Comment automatiser votre politique des voyages ?

Au fil des articles de ce guide, vous nous avons donné les clés de l’approbation des voyages et vous avons expliqué à quel point l’automatisation pouvait rendre la vie de tout le monde plus facil.

Explorons un peu plus en détail comment se déroule généralement l'approbation des voyages et pourquoi vous devriez envisager d'automatiser ce processus.

Premièrement, il est bon de se demander si les salariés de votre entreprise comprennent bien votre politique de voyages et les règles à suivre lors des réservations ?

Si votre politique de voyages a été rédigée sous forme de document Word, de page wiki, d’espace intranet ou qu’elle se résume à une fiche placardée sur le mur du bureau, il y a de fortes chances que personne ne la lise.

Les différents documents de la politique de voyages sont idéaux pour s’assurer des mesures de sécurité des voyageurs et des politiques de remboursement des repas. Mais quand il s’agit de réserver les voyages, c’est une autre histoire.

N’ayez crainte ! Dans cet article, nous répondrons aux questions pertinentes à la réservation et à l’approbation des voyages d’affaires.

• Pourquoi automatiser sa politique
• Que pouvez-vous automatiser
• À quoi ressemble cette politique
• Approbation de voyage automatique

Pourquoi automatiser sa politique

Automatiser votre politique de voyage représente des avantages indéniables :

• Plus de clarté
• Immédiateté (la politique est là quand les employés en ont réellement besoin)
• Politique des voyages mieux respectée

Bien entendu, la conformité parfaite n’existe pas. Il y aura toujours des voyages de dernière minute qui coûteront plus cher que ce qui est établi dans vos directives pour une destination ou un itinéraire. Mais avec l’automatisation de leur politique, nos clients rapportent un taux de conformité moyen de 95 %.

Si votre outil n’est pas apprécié par vos salariés ou s'il ne propose pas les fournisseurs et les options qu'ils souhaitent, les voyageurs auront davantage tendance à réserver par d’autres moyens, ce qui rendra votre politique inutile.

Chaque fois qu'un membre de votre entreprise réserve un voyage, votre politique est là pour l'aider à prendre ses décisions de réservation.

Quels sont les problèmes liés à une politique de voyage d'entreprise disponible seulement à l’écrit ?

Les employés sont censés lire les politiques.

Et s'ils ne les lisent pas ? Et s'ils les lisent, mais en oublient la moitié ? Et s'ils les lisent et choisissent de les ignorer simplement parce qu'ils ne les aiment pas ?

Sans surprise, 50 % des voyageurs d'affaires admettent ne pas toujours suivre leur politique de voyages. Les principales raisons : la commodité et les prix. Cela signifie que l’outil de voyage approuvé ne leur offre pas les options de vol ou d'hôtel qui conviennent à leur agenda. Ou en tout cas pas à des prix raisonnables. Résultat, ils décident de ne pas suivre la politique et de réserver sur des sites utilisés par le grand public.

Dans une autre enquête, 64 % des voyageurs milléniaux admettent que même s'ils comprennent leur politique des voyages, ils choisissent quand même de réserver en dehors de celle-ci.

Autre exemple : lorsque les employés recherchent des hôtels à Londres, les documents de politique de voyages ne peuvent pas préciser avec exactitude quelles options sont conformes, ou non, à la politique. Mais si votre politique est automatisée, vos salariés pourront rechercher directement ce qu’ils souhaitent dans le cadre préétabli.

Que peut-on automatiser ?

En règle générale, les politiques de voyages automatiques couvrent les éléments suivants :

• Où réserver un voyage
• Quelles classes de vol sont autorisées
• Combien dépenser sur un vol pour un itinéraire donné
• Combien dépenser pour un hôtel dans une ville spécifique
• Quelles classes de location de voitures sont autorisées
• Le processus de gestion des dépenses

Généralement, les politiques de voyages se trouvent dans un dossier RH ou dans un wiki interne. En automatisant ces éléments et en limitant ce que les employés peuvent réserver, vous faites économiser de l'argent à votre entreprise et vous vous assurez que les voyages sont équitables pour les employés.

Les politiques de voyages automatisées peuvent-elles contrôler ce que les voyageurs réservent ?

Une politique de voyages automatisée est bien plus performante qu'une feuille de papier lorsqu'il s'agit de contrôler ce que les voyageurs réservent.

Toutefois, elle n’est pas complètement à l'abri des problèmes générés par sa version papier.

Les politiques automatisées ne fonctionnent qu'à l'intérieur de l'outil de voyage. Si les voyageurs n'aiment pas utiliser votre outil pour quelque raison que ce soit, ils pourraient finir par réserver sur un site grand public. Dès lors, vous perdrez le contrôle de la gestion ainsi que les avantages financiers tels que la facturation facile.

Politique automatisée standard

Une politique des voyages automatisée se trouve à l'intérieur de votre outil de voyage d'affaires. Chaque fois que les employés l'utilisent pour réserver un voyage, ils peuvent ainsi voir quelles options sont acceptées ou exclues de la politique.

Si les employés doivent réserver un vol, un hôtel, une voiture ou un train en dehors de la politique de l'entreprise, ils peuvent utiliser l'outil pour envoyer une demande d'approbation à leur administrateur. Pas besoin d'écrire un e-mail long et détaillé. En utilisant l’outil, toutes les informations du voyage que l'employé souhaite réserver seront à la disposition de l'administrateur.

Approbation automatisée

L'approbation de voyages est généralement gérée manuellement et de façon individuelle par téléphone, e-mail ou en personne. Le voyageur peut avoir à échanger de nombreux e-mails et appels pour définir un itinéraire de voyage avec la personne chargée de la réservation, comme un agent de voyages ou un responsable en interne.

En d'autres termes, même si un voyage a été préapprouvé, l'obtention de l'approbation effective, souvent dictée par le coût réel, peut prendre plus de temps.

Avec des politiques des voyages automatisées en vigueur, vous faites en sorte que les voyageurs (ou les responsables de voyages d’affaires) puissent effectuer des réservations qui remplissent les conditions établies dans la politique. Pas besoin de processus d'approbation.

Vous pouvez dire au revoir…

• Aux échanges d’appels téléphoniques et aux e-mails entre le voyageur et la personne chargée de la réservation
• À la microgestion et au contrôle du processus de réservation (puisque les règles sont déjà prédéfinies)
• Aux opportunités manquées à des prix avantageux lorsque la personne qui réserve n'obtient pas l'approbation assez rapidement

L'approbation est toujours requise pour les voyages avec des besoins particuliers ou les réservations non conformes à la politique pour une bonne raison. Néanmoins, dans la plupart des outils, le gestionnaire/administrateur peut simplement afficher la demande et l'approuver dans la plateforme, en payant automatiquement le voyage.

Comment augmenter vos chances de succès ?

Une chose est sûre, votre politique des voyages automatisée est aussi performante que l’outil dans lequel elle est intégrée. À condition, bien sûr, que l’outil soit utilisé. Si votre outil n’est pas apprécié par vos salariés ou s'il ne propose pas les fournisseurs et les options qu'ils souhaitent, les voyageurs auront davantage tendance à réserver par d’autres moyens, ce qui rendra votre politique inutile.

Votre équipe financière possède peut-être déjà sa propre liste de critères dans un logiciel de gestion des voyages. Elle pourrait malgré tout s’inspirer des critères ci-dessous pour améliorer sa politique automatisée :

• Excellents commentaires des voyageurs (pas seulement des responsables des voyages et de l’équipe des finances)
• Toutes les options de voyage possibles, y compris tout ce que vous pouvez trouver en ligne, et tous les fournisseurs à bas prix avec lesquels les employés ont tendance à réserver pour faire économiser de l'argent à leur entreprise
• Assistance voyage haut de gamme 24h/24-7j/7 que les voyageurs apprécieront

Le choix d'un outil que les voyageurs veulent réellement utiliser s’avère primordial pour le succès de votre politique automatisée.

Système strict, moderne, laxiste

Les politiques des voyages automatisées n'ont pas à contrôler les décisions de réservation des employés si vous ne le souhaitez pas.

Vous pouvez configurer votre outil de voyage avec votre politique, tout en autorisant les voyageurs à réserver sans s’y conformer. Vous pouvez, pour cela, décider du niveau de rigueur qui conviendra à votre politique :

• Stricte : les employés doivent demander une approbation pour chaque voyage avant de le réserver (ou un administrateur doit le réserver pour eux après qu’ils aient sélectionné leurs options)
• Modérée : les employés ne doivent demander une approbation que pour réserver des voyages qui ne respectent pas la politique
• Laxiste : les employés n'ont pas besoin de demander une approbation pour quoi que ce soit. Ils peuvent réserver ce dont ils jugent avoir besoin.

Assurez-vous de choisir un outil qui vous permet de disposer de plusieurs options pour différents groupes de voyageurs. Par exemple, les cadres supérieurs et leurs assistants personnels auront probablement besoin de la possibilité de réserver ce qu'ils veulent, à tout moment. Les responsables de compte pour les clients les plus importants peuvent avoir besoin des mêmes privilèges.

La définition de processus d'approbation spécifiques pour les voyageurs seuls ou les équipes vous aide à créer une politique automatisée qui reflète la réalité.

Mettre en vigueur la politique

Il est maintenant temps de personnaliser la politique dans votre outil de voyage d'affaires afin qu'elle s’adapte à votre entreprise.

• Mettez-vous d'accord sur vos directives de politique des voyages : avant de configurer un outil, assurez-vous que le directeur financier, le responsable des voyages et les autres parties prenantes approuvent votre politique. Vous pouvez obtenir notre guide des directives de politique en cas de doute
• Choisissez un outil que les voyageurs voudront utiliser : si les voyageurs n'aiment pas utiliser votre outil approuvé, votre politique automatisée s’avérera complètement inefficace. Ils boycotteront votre outil, ainsi que votre politique comprise dans l’application
• Définissez vos directives sur les vols : définissez des montants maximums pour les itinéraires spécifiques, des classes de cabine et des exigences de réservation à l'avance
• Définissez vos directives sur les hôtels : montants maximums pour les destinations spécifiques, classement par étoiles et exigences de réservation à l'avance
• Définissez vos directrices pour les voyages en train et en voiture : établissez des budgets globaux et définissez des options de réservation avancées
• Créez si besoin des politiques spéciales pour certains groupes de voyageurs : certains groupes nécessitent peut-être des directives différentes. Par exemple, les équipes des ventes ou le personnel technique peuvent bénéficier de montants maximums globaux plus élevés, car elles doivent réserver davantage de voyages de dernière minute
• Configurez le processus d'approbation par équipe ou par service : lorsque vous créez des groupes de voyageurs par équipe ou par service, définissez la bonne personne pour approuver le voyage. Vous pouvez également définir votre politique de manière que seuls certains groupes n'aient pas à demander d'approbation.

La configuration de votre outil devrait être simple. La partie la plus difficile pourrait être de convenir des montants maximums d'itinéraire et de destination avec votre équipe.

La bonne nouvelle, c’est que lorsque vous regroupez les dépenses de voyage d'affaires dans un seul outil, vous êtes en mesure de collecter des données de voyage réelles qui peuvent vous aider à rendre votre politique plus adaptée.

La meilleure chose à faire est de commencer avec une politique automatisée et une réservation regroupée. Ensuite, vous pouvez consulter les données de voyage de votre entreprise tous les trimestres ou tous les ans pour apporter des modifications à vos directives en fonction des données réelles de l'entreprise.