Gebühren im Geschäftsreisemanagement (und wie man sie senkt)

Haben Sie schon einmal von Reisemanagementunternehmen gehört? Traditionelle Reisemanagementunternehmen sind Reisebüros, die sich auf die Buchung von Geschäftsreisen spezialisiert haben. Heute sind diese Unternehmen jedoch nicht mehr die einzige Möglichkeit, Geschäftsreisen zu buchen. Viele Unternehmen nutzen stattdessen Reisemanagement-Software.

Unabhängig von der Art der Reisemanagementlösung möchten Sie ein gutes Angebot und qualitativ hochwertigen Service erhalten, wenn Sie Ihre Geschäftsreisen planen. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr über die Gebühren von Reisemanagementunternehmen, erfahren Sie, wie Sie diese senken können, und entdecken Sie die verfügbaren Alternativen.

Verschiedene Arten von Gebühren für Reisemanagementunternehmen

Reisemanager stehen vor einer überwältigenden Auswahl an verfügbaren Reisebuchungslösungen. Sie können sich für ein traditionelles Reisemanagementunternehmen entscheiden, selbst über Verbraucher-Websites buchen, sich an lokale Reisebüros wenden oder Online-Buchungstools nutzen. Jede dieser Optionen bietet unterschiedliche Vor- und Nachteile sowie unterschiedliche Gebührenstrukturen.

Um die Gebühren von Reisemanagementunternehmen für die verschiedenen Dienstleistungen zu verstehen, ist es zunächst wichtig, die gängigsten Gebührenstrukturen zu kennen. Hier ist ein kurzer Überblick:

Implementierungskosten

Implementierungskosten sind in der Regel mit Softwareplattformen verbunden. Allerdings berechnen nicht alle Unternehmen, die Reisemanagement-Software anbieten, diese Gebühren.

Im Wesentliche verlangen Unternehmen eine Implementierungsgebühr in der Onboarding-Phase, wenn ein neues Softwarepaket eingeführt wird. Diese Gebühr deckt die Kosten für die Implementierung der Software sowie die Schulung Ihrer Mitarbeiter ab.

Transaktionsgebühren

Transaktionsgebühren werden normalerweise als Prozentsatz jeder Transaktion berechnet. Dabei fällt für jede reisebezogene Aktivität, die ein Reisemanagementunternehmen in Ihrem Namen tätigt (z. B. bei einer Reservierung, Änderung oder Stornierung), eine entsprechende Gebühr an.

Service-/Verwaltungsgebühren

Verwaltungsgebühren sollen die Kosten für die Dienstleistungen eines Reisemanagementunternehmens decken. Dazu gehören die Kontoverwaltung, der Kundensupport (insbesondere außerhalb der Bürozeiten) und Rückerstattungen.

Eine Verwaltungsgebühr wird oft als regelmäßige monatliche Zahlung berechnet, insbesondere wenn ein gültiger Vertrag oder eine Vereinbarung vorliegt. Einige Reisemanagementunternehmen bieten nur langfristige Verträge, in der Regel mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr, an.

Concierge-Services

Einige Reisemanagementunternehmen erheben zusätzliche Gebühren für Concierge-Services. Während herkömmliche Buchungsservices für Geschäftsreisen normalerweise Züge, Flüge und Hotelreservierungen umfassen, können bei Concierge-Services auch Konferenztickets, Besprechungsräume, Flughafentransfers oder Unterkünfte auf Airbnb gebucht werden.

Telefonische Buchungen

Manche Reisemanagementunternehmen bieten die Möglichkeit, entweder telefonisch oder selbst über eine Plattform zu buchen. In diesem Fall können bei telefonischen Buchungen zusätzliche Gebühren anfallen. Andere Unternehmen berechnen Gebühren für bestimmte Arten von Buchungen (z. B. für Buchungen bei Billiganbietern).

Einmalige Zahlung pro Reise

Schlussendlich gibt es auch die Möglichkeit, eine einmalige Gebühr pro Reise zu bezahlen. Dies ist etwa bei unserer Reisemanagement-Software von TravelPerk der Fall.

Das Modell mit einer Gebühr pro Reise ist transparent und einfach. Unsere Premium- und Pro-Nutzer zahlen eine einmalige, geringe Gebühr pro Reise, die nur dann anfällt, wenn eine Reise gebucht wird. In dieser Gebühr sind alle Services von der Buchung über die Verwaltung der Reiserichtlinien bis hin zum Kundensupport und den Concierge-Services enthalten.

Welche Möglichkeiten für die Buchung von Geschäftsreisen gibt es und wie hoch sind die jeweiligen Gebühren?

Traditionelle Reisemanagementunternehmen

Traditionelle Reisemanagementunternehmen sind Reisebüros, die eine Vielzahl von Dienstleistungen anbieten. Diese reichen von der laufenden Unterstützung bei Buchungen bis hin zur Verwaltung einer Geschäftsreiserichtlinie. Sie unterstützen Unternehmen bei reisebezogenen Themen wie Buchungen, dem Zugang zu Flughafenlounges, der Spesenabrechnung und dem Reiserisikomanagement.

Es ist jedoch nicht immer die effizienteste Art, um eine Reise zu buchen. Veraltete Softwareplattformen, schlechter Kundensupport, langfristige Verträge mit starren Bedingungen und fehlende Autonomie bei der Buchung sind bei traditionellen Reisemanagementunternehmen leider häufig zu finden.

Zudem nutzen traditionelle Reisemanagementunternehmen verschiedene Gebührenmodelle. Nach Angaben der Business Travel Association (BTA) verlangen die meisten Reisemanagementunternehmen derzeit Transaktionsgebühren. Viele beginnen jedoch gerade, Verwaltungsgebühren zu verlangen oder Abonnementmodelle anzubieten, da diese für die Reisemanagementunternehmen mehr Vorhersehbarkeit bieten. Auf der anderen Seite bevorzugen Kunden eine Gebührenstruktur, bei der sie sichergehen können, dass die Kosten direkt an Kostenstellen zugewiesen werden und zentrale Kosten weitgehend vermieden werden.

Untersuchungen von The Beat zeigen, dass die durchschnittliche Transaktionsgebühr von Reisemanagementunternehmen bei Buchungen über das Telefon 25,20 $ beträgt, bei Online-Buchung mit Unterstützung eines Mitarbeiters 18,01 $ und bei Online-Buchung ohne Unterstützung 7,84 $.

Lokale Reisebüros

Einige Unternehmen setzen bei Geschäftsreisen auf lokale Reisebüros statt auf Reisemanagementunternehmen. Dieser Ansatz hat zwar eine persönliche Note, bringt aber auch viele Nachteile mit sich.

Die meisten Reisebüros sind auf eine allgemeine Zielgruppe ausgerichtet und sind nicht für die spezifischen Anforderungen von Unternehmen gerüstet. Wie einige traditionelle Reisemanagementunternehmen neigen auch lokale Reisebüros dazu, nur zu den gewöhnlichen Büro-Öffnungszeiten zu arbeiten. Wenn Reisende außerhalb dieser Zeiten Hilfe benötigen, hängen sie oft längere Zeit in der Warteschleife fest.

Lokale Reisebüros helfen Unternehmen normalerweise nicht dabei, ihre Buchhaltung und Spesenverfolgung auf organisierte Weise abzuwickeln. Auch sind sie nicht bei der Erstellung und Durchsetzung von Geschäftsreiserichtlinien behilflich.

Zudem drängen Reisebüros Kunden manchmal zu bestimmten Buchungsoptionen, da sie eine Quote erfüllen müssen, anstatt auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen. Oft haben sie ein begrenztes Angebot im Vergleich zu dem, was anderswo zu finden ist.

Reisebüros verdienen traditionellerweise am meisten durch Provisionsmodelle, die sie mit Hotels, Transportunternehmen und Reiseveranstaltern vereinbart haben. Viele Reisebüros erheben außerdem zusätzliche Gebühren von den Kunden in Höhe von 100 bis 500 $ und mehr. Diese Gebühren können Kautionen, Planungen oder individuelle Reisedienstleistungen abdecken.

Selbstbuchung auf Verbraucher-Websites

Sparsame Unternehmen ziehen es oft lieber vor, komplett auf Reisemanagementunternehmen zu verzichten und stattdessen selbst über Verbraucher-Websites zu buchen.

Bei dieser Option scheinen zwar keine Gebühren anzufallen, dennoch sind erhebliche Kosten damit verbunden. Zum einen können Reisemanagementlösungen dabei helfen, jederzeit die besten saisonalen Angebote und Unternehmensrabatte zu finden. Wenn darauf verzichtet wird, verzichtet man oft auf erhebliche Einsparungen.

Ein weiterer Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, sind die Zeit und der Aufwand, die für die Buchung von Geschäftsreisen aufgewendet werden. Ein interner Mitarbeiter wird zwar in der Lage sein, eine überschaubare Anzahl von Buchungen zu bewältigen, er wird jedoch am Ende ziemlich viel Zeit für diese Aufgaben benötigen – Zeit, die dann in anderen Aufgabenbereichen fehlt und dem Unternehmen Geld kostet.

Der Ansatz, selbst zu buchen, kann kurzfristig funktionieren, wenn in einem Unternehmen (noch) nicht viele Geschäftsreisen anfallen. Das Konzept lässt sich jedoch schwer skalieren, sobald im Unternehmen mehr Reisen nötig werden. Wenn Unternehmen viel auf Verbraucher-Websites buchen, ist es kompliziert, die Reiseausgaben und Rechnungen auf all den verschiedenen Plattformen nachzuverfolgen, und es wird schwieriger, die Einhaltung der Reiserichtlinie sicherzustellen.

Online-Buchungstools

Reisemanagement-Softwareplattformen, die auch als Online-Buchungstools bekannt sind, sind eine effiziente, moderne Lösung für Geschäftsreisen. Diese Softwarepakte umfassen dieselben Dienstleistungen, die Sie von einem traditionellen Reisemanagementunternehmen erwarten, bieten jedoch preisliche Vorteile sowie mehr Kontrolle über Ihre Buchungen.

Viele Online-Buchungstools ermöglichen Integrationen mit Reiserichtlinien und externen Tools. Zudem bieten sie weitere Funktionen wie eine zentralisierte Rechnungsverwaltung, die CO₂-Kompensation und die Mehrwertsteuer-Rückerstattung.

Online-Buchungstools haben unterschiedliche Gebührenstrukturen. Wir bei TravelPerk bieten Unternehmen durch unser Pauschalpreismodell eine hohe Transparenz über ihre Reiseausgaben. Es gibt drei Stufen: Starter (0 $ pro Reise), Premium (15 $ pro Reise) und Pro (25 $ pro Reise). Sie können auch in anderen Währungen wie Pfund oder Euro bezahlen. Jedes Level umfasst zusätzliche Services und Funktionen, mit denen Sie Ihr Geschäftsreiseprogramm optimal nutzen können.

Wenn potenzielle Kunden durchrechnen, wie viel sie für Geschäftsreisen mit TravelPerk im Vergleich zur aktuellen Lösung ausgeben würden, stellen sie so gut wie immer fest, dass TravelPerk günstiger für sie ist.

So senken Sie die Gebühren für Reisemanagementunternehmen

Um ein in Summe günstiges Reisemanagement zu wählen und wirklich Kosten einzusparen, müssen Sie verstehen, wie die unterschiedlichen Gebührenstrukturen aufgebaut sind, und dann ein Modell wählen, das zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Vergessen Sie bei der Bewertung der Gebühren von Reisemanagementunternehmen nicht die Zeit, die für die Buchung aufgewendet werden muss, und achten Sie darauf, ob die Gebühren regelmäßig oder pro Reise verrechnet werden. Sie sollten sich auch überlegen, ob Sie mit der Gebührenstruktur des jeweiligen Reisemanagementunternehmen Transparenz über Ihre Reisekosten erhalten.

Wenden Sie sich jetzt an TravelPerk und vergleichen Sie Ihre aktuellen Reiseausgaben mit unserem Angebot, wenn Sie Geld bei den Gebühren für Reisemanagementunternehmen sparen möchten.