Les principaux types de voyages d'affaires, et comment trouver un hébergement

Que vous soyez nouveau dans le monde des voyages d'affaires ou un voyageur expérimenté, vous vous demandez peut-être quels sont les différents types de voyages existant. Les gens ont de nombreuses raisons de voyager pour affaires, qu'il s'agisse de conférences et de réunions d'affaires ou de « bleisure » (qui mêle travail et loisirs). Voyager pour le travail peut avoir bien des significations, d'un voyage d'affaires d'un week-end jusqu'à une mutation à l'étranger pour quelques mois ou quelques années.

Les voyageurs d'affaires ont des besoins très différents selon le type de voyage qu'ils effectuent. Nous allons ici explorer les différents types de voyages d'affaires, et comment choisir les bonnes options d'hébergement et de transport pour votre voyage d'affaires.

Quels sont les différents types de voyages d'affaires ?

Voyages pour événements et conférences

De nombreuses entreprises envoient leurs employés à des événements et conférences d'entreprise. Les participants à la conférence peuvent assister à des séminaires et des ateliers, ainsi qu'à des repas organisés ou à des séances de réseautage. Ces événements sont destinés à offrir un apprentissage et un développement professionnels, tout en facilitant la construction de réseaux avec des collègues, des clients potentiels et des prestataires.

Réunions internes et visites de bureaux

Pour les entreprises nationales et multinationales possédant plusieurs bureaux, les voyages d'affaires sont un moyen essentiel de s'assurer que l'ensemble de l'organisation fonctionne en harmonie. Les employés et les dirigeants peuvent être amenés à se rendre dans d'autres bureaux pour discuter de projets spécifiques et de la stratégie de l'entreprise. Ils peuvent également visiter d'autres bureaux afin de développer une culture organisationnelle plus intégrée.

Séminaires d'entreprise

Certaines entreprises choisissent d'organiser des séminaires de réflexion chaque année ou plusieurs fois par an. Les séminaires d'entreprise aident les équipes à renforcer leurs liens et à développer une culture d'entreprise par le biais d'activités communes. Ils peuvent également offrir aux équipes à distance un « temps de présence » bienvenu, ce qui est particulièrement important pour les entreprises dont la majorité du travail se fait à distance et dont certaines n'ont pas de bureaux du tout.

Réunions clients

Les employés ou les dirigeants peuvent être amenés à voyager pour rencontrer des clients ou des prospects. Dans certains pays, comme au Japon, les réunions en personne et les rencontres informelles sont un élément important de la culture d'entreprise locale, les voyages d'affaires sont donc essentiels pour entretenir de bonnes relations avec les clients.

Salons professionnels

Les salons professionnels, également connus sous le nom de foires commerciales ou d'expositions commerciales, constituent un canal de vente essentiel dans certaines industries. Les salons professionnels permettent aux entreprises de présenter leurs produits ou services aux acheteurs intéressés. Ils peuvent être un outil précieux pour réaliser des ventes directes, faire connaître la marque et établir des relations avec les clients.

Les employés des entreprises travaillant avec d'autres entreprises (B2B) ou avec des clients (B2C) peuvent se rendre à des salons professionnels. Les salons professionnels B2B sont davantage axés sur l'établissement de relations, tandis que les salons professionnels B2C sont orientés vers la vente directe.

Transferts et travail à l'étranger

Alors qu'un voyage d'affaires typique ne dure que quelques jours ou semaines, les transferts à long terme représentent un engagement beaucoup plus important. Les employés doivent parfois déménager dans une autre ville ou un autre pays pour une certaine période. Ils peuvent être amenés à travailler sur un projet spécifique, à mettre en place une nouvelle fonction ou un nouveau processus commercial, ou encore à transférer des connaissances d'un endroit à un autre.

Les transferts sont souvent plus difficiles que les voyages d'affaires à court terme, surtout lorsqu'ils nécessitent un déménagement dans un autre pays. Dans ce cas, les entreprises peuvent devoir se charger des formalités relatives aux visas et à la fiscalité. Ils devront également aider l'employé muté à faire face à des problèmes tels que le choc culturel, la recherche d'un logement et l'organisation de sa vie dans le nouveau lieu.

Voyage de bleisure

Un dernier type de voyage d'affaires est le voyage de bleisure (de l'anglais « business travel », voyage d'affaires et « leisure travel », voyage de loisirs ou d'agrément). Le voyage bleisure est très populaire : les recherches d'Expedia Media Solutions montrent que plus de 60 % des voyages d'affaires comprenaient une composante de loisirs. N'importe lequel des différents types de voyages d'affaires mentionnés ci-dessus peut être transformé en voyage de bleisure.

Les voyageurs de bleisure prolongent leurs voyages d'affaires pour pouvoir consacrer du temps aux visites touristiques et à la détente. Comme les voyages d'affaires impliquent souvent la visite de nouvelles villes ou de nouveaux pays intéressants, les voyageurs sont naturellement désireux de tirer le meilleur parti de leur expérience de voyage et de découvrir un peu le monde qui les entoure.

Ce style de voyage hybride peut être bénéfique à la fois pour les employeurs et les employés. En autorisant les voyages de bleisure, il est possible que les employés se portent plus souvent volontaires pour participer à des voyages d'affaires. En outre, les voyageurs peuvent profiter de cette pause relaxante et revenir au bureau reposés et ressourcés.

Cependant, si vous prévoyez d'autoriser les voyages de bleisure dans votre entreprise, assurez-vous d'avoir les bonnes politiques de voyage d'entreprise en place pour vous assurer que tout se passe bien.

Voyage d'affaires et transport

Différents types de voyage peuvent nécessiter différents types de transport. Il y a un certain nombre de facteurs à prendre en compte avant de choisir de réserver un billet de train, un billet d'avion, une location de voiture, etc. Voici quelques éléments importants à ne pas oublier :

• Coût : certaines options de transport sont-elles plus économiques ?
  
• Distance : jusqu'où iront les voyageurs ?
  
• Urgence : les voyageurs manquent-ils de temps ? Bénéficieraient-ils d'une option de transport plus rapide (comme un TGV ou un vol intérieur) ?
  
• Réservations de groupe: les voyageurs doivent-ils être assis ensemble ? Y a-t-il des avantages financiers à ce que les voyageurs partagent le transport (comme un véhicule partagé ?)
  
• Politiques de développement durable : certaines options de transport vous aideraient-elles à atteindre les objectifs de durabilité de votre entreprise et à réduire votre empreinte carbone ?
  
• Accessibilité : certains voyageurs ont-ils des problèmes de mobilité ou d'autres besoins en matière d'accessibilité ?

• Hiérarchie : offrirez-vous des billets en classe affaires ou d'autres avantages et surclassements de voyage aux cadres supérieurs et aux dirigeants ?

Voyages professionnels et hébergement

Les options d'hébergement pour les voyages d'affaires comprennent les chambres d'hôtel (économique, milieu de gamme ou haut de gamme), les locations Airbnb ou les locations d'appartements. Au moment de choisir le type d'hébergement à réserver, tenez compte des facteurs suivants :

• Coût : le budget est-il un facteur majeur dans votre prise de décision ? Si c'est le cas, existe-t-il des options d'hébergement économiques (comme la location à court terme d'appartements) ?
  
• Installations : est-ce que les voyageurs en séjour longue durée ont besoin d'accéder à certaines installations domestiques (comme une cuisine ou une buanderie ?) Est-ce que les voyageurs en séjour de courte durée ont besoin d'accéder à certaines installations permettant de gagner du temps ( une réception ouverte 24 h/24, une imprimante, une connexion Wi-Fi, un restaurant ou une salle de sport sur place, etc.) ?
  
• Accessibilité : certains voyageurs ont-ils des problèmes de mobilité ou d'autres besoins en matière d'accessibilité ? La propriété a-t-elle des escaliers ou d'autres obstacles à la mobilité ?
  
• Sécurité : la propriété est-elle située dans un endroit sûr ? Y a-t-il des caméras de sécurité ou du personnel sur place ?
  
• Confidentialité : les voyageurs devront-ils partager des chambres d'hôtel ou d'autres espaces ? Tous les voyageurs se sentent-ils à l'aise, ou existe-t-il des problèmes potentiels de confidentialité ?
  
• Hiérarchie : proposerez-vous des hôtels haut de gamme et une expérience VIP aux cadres supérieurs et aux dirigeants ?

Lorsque vous réservez votre transport et votre hébergement dans le cadre d'un voyage d'affaires, envisagez d'utiliser une plateforme de gestion des voyages. TravelPerk vous permet de réserver, de gérer et de faire un reporting sur vos voyages d'affaires, le tout dans un seul endroit pratique.

Pourquoi les politiques de voyages d'affaires sont essentielles

Quel que soit le type de voyage d'affaires que vous prévoyez, il est toujours bon de disposer d'une politique de voyage d'affaires. Avec une politique de voyage, les entreprises peuvent établir des règles et des directives claires pour les voyageurs d'affaires concernant les réservations, les programmes de fidélité des grands voyageurs, les changements de dernière minute, etc. Les plateformes et applications comme TravelPerk permettent aux voyageurs d'affaires de réserver facilement eux-mêmes les voyages qui correspondent à leurs besoins, tout en restant conformes à la politique de l'entreprise.