Les bonnes pratiques de voyage

Issues de conseils durement acquis, ces meilleures pratiques en politique de voyage conforme ont pour but de vous orienter vers les éléments à utiliser lors de la réservation de voyages et la façon de créer une politique que les voyageurs respecteront réellement. En utilisant des technologies intelligentes au lieu de vos bons vieux documents papier, vous réduisez toute frustration possible.

Il ne s’agit en aucun cas d’une liste de ce que vous devez inclure dans votre politique (pour cela, vous pouvez consulter notre modèle). Cet article vous aidera plutôt à comprendre certains des éléments importants à mettre en place pour que votre politique soit une réussite. Vous devez à tout prix éviter qu’elle ne soit qu’une liste de règles dont personne ne se préoccupe.

Voici les conseils les plus importants en matière de politique de voyage que toutes les entreprises devraient utiliser, quels que soient les budgets ou les règles que vous choisirez.

1 : Réservez tout au même endroit

L’une des choses les plus importantes que votre politique de voyage peut faire est de demander à tous les membres de votre entreprise de réserver au même endroit.

Pourquoi ? Pour que vous puissiez regrouper tous les voyages d’affaires et tout ce qui s’y rattache. Voici les principaux avantages de réserver les voyages au même endroit :

• Suivre l’ensemble des dépenses de voyage de l’entreprise à chaque instant afin de prendre de meilleures décisions budgétaires
• Répertorier les dépenses de voyage par équipe, service ou projet pour créer des rapports plus utiles
• Regrouper les dépenses de voyage en une seule facture mensuelle
• Supprimer la nécessité de rembourser les voyageurs (l’entreprise peut payer directement en utilisant l’outil approuvé pour les voyages d’affaires)
• Suivre facilement les déplacements des voyageurs, ainsi que leurs trajets entre les différents bureaux
• Savoir si vous avez des voyageurs dans les zones touchées lors d’une catastrophe naturelle ou d’autres situations d’urgence
• Élaborer des politiques de voyage là où les voyageurs effectuent leurs réservations.

Dans les meilleures pratiques en politique de voyage d’entreprise, nous allons aborder certains des avantages ci-dessus. Sachez toutefois qu’il vous sera très difficile d’appliquer ces pratiques si votre entreprise utilise encore une douzaine de sites web pour la réservation des voyages. Sans l’utilisation d’une plateforme, il est difficile de maîtriser les voyages, que ce soit avant la réservation (approbation) comme après celle-ci (suivi et rapports).

2 : Une politique de voyage claire et source d’information

Considérez votre politique de voyage comme une ressource à consulter plutôt qu’une liste de règles. Vous pouvez bien sûr avoir une liste de règles dans votre politique, mais ce n’est pas quelque chose de très efficace. Nous verrons comment résoudre ce problème à l’aide de la bonne pratique #3.

Lorsque vous considérez votre politique comme une ressource, les voyageurs savent où trouver ce dont ils ont besoin. L’information qu’ils recherchent accompagne les règles.

Voici quelques informations et ressources que les voyageurs auraient besoin de consulter facilement :

• Votre plateforme de réservation de voyages d’affaires approuvée
• Comment bénéficier de l’assistance voyage
• Compagnie d’assurance voyage
• Que faire en cas d’urgence
• Organisme de devoir de diligence (le cas échéant)
• Quels achats les employés peuvent et ne peuvent pas effectuer
• La procédure de remboursement

Toute règle ayant une incidence directe sur le processus de réservation doit figurer dans votre politique de voyage d’entreprise automatisée. Vous pouvez les intégrer à votre document de politique de voyage d’entreprise si vous le souhaitez, mais il est plus important de les inclure dans les politiques automatisées de votre plateforme de réservation de voyages d’affaires.

3 : Automatisation des politiques de voyage

50 % des voyageurs admettent qu’ils ne suivent pas toujours la politique de voyage d'entreprise, et 60 % disent qu’ils ne comprennent même pas le but et les avantages d’une telle politique. Si le fait d’inclure une liste de règles dans votre politique n’est pas très utile, que devriez-vous faire à la place ?

Pour suivre cette pratique, n’allez pas à l’encontre de la nature humaine. Ajouter des règles supplémentaires et renforcer le contrôle de vos voyageurs ne fonctionnera pas. Votre politique de voyage d’entreprise n’est pas optimisée. Ce n’est qu’un document, après tout.

Ce qu’il faut en revanche, c’est que votre politique de voyage d’entreprise influe sur le processus de réservation. Elle doit être intégrée à votre plateforme de voyages d’affaires. De cette manière, si les voyageurs essaient de réserver quelque chose qui n’est pas conforme à la politique, ils ne seront pas autorisés à le faire sans l’approbation de leur responsable. Le responsable reçoit une notification de l’application de voyage, et peut approuver ou refuser le voyage. Ils peuvent compléter la réservation, ou simplement donner leur accord afin que le voyageur puisse terminer la réservation.

Pour en savoir plus sur la mise en place des politiques de voyage automatisées, lisez cet article.

4 : Utilisez un outil convivial que vos voyageurs aiment

Les politiques de voyage automatisées sont vraiment excellentes. Elles s’appliquent aux voyages 24h/24, de sorte que vous n’ayez pas à harceler tout le monde pour éviter les dépenses excessives. Mais elles ont aussi un défaut. Si les voyageurs n’aiment pas utiliser la plateforme de voyages d’affaires approuvée ou s’ils n’ont pas l’impression qu’elle propose de bonnes offres, alors ils ne l’utiliseront pas.

Dans 35 % des cas, lorsque les voyageurs réservent en dehors de l’outil approuvé par l’entreprise, c’est parce qu’ils essaient de trouver un meilleur prix.

C’est la raison pour laquelle il est essentiel de choisir une plateforme qui non seulement offre un inventaire et des prix intéressants, mais qui propose également une expérience client et une interface que vos voyageurs apprécient. Chaque fois que vous apportez des modifications à la technologie que votre entreprise utilise pour faire ses réservations, faites un essai pilote. Commencez à déployer cette modification auprès de 5 % ou 10 % de vos voyageurs et demandez-leur de vous faire un retour. Si les voyageurs n’aiment pas la solution de gestion des voyages d’affaires que vous choisissez, il vous sera difficile de contrôler les dépenses de voyage avec des politiques de voyage automatisées. Ils réserveront tout simplement ailleurs.

5 : Implémentez l’auto-réservation

La dernière bonne pratique est une stratégie gagnant-gagnant.

La mise en place de l’auto-réservation est bonne pour…

• Les voyageurs - Ils peuvent réserver ce qu’ils veulent plus rapidement et par eux-mêmes, dans le cadre de la politique.
• Les administrateurs - Ils n’ont pas à traiter les demandes de réservation de voyage de tout le monde. En revanche, ils peuvent indiquer aux employés d’utiliser la plateforme de voyages d’affaires et les aider si besoin.

Lorsque vous configurez vos politiques de voyage au sein de votre plateforme de réservation de voyages d’affaires, l’auto-réservation devient une évidence. Il vous suffit d’ajouter des voyageurs à votre compte et vous voilà prêts.

Si l’auto-réservation n’est pas adaptée à votre entreprise, ne vous en faites pas. Elle n’est pas faite pour toutes les organisations. Quoi qu'il en soit, vous avez toujours la possibilité de permettre aux voyageurs de choisir facilement l’escale, l’itinéraire et le logement qu’ils souhaitent.

Vous pouvez simplement leur demander de faire approuver leurs voyages, quelle que soit la politique suivie. Cela permet aux voyageurs de sauvegarder leurs voyages en cours. Ensuite, un administrateur peut terminer la réservation, en utilisant leurs options sauvegardées. En paramétrant votre outil de cette manière, vous gagnez encore du temps du côté administratif tout en permettant aux voyageurs d’obtenir le voyage qu’ils souhaitent.

Comme vous pouvez le constater, les bonnes pratiques en matière de politique de voyage conforme donnent la priorité au bien-être du voyageur, et pas seulement de l’entreprise. Lorsque vous placez le voyageur d’affaires au premier plan, la gestion d’un programme de voyage devient plus facile.

Dans notre prochain article, nous vous mettrons sur la voie du succès avec le processus d’élaboration d’une politique.