8 Tipps für vielbeschäftigte Office ManagerInnen, die Geschäftsreisen buchen

Sie wären kein Workaholic, wenn Sie es nicht sein müssten. Aber das Chaos zu bekämpfen und Ordnung ins Büro zu bringen braucht eben Zeit. Vor allem, wenn immer wieder neue zeitaufwändige und komplexe Aufgaben auftauchen.

Eine von diesen Aufgaben, die super anstrengend sein können, wenn Sie auf Ihrem Tisch landen, ist die Buchung von Geschäftsreisen. Den Leuten ständig wegen ihrer Passagierdaten hinterherzurennen hört sich auch nicht spaßig an.

Aber keine Sorge, wir haben die Lösung für Sie. Hier sind 8 großartige Tipps, wie Sie Geschäftsreisen schnell und problemlos buchen.

1. Erstellen Sie einen Ablauf für Buchungsanfragen

In vielen Unternehmen (vor allem Start-ups) gibt es keine spezielle Vorgehensweise, wenn es um die Buchung von Geschäftsreisen geht. Stellen Sie sich ein paar kurze Fragen:

• Beantragen manche Ihrer KollegInnen die Buchung von Geschäftsreisen per E-Mail und andere persönlich?
• Geben Ihnen manche Ihrer KollegInnen alle Informationen, die Sie brauchen, und andere nur Reisedaten und Zielorte?
• Sagen Ihnen manche Ihrer KollegInnen direkt bei der ersten Anfrage, welchen Sitzplatz im Flugzeug sie haben möchten, während andere ihre speziellen Wünsche erst Tage später äußern?

Wenn Sie eine der Fragen mit “ja” beantworten, dann erahnen Sie es vielleicht bereits… Es ist an der Zeit, einen festen Ablauf für Reiseanfragen einzuführen.

Ja, es wird einige Zeit dauern, bis sich alle Angestellten damit angefreundet haben, aber wenn sie sich erstmal daran gewöhnt haben, werden weniger Last-Minute-Probleme auftauchen und die Kommunikation zwischen allen Parteien wird sich verbessern. Am Ende wird man Ihnen also dafür dankbar sein.

Das Dokument zur Beantragung einer Reise kann ein PDF zum Ausfüllen sein, das Ihnen per E-Mail zugeschickt wird oder ein Live-Formular, bei dem Sie benachrichtigt werden, sobald es ausgefüllt wurde.

Folgendes sollte enthalten sein:

• Bevorzugte Airlines oder Hotels (individuelle Präferenzen zusätzlich zu denen der Firma)
• Falls andere Verkehrsmittel benötigt werden, von wo nach wo
• Reisedaten, und ob diese flexibel sind
• etc.

Überlegen Sie, welche Details Sie normalerweise immer mit Ihren KollegInnen abklären müssen und fügen Sie diese Ihrem Anfrageformular hinzu.

2. Speichern Sie die Daten der Reisenden dort, wo Sie Flüge buchen

Machen Sie sich bereit, denn dieser Tipp wird Ihnen eine MENGE Zeit ersparen.

Anstatt Dokumente mit Reiseprofilen zu erstellen (oder die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ständig nach ihren Daten zu fragen), sollten Sie die Details aller Reisenden an einem sicheren Ort speichern… Dort, wo Sie die Reisen buchen.

Alle Reisenden können auf Ihrem TravelPerk Account als Nutzer hinzugefügt werden, wenn Sie die Daten also einmal eingegeben haben, werden Sie nie wieder danach suchen müssen! Hierzu gehören alle notwendigen Informationen wie Geburts- und Reisepassdaten aber auch andere nützliche Daten wie Mitgliedsnummern von Treueprogrammen (Ihre MitarbeiterInnen werden Sie lieben, wenn Sie Treueprogramm-Informationen speichern).

3. Lassen Sie Angestellte ihre Reisen nicht selbst bezahlen, nur um die Kosten dann später wieder erstattet zu bekommen

Einige MitarbeiterInnen werden behaupten, dass es kein Problem für sie sei, ihre eigenen Reisen selbst im Voraus zu bezahlen. Aber das kann schnell chaotisch werden. Wenn Geschäftsreisende selbst bezahlen und von den Richtlinien abweichen, werden Sie das erst bemerken, wenn es bereits zu spät ist.

Als Office ManagerIn ist es besser, alle Buchungen (inklusive Zahlungen) im Namen der Reisenden abzuwickeln, entweder mit der Firmenkreditkarte oder über monatliche Rechnungen.

Aber was, wenn doch mal ein Fehler passiert? Auch wenn sich die MitarbeiterInnen an die Anweisungen halten, könnte es trotzdem vorkommen, dass ein Hotel zum Beispiel vor Ort nach einer Zahlung verlangt. In dieser Situation müssten Sie verfügbar sein, um den Fall mit dem Hotel abzuklären. Wenn Sie über TravelPerk buchen, haben Sie einen Kundenservice, der rund um die Uhr verfügbar ist.

4. Buchen Sie Reiseanfragen so schnell wie möglich (sofern alle Details geklärt sind)

Buchungsanfragen innerhalb von 24 Stunden zu bearbeiten, ist der beste Weg, um das Budget einzuhalten. In den meisten Fällen werden Flug- und Hotelpreise teurer je näher das Reisedatum rückt. Wenn Sie also schnell buchen, sichern Sie sich in der Regel den besten Preis.

Buchen Sie jedoch nicht voreilig.

Obwohl Sie die Buchungsanfrage bereits erhalten haben, könnte der/die MitarbeiterIn nochmal mit einer Änderung auf Sie zurückkommen.

Überprüfen Sie deshalb nochmal genau mit den MitarbeiterInnen, ob alle Details korrekt sind und denken Sie darüber nach, einen weiteren Punkt auf dem Antragsformular hinzuzufügen, der wie folgt lauten könnte: “vorbehaltlich unvorhersehbarer Ereignisse, kann diese Reise in den nächsten 24 Stunden gebucht werden?”

Diese Frage wird MitarbeiterInnen davon abhalten, einen Reiseantrag vorschnell abzuschicken.

5. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, sich die falschen Hotels anzuschauen

Bei Flügen gibt es normalerweise nur ein paar gute rentable Optionen. Der Rest ist meistens entweder überteuert oder hat die schlechtesten Verbindungen und Zwischenlandungen. Aber wenn es um Hotels geht, ist die Auswahl endlos… und erdrückend.

Als Office ManagerIn ist Ihre Zeit sehr begrenzt und wertvoll, verschwenden Sie sie deshalb nicht, indem Sie sich unpassende Hotels anschauen.

Suchen Sie stattdessen nur nach Hotels, die:

• von Ihrem Unternehmen bevorzugt werden
• Firmenraten mit Ihrem Unternehmen haben
• im Budget liegen

Mit unserer Hotelsuchfunktion ist es leicht, Ergebnisse zu filtern und auf verschiedenen Karten anzeigen zu lassen, sodass Sie die Location schnell gegen andere Faktoren abwägen können.

6. Geben Sie den Reisenden Zugriff auf alle Informationen an nur einem Ort

Um Zeit zu sparen, sollten alle notwendigen Reisedetails an einem Ort gespeichert sein. So verhindern Sie das Hin-und-Her mit Reisenden, die vielleicht Ihre Flugdetails kennen, Sie aber trotzdem nach Informationen zu gebuchten Flughafentransfers oder anderen Verkehrsmitteln fragen.

Deshalb ist der beste Weg um Zeit zu sparen, wenn Sie alles an einem Ort speichern, zum Beispiel in einer E-Mail oder einer PDF-Datei. Oder zumindest sollten Sie Reisende daran erinnern, nach der Buchung eine App wie TripIt zu nutzen. Nachdem man sich eingeloggt hat, kann alles, was auf TravelPerk gebucht wurde, geöffnet und an einem Ort gespeichert werden.

7. Übertreffen Sie die Erwartungen Ihrer Vorgesetzten

Sie versuchen die MitarbeiterInnen dazu zu bringen, bestimmte Abläufe zu befolgen, damit alle Zeit sparen. Aber erwarten Sie von Vorgesetzten nicht, dass sie dem Beispiel folgen werden.

Gehen Sie auf sie zu und nutzen Sie Ihr Antragsformular als Checkliste - eine Checkliste für Dinge, die Sie Ihre Vorgesetzten fragen müssen und nicht was diese ausfüllen müssen.

Sie können für Vorgesetzte auch spezielle Anfragen erfüllen, was Sie für Angestellte nicht tun würden, wie zum Beispiel Sitzplätze mit extra Beinfreiheit zu reservieren, deren bessere Hälfte zur Reise hinzuzufügen oder einen Tisch in einem Restaurant zu reservieren.

Sie werden die beste Herangehensweise für jeden Vorgesetzten herausfinden.

Wenn Sie weitere Hilfe beim Verhätscheln und Händchenhalten benötigen, sehen Sie sich unseren Executive Club an.

8. Fordern Sie einen großartigen Kundenservice, wenn Sie Reisen buchen

Sie kennen das… ewig in der Warteschlange warten, nur um ein und dieselbe Geschichte zum vierten Mal an einem Tag verschiedenen Kundenservice-Mitarbeitern zu erzählen.

Entspannen Sie sich und nehmen Sie sich die Last von den Schultern, indem Sie Geschäftsreisen über eine Reisemanagement-Plattform mit hervorragendem Kundenservice buchen.

Vielleicht werden Sie und der Reisebüro Mitarbeiter beste Freunde, oder Sie verlassen sich auf Ihren speziellen Reiseberater, wenn Sie mit TravelPerk Premium buchen.

Egal, wen sie um Hilfe bitten müssen, tun Sie es einfach! Sie verdienen es, und Ihre Firma braucht Sie. Die Zeit, die Sie beim Buchen von Reisen sparen, können Sie in die unzähligen anderen Aufgaben investieren.

AssistentInnen der Geschäftsleitung und Office MangerInnen sparen dank TravelPerk viel Zeit beim Buchen und Verwalten von Reisen - mit Nutzerprofilen, einer Hotelsuche mit Firmenraten und einem erstklassigen, individuellen Kundenservice.