5 Schritte, um Ihr Reisemanagement zu verbessern

Wenn Sie im Rahmen Ihrer tagtäglichen Arbeit Geschäftsreisen organisieren, ist Ihnen dieses Szenario wahrscheinlich bestens bekannt: jede Woche Dutzende E-Mails mit Reiseanfragen, Fragen zu Reiserouten, Probleme beim Buchen von Flügen, Änderungen in letzter Minute, Stornierungen und eine ganze Reihe von Komplikationen bei der Planung, insbesondere bei Gruppenbuchungen.

Warum verbannen Sie das Reisemanagement nicht komplett aus Ihrem E-Mail-Posteingang, anstatt diese Flut an E-Mails zu beantworten (und dabei zu riskieren, etwas zu übersehen oder Sitzplatzbuchungen zu verpassen, weil Sie die E-Mail nicht schnell genug finden konnten)?

Warum verfolgen Sie Reisen nicht einfach in einem Tool nach? Sie sehen dabei, welche Reisen gebucht und abgeschlossen werden müssen, welche Reisen derzeit stattfinden, welche vergangen sind, welche Teammitglieder gerade auf Geschäftsreise sind und noch vieles mehr.

Das hört sich doch nach einer viel besseren Art und Weise an, Geschäftsreisen zu verwalten, oder? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihren Reisemanagementprozess in 5 Schritten verbessern können.

1. Legen Sie Prioritäten für Administratoren, Manager und Reisende fest

Geschäftsreisen zählen zu den komplexesten Spesenposten in einem Unternehmen. Jede Reise hat unterschiedliche Ziele und Zwecke, und jede an der Reise beteiligte Person hat unterschiedliche Prioritäten.

• Der Geschäftsreisende wünscht sich eine Reise, bei der er nicht unnötig Schlaf verliert, ein gemütliches Zimmer mit WLAN und vielleicht einen zusätzlichen Tag hat, um die neue Stadt zu erkunden und an die Geschäftsreise noch ein wenig Freizeit anzuhängen.
• Der Büroleiter braucht eine funktionierende Reiserichtlinie und eine Reisemanagementlösung, die ihn nicht allzu sehr von anderen Aufgaben abhält. Er will nicht hunderte Tabs öffnen oder unzählige Reiseberater oder Reisebüros kontaktieren müssen, nur um Flüge zu buchen. Hier finden Sie eine praktische Vorlage.
• Der Finanzmanager benötigt schlussendlich sofortigen Zugriff auf alle Reiseausgaben, um Budgetentscheidungen in Echtzeit zu treffen und Kosteneinsparungen optimieren zu können.

Diese Prioritäten und Bedenken sind einfach unumgänglich. Je nachdem, wie Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen getätigt werden, sind vielleicht noch weitere Faktoren zu berücksichtigen. Wenn Sie Ihren Managementprozess für Geschäftsreisen ändern, beginnen Sie zuerst damit, all diese Faktoren detailliert aufzulisten.

Wir haben für Sie eine Vorlage erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

2. Verwenden Sie eine Buchungsplattform, über die die Reisenden selbst buchen können

Für ein erfolgreiches Reisemanagementprogramm ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Geschäftsreisenden gut betreuen. Wenn Ihr Team nicht zufrieden ist, wird das Ganze einfach nicht funktionieren.

Geschäftsreisende lieben es, wenn sie ihre Reisen selbst buchen können – insbesondere wenn sie die Unternehmensrichtlinien nicht doppelt und dreifach überprüfen müssen. Warum ist das so? Nun, dafür gibt es viele Gründe:

• Sie müssen den Büroleiter oder Reisemanager nicht mit einfachen Buchungen belästigen. 
• Sie müssen keine komplizierten E-Mails schreiben oder Formulare mit Reiseroutenoptionen ausfüllen.
• Sie können ihre Reise so planen, wie sie es möchten (Mietwagen, Buchung bei verschiedenen Fluglinien, Reisen per Bahn usw.).
• Sie können ihre bevorzugten Fluglinien und Unterkünfte auswählen und ihre Hotelbuchungen und Flugtickets selbst verwalten.
• Sie haben einen Überblick über ihre Vielfliegerprogramme.
• Sie nutzen alle Vorteile einer Online-Buchungsplattform für Geschäftsreisen, während sichergestellt wird, dass die Reisen nur im Rahmen Ihrer Geschäftsreiserichtlinie geplant werden. 
• Zwei Frauen, die im Büro arbeiten

Wenn Reisende selbst buchen können, sparen sie letztendlich ihre eigene Zeit sowie die Zeit des Administrators und bekommen die gewünschten Optionen innerhalb des festgelegten Reisebudgets.

Verwenden Sie eine Buchungsplattform, über die Reisende automatisch innerhalb der Richtlinien buchen können oder auf der sie gewünschte Reisen speichern können, die der Administrator erst freigeben muss, um mehr Kontrolle zu erhalten. Dadurch können Büroleiter oder Reisemanager auf der Plattform überprüfen, welche angefragten Buchungen noch nicht abgeschlossen sind. So sind keine E-Mails mehr nötig!

3. Optimieren Sie Ihre Richtlinien und Freigabeprozesse

Wenn Sie eine Buchungsplattform für Geschäftsreisen nutzen, möchten Sie vor allem, dass Sie Ihre Reiserichtlinien und Freigabeprozesse in das Tool integrieren können, um steuern zu können, wie Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen erfolgen. Folgende Faktoren sollten Sie je nach Bedarf festlegen und anpassen:

• Preisrichtlinien basierend auf der bereisten Stadt
• Anforderungen an Reiseversicherungen 
• Richtlinien für unterschiedliche Gruppen von Reisenden (je nach Team, Niederlassung oder Land)
• Erforderliches Maß an Kontrolle (automatische Freigabe von allen Reisen, keinen Reisen oder nur von Reisen mit einem bestimmten Preis/einer bestimmten Dauer)
• Die Person, die Reisen für bestimmte Personen/Teams freigeben darf (Teamleiter, Projektleiter oder Reiseleiter?)

Manche Unternehmen möchten überhaupt nicht streng sein und erlauben Mitarbeitern, bei Bedarf außerhalb der Richtlinie zu buchen, wobei sie den Administrator nur kurz benachrichtigen müssen. Dann gibt es wiederum Unternehmen (hauptsächlich in traditionellen Branchen), die Buchungen außerhalb der Richtlinie rigoros verbieten. Solche Buchungen müssen dann vom Administrator (ähnlich wie von einem Reisebüro) für den Reisenden gebucht werden.

Ihre Buchungsplattform sollte all diese Möglichkeiten bieten, damit Sie es an Ihre Unternehmenskultur und die Reisebedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.

Eine granulare Reiserichtlinie und ein flexibler Freigabeprozess sind äußerst wichtig für ein funktionierendes Reiseprogramm – Sie müssen dabei die beste Balance für Ihr Unternehmen finden, die Daten haben, die für eine Verbesserung nötig sind, und sicherstellen, dass Ihre Plattform all das reibungslos zulässt.

Es empfiehlt sich, die Reiserichtlinien regelmäßig anhand der in Ihrem Buchungstool gesammelten Daten zu überprüfen, damit Sie wissen, wie gut Ihre Richtlinie eingehalten wird. Wenn zu viele Buchungen angefragt werden, die nicht den Richtlinien entsprechen, oder sich die Art der Reisen grundlegend geändert hat (z. B. wenn eine neue Niederlassung eröffnet wird), dann sollten sowohl Ihre schriftliche Reiserichtlinie als auch die in die Buchungsplattform integrierte Richtlinie angepasst werden.

4. Bieten Sie Reisenden direkte Unterstützung

Als Reisemanager oder Büroleiter haben auch Sie sicher schon abseits der normalen Geschäftszeiten Anrufe oder E-Mails von Geschäftsreisenden erhalten, die unterwegs Probleme hatten. Das können verlorene Bestätigungsnummern, die falsche Zimmerkategorie …einfach alles sein.

Die Verantwortung für diese akuten Probleme macht das Reisemanagement weder für Sie noch für die Reisenden zum Vergnügen. Vielleicht zögern die Reisenden, Sie zu kontaktieren, und erhalten so nicht die benötigte Hilfe, oder sie sind auf der anderen Seite frustriert, wenn Sie an einem Sonntagnachmittag nicht antworten.

Umgehen Sie all dies, indem Sie Geschäftsreisenden eine direkte Unterstützungsmöglichkeit geben. Häufig arbeiten Unternehmen dazu mit einem Reisebüro zusammen – doch das hat wiederum den Nachteil, dass die Reisenden nicht selbst buchen können. Stattdessen ist wieder ein Mittelsmann für die Buchung nötig.

Es ist jedoch möglich, den Support für Reisende auszulagern, ohne auf die selbstständige Buchungsmöglichkeit zu verzichten. Nutzen Sie eine Buchungsplattform, die rund um die Uhr hochwertigen Support für Reisen bietet, sodass Sie (und Ihre Reisenden) erleichtert aufatmen können. Leider bietet die überwiegende Mehrheit an veralteten Buchungstools, Reisebüros und Reisemanagementunternehmen nur einen sehr schlechten Kundendienst, der noch dazu an externe Firmen oder Bots ausgelagert wurde. Suchen Sie daher nach einem Tool, das in die Schulung interner Supportmitarbeiter investiert hat, die rund um die Uhr verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden jederzeit die benötigten Kontaktinformationen zur Hand haben.

5. Optimieren Sie Ihre Reisekosten sofort, monatlich und vierteljährlichOptimize your travel spend instantly, monthly, and quarterly

Da Geschäftsreisen ein sehr komplexer Spesenposten sind, haben Administratoren und Manager häufig nur einen unvollständigen Überblick über die aktuellen Kosten.

Ein CFO oder Finanzmanager kennt vielleicht die genauen Reisekosten von vor drei Monaten, weiß aber nicht, was aktuell los ist. Eine verzwickte Lage!

Es ist nämlich gar nicht gut, den aktuellen Status Ihrer Reisekosten nicht zu kennen.

Das Finanzteam kann so nämlich keine sofortigen Budgetentscheidungen treffen und ist immer auf Aufholjagd, um die Kosten im Nachhinein zu senken.

Reisebüros oder Reisemanagementunternehmen senden Ihnen zwar monatliche Berichte, aber ohne die Möglichkeit, sich jederzeit sofort einzuloggen und die Ausgaben zu überprüfen, tappt das Finanzteam immer im Dunkeln. Durch einen sofortigen Einblick in die Reiseorganisation kann das Finanzteam nicht nur die Ausgaben besser verfolgen, sondern auch bei Rückerstattungsverfahren helfen und genaue, umsetzbare Spesenabrechnungen erstellen, die dann als Grundlage für Ihr zukünftiges Reisebudget dienen können.

Natürlich sind monatliche und vierteljährliche Reiseabrechnungen trotzdem wichtig. Die Finanz- und Managementteams möchten die Auswirkungen und den Wert verschiedener Reisen und des Programms an sich überprüfen.

Sofortige Sichtbarkeit ist nicht der einzige Faktor, der fundierte Finanzentscheidungen ermöglicht. Auch granulare Daten sind sehr wichtig. Wenn die Ausgaben nicht nach Projekt, Team, Niederlassung usw. aufgeschlüsselt werden, können Reiseausgaben-KPIs nicht mehr verwaltet werden.

Optimieren Sie Ihren Reisemanagementprozess

TravelPerk bietet all die in diesem Beitrag genannten Funktionen und hilft Ihnen dabei, Ihren Reisemanagementprozess zu verbessern, Verwaltungszeit einzusparen, Reisende zufriedenzustellen und die Ausgaben für Geschäftsreisen jederzeit nach Bedarf zu überprüfen.

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Reisen in der Welt nach COVID

2020 brach der weltweite Reiseverkehr aufgrund der Coronavirus-Pandemie stark ein. 2021 zeichnet sich eine Erholung ab, sodass es an der Zeit ist, über Ihr Reisemanagement und die Anforderungen Ihres Unternehmens in der Zukunft nachzudenken.

Geschäftsreisen werden wiederkommen, nur in einer etwas anderen Form als zuvor. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Geschäftsreisen während der COVID-Pandemie und in der Welt nach COVID einschätzen.