Télécharger le guide Comment obtenir des tarifs hôteliers d'entreprise
Les frais d'hébergement représentent normalement une part importante des dépenses de voyage d'affaires de votre entreprise. Dans cette section, nous vous montrerons comment vous pouvez réduire vos coûts et bénéficier de certaines des meilleures remises d'entreprise dans les hôtels.
Tout comme les autres prestataires de services de voyage, les hôtels proposent à leur clientèle d'affaires des tarifs d'entreprise et des réductions. Ces remises commencent normalement à 10 %, mais en passant un peu de temps à comparer les différentes options et à négocier, vous pouvez facilement obtenir une meilleure offre.
Il est dans l'intérêt d'un hôtel d'offrir aux voyageurs d'affaires des tarifs plus attractifs en échange d'une fidélité et d'un volume d'affaires garanti.
Comment fonctionnent les tarifs hôteliers
Les tarifs hôteliers d'entreprise sont généralement négociés au préalable entre l'hôtel ou la chaîne hôtelière et l'entreprise, généralement par le responsable des voyages de l'organisation. Une fois le tarif préférentiel de votre entreprise négocié, vous pourrez normalement en profiter via un code d'entreprise.
Lors de la réservation de votre hébergement via le site Web de l'hôtel, vous pourrez insérer votre code d'entreprise dans un champ pour code de réduction lors de votre réservation. Lors de l'enregistrement, les voyageurs d'affaires peuvent être invités à présenter une carte d'entreprise ou une pièce d'identité pour prouver qu'ils ont droit aux réductions d'entreprise.
Ces tarifs peuvent s'appliquer de la même manière toute l'année ou ne sont parfois disponibles que lorsque vous réservez votre séjour les jours ouvrables, ou pendant les saisons creuses. Tout dépend de ce qui a été négocié entre votre entreprise et l'hôtel.
Dans certains cas, vos employés peuvent également bénéficier de ces réductions et avantages lorsqu'ils voyagent pour des raisons personnelles.
En plus d'économiser de l'argent sur les voyages d'affaires de votre entreprise, avoir de bons tarifs d'entreprise vous permet également de garder le contrôle de vos dépenses et de respecter la politique de voyage de votre entreprise. Très souvent, les accords tarifaires des entreprises hôtelières peuvent inclure des avantages auxiliaires tels que des politiques d'annulation plus flexibles et des points de fidélité qui peuvent être échangés contre des nuitées gratuites ou des suppléments.
Comment obtenir des tarifs d'entreprise avantageux dans les hôtels
Si vous êtes une grande entreprise, la tâche de trouver les meilleurs tarifs d'entreprise pour les hôtels incombe normalement à votre gestionnaire de voyages. Celui-ci a une idée claire des besoins et du budget de voyage de votre entreprise. Il connaît votre pouvoir d'achat et c'est là que se situe votre pouvoir de négociation.
Voici quelques autres conseils pour obtenir de meilleurs tarifs pour les hôtels :
- Vous pouvez choisir de travailler directement avec une agence de voyages qui pourrait avoir accès aux meilleurs tarifs d'entreprise pour les hôtels. Même si leur service a un coût, vous pourriez quand même finir par économiser pas mal d'argent.
- Si vous avez identifié un hôtel ou une chaîne hôtelière spécifique susceptible de répondre à tous vos besoins actuels et futurs en matière de voyages d'affaires, vous pouvez choisir de regrouper toutes vos réservations d'hôtel avec ce partenaire. Ce niveau d'exclusivité pourrait vous offrir des tarifs et des avantages fantastiques.
- Concluez un contrat pour un nombre fixe de nuitées. Là encore, cela nécessite une compréhension très claire de vos besoins de voyage. Vous pouvez négocier un nombre fixe de nuits par an pendant lesquelles vous aurez besoin de chambres d'hôtel.
- Surveillez les tarifs de dernière minute. Un hôtel cherche généralement à tout prix à éviter d'avoir des chambres vides. Si vous êtes prêt à prendre le risque, réserver votre hébergement très près de votre date d'arrivée peut être très bon marché.
Tarifs hôteliers pour les petites entreprises
Les remises sur les hôtels d'entreprise ne sont pas réservées aux grandes entreprises. Les petites entreprises ou même les entrepreneurs indépendants peuvent profiter de tarifs et d'avantages intéressants. Des études ont révélé que les petites entreprises ont tendance à dépenser environ 19,7 % de plus pour leurs voyages que les grandes entreprises. En tant que petite entreprise, obtenir de meilleurs tarifs pourrait réduire considérablement ce pourcentage.
Bien que les petites entreprises n'aient peut-être pas les mêmes volumes et, par conséquent, le même pouvoir de négociation que les grandes entreprises, il existe plusieurs façons d'obtenir des tarifs d'entreprise intéressants dans les hôtels :
1. Utilisez une plateforme de gestion de voyages
Comme nous l'avons déjà mentionné, les agents de gestion de voyages travaillent avec un vaste réseau de fournisseurs, ce qui signifie qu'ils pourraient avoir accès à des tarifs avantageux.
2. Comparez différents fournisseurs
Prenez le temps de rechercher ce qui est disponible. Sélectionnez et contactez plusieurs hôtels et chaînes hôtelières qui correspondent à vos besoins, comparez leurs tarifs ou les offres qu'ils vous proposent directement. N'ayez pas peur de leur demander de faire correspondre leur tarif à la meilleure offre que vous avez reçue jusqu'à présent.
3. Réductions pour les séjours prolongés
Si vous séjournez plus de 5 nuits, vous pouvez demander ce que l'on appelle une remise pour séjour prolongé. Cela peut ne pas être annoncé ouvertement sur le site Web de l'hôtel, mais il est courant de demander une telle remise.
4. Dans la mesure du possible, optez pour des tarifs non remboursables
Si la flexibilité d'annulation n'est pas vitale pour vous, certains hôtels peuvent offrir des remises importantes aux clients qui paient d'avance via un tarif non remboursable. Dans certains cas, les hôtels peuvent offrir ici une remise allant jusqu'à 25 %.
5. Cartes de crédit d'entreprise et programmes de fidélité
De nombreux fournisseurs de cartes de crédit proposent des cartes de crédit d'entreprise. L'utilisation de ces cartes pour payer votre séjour à l'hôtel peut vous permettre d'obtenir des réductions sur les hôtels d'entreprise, des nuitées gratuites occasionnelles ou même des bonus comme des repas supplémentaires. Les cartes de crédit d'entreprise ont généralement un coût, mais peuvent en valoir la peine si elles sont utilisées assez fréquemment.
Alternativement, certains hôtels ont leurs propres programmes de fidélité qui récompensent les voyageurs d'affaires qui reviennent régulièrement avec des récompenses, des tarifs réduits et des séjours gratuits.
6. Utilisez le code d'entreprise d'un client quand vous leur rendez visite
Si vous voyagez pour rencontrer l'un de vos clients, il est possible que votre client ait ses propres codes d'entreprise ou des réductions d'entreprise pré-négociées avec un hôtel à proximité. Vérifiez auprès de votre client avant de réserver quoi que ce soit et voyez si vous pouvez utiliser son code d'entreprise s'il en a un.
7. Négociez vos propres tarifs hôteliers d'entreprise
Vous pouvez également choisir de vous y coller, et de négocier vous-même des tarifs corporatifs pour votre petite entreprise. Voici quelques astuces pour vous aider :
- Tout d'abord, demandez à parler au gérant ou au directeur des réservations de l'hôtel.
- Insistez sur les avantages d'établir une relation entre votre entreprise et l'hôtel. Décrivez la fréquence et le volume d'affaires que vous pouvez offrir.
- Méfiez-vous des coûts cachés associés aux tarifs négociés. Relisez attentivement les conditions générales et surveillez les éventuels tarifs ou taxes supplémentaires afin d'éviter les mauvaises surprises lors de l'arrivée de votre première facture.
- Enfin, maintenez une ligne de communication ouverte et amicale avec votre personne de contact à l'hôtel. Une bonne relation de travail signifie qu'ils seront plus susceptibles de faire un effort supplémentaire pour vous si vous en avez besoin.
Comment TravelPerk peut vous aider à obtenir les meilleurs tarifs hôteliers
L'utilisation de TravelPerk pour vos besoins de gestion de voyage signifie que vous avez accès à des tarifs exclusifs difficiles à battre. Nous avons négocié certains des tarifs hôteliers d'entreprise les plus compétitifs pour nos clients, y compris avec les grandes chaînes hôtelières du monde entier. Les sites de réservation grand public ne peuvent pas obtenir ces tarifs pour vous. Ceux-ci sont faits pour les entreprises !
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Enfin, TravelPerk propose également un service de récupération de TVA qui permet à votre entreprise de réclamer beaucoup plus facilement vos remboursements de TVA sur vos dépenses hôtelières, vous permettant ainsi d'économiser jusqu'à 20 % sur les frais de déplacement professionnel.
