Rédiger une politique de voyage

Vous pensez sans doute qu’une politique de voyage n’est pas forcément nécessaire. Après tout, par les temps qui courent, la plupart des voyageurs d'affaires réservent avec des compagnies aériennes low-cost. Aussi, votre entreprise ne rencontre peut-être pas de problèmes liés aux dépenses excessives. Néanmoins, une bonne politique de voyage ne concerne pas seulement ce que les voyageurs peuvent acheter avec leur carte d'entreprise ou combien ils peuvent dépenser en vols ou en hébergement.

Une politique de voyage, c’est bien plus que cela. Elle vous permet, avant toute chose, de gagner un temps précieux sur la gestion administrative des voyages d’affaires de votre entreprise. C'est également un outil pour assurer la protection des salariés voyageurs.

Voyons ensemble comment rédiger une politique de voyage d'entreprise conforme et efficace.

Comment rédiger une politique de voyage pour les employés (qu'ils auront vraiment envie d'appliquer)

Si une politique de voyage est sans aucun doute bénéfique pour votre entreprise, elle se doit avant toute chose de l'être pour vos employés. En prenant en considération les besoins de vos employés, vous aurez plus de chance d’établir une politique de voyages qui leur sera utile.

Et pour cela, deux étapes essentielles doivent d’être suivies :

• Faites figurer dans la politique de voyage des informations dont les employés pourraient avoir besoin, notamment en ce qui concerne les remboursements et la sécurité. S’ils doivent se référer à votre politique, ils seront plus susceptibles de se familiariser avec celle-ci. Incluez votre politique de déplacements et de dépenses afin qu'ils sachent quels achats peuvent-être passés en note de frais, et précisez la procédure de remboursement. Pensez également à détailler l'assurance de voyage et les procédures à suivre en cas d'urgence.
• Indiquez clairement quel est l'outil de réservation de voyage approuvé par l’entreprise : Ne vous attendez à ce que vos employés se souviennent du tarif par nuit autorisé dans les 100 villes différentes que vous fréquentez. Utilisez votre politique de voyage pour rappeler aux employés quelle est la plateforme approuvée pour effectuer les réservations. Celle-ci doit inclure des politiques intégrées avec des budgets prédéfinis, classés par taux et par itinéraire, ainsi que des processus d'approbation pour que les demandes soient envoyées au bon responsable en cas de non-conformité.

Si vous recherchez des détails sur le meilleur format à adopter, consultez notre modèle de politique de voyage d'entreprise.

Rédiger une politique de voyage ?

Jetons maintenant un œil au processus de rédaction d'une politique efficace. Vous devez d’abord définir les objectifs et les priorités, impliquer les parties prenantes importantes, et examiner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans votre politique actuelle.

Révisez votre politique actuelle

Votre politique est-elle obsolète ou vous n’en possédez pas une?

Avant de personnaliser un modèle, il est judicieux d'examiner ce qui fonctionne ou pas avec votre politique et vos procédures actuelles. La première réunion sur le sujet peut être un bon moment pour impliquer les parties prenantes.

Fixez les objectifs et priorités

Déterminez les deux ou trois principaux objectifs de mise à jour de votre politique, comme répondre aux besoins d'une équipe en pleine croissance. N’hésitez pas à vous inspirer des quelques exemples d’objectifs ci-dessous pour rédiger votre politique de voyage :

• Ôter toute confusion pour les voyageurs
• Réduire le nombre de tâches que l'équipe administrative doit effectuer manuellement
• Renforcer la conformité de la politique de voyage
• Diminuer les frais inutiles
• Améliorer le devoir de diligence et la sécurité des voyageurs
• Optimiser le suivi financier des dépenses de voyage
• Augmenter la satisfaction des voyageurs

Impliquez les parties prenantes

La taille et l'organisation de votre entreprise détermineront qui doit approuver votre nouveau modèle de politique de voyage. Gardez à l’esprit que tout le monde est déjà bien occupé. Alors que certains acteurs seront impliqués tout au long du processus, d’autres n’auront pas beaucoup de temps à vous accorder. Pour plus d’efficacité, veillez donc à leur préparer une liste d’éléments qu’ils doivent vérifier ou approuver.

Les personnes qui devraient aider à rédiger la politique de voyage ou approuver la version finale sont :

• Le/la gestionnaire de voyages : connaît les comportements des voyageurs, les objectifs de la politique de voyage et tout ce qui concerne les agences de voyages, les tarifs négociés, etc.
• Le/la responsable administratif/ve : apporte son expertise sur les problèmes liés au processus de réservation de voyages et aide à définir des objectifs pour améliorer la politique et les procédures.
• Le/la PDG : précise les objectifs de conformité et de réduction des coûts. Il ou elle aura également des idées pour rationaliser les procédures de déclaration des dépenses.
• Le/la DG : aide à fixer des objectifs pour rationaliser les processus et gagner du temps, ainsi que pour améliorer le devoir de diligence et la conformité.
• Les voyageurs fréquents : indiquent ce qui fonctionne, ou pas, avec la politique de voyage actuelle. Ils peuvent également servir de porte-parole auprès des autres voyageurs.
• Le/la RH : comprend les demandes et les attentes des employés, connaît les différents objectifs pour tel ou tel voyage (notamment liés à l’embauche, et non aux objectifs commerciaux ou marketing).

La collaboration de tous ces acteurs sera essentielle pour créer une politique de voyage conforme qui réponde aux besoins de chacun. De ce fait, le choix des acteurs listés ci-dessus est également très important. Pour éviter de perturber le planning de chacun, organisez une réunion de lancement pour établir des objectifs, puis travaillez de manière indépendante sur la personnalisation du modèle. Si nécessaire, contactez individuellement les personnes concernées afin d’obtenir de l'aide sur certaines sections. Ensuite, organisez une réunion finale avec toutes les parties prenantes pour examiner la politique de voyage avant de la mettre en vigueur.

Fixez le style et la rigueur

Avant de commencer à rédiger votre politique, vous voudrez également définir le style de gestion de voyages et le niveau de rigueur que vous souhaitez observer. Cela facilitera la prise d’autres décisions.

• Le style de gestion de voyages : les voyageurs réserveront-ils leur voyage eux-mêmes à l'aide de votre outil de réservation ? Ou les réservations seront-elles toujours gérées par un responsable dédié ? Quel degré de liberté et d’autonomie souhaitez-vous offrir à vos voyageurs ?
• Le niveau de rigueur : si vous autorisez les voyageurs à réserver par eux-mêmes, dans quelle mesure l’outil permettra-t-il de s’éloigner de la politique intégrée ? L’outil devrait-il autoriser les voyages non conformes à la politique et simplement envoyer une notification au responsable ? Souhaitez-vous qu'une approbation soit requise dans un tel cas de figure ? Ou préférez-vous que les voyageurs saisissent les détails du voyage eux-mêmes, puis demandent par la suite l'approbation pour tous leurs voyages ?

Si les différents interlocuteurs travaillant sur le projet ne sont pas d'accord sur le style de gestion des voyages, il sera difficile de rédiger correctement une politique de voyage ou de configurer le processus d'approbation dans votre outil.

Décidez des éléments à inclure

Il vous faut ensuite sélectionner les éléments à inclure dans votre politique. Nous avons préparé ci-dessous une petite liste des éléments de base, mais n’hésitez pas à consulter la section suivante pour plus de détails.

• Une introduction expliquant l’importance de la politique pour les employés et les sujets qu’elle traite
• Votre procédure de réservation de voyage validée et votre outil de réservation de voyage d'affaires approuvé
• Les catégories de dépenses autorisées détaillant ce qui est remboursable dans chaque catégorie
• Les achats non remboursables (pour que les voyageurs sachent ce qu'ils doivent payer s'ils veulent quelque chose qui n'est pas couvert)
• La procédure de soumission des notes de frais et de demandes de remboursement
• Les contacts de l'assistance voyage, de l'assurance voyage, des fournisseurs de services de garde, ainsi que vos procédures d'urgence

La politique de frais de déplacement d’une PME inclura peut-être seulement quelques villes et itinéraires populaires où voyagent les employés, alors que celle d’une grande entreprise précisera sans doute les plafonds pour chaque grande ville et chaque itinéraire dans le monde.

Faites valider votre politique

La prochaine étape consiste à rédiger votre politique et à vous assurer qu'elle comprend tout ce qui précède. Obtenez l'approbation de toutes vos parties prenantes, pas uniquement celle des supérieurs. N'oubliez pas d'obtenir les commentaires d'un ou de plusieurs voyageurs fréquents pour vous assurer que le document est aussi clair et concis que possible.

Automatisez votre politique de voyage

Après avoir mis à jour votre politique de voyage, vous devez créer une version automatisée pour guider les réservations de voyage 24h/24. Une politique de voyage automatisée permet de valider des voyages au moment de la réservation en fonction de vos paramètres prédéfinis. Ces paramètres peuvent comprendre le coût maximal global par vol, le coût maximal pour certains itinéraires, etc. Vous souhaitez automatiser l’approbation des voyages au sein de votre entreprise ?

Dans notre prochain article, nous mettons à votre disposition une politique de voyage que vous pourrez remplir avec vos propres informations pour rendre ce processus aussi rapide que possible.