Las 5 mejores empresas de gestión de viajes de negocios de Europa

Para muchas organizaciones, los viajes corporativos son clave para hacer negocios, además de ser uno de sus mayores gastos.

Después de unos años turbulentos, los viajes de negocios alrededor del mundo han vuelto para quedarse. Y, como las empresas se están preparando para la siguiente fase de los viajes de negocios, también están ansiosas por comenzar a gestionar mejor sus programas de viaje.

Muchas organizaciones de toda Europa están recurriendo a empresas de gestión de viajes para que les ayuden a ahorrar dinero, centralizar operaciones y optimizar sus presupuestos y sus programas de viaje.

Si quieres centralizar y modernizar tus procesos de gestión de viajes de negocios, esta es tu guía ideal. Incluye una lista de empresas de gestión de viajes en Europa y:

• Las ventajas de usar una empresa de gestión de viajes para reservar y gestionar viajes corporativos en vez de hacerlo internamente
• Las principales funciones que debes tener en cuenta al elegir una empresa de gestión de viajes
• Un análisis de las cinco mejores empresas de gestión de viajes de Europa

¿Qué ventajas tiene utilizar una empresa de gestión de viajes?

Las empresas de gestión de viajes no son solo para grandes empresas. Cualquier empresa, sin importar su tamaño ni su sector, puede beneficiarse de usar una empresa de gestión de viajes para ahorrar dinero en vuelos, alojamientos y otros gastos de viaje.

Las organizaciones que optimizan sus programas de viaje (y a su vez sus presupuestos de viaje y los planes de los viajes de negocio del futuro) pueden disfrutar de informes de gastos precisos, presupuestos optimizados y unos altos niveles de cumplimiento de sus políticas de viaje de negocios.

Echemos un vistazo a algunas de las demás ventajas de utilizar empresas de gestión de viajes de Europa para gestionar procesos de viajes de negocios:

• Gestión centralizada de viajes corporativos: las organizaciones que gestionan sus programas de viajes internamente a menudo recurren a toda una serie de hojas de cálculo e intercambios infinitos de correo electrónico para planificar sus viajes de negocios. Sin embargo, si las empresas utilizan una empresa de gestión de viajes, se pueden eliminar estos complicados procesos. Las empresas de gestión de viajes te ayudan a centralizar las reservas de los viajes, los procesos de gastos y las políticas de viaje en una misma plataforma fácil de usar.
• Ahorro de costes en gastos de viajes y alojamientos: una de las principales ventajas de una empresa de gestión de viajes es su experiencia negociando unas tarifas de viajes corporativos inmejorables. Además, toda empresa de gestión de viajes que se precie puede cerrar acuerdos de colaboración a largo plazo con hoteles y aerolíneas para ayudarte a ahorrar dinero de forma continuada.
• Motores de autorreserva fáciles de usar: una buena empresa de gestión de viajes facilitará la autorreserva, de forma que tus empleados puedan preparar sus propios viajes con ayuda de las políticas de viaje integradas.
• La capacidad de tomar decisiones basadas en datos y de optimizar tu gasto en viajes: las empresas de gestión de viajes recopilan los datos de tus viajes y elaboran informes sobre las tendencias de tus gastos de viaje, incluido el detalle de los gastos por equipo, departamento o proyecto para ayudarte a optimizar los presupuestos en el futuro.
• Un mejor cumplimiento de la política de viajes: incluso en las organizaciones con políticas de viajes vigentes se realizan reservas no autorizadas que no respetan las normas de la política. Las empresas de gestión de viajes pueden marcar y bloquear las reservas no autorizadas, además de integrar tu política de viajes en su forma de gestionar tu programa de viajes.

Las funciones que debes tener en cuenta al elegir una empresa de gestión de viajes

Muchas empresas de gestión de viajes de Europa ofrecen tecnología de viajes para ayudarte con los procesos de reserva. Aunque muchas de estas plataformas puedan parecer modernas e intuitivas, no siempre ofrecen las funciones necesarias para gestionar bien un programa de viajes.

Elegir una empresa de gestión de viajes que no ofrezca todas las funciones necesarias no te permitirá avanzar y seguirás teniendo las mismas limitaciones que hayas sufrido en el pasado.

A continuación, te detallamos las funciones clave que debes tener en cuenta al comparar las empresas de gestión de viajes de Europa que te ayudarán a ahorrar dinero, proteger a tus viajeros de negocios y optimizar tu programa de gestión de viajes por completo.

• Inventarios de viajes extensos: es esencial que la empresa de gestión de viajes que elijas te dé acceso a inventarios completos de proveedores de transportes y alojamientos, además de permitirte comparar precios, fechas y ofertas que se adapten mejor a las necesidades de tus viajes.

• Flujos de trabajo de aprobación integrados: la incorporación de tus flujos de trabajo de aprobación de viajes y de tu política de viaje en la plataforma de tu empresa de gestión de viajes te ayuda a aumentar las tasas de cumplimiento de las políticas y evita que tengas que gestionar los viajes y los gastos mediante largos hilos de correo electrónico.

• Recogida de facturas centralizada: algunas empresas de gestión de viajes no actúan como un solo proveedor, por lo que tendrás que recopilar y cotejar facturas de varias empresas. Las empresas de gestión de viajes que ofrecen un sistema que consolida todas tus facturas mensuales en una factura de un solo proveedor pueden ahorrarte mucho tiempo y molestias.

• Opciones de reserva flexible: las opciones de reserva flexible permiten a las empresas realizar cambios de última hora en las fechas de los viajes o cancelar tras haber realizado alguna reserva de forma gratuita o con un coste razonable.

• Atención al cliente 24/7/365: es inevitable que ocurran imprevistos en los viajes de negocios. Por eso, necesitas saber que puedes contar con tu empresa de gestión de viajes para que te ayude en caso de que algo salga mal. Es esencial disponer de un servicio de atención al cliente de fácil acceso para ayudar a tus viajeros a gestionar cualquier problema que surja.

• Múltiples opciones de transporte: tanto si tu empresa está tratando de reducir su huella de carbono como si no hace negocios en el extranjero, una buena empresa de gestión de viajes te brindará distintas opciones de transporte, además de vuelos, como coches de alquiler y trenes a través de la misma plataforma.

• Capacidades de elaboración de informes: la capacidad de acceder a los datos de los viajes detallados para cada viajero de negocios, modo de transporte y tipo de reserva, además de para las cancelaciones y el IVA recuperable, te ayuda a optimizar los gastos de forma considerable.

Las 5 mejores empresas de gestión de viajes de negocios de Europa

Ahora que ya sabes qué buscar en una empresa de gestión de viajes, veamos la lista de empresas de gestión de viajes de Europa que pueden ayudarte a optimizar los programas de tus viajes, además de un resumen de sus funciones.

Aunque todas las empresas de esta lista trabajan internacionalmente, tienen su sede en Europa. Aquí tienes nuestra selección de las cinco mejores empresas de gestión de viajes de Europa.

1. TravelPerk

Con sede en España, TravelPerk es una empresa de gestión de viajes corporativos con una plataforma todo en uno que ayuda a las empresas de Europa y más allá a optimizar sus programas de viaje.

TravelPerk no solo ofrece a las empresas más servicios de viajes y asistencia que cualquier otra empresa de gestión de viajes, sino que también permite a los usuarios gestionar todos los procesos de los viajes de negocios a través de su plataforma digital centralizada de principio a fin.

Con acceso al mayor inventario de vuelos y alojamientos del mundo, una solución única de recuperación del IVA, un programa de compensación del carbono y FlexiPerk, una política de cancelación que permite a los usuarios cancelar las reservas de sus viajes de negocios hasta dos horas antes de la salida con un reembolso garantizado del 80 %. Las empresas pueden estar tranquilas sabiendo que se atenderán todas las necesidades de sus viajes y que podrán ahorrar dinero al mismo tiempo.

Otras características y ofertas clave de TravelPerk son:

• Alertas de viaje completas y actualizadas para garantizar la seguridad de los viajeros
• Políticas de viaje integradas y un sistema de aprobación en la aplicación
• Asistencia en viajes de negocios las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con un tiempo de respuesta objetivo de 15 segundos
• Amplias capacidades de elaboración de informes
• Un proceso simplificado de gastos de viaje, paneles de control de gastos e informes de gastos en tiempo real
• Una facturación centralizada y consolidada
• Un enorme catálogo de integraciones de software de terceros

Tanto si haces negocios en Bélgica, México, Australia como en cualquier otro lugar del mundo, la completa plataforma de TravelPerk tiene todo lo que necesitas en lo que respecta a los viajes de negocios.

Si quieres obtener más información sobre cómo puede optimizar TravelPerk el programa de viajes de negocios de tu organización, ponte en contacto con nosotros hoy mismo para obtener una demo gratuita.

2. BCD Travel

Con sede en los Países Bajos, BCD Travel es una empresa de gestión de viajes corporativos con oficinas en 109 países que ofrece servicios de gestión de viajes a organizaciones de todo el mundo.

Además de ofrecer servicios tradicionales de gestión de viajes de negocios, BCD Travel también permite gestionar reuniones y gastos, y hacer un seguimiento de las emisiones de carbono, así como obtener informes a este respecto.

BCD Travel, que ofrece servicios a través de una agencia de viajes, puede considerarse una empresa de gestión de viajes tradicional, pero la compañía pone a disposición algunas herramientas de reserva en línea mediante un paquete de software de distintas plataformas:

• BCD Pay: una herramienta de gestión de gastos de viaje
• BCD Alert: una aplicación móvil para viajeros de negocios que ofrece asistencia y gestión de riesgos las 24 horas del día
• TripSource: una herramienta de autogestión para viajeros de negocios
• DecisionSource: una función que proporciona información basada en los datos del programa de viajes

Por qué elegir TravelPerk en vez de BCD Travel

A pesar de la disponibilidad de estas herramientas de reserva en línea, como las plataformas de BCD Travel no están centralizadas, la experiencia del usuario no está articulada ni centralizada.

TravelPerk no solo cubre este vacío con una plataforma centralizada de viajes de negocios que permite a los usuarios gestionar el proceso de reserva de principio a fin, sino que también supera a BCD Travel en otros muchos aspectos.

Por ejemplo, mientras que TravelPerk ofrece una tarifa plana sin costes ocultos, los usuarios de BCD Travel pagan una tarifa de suscripción más las comisiones por las reservas de vuelos o trenes. Además, mientras que TravelPerk ofrece el mayor inventario de vuelos y alojamiento, el de BCD Travel en su conjunto es notablemente limitado.

3. Egencia

Con sede en Francia y adquirida recientemente por American Express Global Business Travel (AMEX), Egencia es una herramienta corporativa de viajes de negocios. La empresa, que presta servicio en más de 60 países, ayuda a las empresas a reservar viajes, gestionar riesgos y garantizar el bienestar de los viajeros.

Las principales ofertas y funciones de Egencia son:

• Gestión de la política de viaje
• Solución integrada de viajes y gastos
• Paneles de control de informes y comparativas de mercado completos
• Consultoría de gestión de viajes
• Flujos de trabajo de aprobación de viajes de negocios de varios niveles

Por qué elegir TravelPerk en vez de Egencia

A pesar de su reciente adquisición, Egencia sigue teniendo que modernizarse. La empresa no ofrece itinerarios centralizados para reservas múltiples, ofrece tarifas aéreas económicas limitadas y cobra tarifas adicionales por el servicio de atención al cliente.

TravelPerk, por su parte, ofrece un modelo de precios sencillo, sin cuotas mensuales adicionales ni cargos ocultos, el mayor inventario de vuelos del mundo e itinerarios centralizados para reservas múltiples.

4. Capita Travel and Events

Capita Travel and Events (ahora rebautizada como Agiito) es una empresa especializada en viajes, reuniones y eventos con sede en Reino Unido.

A través de su aplicación, los usuarios pueden acceder a un resumen de todo el viaje, incluida la información de los vuelos y los enlaces de facturación, obtener actualizaciones sobre cualquier alteración del viaje y recibir actualizaciones en tiempo real de los trenes y los vuelos en caso de que cambien los andenes o las puertas.

Las principales ofertas y funciones de la compañía son:

• Gestión de reuniones y eventos
• Compensación del carbono
• Seguimiento de viajeros y gestión de riesgos
• Servicio de atención al cliente 24/7, todos los días del año
• Aplicación de viajes de escritorio y móvil
• Reservas sincronizadas para crear un itinerario de viaje

Por qué elegir TravelPerk en vez de Capita Travel and Events

Las ofertas de viajes de negocios de Capita Travel and Events son limitadas. Los clientes no pueden acceder a ninguna función de recompensas ni a puntos de fidelización y la empresa depende en gran medida del sistema de reservas de SAP Concur, y no ofrece integraciones aparentes de terceros.

En cambio, TravelPerk admite programas de fidelización de aerolíneas y hoteles, proporciona una herramienta de reservas exclusiva fácil de usar y ofrece una gran lista de integraciones de software en muchas categorías.

5. ATPI

ATPI, con sede en el Reino Unido, ofrece soluciones de viajes y eventos corporativos a clientes de una amplia gama de sectores en todo el mundo, incluidos el sector minorista, el tecnológico, el de la construcción y el de los servicios financieros.

ATPI está especializada en gestionar viajes de organizaciones que requieren soluciones de viaje a medida en sectores únicos. La empresa ofrece una solución de viajes específica para los sectores relacionados con el mar y la energía, la industria naval y la minería y los recursos.

Las principales ofertas y funciones de ATPI son:

• ATPI Halo, un servicio de medición, reducción y compensación del dióxido de carbono
• Herramienta de reservas en línea
• Gestión de eventos corporativos
• Sistema de seguimiento de viajeros
• Solución de gestión de gastos
• Herramientas de elaboración de informes
• Aprobación multinivel y varios flujos de trabajo

Por qué elegir TravelPerk en vez de ATPI

Aunque ATPI es una buena solución de gestión corporativa para industrias especializadas, se queda corta como solución integral de gestión de viajes.

Por ejemplo, cuando se comparan todas las funciones de ATP con las de TravelPerk, queda claro que el inventario de viajes de ATPI no tiene punto de comparación ni el mismo nivel de integraciones de terceros ni una política de cancelación flexible para los cambios de última hora.

Disfruta de las mejores experiencias de gestión de viajes de negocios con TravelPerk

TravelPerk es la única empresa que realmente ofrece a las organizaciones una solución moderna y completa para gestionar los viajes de negocios. Su plataforma fácil de usar, sus grandes inventarios de viajes y su equipo de atención al cliente de 7 estrellas hacen que sea la opción ideal para las empresas que quieren optimizar y agilizar sus programas de viajes de negocios.

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