Devoir de diligence pour les voyages d'affaires

Si vos employés voyagent pour affaires, il est de votre responsabilité légale et éthique de mettre en place un plan pour s'occuper d'eux. Un plan complet évalue les risques prévisibles et imprévisibles afin d'éviter les blessures des employés et les ramifications légales pour l'entreprise. Ce plan est connu sous le nom de devoir de diligence.

Qu'est-ce que le devoir de diligence ?

Le devoir de diligence est une politique d'entreprise et une exigence légale garantissant que les entreprises se consacrent à la sécurité et au bien-être physique et émotionnel de leurs employés. Cela couvre un large éventail de risques. Parmi les plus courants nous pouvons citer :

• Santé et sécurité,
• Nourriture et boissons fournies par l'organisation,
• Protection contre les incendies,
• Discrimination et harcèlement,
• Stress,
• Violence,
• Et bien plus encore.

Pour un employeur, il s'agit de montrer qu'il se préoccupe de la sécurité de ses employés en planifiant et en prenant toutes les précautions nécessaires pour atténuer les risques pour eux et les autres.

Voyage d'affaires et devoir de diligence

Les obligations morales et légales d'une entreprise en matière de devoir de diligence dépassent le cadre du bureau. Lorsqu'un employé voyage pour affaires, ce devoir de diligence doit continuer à le protéger, quel que soit l'endroit où il est envoyé.

Pour le voyageur d'affaires, cela implique d'arriver dans une ville inconnue tout en ayant la certitude que l'entreprise le protège.

Beaucoup de choses peuvent potentiellement mal tourner lorsqu'un employé est envoyé en voyage d'affaires et l'entreprise doit être préparée à toute éventualité. Voici quelques problèmes courants auxquels les voyageurs d'affaires sont confrontés :

• Rater un vol
• Perdre un passeport ou un autre document important
• Tomber malade à l'étranger
• Accidents nécessitant des soins médicaux

Pourquoi le devoir de diligence est-il important ?

Il est important de montrer aux employés qu'ils sont soutenus par l'entreprise lorsqu'ils voyagent en son nom. Une étude menée en 2019 auprès de 7 850 voyageurs fréquents a révélé que 31 % d'entre eux considéraient leur propre sécurité comme la première priorité et 54 % pensaient que ce sentiment n'était pas partagé par leur entreprise.

La plupart des entreprises ont déjà mis en place certaines procédures relatives au devoir de diligence. Cela signifie que les employés savent où se rassembler en cas d'incendie, ou qui appeler s'ils sont enfermés dans un local. Mais quel est le plan prévu lorsqu'un employé a besoin d'une aide immédiate et qu'il se trouve à 15 000 kilomètres ?

À mesure que les entreprises étendent leurs liens professionnels à travers le monde, les voyageurs d'affaires sont constamment exposés à de nouveaux risques. Même le voyageur le plus chevronné a besoin de soutien lorsqu'il est confronté à une situation très risquée, comme une maladie dangereuse ou des troubles politiques.

Obligations légales

Dans le monde entier, les entreprises sont de plus en plus tenues responsables par les autorités et par leurs employés qui exigent qu'elles fassent preuve de prudence et prennent en compte les nombreux risques liés aux voyages d'affaires.

Aux États-Unis, la mise en place d'un programme de diligence est devenue une obligation légale pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille. En conséquence, le secteur des affaires a enregistré une hausse spectaculaire des poursuites pour négligence. Les employés sont de plus en plus informés de leurs droits et intenteront une action contre leur employeur s'ils estiment qu'un incident lié à la sécurité n'a pas été traité de manière appropriée.

Pour ces raisons, le respect du devoir de diligence devient une priorité plus importante pour les entreprises. La meilleure protection contre d'éventuels litiges futurs est d'avoir des preuves documentées que l'entreprise fournit des procédures de sécurité, des ressources suffisantes et une formation adéquate.

Planification stratégique et prévention pratique

La prévention, la réponse et la stratégie sont des aspects essentiels de l'obligation de tout employeur de faire respecter la loi et de protéger son équipe.

Avant d'autoriser un voyage, les entreprises sont censées rechercher et évaluer le niveau de risque en procédant à une évaluation des risques liés aux voyages d'affaires et en formant les employés aux procédures de sécurité à suivre. Elles sont également tenues par la loi de disposer d'un plan de repli à mettre en œuvre si le risque est avéré.

La responsabilité des entreprises s'étend aux omissions ainsi qu'aux négligences. Les voyageurs doivent connaître les vaccins recommandés avant le voyage, comment et où accéder à un traitement médical, et les contingences en cas d'évacuation. Il est également recommandé de les informer sur les normes culturelles et politiques avant de se rendre dans de nouvelles destinations. Ces informations leur permettent de savoir comment se comporter en tant que visiteurs dans ce pays.

Les formations et les briefings encouragent les employés à respecter la politique d'évaluation des risques liés aux voyages, pour leur sécurité et celle de leur entourage. Votre responsabilité ne s'arrête pas à l'identification des risques et à la documentation d'un plan d'action, vous devez également vous assurer de l'implication pratique des voyageurs. Lorsque vos employés comprennent que la conformité n'est pas optionnelle, ils respectent la politique mise en place et votre volonté de faire de leur bien-être une exigence.

Les entreprises qui ne considèrent pas le devoir de diligence comme une nécessité se mettent en danger. Celles qui ne le font pas ont souvent du mal à faire face aux menaces multiples qui sont aujourd'hui le lot des voyageurs.

Cela est dû en grande partie à un manque de ressources ou d'informations disponibles sur la manière de rédiger une politique de diligence complète ou de procéder à une évaluation approfondie des risques liés aux voyages. Une raison de négligence encore plus courante est l'ignorance par de nombreuses entreprises des différence entre les deux.

Devoir de diligence et gestion des risques liés aux voyages

Dans le contexte des voyages, le devoir de diligence est l'obligation légale de rechercher, planifier et mettre en œuvre une stratégie visant à atténuer les risques encourus par les employés en voyage d'affaires. Le devoir de diligence d'une entreprise contient une déclaration de son engagement à prendre soin de ses employés et de la portée de cet engagement. Dans ce contexte, il existe une variété de processus et de tactiques pour respecter cet engagement : la gestion des risques liés aux voyages est l'une des stratégies concrètes. Le processus de gestion des risques est le moyen par lequel l'entreprise respectera son « devoir de diligence ». En d'autres termes, vous remplissez votre devoir de diligence en mettant en œuvre des procédures de gestion des risques liés aux voyages.

Vous aurez besoin de savoir comment effectuer une évaluation des risques liés aux voyages, mais le fait de concevoir d'abord un plan de diligence déterminera les domaines sur lesquels il vous faudra vous focaliser lors de l'évaluation. Une politique de diligence doit rechercher, documenter, avertir et former à tous les risques possibles.

Rien d'étonnant à ce que les entreprises aient du mal à intégrer ces pratiques dans les programmes de gestion des voyages d'affaires. Les législateurs sont notoirement ambigus lorsqu'ils définissent ces termes pour une mise en œuvre pratique. Plutôt que de vous décourager, voyez-y l'occasion de rédiger une politique de diligence conforme aux besoins et aux valeurs de votre entreprise.

Comment rédiger une politique de diligence pour les voyages

Étant donné que la gestion adéquate des risques est difficile à quantifier ou à définir, les législateurs s'efforcent de conceptualiser clairement le devoir de diligence. Nous souhaitons donc vous offrir quelques conseils sur un sujet complexe mais important.

1. Évaluez votre programme de voyage actuel

• Impliquez les parties prenantes concernées et discutez des domaines à améliorer. Les voyageurs offrent une expérience de première main dans la gestion des situations à haut risque, et les gestionnaires de voyages vous donneront un aperçu de la logistique impliquée.
• Discutez de ce qui a mal fonctionné par le passé, recherchez les tendances mondiales en matière de risques et convenez des politiques de sécurité actualisées à suivre.
• Partagez cette tâche avec une entreprise de gestion de voyages (TMC). L'expertise de la TMC vous aidera à répondre à votre devoir de diligence en vous fournissant des conseils et des outils pour la sécurité des voyages.
• Les sociétés de voyage B2B sont tout indiquées, car elles comprennent les besoins des entreprises, fournissent des données en direct et des rapports de sécurité, recommandent des améliorations stratégiques aux politiques de diligence et offrent une assistance 24 h/24 et 7 j/7. C'est un aspect essentiel, car les voyageurs doivent pouvoir contacter une entité fiable à tout moment pour une assistance de quelque ampleur que ce soit.

2. Établissez un processus préalable au voyage

• Compilez des rapports d'évaluation des risques avant le voyage qui détaillent des données regroupées au niveau mondial, en particulier lors de voyages vers des destinations à haut risque.
• Automatisez les alertes de voyage et incorporez-les dans l'itinéraire de voyage. Votre TMC fournira probablement des mises à jour en direct aux voyageurs pour les informer de l'évolution des risques potentiels.
• Assurez-vous que les coordonnées des employés et les dossiers médicaux sont facilement accessibles et à jour.

3. Voyages nationaux et internationaux

• Prenez en compte les facteurs de risque dans votre pays et à l'étranger. Un accident peut arriver à votre employé alors qu'il se rend à une réunion à l'autre bout de la ville, alors assurez-vous de prendre des dispositions de sécurité pour vos employés chez vous comme pour ceux qui voyagent beaucoup.

4. Ayez un plan B et un plan C

• Incluez les imprévus dans votre politique générale de voyage, ainsi que dans les plans de voyages spécifiques. Les employés doivent savoir qu'il existe un plan de secours fiable et à jour en cas d'urgence.
• Plus important encore, ce plan doit contenir des informations sur l'endroit où se trouve l'ambassade ou sur le point d'évacuation le plus proche pour les ressortissants étrangers.

Conseils et outils sur le devoir de diligence

• Engagement des employés : en plus de contribuer à la personnalisation des mesures de sécurité, les employés apprécieront d'être impliqués dans le processus de décision. Ils s'y plieront volontiers car, en fin de compte, c'est de leur sécurité qu'il s'agit.
• Technologie pour la sécurité : les services automatisés fournis par les TMC et les logiciels de gestion des voyages ont des fonctionnalités de suivi en temps réel qui permettent de localiser un voyageur pour pouvoir intervenir si nécessaire.
• Gadgets et équipement : si vous voyagez dans une zone présentant un risque élevé de vol à la tire, par exemple, vous pouvez recommander au voyageur d'utiliser une banane pour y ranger son argent et de réserver un hôtel avec un coffre-fort dans la chambre pour y laisser ses objets de valeur.