Reserva de viajes de negocios: una guía completa

Puesto que cada vez hay más empleados que viajan, es más importante que nunca actuar con inteligencia y contar con una estrategia a la hora de reservar y contabilizar los gastos de los viajes de negocios. El software de gestión de viajes ahora está fácilmente disponible y todas las empresas pueden permitírselo, sin importar su tamaño. Las pequeñas y medianas empresas ya no tienen que conformarse con los sitios para consumidores generales, algo que complicaba la recopilación de facturas, y pueden comenzar a experimentar los beneficios de usar programas de software de viajes diseñados para las empresas.

Tanto si reservas en calidad de gestor de viajes como de empleado, esta guía resaltará las mejores herramientas gratuitas para hacer que los viajes de negocios sean más fáciles si vas a reservar, automatizar y gestionar viajes para una pequeña empresa.

¿Cómo puede el software para reservar viajes ayudar a las organizaciones a gestionar sus viajes?

Los travel managers tienen muchas responsabilidades con las que hacer malabares en un momento dado. Las empresas de gestión de viajes y las herramientas de reserva en línea pueden ayudar a agilizar los procesos y a eliminar muchos problemas asociados con la organización de los viajes de negocios y con los gastos que conllevan. Las soluciones avanzadas de viajes de negocios pueden ayudar con muchos, si no todos, de los siguientes elementos;

• Reservar planes a través de un panel de control fácil de usar.
• Asistencia las 24 horas para resolver cualquier problema durante el viaje.
• Garantizar un mayor cumplimiento integrando las políticas de viajes corporativas en el proceso de reserva.
• Mejorar la experiencia de reserva otorgando autonomía a quienes viajan por negocios sobre sus planes de viaje.
• Los flujos de trabajo automatizados simplifican las aprobaciones, ahorran tiempo y minimizan el riesgo de aumentos de tarifas.
• Centralizar la facturación para reducir la carga de trabajo de los atareados equipos financieros.
• Generar informes de gastos de viaje con solo hacer clic en un botón.
• Mejora la visibilidad con acceso a más datos, lo que permite analizar con mayor profundidad el retorno de la inversión de los programas de viajes.
• Utilizar sistemas existentes como Slack para notificaciones instantáneas.
• Mejorar la sostenibilidad destacando opciones de viaje más ecológicas y ayudando a compensar las emisiones de carbono.
• Ahorrar hasta un 25 % más en gastos de viaje al año con la asistencia para recuperar el IVA.
• Ayudar a garantizar el deber de cuidado y la seguridad del viajero con soluciones integradas de gestión de riesgos de viaje.

Las mejores herramientas gratuitas para reservar viajes de negocios

Esta es la lista con las mejores herramientas de reserva gratuitas para viajes de negocios globales, que abarcan desde la reserva de tarifas aéreas a la gestión de gastos.

Los mejores sitios de reservas de viajes de negocios con un inventario completo

TravelPerk

Con el inventario más grande del mundo, TravelPerk ofrece a los empleados que viajan las mejores tarifas de la industria y una serie de funciones para simplificar todos los aspectos de los viajes de negocios. Al ser una solución integral de gestión de viajes, los usuarios pueden reservar vuelos, alojamiento, trenes y alquileres de coches en una plataforma fácil de usar.

Los gestores de viajes pueden integrar sin problemas las políticas de viajes corporativos en los flujos de aprobación automatizados en cuestión de minutos. Con los parámetros establecidos, quienes viajen por trabajo pueden seleccionar opciones de acuerdo con sus preferencias personales cumpliendo además la política.

Al mismo tiempo, el innovador sistema GreenPerk marca las opciones más respetuosas con el medioambiente y realiza un seguimiento de las emisiones de carbono de los viajes.

Los gastos de viaje son fáciles de controlar con informes en tiempo real que se pueden organizar por destino, departamento o empleado individual y, además, con FlexiPerk, quienes viajan por negocios pueden aprovechar las tarifas más flexibles del mercado.

Las compañías pueden cancelar lo contratado hasta dos horas antes de la salida con un reembolso garantizado del 80 %, sin preguntas. Además, TravelPerk permite a los administradores añadir perfiles de viajero temporal para amigos y familiares que quieran unirse a los empleados en viajes de ocio.

Beneficio: el equipo de Atención al Cliente de TravelPerk, compuesto íntegramente por personas de carne y hueso, está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año, y los usuarios pueden recibir las respuestas a sus consultas en un tiempo objetivo de 15 segundos.

TravelBank

TravelBank ofrece dos canales distintos para las organizaciones que buscan asistencia a la hora de gestionar los viajes corporativos. Los gestores de viajes pueden elegir entre dos paquetes de suscripción. Uno proporciona soluciones para reservar los arreglos de los viajes y el otro herramientas para manejar los gastos.

Los viajeros de negocios pueden buscar tarifas corporativas de alojamiento y transporte a través de un sencillo panel de control y reservar itinerarios a través de integraciones directas con las principales tarjetas de crédito. Si bien las funciones de seguridad son básicas, los viajeros de negocios pueden recibir asistencia durante el viaje de los equipos de conserjes.

Beneficio: además de asistencia por teléfono y por correo electrónico, los viajeros de negocios pueden hablar con expertos en viajes a través del canal Slack de TravelBank.

Corporate Traveller

En un intento por ampliar sus servicios de viajes, Corporate Traveller lanzó recientemente su herramienta de reservas para empresas, Melon. Diseñada para simplificar la organización de los viajes de negocios, los empleados que viajen pueden buscar alojamientos y transporte a través de una sencilla gama de tarifas negociadas.

Si desean realizar alguna solicitud especial, los viajeros de negocios pueden hacer uso de los servicios del equipo de conserjes y pueden guardar sus preferencias para acelerar la reserva de futuros arreglos de viaje. Melon tiene asociaciones con algunos de los principales sistemas de gastos y recursos humanos. Sin embargo, no ofrece tantas integraciones como sus competidores.

Beneficio: el sistema de seguimiento de Corporate Traveller permite a los gerentes vigilar a sus empleados mientras están de viaje.

Los mejores sitios gratuitos para reservar vuelos

Coger un vuelo es una opción muy popular al viajar por negocios. Asegúrate de reservar un vuelo que permita a tus viajeros ser lo más productivos posible. Considera la flexibilidad, los tiempos de conexión, las rutas y las preferencias de asientos.

KAYAK

KAYAK es un motor de búsqueda de viajes popular que puede ayudarte a encontrar la tarifa más barata y las mejores ofertas para todo lo que necesites en un viaje, incluidos vuelos, hoteles y coches de alquiler. KAYAK también se ha pasado a la gestión de viajes corporativos, con la creación de KAYAK Business, que utiliza el contenido y la interfaz simple de KAYAK, pero dirigidos a quienes viajan por negocios. Los empleados pueden reservar ofertas competitivas mientras cumplen con los procesos de aprobación y las políticas de viaje empresariales.

Beneficio: la herramienta gratuita podría ser una gran ventaja para una pequeña o mediana empresa que aún no tenga un sistema de viajes corporativos.

Los mejores sitios gratuitos para reservar alojamiento

Dormir es importante, por lo que tener un gran sitio en el que alojarse realmente puede optimizar un viaje de negocios. Haz uso de los filtros para asegurarte de que el lugar que vayas a reservar esté cerca de la oficina, incluya elementos esenciales en un viaje de negocios (¡wifi!) y tenga horarios de llegada flexibles.

Booking.com

Booking.com es la plataforma de reservas de alojamiento más grande del mundo y su herramienta de gestión corporativa brinda a quienes viajan por negocios acceso a tarifas exclusivas, al tiempo que ofrece una total visibilidad de todos los viajes de negocios y pleno control sobre ellos.

Booking.com Business es una herramienta centralizada que permite a los empleados reservar y gestionar sus propios viajes con confianza. Las funciones de gestión y de elaboración de informes permiten a los usuarios realizar un seguimiento del gasto por departamento y destino para obtener información que se adapte a las necesidades de la empresa.

Beneficio: los viajeros frecuentes también pueden tener derecho a acogerse al programa de descuentos Genius Business, que recompensa a los viajeros con mejoras, desayunos gratuitos y tarifas reducidas. Esto podría ahorrarte mucho dinero si tus empleados viajan con frecuencia.

Airbnb for Work

Airbnb es un mercado comunitario que permite a los viajeros alojarse en alojamientos únicos en todo el mundo. Airbnb for Work no es ninguna excepción. Es una herramienta gratuita que facilita la reserva y la gestión de viajes de empresa en Airbnb.

Si estás pensando en utilizar Airbnb for Work, aquí tienes algunas ventajas:

• Según el nivel de los empleados, puedes establecer permisos de acceso para los empleados, determinando quién puede reservar, gestionar y descargar informes de la empresa
• El panel de control de Airbnb for Work realiza un seguimiento de los gastos de los empleados y genera facturas e informes precisos para cada reserva
• Los anuncios «aptos para viajes de trabajo» en Airbnb for Work garantizan el wifi, espacios en los que trabajar, la llegada autónoma y condiciones de cancelación flexibles, diseñadas pensando en quienes viajan por trabajo.
• Es una opción rentable si los compañeros se alojan en una vivienda en lugar de en varias habitaciones de hotel
• Airbnb for Work tiene espacios que se pueden alquilar para celebrar conferencias o disponer de salas de reuniones y oficinas

Beneficio: Airbnb for Work es más efectiva para las empresas más pequeñas e incluso puede fomentar la colaboración y el «team building». Definitivamente, vale la pena considerarlo, y no solo porque sea gratis.

Si deseas más información sobre viajes para tu pequeña empresa, puedes consultar nuestra guía rápida aquí.

El mejor software gratuito para los viajeros durante su viaje

Deja que las herramientas de gestión de viajes te ayuden mientras viajas, para que puedas concentrarte en el trabajo importante.

TripIt

TripIt es una gran herramienta para quienes viajan por negocios, ya que ofrece una solución sencilla para organizar planes de viaje. Basta con que reenvíes tus correos electrónicos de confirmación de reserva (o permitir que TripIt examine tu correo automáticamente) y TripIt se encargará del resto, generando al instante un itinerario para el viaje sin importar dónde se haya reservado.

TripIt ofrece servicios de membresía gratuitos y de pago, cada uno de ellos con beneficios únicos.

Características de la versión gratuita:

• Los números de confirmación, la información de contacto y las reservas se almacenan en un itinerario que se puede consultar y editar manualmente en cualquier momento
• Los viajes se pueden sincronizar con tu calendario y compartir mediante mensaje de texto o por correo electrónico
• Los documentos de viaje se pueden almacenar de forma segura en TripIt, lo que elimina la necesidad de llevar copias físicas o documentos valiosos

Con TripIt Pro, de pago, los viajeros reciben alertas si su vuelo se retrasa o cancela, pueden usar mapas interactivos de su destino e incluso pueden seleccionar asientos.

Beneficio: si te preocupa el medioambiente, la herramienta rastrea y muestra opciones para compensar las emisiones de carbono.

Spendee

Spendee es una aplicación de presupuestación y seguimiento sencilla, fácil de usar y gratuita. No se ha diseñado necesariamente para quienes viajan por negocios, pero los empleados que viajen y a los que les guste hacer seguimiento de sus gastos mientras viajan pueden usarla. Las carteras compartidas permiten a las empresas ver el gasto en los viajes de todos los empleados.

Además, puedes establecer presupuestos acordados con tus empleados y les llegará un aviso si se alcanza el presupuesto diario, por lo que resulta una herramienta muy eficaz para controlar el gasto de los viajes de los empleados.

Beneficio: Spendee admite múltiples monedas para ayudar a rastrear los gastos internacionales sin importar en qué parte del mundo te encuentres. ¿Está buscando una solución integral para gestionar los viajes de tu organización? Para ver cómo TravelPerk puede agilizar cada aspecto de tu viaje de negocios, ponte en contacto con nosotros hoy mismo para solicitar una demostración.