Guide du logiciel de gestion des dépenses Pleo : un guide complet et une présentation de la plateforme

Qu'est-ce que Pleo ?

Pleo est une solution de gestion des dépenses basée sur le cloud conçue pour aider les entreprises à gérer, suivre, contrôler et optimiser les dépenses professionnelles. 

L'offre de la plateforme comprend des cartes de paiement physiques et virtuelles (émises par Mastercard), une gestion automatisée des dépenses, la capture de reçus numériques, une application mobile (Android et iOS), un tableau de bord analytique et un large éventail d'intégrations tierces pour aider les entreprises à mieux gérer les finances de l'entreprise.

À qui s'adresse Pleo ?

Pleo convient aux entreprises de toutes tailles qui souhaitent mieux contrôler leurs processus de gestion des dépenses, qu'il s'agisse de start-ups, de petites entreprises ou d'entreprises. Bien que Pleo puisse être utilisé par des entreprises multi-entités avec des opérations sur différents sites et départements, ce sont les start-ups et les PME qui sont les plus à même d'utiliser Pleo.

Principales fonctionnalités de Pleo

• Cartes virtuelles et physiques avec des limites de dépenses individuelles.
• Fonction "Pocket" pour la gestion automatisée des dépenses, y compris les factures, les dépenses personnelles, le kilométrage et les remboursements.
• Tableau de bord pour la gestion des factures, la facilitation du processus des comptes fournisseurs et la programmation des paiements. 
• Tableau de bord analytique pour la création de rapports et une vue d'ensemble en temps réel des dépenses de l'entreprise.
• Intégration disponible avec des solutions comptables, des systèmes ERP, des plateformes de gestion des voyages, des logiciels de comptabilité, des services de taxi et de transport, et des solutions d'authentification unique (SSO).
• Jusqu’à 1 % de cashback basé sur le total de vos dépenses mensuelles par carte.

Modèle de prix de Pleo

Pleo propose trois niveaux de prix :

• Starter: gratuit pour un maximum de trois utilisateurs. Idéal pour les entrepreneurs et les petites entreprises. 

• Essential:  39 €/mois. Destiné aux entreprises qui ont besoin d'une solution de dépenses tout-en-un. 

• Advanced: 79 €/mois. Idéal pour les entreprises ayant plus d'entités et/ou celles qui ont besoin d'une configuration personnalisée.

Pour commencer, il est préférable de demander une démo.

Intégrations Pleo 

Pleo s'intègre à un certain nombre d'outils puissants pour permettre une communication transparente entre des systèmes logiciels importants. Outre les systèmes comptables et les ERP, Pleo s'intègre également aux services de taxi et de transport, aux solutions d'authentification unique (SSO) et aux logiciels de comptabilité.

Systèmes comptables 

Pour réduire le temps et les ressources nécessaires au transfert manuel des données entre les systèmes, Pleo s'intègre à plusieurs logiciels de comptabilité, notamment QuickBooks, Xero, Sage 50 et Holded. 

Systèmes ERP 

Les utilisateurs peuvent également profiter de l'intégration de Pleo avec les systèmes ERP NetSuite et Microsoft Dynamics 365 Business Central pour connecter leur pile technologique et gérer les flux de travail de l'entreprise. 

Solutions de productivité d'entreprise 

Pour la productivité de l'entreprise et la simplification des approbations de dépenses, Pleo s'intègre à Slack pour notifier les bonnes personnes lorsqu'une nouvelle dépense est créée. 

Plateformes de gestion des voyages 

Pleo s'intègre également à la plateforme de gestion des voyages TravelPerk.

Pour les entreprises dont les employés voyagent régulièrement pour le travail, une solution de gestion des voyages est essentielle pour les aider à gérer leurs frais de voyage d'affaires, tout en gagnant du temps et en réduisant les coûts de déplacement. En fait, les plateformes de gestion des voyages éliminent une grande partie des processus manuels fastidieux impliqués dans la plupart des processus liés aux voyages et aux dépenses. 

Par exemple, si vous avez l'habitude de passer des heures à vous débattre avec des centaines de factures et à vous occuper des reçus manquants à la fin de chaque mois, ces plateformes offrent une fonctionnalité de facturation mensuelle consolidée. Cela signifie que les employés n'ont plus besoin de payer à l'avance et de demander ensuite des remboursements.

L'intégration entre Pleo et TravelPerk permet aux employés utilisant une carte Pleo de faire correspondre automatiquement les reçus TravelPerk avec les dépenses Pleo afin de faciliter le processus de gestion des dépenses.

TravelPerk possède d'un vaste inventaire de fournisseurs de services de voyage sur le marché et offre une solution tout-en-un pour simplifier la façon dont vous réservez, gérez et rendez compte de vos voyages d'affaires. La plateforme offre une facturation centralisée pour faciliter la gestion du budget, un support client 24/7 assuré par de vrais humains et des rapports de dépenses en temps réel pour accéder à des informations approfondies sur vos dépenses. 

Pour en savoir plus sur la façon dont TravelPerk s'intègre à Pleo pour faciliter la gestion des frais professionnels, cliquez ici.

Pays et langues pris en charge par Pleo  

Les entreprises des pays suivants peuvent utiliser Pleo : Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Irlande, Luxembourg, Pays-Bas, Portugal, Royaume-Uni et Suède. L'Italie et la Norvège suivront bientôt. 

Pleo prend en charge les langues suivantes : anglais, danois, néerlandais, estonien, finlandais, français, allemand, irlandais, portugais, espagnol et suédois.

Un guide pas à pas de la plateforme Pleo (avec des captures d'écran)

Si vous êtes un nouvel administrateur, vous devez créer votre compte avant de pouvoir inviter l'équipe et commander des cartes. Mais dès que vous avez terminé, vous pouvez commencer à profiter des fonctionnalités de Pleo et accéder à toutes les fonctions disponibles pour votre entreprise en fonction du plan tarifaire sélectionné.

La première chose à faire est probablement de commander des cartes virtuelles ou physiques (ou les deux) pour vos employés.

Une fois qu'elles ont été émises, vous pouvez bien sûr gérer votre propre carte :

Dans la section Dépenses (Expenses), en tant qu'administrateur, vous pouvez voir le solde disponible du portefeuille de l'entreprise et les dépenses récentes.

Vous pouvez également ajouter manuellement une dépense en ajoutant un reçu.

Les administrateurs peuvent étudier en détail les dépenses de leurs employés et attribuer des catégories aux dépenses - par exemple, Abonnements et logiciels (pour les produits SaaS que vous utilisez), ou Matériel (si quelqu'un a acheté un ordinateur portable, par exemple), ou Internet et téléphone (si votre entreprise couvre la facture Internet de quelqu'un).

La section Analytique (Analytics), accessible uniquement aux clients payants de Pleo, fournit des rapports sur les dépenses de votre entreprise, que vous pouvez organiser comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez savoir combien d'argent votre entreprise dépense en marketing, ou quel type de dépenses un certain employé déclare.

Dans Factures (Invoices), vous pouvez rechercher et trier les factures qui nécessitent un paiement, qui sont programmées ou qui ont déjà été payées. Et vous approuvez ou rejetez les factures en attente d'approbation. Il existe de nombreuses options de tri pour les factures - par exemple, vous pouvez les trier par statut.

Vous pouvez également gérer les abonnements de votre entreprise dans une section commodément séparée dans le menu principal pour vous donner un aperçu des paiements récurrents qui peuvent être effectués sur vos comptes.

Ensuite, il y a le Portefeuille (Wallet). Les administrateurs peuvent consulter l'historique des transactions et recharger leurs portefeuilles.

Vous pouvez également rechercher des transactions par période et télécharger le relevé de solde.

Vous pouvez recharger le Wallet par virement bancaire ou par prélèvement automatique. Vous pouvez également mettre en place un rechargement automatisé si vous souhaitez le faire régulièrement, mais que vous ne voulez pas le faire manuellement à chaque fois.

Vous pouvez choisir de recharger auprès de n'importe quelle banque de premier plan disponible dans votre pays.

Il existe également une fonction de Poche (Pocket) qui vous permet de suivre les dépenses personnelles, les frais kilométriques ou les dépenses payées à l'aide de l'argent retiré de la société. Les employés peuvent ajouter des dépenses manuellement à l'aide des applications de bureau et mobiles de Pleo.

En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer le répertoire des employés, ajouter et supprimer des utilisateurs et définir les limites de dépenses de leur carte individuelle.

Vous pouvez ajouter des personnes manuellement ou en masse en téléchargeant un fichier. Vous pouvez également donner accès à Pleo à un comptable externe.

Dans Exportation (Export), vous pouvez configurer l'exportation des reçus dans votre système comptable.

En ce qui concerne les systèmes de comptabilité, Pleo s'intègre à 30 d'entre eux :

Vous pouvez connecter Pleo à des logiciels de comptabilité tels que Xero, QuickBooks, Sage, Microsoft Dynamics 365, Billy, Datev, Dinero, Fortnox, Inventio et bien d'autres. Il est intéressant que Pleo soit intégré à certains outils de comptabilité locaux utilisés dans certains pays.

Le système de comptabilité peut être configuré dans les Paramètres (Settings) :

Dans Réglages (Settings), vous pouvez masquer de nombreuses autres fonctions de Pleo, mais surtout, vous pouvez gérer la facturation de votre compte ici.

Dans la section Général (General), vous pouvez également inviter des personnes et gérer les informations relatives à l'entreprise.

Dans la section Révision (Review), les administrateurs et les comptables peuvent approuver les dépenses par carte et par Pocket pour l'ensemble de l'entreprise.

Comme indiqué sur la plateforme Pleo, l'examen par l'entreprise peut être activé en même temps que l'examen par l'équipe pour un processus d'examen en plusieurs étapes. En activant à la fois la révision par l'entreprise et la révision par l'équipe, toutes les dépenses et tous les remboursements de poche nécessiteront deux séries d'approbations.

Dans les Paramètres (Settings), vous pouvez également définir des allocations de prestations (Benefit allowance) et les personnaliser pour chaque membre de l'équipe.

Vous disposez également d'une section distincte pour les frais kilométriques (Mileage), dans laquelle vous pouvez définir des taux kilométriques, télécharger des demandes d'indemnisation et consulter les frais kilométriques.

Dans les Paramètres (Settings), vous trouverez Power-ups qui vous permettront d'activer les intégrations avec les outils (autres que les ERP) avec lesquels Pleo est intégré.

TravelPerk est fier d'être l'un d'entre eux. Avec Pleo, TravelPerk constitue une solution complète de gestion des frais de voyage d'affaires.

TravelPerk est une plateforme de gestion des voyages d'affaires de premier ordre qui aide les clients à réserver et à gérer facilement les voyages d'affaires. La solution s'intègre à d'autres outils, y compris à de nombreuses solutions de gestion des dépenses, dont Pleo.

Comment cela fonctionne-t-il ?

1. Un utilisateur réserve un voyage d'affaires sur TravelPerk en utilisant une carte Pleo.
2. Pleo récupère une facture et l'ajoute aux dépenses dans Pleo.
3. Pleo reçoit les données de la transaction directement de l'émetteur de la carte et attribue une catégorie à la dépense.
4. Les frais de voyage peuvent être simplifiés dans votre système comptable.

Pour en savoir plus sur l'intégration de TravelPerk avec Pleo, cliquez ici.

Les Paramètres (Settings) donnent également accès à OpenAPI pour les cas où votre entreprise souhaite créer sa propre intégration personnalisée avec Pleo et d'autres outils dans votre flux de travail, afin de réduire la quantité de travail administratif manuel.

Applications mobiles de Pleo

Pleo propose des applications mobiles pour iOS et Android. Les applications sont extrêmement pratiques pour les notes de frais des employés, car elles leur permettent de soumettre des reçus en déplacement.

Par exemple, un employé achète un déjeuner en utilisant sa carte Pleo d'entreprise (qui peut également être ajoutée à Apple Pay ou Google Pay). Le système Pleo remarque automatiquement une nouvelle dépense et envoie une notification rappelant à votre employé de soumettre correctement sa demande de remboursement.

Ils peuvent prendre une photo du reçu et lui attribuer la catégorie de dépense directement dans l'application.

Ils peuvent même associer la dépense à un de leurs clients, ce qui permet aux comptables et aux responsables financiers, ainsi qu'aux responsables de vos employés, de garder un œil sur les dépenses globales et le retour sur investissement.

Avantages et inconvénients de la plateforme Pleo 

Avantages de la plateforme Pleo

• Pleo propose un essai gratuit de trois semaines du plan Essentiel de la plateforme afin d'aider les utilisateurs à déterminer s'il répond à leurs besoins en matière de gestion des dépenses. 
• Les utilisateurs bénéficient des catégorisations de dépenses automatiques de Pleo qui facilitent un processus de dépenses simplifiées.   
• Pleo prend en charge les portefeuilles numériques tels que Google et Apple Pay, facilitant ainsi les paiements marchands en un clic. 
• L'interface simplifiée de Pleo offre une excellente facilité d'utilisation, mais si vous avez des questions, vous pouvez contacter l'équipe Pleo.

Les inconvénients de la plateforme Pleo

• La plateforme ne prend pas actuellement en charge les entreprises situées en dehors de l'Europe. 
• Pleo peut facturer des frais de transaction à l'étranger. 
• Les cartes prépayées Pleo doivent être rechargées, ce qui signifie moins de flexibilité qu'une carte de crédit lorsqu'il s'agit de gérer les flux de trésorerie quotidiens.
• L'onboarding n'est proposé qu'avec les plans les plus chers.

Comment commencer avec Pleo

1. Pour commencer à utiliser Pleo, vous devez d'abord vous inscrire via le site web avec votre adresse électronique professionnelle. Pleo accepte également les connexions via des comptes professionnels basés sur Gmail (G-suite).
2. Vous recevrez ensuite un lien par courrier électronique qui vous demandera de configurer vos identifiants de connexion et de sélectionner votre entreprise dans une liste synchronisée avec le registre des entreprises de votre pays. 
3. En tant que personne chargée de créer le compte, Pleo vous demandera également d'entrer quelques données de vérification personnelles (date de naissance, justificatif de domicile, photo d'identité, etc.) 
4. Une fois le compte Pleo de votre entreprise officiellement vérifié, vous pouvez commencer à approvisionner votre portefeuille, à inviter des collègues et à commander des cartes d'entreprise Pleo.

Aperçu vidéo de Pleo

Pour vous aider à voir Pleo en action, regardez cette courte vidéo (en anglais) qui explique comment les cartes virtuelles et physiques Pleo fonctionnent et comment administrer votre compte Pleo. 

La vidéo vous explique comment effectuer des achats en personne et en ligne, télécharger des reçus et comment les administrateurs gèrent les dépenses des employés.

Alternatives à Pleo

Pleo offre un large éventail de fonctionnalités pour aider les entreprises à automatiser leurs dépenses et à rationaliser leurs processus globaux de gestion des dépenses. Toutefois, si vous avez lu cet avis sur Pleo et que vous ne pensez pas qu'il convient aux besoins uniques de votre entreprise, il existe de nombreuses alternatives à Pleo sur le marché européen :

• Payhawk
• Rydoo
• Expensya
• Yokoy
• Circula
• Soldo
• Declaree 

De plus, tous les systèmes de gestion des dépenses ci-dessus s'intègrent à TravelPerk pour aider les entreprises à simplifier les dépenses de voyage et les processus de dépenses du début à la fin. 

Que pensent les clients de Pleo ?

"Il devait s'agir d'une solution temporaire", explique Byron Cowie, responsable des rapports de contrôle chez Luno, "mais avec Pleo, c'est devenu tellement transparent que nous n'avons pas ressenti le besoin de changer quoi que ce soit. Cela a changé la donne pour nous, car dès que nous avons eu la plateforme TravelPerk et toutes les approbations mises en place, il nous a suffi d'ajouter une carte de crédit Pleo, et c'est tout".

FAQ (QUESTIONS FRÉQUENTES)

Pleo est-il sûr ?

Oui, Pleo est certifié par la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS). Pleo affirme également qu'ils effectuent régulièrement des tests de pénétration afin de détecter et de corriger les éventuelles failles de sécurité.

Pleo est-il une banque ?

Non, Pleo est une solution de dépenses d'entreprise.

Combien coûte Pleo ? Pleo prélève-t-il des commissions ?

Le modèle de tarification de Pleo est transparent et vous pouvez le consulter sur son site Web. Pour résumer, les frais de Pleo dépendent du plan auquel votre entreprise a souscrit, et les frais dépendent du nombre d'utilisateurs que vous allez avoir. Vous pouvez également économiser de l'argent en optant pour une facturation annuelle.

Où Pleo a-t-il été créé ?

Pleo est né à Copenhague en 2015, cofondé par les entrepreneurs fintech Jeppe Rindom et Niccolo Perra. Pleo possède une présence au Danemark, en Suède, au Royaume-Uni, en Espagne et en Allemagne.

Comment rechargez-vous les cartes Pleo ? Est-ce centralisé ou devez-vous recharger une carte pour chaque employé ?

Vous pouvez fixer des limites de dépenses individuelles et des politiques d'entreprise, mais vous pouvez effectuer un rechargement centralisé du portefeuille Pleo, à partir duquel les fonds seront distribués. Vous pouvez effectuer des recharges automatiques ou manuelles, en fonction de vos besoins. Les comptes peuvent être rechargés par prélèvement bancaire ou simplement à partir des cartes bancaires de votre entreprise.

Quelles sont les entreprises qui utilisent Pleo ?

Pleo compte parmi ses clients Unity, HelloFresh, Lyst, Blinkist, Too Good To Go, Patch, IDC, Soho House, Luno, Essential Living, Perky Blenders, Cookson Adventures, Techspace, Cobee, Budbee, Motatos, Tidler, Ninjas in Pyjamas, Nodes, TerminusDB, Convivio, Startle, Trickle, Kinnevick, Reelworld Production, LetsBuild, Actimo, Houst et bien d'autres encore.

Quelle est la taille de Pleo ?

Selon LinkedIn, Pleo compte plus de 800 employés, dont la plupart sont basés au Danemark. Cependant, Pleo dispose également d'un grand bureau au Royaume-Uni.

Qui est l'émetteur des cartes Pleo ?

Les cartes virtuelles et physiques de Pleo sont émises par Mastercard.

Pleo est-il adapté à votre entreprise ? 

Pleo est un outil de gestion des dépenses robuste doté d'un ensemble complet de fonctionnalités qui s'adressent aux entreprises de toute l'Europe. Si vous recherchez un outil qui s'intègre également à une plateforme de gestion des voyages pour vous aider à gérer les processus complexes liés à la planification des voyages d'affaires, Pleo est un choix solide.

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L'article est également disponible en anglais et en espagnol.