchen und verwalten und Reisekosten melden können.

Preise von Divvy

Der gesamte Funktionsumfang von Divvy kann kostenlos ohne Verträge oder versteckte Gebühren genutzt werden.

Weitere interessante Tools und Add-ons

8. App in the Air

App in the Air ist eine persönliche Reiseassistent-App, mit der Nutzer ihre Reisen planen, buchen, verfolgen und verwalten können.

Obwohl die App nicht speziell für Geschäftsreisen konzipiert ist, enthält sie mehrere praktische Funktionen, darunter die Verfolgung der Reiseroute, die Möglichkeit, den CO₂-Fußabdruck Ihrer Reise zu prüfen, und Tipps von anderen Reisenden bezüglich Flughäfen.

Preise von App in the Air

App in the Air kann kostenlos heruntergeladen werden und bietet praktische Informationen wie Statistiken zu vergangenen Flügen, die Anzahl der Flugstunden und die besuchten Länder.

Die Premium-Version enthält weitere Funktionen und kostet jährlich 29,99 $ bzw. 49,99 $ im lebenslangen Abonnement. Zu den Funktionen gehören automatischer Check-in, Sitzplatzauswahl, Echtzeit-Aktualisierungen zu Flügen sowie Informationen zu Gate-Änderungen.

9. Tripkicks

Tripkicks ist ein Add-on, das Erkenntnisse und Benachrichtigungen für Reisepläne bereitstellt, sodass Nutzer ihre Reiseerlebnisse optimieren können.

Zu den Funktionen von Tripkicks gehören:

• Kennzeichnung bevorzugter Anbieter, um die Einhaltung des Reiseprogramms sicherzustellen
• Gesundheits- und Sicherheitswarnungen
• Aktuelle COVID-19-Informationen
• Hervorhebung kostengünstigerer Alternativen
• Überwachung der Reisekosten im Vergleich zum Budget, um Kosteneinsparungen zu optimieren

Preise von Tripkicks

Das Basispaket von Tripkicks ist kostenlos und ermöglicht einen Zugriff auf Funktionen zur Kundenabrechnung und für kundenspezifische Check-outs. Nutzer sind auf vier Projekte beschränkt.

Das Premium-Paket kostet 29 $ pro Nutzer und Monat. Enthalten sind unbegrenzte Projekte und der Zugriff auf die Code-Export-Funktion und Domain-Aliase.

Für 49 $ pro Nutzer und Monat bietet das Pro-Paket von Tripkicks einen Zugang mit benutzerdefinierten Einschränkungen, unbegrenzte Hosting-Domains und Analysen.

10. PackPoint

Für Personen, die oft verreisen, ist PackPoint eine praktische App für Packlisten, mit der je nach Länge und Art der Reise (geschäftlich, privat oder Bleisure) und dem jeweiligen Wetter am Reiseziel Packlisten erstellt werden können.

Die Nutzer können auch Angaben zu allen Reiseaktivitäten während ihrer Reise hinzufügen, darunter Schwimmen, Wandern, Strandtage, Wintersport usw., oder auch Informationen darüber angeben, ob sie Zugang zu Wäschereien haben oder nicht.

Sobald Nutzer diese Informationen eingegeben haben, erstellt PackPoint eine benutzerdefinierte Packliste mit mehreren Kategorien (Lebensnotwendiges, Hygieneartikel usw.). Benutzer können ihre eingepackten Artikel abhaken und Artikel ausblenden, die sie nicht brauchen.

Preise von PackPoint

PackPoint bietet sowohl eine kostenlose als auch eine kostenpflichtige Version der App. Die kostenpflichtige Version ist für 2,99 $ pro Jahr erhältlich und bietet zusätzliche Funktionen wie z. B. die Möglichkeit, benutzerdefinierte Packlisten und Aktivitäten zu erstellen.