Politique de T&E | Les bonnes pratiques pour une politique efficace en matière de frais de déplacement

Le terme « T et E » est très fréquemment utilisé dans les voyages d'affaires. Dans ce cas, l'acronyme peut désigner en anglais l'une des deux options suivantes : voyage et dépenses ou voyage et divertissement. On parle en français de frais de déplacements.

Dans ce guide rapide, nous allons décortiquer ce que ces deux expressions T&E signifient réellement. De plus, comment gérer un processus T&E pour votre plan de voyage d'entreprise.

Que sont les T&E ?

Les voyages et dépenses, ou voyages et divertissements, sont essentiellement les dépenses d'un employé lors d'un déplacement pour le travail (un voyage d'affaires) ou pour divertir un client.

Les frais de T&E comprennent les frais de voyage, la location de salles de réunion, l'hébergement, les repas, les frais de téléphone à l'étranger, etc. Ils comprennent toute dépense nécessaire, ou préalablement convenue dans le cadre d'une politique de conformité, pour mener à bien un travail en déplacement. Les services commerciaux et financiers gèrent généralement les processus T&E.

Les processus évolutifs de T&E permettent aux employés de se débarrasser de la carte de leur entreprise et de bénéficier d'une plus grande autonomie en utilisant leur propre carte de crédit ou carte électronique lors des voyages d'affaires.

Les avantages d'une politique de T&E (et ce qui se passe si vous n'en avez pas)

Sans une politique efficace en matière de voyages et de frais, votre entreprise éprouvera beaucoup de frustration et dépensera probablement trop. Une politique de T&E, lorsqu'elle est précise et automatisée, permet de contrôler les dépenses sans gérer les moindres aspects, de réduire le nombre de questions répétitives auxquelles votre équipe administrative doit répondre et de garantir un accès permanent de votre équipe financière aux données et aux rapports dont elle a besoin.

Sans une bonne politique T&E, le processus de validation, les remboursements, la collecte des notes de frais, etc., entraîneront une charge de travail inutile.

Outils d'automatisation des politiques de T&E

Vous vous demandez peut-être s'il existe des outils logiciels qui prennent en charge une politique numérisée en matière de voyages et de frais. Heureusement, la réponse est oui. Lorsque vous automatisez votre police, vous bénéficiez de quelques avantages importants :

• Processus de validation plus rapide
• Économies grâce à une meilleure conformité
• Limites de dépenses précises par équipe, service ou projet
• Données transparentes et en temps réel sur les coûts de T&E
• Rapports de dépenses regroupés à partir d'un seul outil de réservation

Une politique de voyage automatisée est plus facile à comprendre et à suivre. Par exemple, dans TravelPerk, un hôtel se verra attribuer la mention « Hors conditions » si le prix de la nuitée est trop élevé.

Les voyageurs peuvent également choisir d'activer un bouton pour n'afficher que les options conformes à la politique, de sorte qu'ils ne voient pas les propositions qui ne sont pas couvertes. Cette option peut être activée ou désactivée, et permet aux voyageurs devant réserver à court terme de demander la validation d'une réservation hors politique, si nécessaire. (en effet, les chambres d'hôtel dans les villes les plus fréquentée ont tendance à augmenter lorsque la date d'arrivée approche).

Les voyageurs ne verront alors que les options qui correspondant à leur politique. Ils pourront voir les hôtels les mieux notés en premier, et il existe également de nombreux critères de filtrage pour trouver exactement ce qu'ils recherchent.

À quoi ressemble une politique de T&E ?

À un niveau élevé, votre politique devrait couvrir :

• Les objectifs professionnels valides pour les voyages
• Les outils et processus de réservation (pour les vols, l'hébergement, les trains et les voitures de location)
• Les directives de base en matière de dépenses pour chaque catégorie
• Les directives de remboursement de base (pour la nourriture, les taxis et autres petites dépenses)

Une politique de T&E doit clarifier l'ensemble du budget du voyageur d'affaires, y compris les frais de divertissement pour les clients, les frais de transport, etc. Elle doit indiquer clairement le montant que l'employé peut dépenser pour chaque élément sans avoir besoin d'une validation budgétaire. Elle doit également inclure les dépenses de voyage que l'employé devra d'abord faire approuver.

Les politiques de T&E incluent les obligations en matière de taxes, les processus de remboursement et donnent un aperçu de la gestion des frais. Les conditions peuvent varier en fonction de la base de votre domicile professionnel et de la destination du voyage.

Par exemple, si l'employé possède un compte bancaire aux États-Unis, il peut être confronté à des suppléments de carte de crédit lorsqu'il voyage en Europe. Des petits détails comme celui-ci doivent être pris en compte dans une politique de T&E.

Vous pouvez proposer un document numérique pour votre politique en matière de voyages et de dépenses qui permettra aux voyageurs de connaître les outils à utiliser pour réserver un voyage, la méthode pour demander un remboursement de dépenses et le montant du montant journalier. Mais pour être automatisée, la majorité de votre politique de voyage doit être numérique.

Elle doit être présente dans votre logiciel de gestion des voyages d'affaires pour réduire les dépenses et diminuer le recours aux dépenses remboursables (puisque les voyages peuvent être payés par votre équipe financière, et non par vos voyageurs).

Conseil de pro : une politique de voyage automatisée obtient des taux de conformité de 90 % ou plus. Elle donne plus d'autonomie aux employés et plus de transparence aux gestionnaires chargés des finances ou des voyages.

Qu'est-ce qui est inclus dans un rapport de dépenses T&E ?

Les rapports de dépenses T&E sont nécessaires pour couvrir les dépenses de voyage des employés et minimiser les coûts inutiles tant pour l'employé que pour votre entreprise. Tout rapport de dépenses T&E doit inclure :

• La date de la dépense
• Le fournisseur lié à la dépense
• La raison de chaque dépense, c'est-à-dire voyage, hébergement, déjeuner avec le client, coworking
• Le compte interne facturable, par exemple marketing, développement commercial…
• Une preuve de paiement par reçu ou facture
• Le nom de l'employé qui a acheté l'article
• Le sous-total de l'achat
• Toute taxe ou TVA associée à l'achat
• Le total général (taxes comprises)

Le processus de documentation des dépenses de T&E peut être très simple TravelPerk peut vous aider à simplifier vos processus et à faciliter vos futurs voyages d'affaires.

Cet outil offre un lieu où vos employés, les gestionnaires de voyages et les équipes financières peuvent communiquer, recueillir les informations dont ils ont besoin et partager les politiques. Assurez-vous que vos rapports de dépenses de T&E sont accessibles à tous et sans obstacle.

Incidences fiscales des T&E

Une grande partie des voyages d'affaires de votre employé sera déductible des impôts. Tant que le fisc est en capacité de reconnaître les activités comme nécessaires à votre créneau sectoriel. La cruelle vérité est que de nombreuses entreprises perdent des millions en TVA non réclamée lors de leurs voyages d'affaires.

Votre entreprise n'a pas besoin d'être inscrite dans le pays où se rend votre employé pour pouvoir récupérer la TVA. Utilisez l'inventaire adapté à la TVA de TravelPerk, son calculateur de TVA et ses experts internes pour vous guider dans la mise en place d'une solution automatisée de TVA. Cela pourrait vous faire économiser jusqu'à 20 % de votre budget annuel de voyages d'affaires.

5 façons de créer un processus T&E gagnant pour votre entreprise

Suivez ces bonnes pratiques pour réduire les violations de politique, diminuer la charge de travail des validateurs et simplifier l'audit. Ce qui est bon pour le voyageur est également bon pour le directeur financier !

1. Rendez-la accessible

Votre processus doit être à la fois facile à apprendre et accessible. Assurez-vous de stocker vos politiques et les informations essentielles dans un endroit auquel tous les employés ont accès. Si vous travaillez avec des sous-traitants, vous devez garder à l'esprit qu'ils ne disposent peut-être pas d'une adresse e-mail d'entreprise et que vous devrez également vous adapter à eux.

De plus, votre processus doit lui aussi être compréhensible et simple. Vous ne voulez pas qu'une personne aie sans cesse besoin de se référer au processus ; vous voulez qu'il l'apprenne une fois pour toutes et que le processus soit bien ancré. Faites aussi simple que possible.

2. Adaptez-vous à la mobilité

Les employés qui voyagent sont nomades. Cela paraît évident. Leur documentation T&E doit pouvoir les accompagner. Autrement dit, ils ne devraient pas avoir à sortir leur ordinateur portable pour suivre leurs dépenses à chaque fois qu'ils font un achat. Peut-être n'auront-ils pas le temps de le faire du tout au cours de la journée.

Votre processus de T&E doit être adapté aux mobiles, afin que vos employés puissent suivre leurs dépenses et s'assurer qu'elles sont conformes aux politiques sans avoir à interrompre le rythme de leur journée.

3. Créez des politiques claires

Le mot politique a une consonance sinistre. Mais en réalité, elles n'ont pas besoin d'être compliquées. Lorsque vous créez une politique de T&E, n'oubliez pas pour qui vous la créez. Parlez à votre lecteur, utilisez un langage qu'il comprendra et restez simple.

4. Automatisez votre flux de travail (et laissez les voyageurs réserver par eux-mêmes)

L'automatisation rend votre gestion des voyages plus facile à gérer. De plus, la mise en place ne prend pas autant de temps que vous le pensez. Avec TravelPerk, vous pouvez mettre en place un processus automatisé de voyages et de dépenses en quelques clics. Vous pouvez sélectionner un partenaire de dépenses déjà intégré comme Expensify, Yokov et Paykawk. Ou encore intégrer vos propres systèmes avec l'API des dépenses de TravelPerk, en fonction de ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Prenez le temps d'automatiser votre flux de travail de T&E, et vous vous en féliciterez à l'avenir. Cela permet d'éviter les longues chaînes d'e-mails et de s'assurer de ne rien oublier.

De plus, l'automatisation des T&E alimentera votre entreprise en données précieuses, vous permettant de savoir comment optimiser vos bénéfices financiers à l'avenir.

Tant que votre politique de T&E automatisée correspond aux besoins de votre entreprise, les voyageurs devraient pouvoir réserver eux-mêmes dans votre outil de réservation. Cela leur donne de l'autonomie sur leur expérience de voyage tout en consolidant vos dépenses d'entreprise pour un gain de temps important au niveau des rapports.

5. Intégrez votre outil d'automatisation

La dernière étape dans votre parcours de création d'un processus de T&E fluide consiste à intégrer votre outil d'automatisation et votre flux de travail. Assurez-vous que l'ensemble de l'entreprise a une bonne vue d'ensemble du fonctionnement de l'outil et de la manière dont elle peut l'utiliser. Faites-le bien la première fois, et vous n'aurez jamais à le répéter.

Alors, optez pour des flux de travail plus simples en T&E

Voilà tout ce qu'il y a à savoir sur l'abréviation T&E. Suivez ce guide pour mettre en place vos processus et vos politiques à l'échelle de l'entreprise afin de vous assurer que vos dépenses de T&E sont parfaites. Ce faisant, vous créerez une expérience de voyage plus agréable pour tous. De plus, vous pourrez garder le contrôle sur vos comptes et éviter à votre entreprise de dépenser jusqu'à 20 % de TVA inutilement chaque année.

Nous avons demandé à Katharina Wodischeck, d'adsquare, quand elle estime qu'une entreprise devrait automatiser ses frais de voyage. Voici ce qu'elle nous a répondu :

"Si vous n'avez que quelques employés, la gestion des frais de déplacement reste faisable à l'aide de feuilles Excel et de reçus papier. Mais lorsqu'une entreprise se développe, l'ensemble du processus d'approbation, de reporting et d'analyse des frais de voyage devient plus complexe, et les équipes financières et comptables finissent par passer la majeure partie de leur temps précieux à des tâches qui pourraient être facilement automatisées. Les entreprises doivent définir le statu quo et et les objectifs de l'automatisation de leurs T&E. Une fois le processus de T&E automatisé, il est simple de suivre rythme de croissance de l'entreprise ou l'augmentation des déplacements des employés, et cela permettra d'économiser beaucoup de frais administratifs à long terme. » (Katharina Wodischeck, directrice financière, adsquare)