9 conseils pour que votre entreprise économise de l’argent sur les voyages d’affaires

Ces dernières années ont montré pourquoi les réunions en face à face sont essentielles pour la plupart des entreprises. De l’acquisition de clients à la gestion d’équipes géographiquement très dispersées, 86 % des travailleurs interrogés ont affirmé que, selon eux, les déplacements étaient indispensables à leur réussite dans leurs fonctions.  

Soucieuses de conserver leur avantage concurrentiel, les organisations se sont empressées de renvoyer leurs équipes sur le terrain. Le premier trimestre 2022 a enregistré à lui seul plus de réservations de voyages d’affaires que la moitié de l’année 2021.

Mais la démarche n’est pas simple. La réalisation d'économies sur les voyages d’affaires ne concerne pas seulement les employés au plus haut niveau, elle exige la participation de l'ensemble du personnel. Du directeur financier qui cherche à réduire les coûts annuels au gestionnaire des déplacements qui doit en gérer tous les détails en tenant compte des souhaits de ses collègues, en passant par le voyageur fatigué qui a vite fait de dépenser plus que nécessaire, toute l’équipe doit y mettre du sien.

Nous avons dressé une liste de conseils clairs et utiles pour mobiliser l’ensemble de votre équipe.

1. Accédez à des vols moins chers et de meilleure qualité

L’un des meilleurs moyens de réduire immédiatement les frais de déplacement consiste à avoir accès à un meilleur catalogue de vols.

Les entreprises qui font appel à des agences spécialisées dans les voyages d’affaires ou réservent via des sites web conçus pour les voyages touristiques passent à côté de moult opportunités.  

Entre les possibilités de réserver longtemps à l’avance ou à la dernière minute et l’utilisation de compagnies abordables comme EasyJet et Norwegian, les consommateurs ne manquent pas de possibilités d’économiser de l’argent sur leurs voyages. À l’inverse, les entreprises qui s’en tiennent à d’anciennes solutions pour organiser leurs voyages d’affaires ratent des occasions de réaliser des économies.

Aujourd’hui, les entreprises ont également un atout dans leur manche : TravelPerk. TravelPerk offre le plus grand catalogue de voyages d’affaires au monde réservables à des tarifs préférentiels pour les entreprises, intégrant des centaines de réseaux de services de voyages parmi les plus performants.

2. Encouragez la flexibilité des voyages

Les dates de voyage d’un employé qui doit rendre visite à un client ou recruter du personnel pour un nouveau bureau peuvent être flexibles. Lorsqu’un gestionnaire des déplacements, un chef de bureau ou un assistant de direction réserve un nouveau voyage pour un employé, il doit savoir s’il dispose d’une certaine marge de manœuvre. Et c’est presque toujours le cas. 

Lorsque des employés demandent de nouvelles réservations, que ce soit au moyen d’un formulaire standard ou par e-mail, demandez-leur d’indiquer 3 dates d’arrivée et 3 dates de départ par ordre de préférence afin qu’ils puissent proposer des options en amont.

Cette marge de manœuvre peut permettre d’obtenir des réductions jusqu’à 50 % sur les vols et les hôtels. D’autre part, le fait de permettre aux employés de réserver leur propre voyage via un outil de réservation pour les entreprises leur donnera davantage de visibilité et de contrôle tout en les aidant à optimiser le processus sans avoir à multiplier les échanges d’e-mails.

Cependant, même avec la meilleure organisation possible, il arrive que les plans changent. Il suffit que des réunions clients soient annulées ou reportées, ou que des employés tombent malades. Une solution comme FlexiPerk, proposée par TravelPerk, offre aux voyageurs d’affaires les politiques d’annulation les plus généreuses qui soient. 

FlexiPerk propose un remboursement à 100 % des réservations de voyages. Les voyageurs peuvent annuler leur voyage d’un simple clic jusqu’à deux heures avant le départ, sans avoir à rendre de comptes. En garantissant un remboursement minimum de 80 % et en permettant aux entreprises d’économiser 40 % en moyenne par rapport à d’autres tarifs flexibles, les gestionnaires des déplacements et les équipes financières n’auront plus jamais à craindre de perdre des sommes considérables en cas de changements de dernière minute. 

3. Élaborez une politique en matière de voyages d’affaires 

Il est essentiel de mettre en place une politique en matière de voyages d’affaires. Sans ces paramètres, un employé ne peut pas savoir si l’itinéraire envisagé respecte le budget et d’autres attentes de l’entreprise.

Il peut s’avérer complexe de déterminer les éléments à inclure dans une politique cohérente en matière de voyages d’affaires. Chez TravelPerk, nous avons conçu un modèle personnalisable de politique en matière de voyages et de dépenses qui peut vous aider à élaborer votre propre politique en quelques minutes. Dans tous les cas, les politiques d’entreprise en matière de voyages d’affaires doivent définir la position de votre organisation sur certains éléments, parmi lesquels : 

• Dépenses approuvées dans le cadre des voyages d’affaires (avion, hébergement, location de voiture et autres modes de transport).
• Règles applicables aux employés qui réservent des vols en classe économique ou en classe affaires.
• Processus d’approbation des réservations d’hôtels, de billets d’avion et autres prestations dans le cadre des voyages d’affaires. 
• Dépenses quotidiennes autorisées et mise à disposition éventuelle d’une carte de crédit professionnelle. 
• Procédures relatives aux remboursements et aux notes de frais. 

Les politiques en matière de voyages d’affaires doivent être claires, concises et facilement accessibles. Mais comme toute politique d’entreprise, elles doivent évoluer et s’adapter aux besoins des organisations. 

Grâce à des outils en ligne comme TravelPerk, les directeurs financiers et les gestionnaires des déplacements peuvent désormais intégrer leurs politiques en matière de voyages dans le processus de réservation sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles, contribuant à automatiser le processus d’approbation.

Alors que 72 % des employés de la génération Y réservent eux-mêmes leurs voyages d’affaires, l’automatisation des approbations leur permet de respecter plus facilement le budget tout en bénéficiant d’une certaine autonomie en termes d’organisation. 

4. Assurez votre conformité 

En intégrant les politiques d’entreprise en matière de voyages dans le processus de réservation et en automatisant les systèmes d’approbation, TravelPerk a pu aider les organisations à atteindre un taux de conformité de 95 % via sa plateforme de réservation en ligne. 

Grâce à un outil de réservation en ligne, les directeurs financiers et gestionnaires des voyages peuvent définir des processus d’approbation clairs. Peut-être souhaitez-vous garder un œil sur chaque itinéraire. Ou peut-être souhaitez-vous que les voyages qui respectent votre politique en matière de voyages soient automatiquement approuvés afin d’obtenir le meilleur prix et de dégager du temps pour les responsables. Quel que soit le niveau de contrôle visé, vous pouvez instaurer des flux de travail simples en quelques clics. 

Il arrive cependant que certains voyages d’affaires sortent du cadre d’une politique en matière de voyages. Certains déplacements sont parfois décidés à l’impromptu, lorsqu’un client important convoque une réunion de crise ou que l’équipe commerciale a l’occasion de rencontrer un client potentiel. 

Des processus automatisés peuvent faciliter l’approbation de ce type de voyage. Pour éviter que des itinéraires ne passent inaperçus dans la multitude de messages d’une boîte de réception, un outil de réservation en ligne peut signaler les voyages non conformes au personnel concerné par le biais de canaux Slack dédiés.  

5. Simplifiez vos économies de TVA

Si votre organisation est assujettie à la TVA, vous pouvez réaliser de nombreuses économies sur vos frais de déplacement. Selon votre juridiction fiscale, les billets d’avion, les chambres d’hôtel et autres moyens de transport terrestre peuvent être considérés comme des frais de déplacement. 

Cependant, le processus de recouvrement de la TVA représente souvent un aspect compliqué et fastidieux de la gestion des voyages. Il peut s’avérer cauchemardesque d’essayer d’analyser les dépenses quotidiennes de vos employés et de collecter les reçus de TVA. De nombreuses entreprises finissent par se priver de la possibilité de déduire des dépenses légitimes et de profiter des économies liées. Pour un chef d’entreprise, il n’y a rien de plus frustrant que de perdre inutilement des revenus. Un calculateur de TVA peut vous aider à déterminer le montant susceptible d’être déduit.

Chez TravelPerk, nous rationalisons le processus de récupération de la TVA et vous aidons à économiser jusqu’à 20 % sur vos frais de déplacement annuels grâce à nos rapports détaillés et à notre calculateur de TVA pratique. Demandez une démonstration dès aujourd’hui et découvrez les économies que votre organisation peut réaliser.

6. Restez informé des tendances en matière de frais de déplacement

Savoir, c’est pouvoir. À l’instar d’un consommateur qui doit identifier les catégories de dépenses affectant ses revenus pour économiser de l’argent, une entreprise doit comprendre quels aspects des voyages d’affaires font grimper la note plus que d’autres.

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez vous poser :

• Quels sont les voyageurs qui dépensent le plus ?
• Quelles améliorations peuvent être apportées aux frais de transport aéroportuaire, aux frais de wifi, etc. ?
• Quels changements doivent être mis en place au quatrième trimestre pour respecter le budget annuel alloué aux voyages de l’équipe X ?

Toutes les entreprises cherchent à optimiser le budget consacré à leurs voyages d’affaires et devraient pouvoir accéder facilement aux données susceptibles de les y aider.

Utilisez un outil de réservation de voyages capable de s’intégrer à votre solution de gestion des dépenses et de générer automatiquement des rapports afin de ménager le temps des employés. Utilisez ensuite ces données pour dégager les tendances et optimiser votre budget au fil du temps. Vous pouvez identifier les villes et voyages qui nécessitent des budgets moins élevés ainsi que ceux qui justifient des dépenses plus importantes, pour plus d’équité et de contrôle sur les frais de déplacement globaux.

7. Plaidez en faveur de l’utilisation des transports publics ou partagés dans la mesure du possible

Parmi les frais de déplacement les plus courants et faciles à réduire, citons la location d’une voiture dans les grandes villes. Encouragez les employés à prendre les transports publics plutôt que de conduire et de payer des frais de stationnement exorbitants ou de prendre un taxi. Vos résultats financiers et l’environnement vous en remercieront. 

Lorsque les employés partent d’un même endroit pour assister à un événement, inutile d’organiser des transports distincts. Si les transports publics ne sont pas envisageables, demandez à Uber de mettre à disposition plusieurs voitures. 

Si ces mesures ne peuvent s’appliquer, incitez dès que possible vos équipes à ne pas gaspiller l’argent de l’entreprise en frais de déplacement inutiles.  

La transition vers le huitième conseil est parfaite...

8. Soyez transparent et proposez des récompenses en cas de respect du budget

Il est important d’alléger le fardeau des employés lorsque vous cherchez à réduire les frais de déplacement. Afin qu’ils se sentent investis dans ces efforts, ils doivent savoir pourquoi.

Par exemple, une entreprise à distance qui organise des retraites annuelles en présentiel pourrait avoir besoin d’expliquer à ses employés pourquoi les voyages organisés dans le cadre de conférences doivent être aussi économiques que possible, afin que la retraite annuelle offre une expérience plus agréable pour tous.

Peut-être que chaque entreprise aura sa propre justification. Si la volonté de transparence n’est pas pertinente, peut-être des récompenses seront-elles plus efficaces. S’ils sont habilités à accorder des primes telles que des déjeuners d’équipe ou des miles aux employés qui respectent le budget, les gestionnaires des déplacements peuvent contribuer à réduire le budget de manière créative.   

9. Faites preuve d’ingéniosité pour réduire les frais d’hébergement

Si la politique de votre organisation privilégie quelques chaînes hôtelières, vous risquez de manquer des occasions de réaliser des économies considérables sur vos frais de déplacement. D’autres options telles qu’Airbnb peuvent s’avérer plus rentables et offrir une meilleure expérience de voyage à vos employés. Dans le cas de déplacements de longue durée, de nombreux voyageurs d’affaires souhaitent pouvoir disposer d’une cuisine afin de manger plus sainement, ou d’un espace de travail plus grand que celui généralement disponible dans une chambre d’hôtel. 

Cependant, les locations Airbnb ne conviennent pas à tous les voyages d’affaires. Peut-être n’y a-t-il aucune possibilité d’hébergement à votre destination, ou peut-être que le coût d’un court séjour équivaut aux tarifs des hôtels locaux. Dans ces cas-là, il peut être plus rentable de négocier un tarif de chambre d’entreprise ou de tirer parti du système de points cumulables via une carte de crédit ou le programme de fidélité d’un hôtel, surtout si vous voyagez souvent au même endroit. 

Les gestionnaires des déplacements peuvent également alléger leur charge de travail et faire économiser de l’argent à leur organisation en passant par des agences de voyage d’affaires bénéficiant d’accords avec des chaînes hôtelières. Chez TravelPerk, nous disposons du plus grand catalogue de solutions d’hébergement disponible, et nos utilisateurs peuvent télécharger leurs tarifs négociés actuels sur notre plateforme.    

En fin de compte, la réalisation d’économies sur les voyages d’affaires relève d’un travail d’équipe. 

En adoptant une approche globale et en découvrant comment chaque employé peut apporter sa contribution, il est possible d’économiser de l’argent tout en continuant à effectuer tous les déplacements indispensables aux activités de l’entreprise.

Que vous soyez gestionnaire des déplacements planifiant les déplacements de l’ensemble du personnel d’une organisation, membre d’une équipe financière se concentrant sur les résultats de votre entreprise, ou chef des opérations cherchant à simplifier les processus internes, TravelPerk peut vous aider à rationaliser chaque aspect des voyages d’affaires.