Bonnes pratiques en matière de politique de remboursement de frais (et 3 modèles)

Les remboursements de frais sont effectués lorsqu'une entreprise doit de l'argent à ses employés pour des achats qu'ils ont effectués au nom de l'entreprise. L'établissement d'une politique formelle de remboursement de frais fixe les attentes quant aux types de frais qui seront couverts par l'entreprise et au moment où celle-ci les remboursera.

Qu'est-ce qu'une politique de remboursement de frais ?

Une politique de remboursement de frais est un ensemble de directives qui dictent les achats que les employés peuvent faire au nom de leur entreprise, et comment et quand ils seront remboursés pour les dépenses liées au travail.

Toute entreprise dans laquelle un employé effectue un achat au nom de l'entreprise en utilisant des fonds personnels (argent liquide, carte de crédit personnelle, etc.) au lieu d'une carte de crédit d'entreprise doit disposer d'une politique de remboursement de frais.

Les frais professionnels remboursables sont très fréquents pour les rôles de planification d'événements ou nécessitant des déplacements importants. Un employé peut payer de sa poche le trajet en taxi de l'aéroport à un centre de conférence. Ou encore, quelqu'un peut utiliser ses fonds personnels pour acheter des fournitures de dernière minute pour une collecte de fonds organisée par son entreprise. Lorsque les employés utilisent leur propre argent pour effectuer des achats au nom de leur employeur, ils doivent savoir comment ils seront remboursés pour ces dépenses.

Comment créer une politique de remboursement de frais

Suivez ces deux étapes clés pour élaborer une politique de remboursement de frais :

Créer des directives concernant les dépenses remboursables

Posez-vous donc les questions suivantes :

• La dépense est-elle liée à un voyage ? Si oui, reportez-vous à vos directives sur les voyage pour les employés. Vous devriez avoir des directives sur ce qui compte et ne compte pas comme une dépense liée au voyage. Par exemple, les repas pris en voyage sont remboursables à condition qu'ils respectent les tarifs journaliers de votre entreprise.
• Les dépenses qui ne sont pas liées à un voyage peuvent être remboursées si elles répondent aux critères des règles du plan comptable. Aux États-Unis, l'IRS établit des lignes directrices pour le remboursement des employés afin que ces dépenses ne soient pas considérées comme un revenu imposable. Pour que des dépenses répondent aux règles du plan comptable, elles doivent être liées au travail et être déclarées à l'employeur en temps voulu.

Indiquez comment les employés doivent déclarer leurs dépenses

Tout d'abord, demandez-leur de suivre leurs achats en enregistrant les reçus. Ils doivent noter le but de chaque dépense pour prouver qu'il s'agissait d'un frais professionnel si le fisc décide de procéder à un audit. Vous en avez marre de devoir recueillir des reçus en papier ? Utilisez un outil de notes de frais pour automatiser les notes de frais et simplifier le suivi des frais de déplacement.

Ensuite, fixez des dates limites pour le dépôt des notes de frais afin de pouvoir clôturer les comptes et rembourser les employés en temps voulu. Décidez comment vous allez remettre les remboursements aux employés. Les remboursements de frais ne constituent pas un revenu imposable pour les employés s'ils répondent aux critères du plan comptable établi par le fisc. Dans ce cas, les remboursements doivent être séparés du salaire de l'employé.

Définissez les attentes quant au moment et à la manière dont les employés seront remboursés. Par exemple, vous pouvez rembourser les employés pour les dépenses personnelles par dépôt direct lorsqu'ils reçoivent leur salaire, ou vous pouvez émettre des chèques 30 jours après le traitement des dépenses. Il s'agit simplement de décider ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation.

Comment documenter et mettre en œuvre votre politique de frais

La création d'une politique de remboursement des frais fait partie du travail de l'équipe financière. Une documentation et une mise en œuvre appropriées sont les clés du succès de la politique. Vous pouvez le faire de la manière suivante :

• Rendre la politique de remboursement des frais de votre entreprise claire et précise. Donnez des définitions pour tout jargon susceptible de prêter à confusion afin que les employés ne se méprennent pas sur les règles.
• Testez-la sur les employés. Lorsque vous connaissez les tenants et les aboutissants de la comptabilité, vous pouvez facilement partir du principe que tous les autres en savent autant. Testez votre nouvelle politique sur un groupe de discussion avant de la déployer à l'ensemble de l'entreprise, pour voir ce que vous devez expliquer ou simplifier. Est-ce que tout le monde comprend ce qu'est un plan comptable ? Les « dépenses liées au travail » sont-elles clairement définies ? Les employés peuvent-ils avoir accès à la carte de crédit de l'entreprise au lieu de payer de leur poche ? Obtenez un retour d'information pour déterminer si la politique comporte ou non des clauses susceptibles d'être mal interprétées. Faites des ajustements si nécessaire.
• Annoncez la nouvelle politique et rendez-la facilement accessible via l'outil de communication de votre entreprise (Slack, intranet, etc.). Mettez la politique à disposition sur le cloud afin que les employés puissent la consulter en déplacement. Cette accessibilité est particulièrement importante pour vos voyageurs d'affaires.
• Incluez la politique de remboursement des frais dans votre politique de voyage d'entreprise pour la rendre encore plus accessible.
• Dotez les employés d'un logiciel de déplacement et de gestion des dépenses pour appliquer la politique. Offrez-leur un outil de gestion des dépenses pour les aider à collecter les reçus et à classer les notes de frais et un logiciel de réservation de voyage pour suivre les dépenses de voyage.

Le timing est un autre facteur de réussite de votre politique de dépenses. Pour optimiser l'adhésion à une nouvelle politique, mettez-la en œuvre au début d'une nouvelle année (fiscale ou civile) ou après avoir créé de nouveaux budgets ou vérifié les dépenses de voyage et de frais.

Conseils pour appliquer une politique de remboursement de frais

Après avoir mis en place votre politique de remboursement, il est important de la faire appliquer pour éviter les fraudes. La fraude au remboursement de frais se produit généralement de deux manières : lorsque les employés inventent des dépenses qu'ils n'ont pas effectuées (comme une course en taxi pour une réunion à laquelle ils se sont rendus à pied) ou lorsqu'ils gonflent les dépenses (location d'un véhicule de luxe au lieu d'une option plus économique).

Les petits remboursements de frais de voyage peuvent s'accumuler. Disons qu'un employé utilise une carte de crédit personnelle pour payer une course en taxi effectuée pour une sortie personnelle pendant un voyage d'affaires. Le tarif ne coûte que 6 $, il passe donc sous le radar du service financier. Cependant, lorsque vous multipliez des dépenses frauduleuses mineures comme celle-ci par des dizaines d'employés et des centaines de trajets, ces 6 $ peuvent rapidement se transformer en 6 000 $ ou même 60 000 $ !

Il est important d'appliquer une politique de remboursement de frais afin de garder le contrôle sur les dépenses de l'entreprise et d'empêcher tout employé cupide de ponctionner les ressources de l'entreprise à des fins personnelles. Si vous appliquez la politique et punissez les coupables d'abus, les dépenses excessives et la fraude prendront fin.

Utilisez ces conseils pour éviter la fraude au remboursement des frais :

• Demandez aux employés les reçus sur lesquels figurent le nom du vendeur, la date et l'heure de l'achat et la liste des articles achetés.
• Étudiez minutieusement les reçus. Sont-ils falsifiés ? Les achats sont-ils justifiés ? L'employé essaie-t-il de se faire rembourser un pourboire alors que celui-ci était inclus dans le prix du repas ? Le reçu comporte-t-il des achats personnels cachés au milieu d'un tas de dépenses liées à l'entreprise ? Jouez au détective.
• Prévoyez des conséquences en cas de fraude. Licencier les employés qui commettent des fraudes donnera l'exemple et découragera les autres de faire de même.
• Créez des conséquences pour les dépenses excessives. Si les employés dépensent plus que le taux journalier prévu pour leur voyage, remboursez-les jusqu'à concurrence du montant autorisé, mais ne les laissez pas s'en tirer avec plus. Si un employé dépense constamment trop pour ses voyages d'affaires, envisagez de réduire ses possibilités de déplacement.
• Utilisez des outils qui mettent en œuvre la politique de dépenses de l'entreprise. Adoptez un outil de gestion des voyages qui indique quelles options sont conformes à la politique et lesquelles ne le sont pas. Grâce à la technologie, il est plus facile que jamais d'identifier et de prévenir la fraude en matière de politique de remboursement des frais.
• Accordez aux employés l'accès aux cartes d'entreprise virtuelles. Ces cartes permettent aux administrateurs de suivre les dépenses en temps réel. Si un membre de l'équipe financière voit un voyageur d'affaires faire des achats curieux, il peut envoyer un avertissement à l'employé ou lui envoyer par e-mail une copie de la politique de dépenses à titre de rappel.

Appliquez la politique de remboursement des frais de votre entreprise pour éviter la fraude et économiser de l'argent.

Modèles de politique de remboursement des frais, exemples et ressources

Vous êtes maintenant prêt à élaborer votre propre politique de remboursement des frais. Voici quelques ressources pour vous aider à le faire.

Modèle basique de politique de remboursement des frais (source)

Modèle basique de politique de remboursement des frais (source)

Modèle de formulaire de rapport des frais (source)

Exemples de politique de remboursement des frais

• Politique de remboursement des frais pour la ville de Longview, Washington
• Exemple de politique de remboursement des frais conçue pour les organismes à but non lucratif
• Exemples de clauses légales relatives au remboursement des frais

Lorsque votre entreprise a une politique de remboursement des frais claire et facile à trouver, les employés sont plus susceptibles de s'y conformer. Lorsque les employés adhèrent à la politique, ils peuvent passer moins de temps à s'inquiéter des notes de frais et plus de temps à faire ce pour quoi ils ont été engagés.