Online-Geschäftsreisebüros und traditionelle Reisebüros im Vergleich: Was ist besser?

Wenn Sie Reisemanager sind oder in Ihrem Unternehmen für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen zuständig sind, hatten Sie wahrscheinlich bereits viele der üblichen Herausforderungen von Geschäftsreisen zu bewältigen – schleppende Buchungsprozesse, teure Flug- und Hotelrechnungen und Probleme beim Reisekostenmanagement, um nur einige zu nennen.

Unternehmen, die immer wieder mit diesen Herausforderungen konfrontiert werden, entscheiden sich oft dafür, das Geschäftsreisemanagement an spezialisierte Reisebüros auszulagern. Und angesichts des zunehmenden Digitalisierung vieler Unternehmensdienstleistungen wenden sich immer mehr Unternehmen der Technologie zu, die den Großteil ihrer Prozesse automatisieren und ihnen zugleich Zeit und Geld sparen kann.

Das bedeutet, dass sich Unternehmen entweder für die Nutzung eines Online-Geschäftsreisebüros oder eines traditionellen Reisebüros entscheiden, die ihre Geschäftsreiseprogramme verwalten können. In diesem Beitrag sehen wir uns die Unterschiede zwischen diesen beiden Optionen an, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welcher Weg für Ihr Unternehmen der bessere ist.

Wie funktionieren traditionelle Reisebüros?

Traditionelle Reisebüros beschäftigen Reiseexperten und Reiseberater, die an stationären Standorten tätig sind und mit Unternehmen arbeiten, um deren Bedarf an Geschäftsreisen zu erfüllen.

Je nach den Geschäftsreiseplänen und dem diesbezüglichen Bedarf des Unternehmens erledigen sie normalerweise die folgenden Aufgaben:

• Buchung von Flügen und anderen Verkehrsmitteln (Mietwagen, Züge usw.)
• Buchung von Hotelaufenthalten
• Erstellung von Reiserouten für Geschäftsreisen
• Beschaffung von Reisevisa
• Sicherstellung, dass Fürsorgepflichten erfüllt werden
• Zusammenarbeit mit Finanzabteilungen zur Erleichterung der Reisekostenprozesse
• Unterstützung von Geschäftsreisenden

Unternehmen nutzen traditionelle Reisebüros, um auf bessere Reiseangebote zugreifen zu können und die häufig mit dem Reisemanagement verbundenen Reibungen zu verringern. Während traditionelle Reisebüros zwar oft über jahrelange Erfahrung in der Reisebranche verfügen und Ihnen mühevolle Buchungsprozesse abnehmen können, sind sie oftmals nicht in der Lage, die Standards zu erfüllen, die moderne Unternehmen brauchen.

Ein Beispiel: Auch wenn Reisebüros mit der Verwaltung des gesamten Geschäftsreiseprozesses beauftragt werden, gibt es nach wie vor für viele Unternehmen ein ständiges Hin und Her mit Mitarbeitern, die versuchen, jedes Detail der Reise richtig zu machen. Anstatt Zeit zu sparen, verbringen Unternehmen doppelt so viel Zeit damit, nur eine einzige Reise zu buchen.

Zudem muss man häufig eine Hotline anrufen, um eine Reise zu buchen – und jeder Anruf kostet Geld, wenn man die Reise nicht in einem Zug buchen kann. Dies kommt zu den Servicegebühren und Provisionen hinzu, die bereits berechnet werden. Und da traditionelle Reisemanagement-Unternehmen tendenziell zwischen 9 und 5 Uhr arbeiten, berechnen sie oft Gebühren für Support außerhalb der Geschäftszeiten – und nicht nur das, sondern außerhalb der Geschäftszeiten kann es auch vorkommen, dass Ihre Anfrage erst nach längerer Zeit beantwortet wird.

Dazu kommt, dass traditionelle Reisebüros oft Zugriff auf Tarife haben, die sie mit Anbietern ausgehandelt haben. Diese Tarife hängen jedoch vom Umsatz ab, den sie erzielen können. Häufig ist man auf Reiseoptionen beschränkt, die für denen eigenen Bedarf nicht ideal sind, aber auf das Kontingent des Reisebüros angerechnet werden.

Wie funktionieren moderne Geschäftsreisebüros mit Online-Plattformen?

Online-Geschäftsreisebüros mit Online-Buchungstools sind viel besser geeignet, jeden Bedarf an Geschäftsreisen zu erfüllen.

Sie geben Ihnen nicht nur die Möglichkeit, jeden Aspekt des Geschäftsreiseprozesses selbst über eine Plattform zu verwalten und zu optimieren, sondern bieten Ihnen auch sofortigen Zugriff auf große Inventare mit Flügen und Unterkünften und auf ausgehandelte Tarife, sodass Sie die besten Tarife nutzen können, die auch wirklich zu Ihnen passen.

Bei Reisemanagementplattformen wie TravelPerk ist kein Zwischenhändler eines anderen Unternehmens erforderlich. Sie bieten Ihnen die nötigen Hilfsmittel und die Freiheit, Ihr eigenes Reiseprogramm ganz nach Bedarf zu verwalten.

Hier haben wir einige der Möglichkeiten aufgezählt, wie die Online-Reisemanagementplattform von TravelPerk Ihre Geschäftsreisebedürfnisse erfüllen kann:

• Jede Person Ihres Unternehmens kann ganz einfach alle Flüge und Unterkunftsbuchungen über die benutzerfreundliche Plattform von TravelPerk suchen, buchen und verwalten
• Sie haben Zugriff auf ein umfangreiches Inventar zur Buchung von Geschäftsflügen und -unterkünften und erhalten die besten Preise
• Sie können Ihre Reiserichtlinien und Genehmigungsworkflows in die Plattform integrieren, um deren Einhaltung zu gewährleisten
• Sie können die Sicherheit Ihrer Reisenden jederzeit mit unserer Risikomanagementlösung garantieren, mit der Sie jederzeit wissen, wo sich die Reisenden befinden und um welche Situationen Sie sich kümmern müssen
• Sie und Ihre Reisenden können an 365 Tage im Jahr auf den Support zugreifen. Unsere Kundenbetreuer:innen sind rund um die Uhr für Sie da – mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden.

Außerdem wachsen Online-Reisebüros mit Online-Plattformen mit, wenn Sie größer werden. Sie können ganz einfach skaliert werden, um sich dem Geschäftswachstum anzupassen. Außerdem helfen sie Ihnen – da sich Ihre gesamten Reiseausgabendaten an einem Ort befinden – auch bei der Optimierung Ihres Reiseprogramms, indem sie Ihnen verwertbare, detaillierte Ausgabenberichte zur Verfügung stellen.

Online-Geschäftsreisebüros und traditionelle Reisebüros im Vergleich: Was ist besser?

Der Erfolg Ihres Geschäftsreiseprogramms hängt vom Online-Geschäftsreisemanagement ab.

Die meisten Geschäftsreisedienstleistungen nutzen in einer Welt, die immer digitaler wird, weiterhin traditionelle Reisemanagementprozesse, was einfach nicht den Bedürfnissen moderner Unternehmen gerecht wird, die Zeit und Geld sparen wollen.

Indem sie von Mitarbeitern angebotene Dienstleistungen mit modernster Technologie kombinieren, können Online-Reisebüros und Online-Plattformen Ihnen helfen, Prozesse zu automatisieren, die normalerweise Stunden in Anspruch nehmen. Sie können Geld sparen, da sie Ihnen die besten Preise zeigen (die nicht vom Kontingent eines Reisebüros beeinflusst werden!) und Ihnen die Flexibilität und Unterstützung bieten, die Sie für eine effiziente Umsetzung Ihres Geschäftsreiseprogramms brauchen.

Online-Tools für Geschäftsreisen sind die Zukunft des Geschäftsreisemanagements

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