Que vous travailliez au sein d’une petite ou d’une grande entreprise, les voyages d’affaires peuvent représenter une dépense de poids, au même titre que les salaires. À l’heure où 84 % des voyageurs d’affaires prévoient d’effectuer au moins un déplacement dans les 6 prochains mois, la rentabilité des voyages d’affaires est plus importante que jamais. 

Le problème, c’est que les responsables et gestionnaires des questions financières perdent trop de temps à récupérer des factures et reçus et à se connecter à de nombreuses plateformes pour savoir dans quelle mesure le budget des voyages d’affaires a déjà été dépensé.

Face à ce processus chaotique conjugué à des rapports de dépenses interminables, il est extrêmement difficile de garder le contrôle du budget et de prendre des décisions financières éclairées en temps réel. 

Les voyages d’affaires représentent généralement un coût variable. Et si votre entreprise effectue des réservations sur plusieurs plateformes ou par l’intermédiaire d’un agent de voyage traditionnel au lieu de tout réserver au même endroit, il est d’autant plus difficile, voire impossible, d’obtenir une vision précise et actualisée de vos dépenses. 

Dans cet article, nous expliquons comment vous pouvez économiser de l’argent et maîtriser votre budget.

Les données en temps réel sont essentielles

Si vous souhaitez optimiser le budget de vos voyages d’affaires, le fait de disposer de données en temps réel vous aidera à définir des points de repère en termes de frais de déplacement, à élaborer à l’avenir des budgets qui reflètent la réalité et à prendre des décisions éclairées qui auront une incidence sur les décisions financières au cours du mois et du trimestre en cours. 

Pour optimiser le contrôle de votre budget, vous devez bénéficier d’une visibilité totale des frais de déplacement et visualiser les dépenses associées à chaque voyage d’affaires selon diverses catégories. Vous pouvez ainsi définir le coût moyen d’un voyage d’affaires par service, équipe, personne et/ou bureau. Intéressant, non ? Surtout si les processus manuels et à forte intensité de main-d’œuvre ne vous effraient pas. 

Comment TravelPerk simplifie le suivi des dépenses de voyage

Seuls des rapports en temps réel peuvent vous permettre de garder le contrôle du budget de vos voyages d’affaires. Grâce aux outils sophistiqués de création de rapports de TravelPerk, vous pouvez décomposer les coûts par membre du personnel, équipe, type de voyage, coût moyen du voyage, TVA récupérable, etc.

Comment obtenir les données dont vous avez besoin ?

La façon la plus simple d’obtenir des données consiste à laisser votre outil de réservation de voyages d’affaires le faire pour vous. 

Autrement dit, les gestionnaires de voyages et responsables administratifs ne doivent plus réserver leurs voyages sur des sites de réservation de voyages d’affaires et des applications conçus pour les voyages d’agrément et de tourisme. Évitez également de passer par les agences de voyages traditionnelles pour réserver vos voyages d’affaires. Nous recommandons plutôt d’utiliser une plateforme de réservation moderne destinée spécifiquement aux voyages d’affaires et qui tient compte des besoins des équipes financières. 

Dans l’idéal, la plateforme de réservation choisie doit générer automatiquement un rapport sur le coût total des voyages par membre du personnel, équipe et bureau, et fournir des informations telles que le coût moyen du voyage, la plage de dates et le type de dépenses (billets d’avion, chambres d’hôtel, etc.).

L’outil doit également comporter des tags qui vous permettent de collecter des informations plus personnalisées sur vos dépenses de voyage, comme le montant dépensé pour un client ou dans le cadre d’un événement spécifique, par exemple.

Chez TravelPerk, nous offrons une solution flexible de création de rapports qui vous permet de visualiser les dépenses en temps réel. Notre outil vous propose une sélection de filtres automatiques et de tags manuels pour consulter toutes les données dont vous avez besoin en un clic. 

La capacité à catégoriser et séparer ces dépenses est essentielle pour prendre des décisions opérationnelles éclairées et optimiser le budget de vos voyages d’affaires. 

L’outil de création de rapports de TravelPerk vous permet également de configurer des rapports ou de planifier des alertes en fonction des données qui vous importent le plus, afin de prendre des décisions financières plus éclairées. 

Rationalisez votre processus de gestion des dépenses

Outre des outils sophistiqués de création de rapports, votre société de gestion des voyages doit favoriser l’intégration de votre outil de réservation de voyages d’affaires à votre système de gestion des dépenses afin que toutes les dépenses soient regroupées au sein d’une même plateforme, ce qui simplifie considérablement leur analyse. 

Des outils tels que Ramp, Divvy, Mobilexpense Group, Payhawk et Yokoy vous permettent d’ajouter d’autres données telles que les repas ou les tickets d’événements, offrant une vue d’ensemble complète. 

Consultez notre guide complet pour savoir comment rationaliser votre processus de gestion des dépenses.

Outre les données en temps réel et les processus rationalisés de gestion de dépenses, voici 3 autres astuces pour maîtriser le coût de vos voyages d’affaires.

Intégrez votre politique de voyages à votre outil de réservation

Vous devez pouvoir intégrer votre politique de voyages à votre outil de réservation pour contrôler les réservations en temps réel. Non seulement l’équipe financière en tirera profit, mais le personnel et les gestionnaires de voyages auront une meilleure vision des éléments inclus dans le budget. Sans compter que cela participe à la conformité aux politiques de voyages.

Lorsque vous configurez votre politique de voyages au sein de votre plateforme de réservation, créez le nombre minimum de politiques possibles. Nous recommandons aux responsables d’entreprise d’appliquer une politique standard ainsi qu’une politique spécifique aux cadres, le cas échéant, afin de faciliter la gestion de la politique de voyages et la coordination des frais de déplacement.

Configurez des flux de travail d’approbation automatiques

Il peut s’avérer utile de configurer des flux de travail d’approbation afin que les gestionnaires de voyages puissent examiner et valider les demandes plus efficacement. Si votre politique de voyages est intégrée à un outil de réservation tel que TravelPerk, vous pouvez configurer votre flux de travail d’approbation favori. Par exemple, si un voyageur réserve un voyage d’affaires à venir qui entre dans le cadre de la politique de voyages que vous avez configurée, vous pouvez faire en sorte qu’il soit automatiquement approuvé afin de vous consacrer à des tâches plus importantes.

Récupérez la TVA appliquée à vos voyages d’affaires

Les petites et moyennes entreprises perdent des millions chaque année en omettant de récupérer la TVA associée à leurs voyages d’affaires. Face aux multiples réglementations fiscales en vigueur au Royaume-Uni et dans le monde, le processus de remboursement peut souvent être confus et fastidieux pour de nombreuses équipes financières. C’est pourquoi TravelPerk a créé une solution simple de récupération de la TVA vous permettant de maîtriser les coûts et d’économiser jusqu’à 25 % sur votre budget de voyages annuel. TravelPerk collecte les factures des prestataires de services en votre nom, de sorte qu’aucun montant n’est négligé.

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Les voyages d’affaires reprennent. Statista prévoit qu’ils augmenteront de 38 % en 2022 et auront retrouvé un rythme normal d’ici 2024. Selon une étude de Skift, le fait que les réunions en face à face soient plus efficaces n’y est pas étranger. Sans compter que 8 cadres sur 10 privilégient également cette option.

Si vous êtes responsable des questions financières, vous devez établir un budget pour les voyages d’affaires qui favorise la réussite de votre équipe tout en restant économiquement viable. 

La tâche peut s’avérer ardue, c’est pourquoi nous vous proposons notre aide. Dans cet article, nous vous présentons les cinq étapes qui vous aideront à établir un budget réaliste pour les voyages d’affaires.

5 conseils pour établir un budget pour les voyages d’affaires

Lors de l’établissement d’un budget pour les voyages d’affaires, vous devez veiller à ce que les dépenses soient en accord avec les objectifs, les besoins et les résultats de l’entreprise.

Pour vous faciliter la tâche, nous vous recommandons de procéder comme suit :

1. Fixez un budget réaliste pour votre entreprise

La première étape consiste à essayer de déterminer le montant que vous pouvez consacrer aux voyages d’affaires sans affecter d’autres dépenses essentielles telles que la location et la paie.

Si les voyages d’affaires reprennent au sein de votre entreprise, commencez par étudier les caractéristiques des voyages antérieurs pour vous faire une idée réaliste des frais afférents :

• Durée moyenne des séjours.
• Prix des billets d’avion.
• Transferts et transports terrestres.
• Frais de repas.
• Hébergement et loisirs. 
• Frais de conférence.
• Visas.
• Assurance.

Une fois cette étude réalisée, vous pouvez commencer à évaluer le coût d’un voyage d’affaires moyen et déterminer un budget réaliste en fonction de vos besoins actuels en termes de voyages et des objectifs à long terme de l’entreprise. Au bout du compte, toutes les dépenses liées aux voyages d’affaires doivent se justifier par le retour sur investissement qu’elles peuvent apporter à votre entreprise. 

Vous devez également tenir compte des besoins des différentes équipes lors de l’allocation de votre budget. Les équipes commerciales, par exemple, voyagent généralement plus fréquemment que les équipes moins susceptibles d’être en contact avec la clientèle. 

Sur la base de ces calculs initiaux, vous devez identifier les frais de déplacement que le personnel peut se faire rembourser et comparer vos revenus actuels à vos dépenses actuelles. Cette démarche devrait vous donner une idée du montant à consacrer aux voyages d’affaires.

2. Tenez compte de la saisonnalité et des facteurs externes

Certaines périodes de l’année sont-elles plus chargées que d’autres pour votre organisation ? Les conférences et événements de réseautage auxquels assistent les membres de vos équipes de direction ou de développement commercial sont-ils organisés à certaines périodes clés de l’année ? Tous ces éléments doivent également être pris en compte dans le budget de vos voyages d’affaires, 

sans parler d’autres facteurs externes susceptibles de l’influencer, tels que la hausse de l’inflation.

3. Saisissez les opportunités de réduction des dépenses

Il existe de nombreuses astuces efficaces pour optimiser le budget de vos voyages et réduire les coûts, parmi lesquelles :

• Réserver : si les réservations de dernière minute sont parfois inévitables, essayez dans la mesure du possible de réserver votre voyage afin de bénéficier d’avantages tels que des vols moins chers, de meilleures offres d’hôtels, etc.
• Encourager le personnel à utiliser les transports en commun (bus, tramway, train, etc.) comme moyens de transport terrestre plutôt que des taxis ou des voitures de location.
• Utiliser une application de gestion des voyages pour les réserver : plutôt que de perdre du temps et de l’argent à parcourir plusieurs sites web, utilisez une plateforme de gestion des voyages comme TravelPerk, qui vous permet de réserver votre voyage d’affaires en un seul endroit et d’avoir accès à des tarifs d’hôtel compétitifs et à une sélection de vols incomparable.
• Profiter des tarifs flexibles : il arrive que des réunions soient annulées, des grèves se produisent et des personnes tombent malades. Certaines choses échappent à votre contrôle lorsque vous êtes en charge de la gestion du budget des voyages d’affaires de votre entreprise. Veillez donc à prévoir des options de réservation flexibles afin de pouvoir vous faire rembourser en cas d’imprévu. FlexiPerk, par exemple, vous permet d’annuler un voyage d’affaires jusqu’à 2 heures avant le départ et de bénéficier d’un remboursement de 80 % des frais engagés.

4. Élaborez une politique de voyages d’affaires claire et tenez le personnel informé

Une fois que vous avez déterminé des budgets réalistes pour votre entreprise et comment réduire les coûts, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Beaucoup considèrent les voyages d’affaires comme un avantage, et ce n’est pas tout à fait faux. Cependant, il est impératif de maîtriser vos coûts, surtout si vous êtes une petite entreprise.

Pour ce faire, vous devez élaborer une politique de voyages d’affaires claire à laquelle le personnel peut facilement accéder.

Une politique de voyages renseigne généralement sur le processus de réservation, les catégories de dépenses, les rapports de dépenses et, surtout, les achats remboursables et non remboursables. Le personnel est ainsi informé des dépenses qui peuvent être considérées comme des frais de déplacement.

Si vous ne savez pas par où commencer, téléchargez notre modèle de politique de voyages.

La politique de voyages doit être facilement accessible au personnel. Le meilleur moyen de garantir la conformité à votre politique de voyages consiste à l’intégrer dans votre outil de réservation de voyages. Vous pouvez ainsi configurer l’approbation automatique des réservations conformes à la politique et suivre facilement les réservations hors politique afin de mieux contrôler le budget de vos voyages d’affaires. 

5. Établissez un budget adaptable

Si l’établissement d’un budget est essentiel pour votre entreprise, préparez-vous également à faire face à des imprévus. Le budget de vos voyages d’affaires doit être adaptable pour tenir compte des circonstances imprévues, telles qu’une urgence ou des dépenses accessoires. 

Ainsi, prévoyez toujours une marge d’erreur lorsque vous calculez le coût de vos voyages d’affaires.

5 façons d’éviter de dépasser le budget de vos voyages d’affaires

Si vous êtes responsable de la budgétisation des voyages d’affaires, vous savez à quel point il est difficile de suivre les frais de déplacement tout en permettant au personnel d’accéder aux meilleures offres. 

Les États-Unis ont dépensé la somme astronomique de 322,42 milliards de dollars en voyages d’affaires en 2021. Ce chiffre étant susceptible d’augmenter pour le restant de l’année 2022, les équipes financières chargées de contrôler les budgets des voyages d’affaires devront veiller à ce qu’ils ne soient pas dépassés.

Familiarisez-vous avec les principales sources de dépassement de budget afin de garder le contrôle et de budgétiser avec précision les voyages d’affaires.

Voici quelques-unes des causes de dépassement possibles, ainsi que nos cinq meilleures méthodes pour contrôler le budget des voyages d’affaires de votre entreprise.

1. Utilisez une plateforme tout-en-un

La gestion des budgets de voyage et le suivi des dépenses peuvent s’avérer aussi chaotiques qu’un passage à la douane lorsque le personnel utilise plusieurs plateformes et applications pour réserver ses voyages d’affaires.

Les responsables des finances savent pertinemment que le fait de devoir se connecter à plusieurs plateformes pour télécharger des factures individuelles est aussi laborieux qu’il complique le remboursement des dépenses.

Pour simplifier la collecte des factures et les rapports de dépenses, identifiez une société de gestion des voyages qui propose une plateforme tout-en-un vous permettant de réserver vols, hébergements et transferts au même endroit. Cette plateforme doit également être simple d’utilisation tout en mettant à disposition une assistance complète et de nombreuses options de voyage. 

TravelPerk offre la meilleure solution de gestion des voyages d’affaires du secteur, même pour les petites entreprises. Notre plateforme propose un vaste inventaire de vols et vous aide à trouver les meilleurs prix.

2. Créez des rapports en temps réel

Les dépassements de budget des voyages se produisent lorsque les équipes financières ne visualisent pas clairement les tendances de l’entreprise en matière de dépenses. En l’absence de données en temps réel, les décisions financières sont prises rétrospectivement, et non à l’instant T. 

L’accès à des données en temps réel vous permet d’identifier les équipes qui dépassent systématiquement leur budget de voyage (en réservant à New York des chambres d’hôtel hors de prix, par exemple). Ces données en temps réel vous permettent également d’ajuster les dépenses journalières par carte de crédit allouées dans le cadre de déplacements aux niveaux national et à international.

Les rapports flexibles en temps réel de TravelPerk vous aident à affiner le budget de vos voyages d’affaires. Nos rapports en temps réel décomposent les données de l’entreprise par membre du personnel, type de transport, type de réservation et annulation. Ils permettent également à votre équipe de planifier des rapports dans un délai prédéterminé et de définir des alertes pour prendre des décisions orientées données.

3. Communiquez sur les politiques de voyages

Les entreprises en quête de solutions proactives pour éviter les dépassements de budget se doivent d’informer leur personnel des systèmes d’approbation des frais de déplacement en vigueur, afin de le sensibiliser à leur politique de voyages et de permettre aux employeurs de réviser les directives.

Organisez une réunion avec l’ensemble des équipes et services nécessaires afin de répondre aux questions suivantes, de déterminer si le personnel maîtrise tous les aspects de la politique et d’avoir une vue d’ensemble du système d’approbation actuel :

• Le personnel connaît-il votre politique de voyages actuelle ?
• Si oui, comment est-elle communiquée ? À quelle fréquence ? 
• Votre politique de voyages doit-elle être mise à jour ?

Définissez ensuite un calendrier précis de communication des politiques de voyages de l’entreprise au personnel. Déterminez les informations pertinentes à inclure dans votre message afin de garantir qu’il aborde tous les points nécessaires, par exemple : informations sur les déductions fiscales, dépenses accessoires, politiques relatives à l’IRS, etc. 

L’établissement d’un calendrier de révision des politiques au cours de la discussion garantit également des vérifications régulières de leurs performances tout au long de l’année. Par exemple, procédez à des révisions en amont d’un événement ou à un moment prédéterminé, tel qu’une modification importante de la taille ou de la structure de l’entreprise. Il convient également de communiquer sur les politiques qui s’appliquent à l’échelle de l’entreprise ou sont plus ciblées.

Définissez clairement les exceptions aux politiques de voyages d’affaires. Par exemple, le personnel est-il autorisé à dépasser le budget dans certains cas ? 

Pour assurer la conformité aux politiques, choisissez un outil de réservation qui offre des politiques intégrées personnalisables et qui vous donne un aperçu clair des paramètres de ces politiques. TravelPerk permet de définir des paramètres de politique adaptés aux équipes qui voyagent le plus fréquemment ou aux personnes qui bénéficient de conditions spéciales. Vous pouvez également automatiser et définir des limites qui permettent au personnel de réserver des voyages conformes à votre politique, sans avoir besoin d’approbation préalable. En cas de voyage non conforme à la politique, TravelPerk le signale à l’approbateur présélectionné.

L’élaboration d’une politique de voyages pour le personnel permet de répondre à ses besoins en la matière et d’assurer la conformité à ladite politique. Le modèle de politique de voyages de TravelPerk vous aide à démarrer du bon pied. Notre modèle complet est entièrement personnalisable et conçu pour vous aider à élaborer vos politiques de voyages en quelques minutes.

4. Planifiez les voyages d’affaires

Les réservations de dernière minute entraînent une augmentation des dépenses de l’entreprise dans le cadre de son budget de voyages d’affaires. Si les données en temps réel révèlent que le personnel a tendance à effectuer des réservations de dernière minute, mieux vaut les planifier pour bénéficier de tarifs plus avantageux.

Le fait de réserver vos voyages d’entreprise pour des conférences et retraites au début de l’année vous permet de rester dans les limites de votre budget. 

L’offre d’avantages, de récompenses ou de surclassements pour ses voyages d’affaires incite le personnel à réserver les déplacements pour bénéficier des meilleurs tarifs aériens et hôteliers.

 5. Assurez la flexibilité en cas d’annulation

Malgré la planification anticipée, les voyageurs d’affaires ont besoin d’une flexibilité totale en cas d’annulation de leurs déplacements.

Dans une étude récente de GlobalData, 52 % des personnes interrogées ont déclaré s’inquiéter des restrictions de voyage à l’international. Au lendemain de la pandémie, les voyageurs d’affaires recherchent des options flexibles pour gérer les éventuels retards ou annulations résultant de ces restrictions.

Un programme de voyages qui tient compte de la flexibilité et de la possibilité de rembourser l’ensemble des frais engagés garantit une certaine tranquillité d’esprit, même en cas de modification des projets de voyage.

Maîtrisez le coût de vos voyages d’affaires en contrôlant les dépassements de budget de l’entreprise. Un outil de gestion des voyages d’affaires comme TravelPerk offre au personnel la liberté de réserver lui-même ses voyages, tout en proposant des options personnalisables pour un budget maîtrisé. Demandez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment TravelPerk peut vous aider à éviter de dépasser le budget de vos voyages d’affaires. 

Si vous avez déjà établi le budget de vos voyages d’affaires, vous devez vous assurer qu’il est aussi efficace que possible. Voyons plus en détail comment optimiser le budget de vos voyages d’affaires tout au long de l’année, ainsi que les stratégies et outils clés utilisables pour faciliter la tâche de votre équipe financière. Cliquez sur l’article suivant pour en savoir plus.

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Il va sans dire que le « contrôle » et la « réglementation » ont longtemps monopolisé le débat sur la gestion des voyages d’affaires. Et ce n'est pas étonnant. Pour les entreprises, les voyages d'affaires constituent la deuxième dépense la plus importante après les salaires des employés. Et, lorsqu'ils sont gérés efficacement, les entreprises gagnent 12,50 $ ou plus en revenus supplémentaires pour chaque dollar investi dans les voyages d'affaires.

Les voyageurs d'affaires exigent désormais de pouvoir effectuer leurs propres réservations plus facilement et de bénéficier de plus grandes options de voyage. De leur côté, les entreprises souhaitent réduire leurs dépenses et améliorer le retour sur investissement des voyages d'affaires.

Notre guide sur la gestion des voyages vous aidera à atteindre tous ces objectifs, et bien plus encore.

En quoi consiste la gestion des voyages d'affaires ?

Dans une entreprise, la gestion des voyages correspond au processus de contrôle, de suivi et de rapport concernant les dépenses liées aux voyages d’affaires. Les voyages d'affaires peuvent être gérés par des agences de voyages d'entreprise externes, par un gestionnaire de voyages en interne ou par un professionnel de l'administration, comme ceux chargés de la gestion des bureaux.

Quel que soit le poste de la personne chargée des voyages, la plupart des entreprises utilisent également une plateforme de voyages d'affaires. Celles-ci permettent, entre autres, d’assurer un suivi de dépenses liées aux déplacements.

Quel est le rôle du responsable des voyages d’affaires ?

Le responsable des voyages d'affaires est généralement un employé en interne qui gère les voyages pour l'ensemble de la société. À ne pas confondre avec un agent de voyages d'affaires, personne externe à l’entreprise et qui ne fait donc pas partie du personnel.

Selon la taille de la société, il est possible qu’il y ait toute une équipe de gestionnaires de voyages d'affaires. Voici leurs principales fonctions :

• Réserver les voyages (pas seulement pour les cadres, mais aussi pour tous les autres employés).
• Aider les différents services à suivre leurs dépenses de voyage afin qu’ils ne dépassent pas leur budget.
• Assurer une aide aux voyageurs avant, pendant et après leur voyage.
• Sélectionner et gérer tous les prestataires utiles pendant le voyage.
• Négocier les tarifs avec les hôtels qui hébergent habituellement les salariés de l’entreprise.
• Réserver les voyages de groupe.
• Organiser les transports terrestres.
• Analyser les dépenses de voyage de l'entreprise ou écrire des rapports sur les dépenses de voyage au directeur financier en vue d’une analyse.

Que fait un agent de voyages ?

Un agent de voyages est chargé d’acheter ou d’externaliser l'achat de voyages d'affaires. Cela signifie établir des partenariats avec des prestataires, négocier les tarifs et/ou choisir une société de gestion de voyages d'affaires et superviser ou revoir leur travail.

L'agent de voyages prend généralement des décisions qui ont un impact sur l’ensemble de l'entreprise et pas seulement sur certains services.

Comment fonctionne une société de gestion de voyages ?

Toutes les sociétés de gestion de voyages d'affaires ne sont pas des agences de voyages. Certains éditeurs de logiciels entrent aussi dans la catégorie des gestionnaires de voyages et proposent aux entreprises des plateformes de réservation ainsi qu’une assistance 24h/24-7j/7.

Une société de gestion de voyages est chargée soit de prendre en charge tout ce qui concerne la gestion des voyages, soit de donner à vos employés les outils nécessaires à une gestion rapide des déplacements. Cela comprend notamment :

• Les réservations dans le cadre de la politique établie
• La conciergerie
• Les réservations de groupe
• L’assistance voyage
• Les rapports sur les dépenses de voyage
• La création d'une politique de voyage
• Le suivi du budget de voyage
• L’identification et la catégorisation des dépenses de voyage

Les problèmes courants liés à la gestion des voyages d'affaires

Si votre entreprise suit un processus inadapté à vos habitudes de voyager (solution trop rigide, voire inexistante), ni les administrateurs ni les salariés en déplacement n’y trouveront leur compte :

• La productivité est mise à mal par d’interminables échanges d’e-mails qui finissent par ruiner votre journée.
• L'équipe administrative est surchargée et travaille sous pression pour gérer les demandes de réservation, mais aussi les changements ou annulations de vols.
• L'équipe financière est au bord de la rupture en essayant de déterminer qui dépense de l'argent pour quels voyages et pourquoi.
• L'équipe responsable des opérations passe des heures à établir une politique de voyage que personne ne lit.
• L'équipe financière supervise chaque réservation pour contrôler les dépenses de la seule manière qu'elle maîtrise : la microgestion (oui, oui, même en 2023).
• Les salariés en déplacement ne peuvent pas personnaliser leur voyage, comme ils le feraient pour un voyage personnel.
• Les voyageurs se plaignent de la façon dont ils sont obligés de réserver leur voyage et insistent souvent pour réserver en ligne, en dehors de la politique de l'entreprise.

Problèmes rencontrés :

Les parties prenantes dans le processus de gestion des voyages

Moderniser votre processus et vos systèmes de gestion des voyages est un véritable travail d'équipe. Selon la taille de votre entreprise, vous aurez certainement besoin d’une forte collaboration entre :

• Le responsable interne des voyages d’affaires
• Le gestionnaire ou l’équipe de bureau
• Le Directeur de l’Exploitation (ou COO)
• Les Directeurs financiers
• Le PDG
• Les salariés fréquemment envoyés en déplacement
• L’agence de voyage d'affaires partenaire

Certains employés seront fortement impliqués dans le processus (comme les services financiers et les directeurs). D'autres devront fournir des retours et valider les demandes (cadres fréquemment en déplacement).

Les fondements de la gestion moderne des voyages :

Confiance : faites confiance aux employés que vous envoyez en déplacement pour qu'ils réservent eux-mêmes en utilisant le processus et la politique approuvés.
Transparence : laissez les voyageurs voir ce qu'ils sont autorisés à dépenser et choisir en conséquence. Laissez également les équipes financières et administratives voir les réservations et leurs motifs.
Simplicité : créez un processus fonctionnel qui répond aux besoins de chacun.
Impact : mesurez l'impact des voyages d'affaires sur l'entreprise et réduisez les voyages inutiles qui épuisent les voyageurs et les entreprises avec des dépenses inutiles.

En suivant ces trois fondements, vous pourrez dire adieu aux processus de réservation manuels et compliqués, à la myriade d’e-mails et aux rapports en retard. Et surtout dire adieu à vos tracas.

Cinq étapes pour gérer efficacement les voyages d'affaires

Voici quelques conseils pour gérer vos voyages d’affaires, quelle que soit la taille de votre entreprise :

1. Faites le choix d’une réservation intelligente
2. Assurez-vous d’avoir une assistance voyage 24h/24-7j/7
3. Établissez des politiques et des processus décisionnels
4. Organisez et utilisez les données collectées sur les dépenses de voyage
5. Améliorez la collaboration entre l'administration et l’équipe financière

1. Faites le choix d’une réservation intelligente

Il n'est pas surprenant qu'avec le développement des sites de réservation en ligne, des entreprises du monde entier aient commencé à réserver des voyages sur des sites grand public.

Mais devinez ce qu’il se passe lorsqu'une entreprise utilise des outils grand public pour réserver ses voyages ? Le directeur financier n’a plus de visibilité et se voit dans l’obligation d’endosser le rôle du mauvais flic. Les départements financiers sont contraints de micro-gérer les dépenses de voyage de chaque service. Une technique très souvent trop conservatrice et exerçant un contrôle exhaustif.

La technologie est un élément essentiel de la transformation. La première étape de la gestion moderne des voyages consiste à sélectionner un outil basé sur la confiance, la transparence et (à ne pas oublier) la simplicité.

Voici les principales fonctionnalités dont devra disposer votre nouvelle plateforme de gestion de voyages :

• Réservation dans le cadre de la politique : faites confiance à vos salariés pour réserver ce dont ils ont besoin pour leur voyage, définissez des politiques et des paramètres
• Facturation unique : envoyer une seule facture à votre prestataire plutôt que de facturer à tort et à travers sur différents sites Internet
• Rapports sur les dépenses de voyage : accès facile aux données pour tous les membres de l'équipe financière et administrative qui doivent pouvoir suivre les détails de l'itinéraire de voyage et les dépenses par centres de coûts, balises ou libellés
• Réservation facile appréciée des salariés : les factures centralisées et les rapports minutieux sont impossibles si l’outil permet au salarié en déplacement de sauter des étapes. C’est pourquoi vous devez choisir un outil facile à utiliser avec une expérience utilisateur de qualité
• Excellent inventaire : l’inventaire n'est pas qu’un détail. Assurez-vous que la plateforme que vous utilisez dispose de toutes les options disponibles en ligne et que l'entreprise s'engage à en ajouter d’autres
• Assistance voyage : vous avez besoin d'une assistance voyage disponible 24h/24 et 7j/7 dans votre langue maternelle, afin que les employés puissent obtenir de l'aide même lorsque l'équipe d'administration interne n'est pas disponible

2. Assurez-vous d’avoir une assistance voyage 24h/24-7j/7

Il n’est pas facile de fournir une assistance voyage 24h/24-7j/7, sauf si vous êtes un vampire qui ne dort jamais. Si vous n'êtes pas le comte Dracula (et que vous aimez profiter de votre temps libre), vous pouvez être confronté à des annulations, à des modifications ou à n’importe quel autre imprévu. Ces demandes, en plus de vous occuper toute la journée, pourraient très bien survenir en dehors de vos heures de travail sous peine de ne pas finir d’importants projets à temps.

Et si vous n'êtes pas disponible pour aider les voyageurs bloqués dans l'attente de solutions, votre entreprise finira par en payer le prix fort et à y consacrer beaucoup de temps. La solution logique est de faire appel à un partenaire capable de vous fournir une assistance voyage 24h/24 et 7j/7 afin que vous n'ayez pas à le faire, en tant que responsable de bureau ou responsable de voyage.

Voici les conditions que doit remplir votre assistance voyage :

• Disponibilité 24h/24-7j/7
• Contact facile avec une véritable personne (pas un robot)
• Suivi et contrôle garantis
• Assistance dans la langue maternelle
• Réactivité face aux gros problèmes

De nombreux gestionnaires de bureau et responsables de voyages sont encore en charge des voyages (et surtout des problèmes de dernière minute qui y sont associés ), et ce n’est pas un mal. L’objectif est d'avoir un partenaire disponible lorsque vous ne l'êtes pas, afin que vous puissiez déterminer ce qui est important pour vous et savoir à qui vous pouvez demander de l'aide.

Mais en plus d’une assistance garantie pour les problèmes classiques comme des modifications ou des annulations de vol, ce qu’il vous faut, c’est un partenaire pour vous aider à organiser des voyages de groupe. Les grands déplacements de 8 personnes ou plus peuvent vraiment peser sur l'équipe de direction. Lorsque vous choisirez votre outil, gardez à l’esprit qu’il doit fournir des solutions pour réserver les voyages de groupe. Votre outil doit notamment proposer un service de négociation de prix

3. Établissez des politiques et des processus décisionnels

L'automatisation de votre politique de voyage offre trois avantages majeurs. Votre politique de voyage est respectée et maintenue à tout moment. L'équipe administrative gagne du temps, car elle n’est plus chargée de réserver tous les voyages. Les salariés voyageurs sont libres de réserver par eux-mêmes.

Certains services, bureaux ou salariés ont des besoins particuliers en matière de voyage ? Dans ce cas, votre politique de voyage sera plus complexe, car elle ne sera pas adaptée à toute l’entreprise.

Pour la plupart des entreprises, voici les facteurs de base imposés par leur politique de voyage :

• Coût maximum par vol
• Coût maximum par hôtel et par nuit
• Nombre minimum de jours réservés à l'avance
• Classement des hôtels par étoiles
• Classe de vol autorisée

Et ce n’est que la surface de l’iceberg ! Vous pouvez être encore plus précis, en déterminant par exemple le prix maximum d’un hôtel selon la ville.

Processus décisionnels

Lorsque vous mettez en place des politiques de voyage automatisées, vous pouvez choisir le degré de rigueur et de souplesse que vous souhaitez. Voici, par exemple, trois styles différents et en dehors des paramètres habituels pour définir les politiques automatisées et les validations de voyages :

• Validation requise pour aucun des voyages
• Validation requise pour quelques voyages
• Validation requise pour tous les voyages

Pour qu’aucun salarié ne soit tenté de passer outre la politique établie, la solution est de mettre en place un processus de validation simplifié. Le voyageur doit être en mesure de demander une validation directement sur l’application, qui en informera l'administrateur. Plus besoin d’envoyer d’e-mail !

Ensuite, vous devrez désigner la personne chargée de valider les voyages : le responsable du bureau, le responsable des voyages d’affaires, le directeur financier ou les chefs de plusieurs services ?

Pour un administrateur qui doit valider régulièrement des voyages, l'une des choses les plus utiles est une plateforme qui vous montre tous les voyages en attente de votre validation directement dans le tableau de bord. De cette façon, toutes les informations sont centralisées pour chaque voyage en cours. Plus besoin de chercher l’information qu’il vous faut dans votre messagerie.

4. Organisez et utilisez les données collectées sur les dépenses de voyage

Une gestion efficace des voyages n’est pas seulement du ressort de votre équipe administrative. L'équipe des finances et des opérations doit, elle aussi, s’impliquer dans le processus. Pourquoi ? Car les rapports de voyages qu’ils écrivent doivent être précis et pertinents !

En utilisant des centres de coûts, des libellés et en vous assurant que tous les déplacements sont disponibles dans l'outil de rapport, vous pouvez générer des rapports intelligents qui aideront l'équipe financière à identifier les tendances, les fuites et les opportunités d'optimisation budgétaire.

• Centres de coûts : votre entreprise utilise-t-elle différents comptes de paiement pour différentes zones géographiques ? Combien de centres de coûts votre entreprise possède-t-elle ? Assurez-vous que les dépenses de voyage sont facturées sur les bons comptes.
• Étiquettes et libellés : au-delà des centres de coûts, l'équipe financière devrait-elle disposer de filtres importants lors de la consultation des rapports sur les dépenses de voyage ? Ne serait-il pas, par exemple, judicieux d’étiqueter chaque voyage par équipe ou par projet ? Décidez en amont afin que le système d’étiquetage soit clairement mis en œuvre dès le départ.
• Conservez les dossiers de voyages au même endroit : pour des données plus précises, conservez si possible tous les dossiers de voyages au même endroit. Travaillez avec une solution de gestion des voyages qui s'intègre avec des prestataires importants pour votre entreprise, tels que des compagnies aériennes low cost, AirBnb ou les lignes de train européennes. Ne réservez d’hôtel sans d’abord vérifier que votre entreprise n’a pas déjà négocié des tarifs préférentiels pour votre entreprise. Ces données de voyages doivent être consultées pour en faire bon usage.

5. Améliorez la collaboration entre l'administration et l’équipe financière

L’élément essentiel à retenir de la gestion moderne des voyages est qu'elle est au service de toute l'entreprise. Nous avons évoqué l’idée de fournir aux salariés voyageurs une assistance hors du commun. Ou de gagner du temps en tant qu'administrateur. Mais qu’en est-il de l’équipe financière ?

Nous avons établi une petite liste des besoins représentatifs de l’équipe chargée des finances :

• Processus décisionnels simplifiés : si votre processus décisionnel nécessite une action de la part de l'administrateur et de l'équipe financière, essayez de le rendre aussi transparent que possible.
• Facilité d’accès aux factures : l'équipe financière doit pouvoir saisir toutes les factures rapidement afin de pouvoir suivre les dépenses. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser une plateforme créant une seule facture mensuelle avec toutes les dépenses de voyage.
• Suivi instantané des dépenses : regroupez toutes les dépenses de voyage sur une seule plateforme afin que l’équipe financière puisse générer des rapports sur les dépenses de chacun et les motifs associés (en utilisant des balises et des étiquettes). Comme pour les factures, déterminez si vous devez leur envoyer un rapport mensuel ou s'ils souhaitent le télécharger eux-mêmes.
• Économies sur les voyages : organiser un voyage ne consiste pas seulement à gagner du temps. De nombreuses entreprises utilisent encore des plateformes de réservation de voyages conçues dans les années 80 ou 90. Et leur inventaire est souvent bien plus cher pour les entreprises que pour les particuliers. Impressionnez l'équipe financière en proposant des voyages à des prix défiant toute concurrence.

Le temps est venu d'améliorer la gestion de vos voyages

La clé, c’est la centralisation…

En suivant ces 5 étapes, vous améliorerez la gestion de vos voyages d’affaires en un clin d’œil :

1. Choisissez un outil de réservation intelligent => Répondre aux besoins de chacun
2. Répartissez la charge de travail => Déléguer pour mieux gérer
3. Mettez en place des centres de coûts et des libellés => Faire en sorte que l’outil reflète votre activité
4. Créez des politiques et des processus décisionnels => Adapter le processus de réservation à votre politique de voyage
5. Améliorez la collaboration entre les services administratifs et financiers => Permettre à chacun d’accéder aux factures et aux rapports

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Dans ce guide, nous nous intéressons à la gestion des voyages et des dépenses. Nous présentons les signes qui montrent que vos processus ne sont peut-être pas à jour, et énumérons ce qu'il faut rechercher dans les nouvelles solutions.

Tout sur la gestion des frais de voyage

La gestion des voyages et des dépenses (T&E) est le processus qui consiste à collecter toutes les dépenses liées aux voyages afin de les amortir (et de ne pas payer d'impôts sur ce montant). Dans la plupart des pays, les voyages d'affaires, y compris les vols, les hôtels et les transports terrestres, sont entièrement récupérables.

L'imputation intégrale ou non des achats de produits alimentaires dépend du pays. Aux États-Unis, les aliments et les boissons sont déductibles à 50 %, que la dépense soit effectuée lors d'un événement, d'un voyage d'affaires ou d'un dîner avec un client dans votre ville. Au Royaume-Uni, les aliments et les boissons sont entièrement déductibles.

Bien que les règles puissent différer d'un pays à l'autre, un principe s'applique : le suivi de toutes les dépenses déductibles est essentiel pour réduire la charge fiscale d'une entreprise. Les T&E sont conçus pour suivre avec précision ces dépenses afin de permettre des déductions fiscales et une analyse financière. Avec les bonnes donnée, des décisions budgétaires plus intelligentes peuvent être prises.

Obstacles causés par des processus de T&E inefficaces

Si vos processus de gestion des voyages et des frais sont inefficaces, votre entreprise connaîtra beaucoup de frustrations.

Vous êtes concerné par certains ou par l'ensemble de ces problèmes ? C'est un gros indice qu'il est temps de changer la façon dont vous gérez vos dépenses.

• Manque de visibilité sur les dépenses de voyage en temps réel : lorsque vos processus de dépenses sont lents, cela signifie que votre collecte de données l'est aussi. Les gestionnaires financiers et les responsables budgétaires qui n'ont pas un aperçu instantané des dépenses ne peuvent pas prendre de décisions éclairées concernant la période. Toutes leurs optimisations budgétaires ont un caractère réactionnel.

• Manque de contrôle et d'autonomie pour les voyageurs : la vieille méthode de gestion de T&E est axée sur le contrôle. Un gestionnaire de bureau ou un gestionnaire de voyages réserve tous les voyages pour s'assurer qu'ils respectent le budget. Mais cela frustre les voyageurs, qui préfèrent réserver leur propre voyage plutôt que de passer leur vie dans des échanges d'e-mails.

• Obligation pour les voyageurs de payer d'avance : sans une plateforme de gestion des voyages et sans cartes de crédit d'entreprise en place, les voyageurs devront assurer l'avance et déposer une demande de remboursement plus tard.

• Obligation pour les voyageurs de remplir des notes de frais : sans technologie moderne, les voyageurs devront soit remplir une note de frais papier, soit saisir manuellement les données dans un système obsolète.

• Les gestionnaires ont du mal à gérer toutes les factures : si votre entreprise ne centralise pas sa réservation de voyages au même endroit, vous aurez des dizaines, voire des centaines de fournisseurs chaque mois dont vous devrez collecter les factures pour la préparation de vos déclarations d'impôts.

• Les gestionnaires financiers ont du mal à réconcilier les achats : sans réconciliation automatisée en place, les gestionnaires financiers doivent rapprocher les notes de frais avec les achats effectués par la carte de crédit de l'entreprise.

• Des procédures de remboursement laborieuses : si vous utilisez un processus papier ou une technologie dépassée, les remboursements sont traités manuellement avec des bons de paiement.

• Traitement lent des demandes de remboursement pour les voyageurs : la lenteur des processus signifie que les voyageurs ne sont pas remboursés tout de suite. Cela peut représenter un véritable problème pour la gestion de leurs finances personnelles, surtout s'ils doivent faire un achat important.

Si vous ne réagissez pas à ces problèmes, vos voyageurs auront l'impression que vous ne leur faites pas confiance et vos équipes administratives et financières seront trop accaparées par le travail manuel pour s'attaquer aux questions plus stratégiques.

6 défis de la gestion des frais de voyage pour les petites entreprises

Les coûts de traitement élevés et l'inefficacité des processus ne sont que quelques-uns des défis auxquels sont confrontées les petites entreprises qui ne disposent pas d'une solution de gestion des frais de voyage pour les aider à simplifier et à améliorer la précision de leurs processus de dépenses.

Voici quelques-uns des principaux défis auxquels les petites entreprises sont confrontées dans le processus de gestion des frais de voyage.

Soumissions inexactes de notes de frais

Le traitement des notes de frais est un processus coûteux, surtout lorsque ces processus doivent être répétés en raison de soumissions de formulaires de dépenses inexactes et/ou tardives. Les systèmes manuels obsolètes sont constitués de processus de soumission lents et laborieux, et laissent place à de multiples possibilités d'erreurs humaines. De plus, un moyen infaillible de réduire la productivité des employés est de leur faire remplir de multiples formulaires financiers compliqués qu'ils ne comprennent pas entièrement.

Pertes de reçus et autres documents de voyage

La perte des reçus papier est un immense problème pour les personnes chargées des processus de gestion des dépenses dans les petites entreprises. Lorsque les employés perdent leurs reçus, votre entreprise ne peut pas leur rembourser leurs frais de déplacements professionnels, puisqu'il n'y a aucune preuve que la dépense a eu lieu. De plus, si vous décidez d'aller de l'avant et de rembourser les employés sans reçus, vous risquez des problèmes de conformité avec le fisc, puisque les reçus sont importants pour les déductions fiscales et les audits.

Réservations non autorisées

Lorsque vous vous appuyez sur des processus manuels, des réservations de voyage non autorisées peuvent facilement passer entre les mailles du filet. Même si vous avez mis en place des processus de validation préalable, vous pouvez avoir du mal à identifier les réservations qui respectent pleinement les directives de votre politique de frais de voyage. Les solutions de gestion des frais de voyage, en revanche, vous aident à définir des paramètres spécifiques pour chaque réservation de voyage d'affaires et peuvent vous alerter lorsque des réservations hors politique sont effectuées.

Payer trop pour un voyage d'affaires

Chaque entreprise veut réduire ses frais de voyage. Cependant, les petites entreprises pourraient trouver plus difficile d'établir des partenariats d'entreprise avec les hôtels et les compagnies aériennes pour obtenir les meilleures offres. Toutefois, de nombreuses plateformes de gestion des voyages proposent des inventaires d'hébergement et des inventaires de vols d'affaires très complets à partir desquels vous pouvez rechercher, réserver et gérer les réservations depuis la plateforme afin de vous aider à économiser sur les frais de voyage.

Manque d'accès aux données sur les frais de voyage

Les processus manuels de gestion des frais de voyage vous empêchent de glaner des informations et des données sur vos coûts et dépenses de voyage. Non seulement ces données gérées manuellement peuvent être consignées avec des erreurs, mais vous ne pouvez pas non plus disposer d'une véritable visibilité sur le montant de vos dépenses, ni sur vos principales catégories de dépenses.

Sans un contrôle clair, vous ne pouvez pas prendre de décisions commerciales éclairées ni prévoir et planifier les frais de voyage futurs. De plus, les cas de fraude sur les dépenses peuvent facilement passer inaperçus.

Pas de politique globale de frais de voyage à laquelle se référer

Nombre des problèmes de gestion des frais de voyage des petites entreprises peuvent être attribués à l'absence de politique complète en matière de frais de voyage. Sans une politique qui expose clairement vos directives sur les frais de voyage d'affaires, y compris les dispositions relatives à l'hébergement, aux repas, aux divertissements et aux processus de remboursement, l'ensemble du processus devient complexe, coûteux et inefficace.

Toute entreprise qui effectue des voyages d'affaires a besoin d'une excellente politique de gestion des frais de déplacement afin de mettre fin à toute confusion sur ce qui est couvert ou non, et sur la manière et le moment où les employés seront remboursés.

À quoi ressemblent des processus de T&E efficaces

Lorsque vous disposez d'un logiciel puissant et facile à utiliser pour vous aider à gérer vos frais de voyage d'affaires, vous pouvez transformer tous ces points négatifs en points positifs.

• Visibilité totale des dépenses de voyage en temps réel : grâce aux rapports de dépenses automatisés sur une application mobile, ainsi qu'à la réservation groupée des voyages, votre équipe financière disposera d'un suivi des dépenses en temps réel qui l'aidera à mieux comprendre votre programme de voyages.

• Options et autonomie pour les voyageurs : que ce soit au sein d'une petite entreprise ou d'une grande multinationale, les voyageurs d'affaires veulent choisir leurs propres options de voyage. C'est une expérience plus agréable et qui les aide à se sentir en confiance.

• Les voyageurs n'ont pas besoin de payer d'avance : les achats en voyage d'affaires ne devraient pas nécessiter que les voyageurs demandent un remboursement. Les vols et les hôtels en particulier peuvent être coûteux. Lors de la réservation sur une plateforme de voyages d'affaires, l'entreprise peut payer la facture mensuelle et les voyageurs n'ont pas à payer d'avance pour chaque voyage.

• Les voyageurs n'ont pas besoin de créer des rapports de dépenses  : la bonne solution de gestion des dépenses simplifiera tous les flux de dépenses grâce à l'automatisation. Une application mobile peut scanner les reçus afin que les voyageurs n'aient pas à saisir manuellement les données dans l'outil de gestion des dépenses.

• Recouvrement rapide des factures pour les chefs de bureau : lorsque vous consolidez vos frais de voyage dans un seul système de gestion des voyages d'affaires, vous réduisez le nombre de factures. Votre plateforme de voyage d'affaires ne devrait vous donner qu'une seule facture à la fin de chaque mois.

• Réconciliation automatisée des achats : les données relatives aux dépenses provenant des scans de reçus et des achats par carte de crédit d'entreprise doivent être automatiquement rapprochées.

• Approbations automatisées des remboursements : vous devriez être en mesure d'automatiser votre politique de dépenses en y ajoutant des règles afin que les achats de nourriture ou de taxi en dessous d'un certain montant puissent être automatiquement remboursés sans que les validateurs aient à les vérifier manuellement.

• Des fonds de remboursement plus rapides pour les voyageurs : grâce aux remboursements automatisés, les voyageurs peuvent obtenir leurs fonds plus rapidement. Et avec la réservation groupée des voyages d'affaires payés par l'entreprise, les voyageurs n'ont même pas besoin d'être remboursés la plupart du temps.

Les meilleurs systèmes pour la gestion des voyages et des dépenses

Pour gérer vos frais de voyage avec précision, vous avez besoin du bon logiciel. Une solution d'ERP qui n'est pas conçue pour les voyages ne fera pas l'affaire. En fait, vous avez besoin de deux programmes différents entièrement intégrés, une plateforme de gestion des voyages et un logiciel de gestion des dépenses.

Plateforme de gestion des voyages

Vous avez besoin d'une plateforme de gestion des voyages pour vous aider à contrôler les voyages d'affaires, sans pour autant microgérer qui que ce soit. Une plateforme moderne de gestion des voyages vous permet de créer des politiques de voyage personnalisables qui sont opérationnelles au moment de la réservation. Il ne s'agit pas seulement d'un document figé de politique sur les voyages et les dépenses.

Une plateforme de voyages d'affaires réduit également le travail manuel associé aux voyages d'affaires, car les voyageurs peuvent réserver eux-mêmes et choisir les options qu'ils souhaitent dans le cadre de la politique, ce qui évite les processus de validation compliqués. De plus, il n'est pas nécessaire de prévoir des remboursements, car une plateforme de voyages d'affaires doit regrouper les dépenses en une seule facture mensuelle à régler par l'équipe financière.

Ce qu'il faut rechercher :

• Vaste inventaire de voyages (toutes les options que vous pouvez trouver dans Google)
• Politiques et validations des voyages personnalisables
• Facture mensuelle pour regrouper les paiements
• Service client de haute qualité
• Analyse et reporting intelligent des dépenses de voyage
• Application mobile facile à utiliser pour les voyageurs
• Une interface utilisateur de qualité (pour que les voyageurs aient envie d'utiliser l'application, ce qui conduit au respect des politiques)

Plateforme de gestion des dépenses

De plus, une plateforme de gestion des dépenses ne vous aide pas vraiment à acheter des voyages. Au lieu de cela, elle regroupe toutes les transactions des cartes de crédit de l'entreprise en un seul endroit. Elle stocke également en toute sécurité vos reçus et factures pour la préparation des déclarations fiscales. De plus, les systèmes de gestion des dépenses fournissent également des analyses complexes et simplifient le processus de production de rapports.

Veillez à choisir une version SaaS moderne qui fonctionne dans le cloud sur n'importe quel appareil. De cette façon, les employés peuvent utiliser leur téléphone portable pour numériser et télécharger des reçus.

Certains achats nécessitent un remboursement. Par exemple, si un voyageur paie une compagnie de taxi locale. Votre plateforme de gestion des frais doit permettre d'accélérer les processus de remboursement et de réduire le travail manuel.

Ce qu'il faut rechercher :

• Numérisation des reçus pour réduire la saisie manuelle des données
• Processus de validation et de remboursement des dépenses
• Règles et approbations automatiques pour les dépenses à faible coût
• Application mobile facile à utiliser pour les employés
• Intégrations de cartes d'entreprise et importation de données
• Rapports de dépenses et analyses

Les principaux conseils pour gagner du temps dans la gestion des dépenses de voyage d'affaires

Vous voulez gérer les T&E en réduisant le travail manuel ? Voici les éléments les plus importants à mettre en œuvre.

Laissez les voyageurs réserver eux-mêmes dans un même outil de voyage

Les dépenses des employés peuvent être réparties entre des milliers de fournisseurs. Pour regrouper tout cela autant que possible, permettez aux voyageurs d'affaires de réserver eux-mêmes dans votre plateforme de gestion des voyages. Ils devraient pouvoir réserver des hôtels, des vols, des trains et des locations de voitures en un seul et même endroit. Non seulement cela permettra de regrouper vos fournisseurs et de simplifier vos rapports de dépenses, mais cela augmentera également la satisfaction des voyageurs.

Personnalisez les politiques en fonction de votre entreprise

Plus vos politiques de voyage s'alignent sur celles de votre entreprise, mieux elles fonctionneront. Créez plusieurs politiques pour différents projets ou départements. Par exemple, le recrutement et les ventes peuvent avoir une dépense moyenne plus élevée que la politique générale de l'entreprise. Vous pouvez également créer des politiques pour certaines personnes ou certains petits groupes, comme les cadres de direction.

Automatisez les flux d'approbation

L'approbation des dépenses liées aux voyages draine énormément de temps. Assurez-vous que tous vos voyageurs d'affaires réservent leur hébergement et leur transport sur votre plateforme de gestion des voyages. Configurez-la de manière à ce que seuls les voyages qui ne sont pas conformes à la politique nécessitent une approbation. Ajoutez le bon validateur pour chaque équipe ou service afin que la plateforme de gestion des voyages envoie la demande d'approbation à la personne appropriée.

Débarrassez-vous de la paperasse

Mettez votre entreprise sur la voie d'une gestion plus rapide des T&E en réduisant la paperasse. Par exemple, au lieu d'un formulaire de frais ou d'une demande de remboursement, les voyageurs d'affaires peuvent utiliser votre système de gestion des voyages et des frais pour saisir les dépenses, scanner les reçus et demander rapidement le remboursement des achats qu'ils ont effectués à l'avance avec leur carte de crédit personnelle.

Intégrez vos services de T&E

La façon la plus courante de gérer les T&E est de récupérer les données de votre système de gestion des voyages dans votre logiciel de gestion des dépenses. De cette façon, vous disposez des frais de voyage et des frais non liés au voyage au sein d'une seule plateforme de dépenses pour regrouper l'analyse de vos dépenses par département, équipe ou projet.

Réduisez le recours aux remboursements

Nous en avons parlé plus haut, mais cela vaut la peine de le rappeler (au cas où vous liriez en diagonale). Les remboursements sont une plaie pour tous, voyageurs et administrateurs. Pour les réduire, assurez-vous que les voyageurs réservent leurs voyages à l'aide de votre système de gestion des voyages, qui soit regrouper les dépenses mensuelles sur une seule facture. Pour les achats de nourriture et de boissons, vous pouvez proposer des cartes d'entreprise à vos grands voyageurs afin qu'ils n'aient pas à demander de remboursement, et que votre équipe financière n'ait pas à traiter ces demandes.

Le succès de votre gestion des T&E dépend de la technologie que vous utilisez et de la façon dont cette technologie répond aux besoins de votre entreprise. Veillez à prendre en compte toutes les personnes concernées : vos voyageurs, vos chefs de bureau, vos gestionnaires de voyages et vos responsables financiers.

Nous avons rencontré Katharina Wodischeck d'adsquare pour connaître son avis sur la gestion des voyages et des dépenses.

Dans quelle mesure pensez-vous qu'il est important d'avoir une visibilité sur les frais de voyage d'une entreprise et pourquoi ?

"Grâce à une visibilité claire sur les frais de voyage, une entreprise est en mesure de suivre avec précision les dépenses de voyage, et donc d'établir des budgets et des prévisions plus précis. En outre, la visibilité permet d'analyser les dépenses par catégorie de voyage, par département, et contribue ainsi à simplifier le processus de reporting. Enfin, le fait d'avoir un aperçu des dépenses de voyage aide l'entreprise à créer des politiques de dépenses efficaces."

À votre avis, quels sont les plus grands défis dans la gestion des T&E ?

"À mon avis, l'un des plus grands défis est que trop d'entreprises gèrent encore les T&E à l'aide de fichiers Excel et perdent donc beaucoup de temps à effectuer des opérations manuelles et à rapprocher les reçus. Ce manque de visibilité fait qu'il est difficile pour les équipes financières d'identifier quels employés effectuent quelles dépenses. Les politiques de T&E peu explicites sont un autre défi que je constate. Cela peut entraîner des achats inattendus et non autorisés et, en outre, des conséquences en matière de contrôle des coûts et de supervision des budgets de voyage."

Quels conseils donneriez-vous à quelqu'un qui a du mal à gérer les frais de voyage de son entreprise ?

"Mon conseil est de trouver une solution technique et donc d'automatiser le processus autant que possible. Il serait judicieux de saisir toutes les réservations et dépenses de voyage dans un seul système et de permettre à tous les employés de gérer eux-mêmes les réservations et dépenses de voyage conformément à la politique de voyage de l'entreprise."

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Celle-ci peut permettre une meilleure gestion des déplacements professionnels et faciliter votre reporting. Toutefois, une politique d’entreprise mal rédigée peut finir par n’avoir aucun effet sur les comportements des employés.

Dans ce guide, nous définirons tout d’abord ce qu'est une politique de voyage d'affaires et expliquerons ce qu'elle peut apporter à votre entreprise. Ensuite, nous entrerons dans les détails avec quelques sujets et ressources essentielles : les meilleures pratiques à adopter, quelques conseils de rédaction, un modèle de politique de voyages personnalisable, la bonne méthode pour parvenir à une conformité quasi-totale, des astuces pour gérer la validation des voyages grâce aux outils technologiques… Enfin, nous vous proposerons un dossier spécial pour apprendre à automatiser votre procédure de réservation des voyages d'affaires.

Politique de voyage : définition

Une politique de voyage est globalement l’ensemble des règles et des procédures d'une entreprise qui décrit comment ses voyages professionnels doivent être approuvés, réservés et financés en interne. Les politiques de voyage d'affaires sont généralement écrites par le directeur financier et le responsable des voyages. Dans le cas où un employé est amené à voyager en classe affaires par exemple, les politiques de voyages permettent de définir combien de temps à l'avance les voyages doivent être réservés ou si certaines précautions doivent être prises par l’employé lorsqu'il voyage seul.

Une politique de voyage exhaustive comprend des informations sur les éléments suivants :

• La procédure de réservation et l’outil de réservation de voyages approuvé par l’entreprise
• Les coûts admissibles (hôtels, vols, transports terrestres)
• Les exceptions ou les règles particulières pour les villes ou les itinéraires au tarif plus élevé
• Les partenaires et collaborateurs à privilégier
• Les processus de validation pour les voyages qui dépassent les limites habituelles
• Le processus de remboursement
• Les dépenses autorisées et non autorisées
• Le processus de débriefing de voyage
• La compagnie d’assurance de voyage
• L’interlocuteur ou les procédures concernant le devoir de diligence

Cette liste illustre parfaitement le fait qu’une politique de voyage ne concerne pas uniquement le moment de la réservation. Elle permet de contrôler de nombreux aspects des voyages et affecte plusieurs services au sein de l’entreprise.

L’importance de la politique

Des directives claires sont synonymes d'équité pour tous.

Les politiques de voyage ne sont pas qu’une liste rébarbative de règles à suivre. Elles ne doivent pas causer de frustrations ni donner envie de lever les yeux au ciel. Les politiques de voyage d’entreprise sont au contraire conçues pour avoir un impact positif à la fois sur les salariés voyageurs et sur les affaires. Pour cela, quelques notions doivent être comprises :

Avantages pour les voyageurs

• Flexibilité et autonomie pour réserver leur propre voyage dans le cadre prédéfini
• Sécurité (suivi constant des déplacements faits par le voyageur)
• Réduit les frictions au moment de réserver ces déplacements

Avantages pour l'entreprise

• Réduit et contrôle des dépenses de voyage
• Minimise les tensions et les frustrations des dépenses et des remboursements
• Améliore l'équité pour favoriser une culture d'entreprise positive

Que mettre dans la politique ?

La politique de voyage de votre entreprise devra être inspirée par la question suivante : qui voyage dans votre entreprise et pourquoi ? Ceci étant, certains éléments doivent figurer dans la politique de toute entreprise.

Il est essentiel d'y inclure, par exemple, la procédure ainsi que l’outil de réservation qui ont été approuvés. Souhaitez-vous que les voyageurs effectuent leurs réservations avec une seule plateforme de voyages d'affaires afin de mieux centraliser les dépenses ? Voulez-vous que les voyageurs réservent eux-mêmes dans le cadre de la politique ou souhaitez-vous qu'un responsable s’occupe de la réservation de tous les voyages ?

Les conditions de votre politique de voyage doivent également clairement indiquer quels achats peuvent passer en note de frais et ceux qui ne le peuvent pas. De cette façon, vos voyageurs n'achèteront pas sans le savoir quelque chose pour laquelle ils ne seront pas remboursés et éviteront également les dépenses inutiles avec leur carte d'entreprise.

La politique de voyage est idéale pour détailler les procédures liées aux frais et aux remboursements et amène les voyageurs à la consulter.

Dernier point, et pas des moindres, vous devez y inclure toutes les informations liées à la sécurité dont les voyageurs pourraient avoir besoin. Que sont-ils censés faire en cas d'urgence lors de leur déplacement ? Qui doivent-ils contacter pour différents types d'urgences ? À quelle assurance peuvent-ils prétendre ?

Pour plus de détails sur ce qui précède, consultez notre page de modèle de politique de voyage et notre section sur la rédaction d'une politique.

Les difficultés les plus communes

Vous ne souhaitez probablement pas que votre politique de voyage soit oubliée au fond d’un tiroir, que ce dernier soit physique ou virtuel. Malheureusement, c’est bien trop souvent le cas. Voici quelques critiques récurrentes associées aux politiques de voyage :

• Les politiques de voyages sont difficiles à comprendre
• Personne ne les lit ou ne s'en souvient
• Les technologies ne sont pas mises au service d’une bonne application des politiques de voyage
• Les politiques de voyage semblent trop bureaucratiques

Quelques chiffres pour y voir plus clair

• 64 % des millenials comprennent la politique de voyage de leur entreprise, mais réservent toujours en dehors du cadre défini par celle-ci.
• 72 % des entreprises n'ont pas atteint le niveau de conformité souhaité par leur politique de voyages.
• 50 % ou plus des réservations d'hôtel ne relèvent pas des conditions de la politique de l'entreprise.

Certains de ces problèmes peuvent être résolus simplement en ayant une politique qui reflète plus fidèlement les besoins de l'entreprise et des voyageurs. À titre d’exemple : si la moitié des voyages ne semblent pas conformes, peut-être votre budget de voyage standard ne reflète-t-il pas les prix ou les demandes de voyage actuelles ? Le type d’activité de votre entreprise pourrait demander de nombreuses réservations de dernière minute, même si celles-ci vont à l’encontre de la politique établie.

En plus d'une politique réaliste, la meilleure chose qu'une entreprise puisse faire c’est d'avoir une politique qui soit exploitable et qui puisse être mise en œuvre à l'aide de la technologie. Un wiki, un document Word ou un PDF ne suffisent plus.

De nos jours, votre politique de voyage d’affaires doit être intégrée à votre outil technologique de réservation.

Comment l'intégrer à la technologie ?

Un simple document n’aura pas d’effet direct sur les achats. Il vous faut donc un outil de réservation spécifique aux voyages d’affaires. Utilisez un outil de réservation qui intègre des modèles de politiques de voyage et des processus de validation personnalisables. Ainsi, le voyageur ou le responsable peut réserver uniquement si le voyage rentre dans le cadre de la politique de voyage de l’entreprise. Dans le cas contraire, une notification est directement envoyée au manager en charge ou au service financier (en fonction de vos paramètres d'approbation pour ce voyageur ou ce service).

Vous savez désormais ce qu'est réellement une politique de voyage et pourquoi elle est si importante. Mais pour aller plus loin, nous vous invitons à parcourir les autres articles de ce guide. Ces ressources en ligne sont conçues pour vous aider à y voir plus clair sur les différents aspects d'une politique de voyage d'entreprise, notamment :

• Rédiger une politique de voyage d'entreprise conforme
• Les meilleures pratiques de politiques de voyage
• Téléchargez le modèle de politique de voyage d’affaires
• Comment améliorer la conformité des politiques ?
• Comment automatiser une politique de voyage ?

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Tarifs spéciaux d'entreprise

Tout d'abord, il est important de comprendre que de nombreux prestataires de services de voyage comme les hôtels, les agences de location de voitures et les compagnies aériennes accordent une grande importance au développement de relations avec les entreprises. Ils comprennent que les voyages d'affaires sont une grande industrie et que la fidélité paie.

Les tarifs corporatifs sont des tarifs spéciaux offerts aux entreprises par les prestataires de services de voyage. Ces tarifs sont soit fixes, soit négociables directement. 

Les remises sur les voyages d'affaires se présentent sous différentes formes :

• Tarifs d'entreprise pour les hôtels
• Tarifs d'entreprise pour les vols (programmes grand voyageur)
• Tarifs d'entreprise pour les locations de voiture 
• Comptes d'entreprise pour le covoiturage 

En inscrivant votre entreprise à des programmes de réduction sur les voyages d'affaires, vous bénéficiez de :

• Économies de coûts : inutile de le répéter, bénéficier des tarifs d'entreprise peut faire économiser beaucoup d'argent à votre entreprise. Un bon programme vous donnera également la possibilité de surveiller vos dépenses.
• Confort : les programmes de remise sur les voyages d'affaires peuvent vous faciliter la tâche lors de l'organisation et de la planification des voyages, en vous offrant des outils qui facilitent la réservation et le suivi.  
• Contrôle : les programmes de voyages d'affaires offrent plus que de simples économies. Ces programmes peuvent vous aider à maintenir votre politique de voyage car vous avez plus de contrôle et de transparence sur vos dépenses.
• Avantages pour vos employés : même lorsqu'ils voyagent pour des raisons personnelles, vos employés peuvent profiter des mêmes tarifs et avantages réduits.  

8 conseils pour obtenir des réductions sur les voyages d'affaires pour les petites entreprises

Dans le passé, seules les grandes entreprises bénéficiaient des avantages des programmes de voyages d'affaires, car les prestataires de services de voyages se concentraient sur les organisations disposant de budgets et d'un pouvoir d'achat importants. Heureusement, ce n'est plus le cas et les possibilités pour les petites entreprises de profiter de remises sur les voyages d'affaires sont nombreuses. 

Voici neuf façons dont votre entreprise peut bénéficier de remises sur les voyages d'affaires :

1. Faites des recherches

C'est un premier point qui peut sembler évident : prévoyez du temps pour comparer les prix de tout ce que vous devez réserver. Vous serez surpris de voir à quel point les prix peuvent varier d'un fournisseur de services à l'autre. 

2. Négociez

Tous les fournisseurs de services n'annoncent pas ouvertement leurs remises sur les voyages d'affaires. N'hésitez pas à demander des tarifs préférentiels. Si vous obtenez un refus, ou un tarif plus élevé que prévu, négociez ! 

3. Utilisez des cartes de crédit d'entreprise

De nombreuses banques et fournisseurs de cartes de crédit proposent des produits qui favorisent les voyages d'affaires grâce à un certain nombre d'avantages différents. Il s'agit de cartes de crédit pour voyages d'affaires. En vous inscrivant et en utilisant une carte de crédit pour voyages d'affaires, vous obtiendrez probablement : 

• Des tarifs moins chers lors de la réservation de vols, d'hôtels, de transports et plus encore
• Un programme de fidélité à points pour obtenir des services spécifiques 
• Un accès aux salons VIP ou lounges dans les aéroports
• Des séjours à l'hôtel gratuits occasionnels

Gardez à l'esprit que votre fournisseur de carte de crédit vous facturera probablement des frais annuels pour ces cartes, mais vous économiserez probablement cet argent assez rapidement. 

4. Inscrivez-vous à des programmes de fidélité et à des programmes de récompense

Si vous utilisez fréquemment une compagnie aérienne, une chaîne hôtelière ou une agence de location de voitures en particulier, renseignez-vous pour savoir si elle propose des programmes de fidélité auxquels vous pouvez vous inscrire. De cette façon, plus vous utilisez leurs services, meilleurs sont les taux de récompenses et les remises que vous obtenez.

Les programmes de fidélité présentent de nombreux avantages, notamment :

• Des surclassements à prix réduit pour les voyages en avion
• La possibilité d'enregistrer des bagages supplémentaires
• Des départs tardifs des chambres d'hôtel et des avantages supplémentaires
• La livraison gratuite à l'aéroport de votre voiture de location
• L'ajout de jours gratuits à votre location de voiture

Même si vous êtes inscrit à des programmes de fidélité, faites toujours le tour des différentes options avant de réserver. Les tarifs des concurrents peuvent parfois être moins chers pour vous. 

5. Voyagez pendant la semaine

Voyager entre le lundi et le jeudi est normalement moins cher, car moins de personnes voyagent à des fins de loisirs ces jours-là. Cela signifie que les hôtels ont plus de chambres et les compagnies aériennes plus de sièges à remplir.

6. Budgétisez et suivez vos dépenses

Établissez des budgets de dépenses quotidiens pour certains éléments comme l'alimentation et les déplacements au sein des villes, afin de vous aider à maîtriser les frais de déplacement de votre entreprise. Il existe différents outils de suivi des dépenses que vous pouvez également utiliser pour suivre toutes vos dépenses. 

7. Un package complet de gestion des voyages

Chez TravelPerk, nous proposons une solution complète de gestion des voyages qui vous permet de planifier, réserver et gérer les voyages d'affaires du début à la fin. Cela signifie que vous pouvez réserver des vols, des hébergements, des billets de trains et des locations de voitures sur une seule plateforme.

Le logiciel de gestion des voyages de TravelPerk vous donne également accès à des fonctionnalités telles que les politiques de voyage, les factures individuelles et d'équipe, les intégrations et les rapports de dépenses.  

8. Récupération de la TVA

TravelPerk propose également un service de récupération de TVA qui permet à votre entreprise de réclamer beaucoup plus facilement vos remboursements de TVA sur les vols, les hôtels, les voitures et les trajets en train. Cela vous permettra d'économiser jusqu'à 20 % sur les frais de déplacement professionnel.

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En quoi consistent exactement les frais de voyage d'affaires ?

Une dépense de voyage d'affaires est un coût encouru lors d'un déplacement à des fins professionnelles. Cela peut inclure le coût des produits ou des services nécessaires au voyage et sont généralement associés à un voyage loin de chez soi pendant des jours ou des semaines.

Quels frais de voyage d'affaires les employés peuvent-ils réclamer ?

La règle clé pour réclamer toute dépense est qu'elle doit être exclusivement et nécessairement encourue dans l'exercice de votre travail en relation avec les objectifs de l'entreprise. Cela signifie que vous (par opposition à votre entreprise) ne devez pas tirer un avantage personnel de la déduction des frais.

En voici quelques exemples : 

• Les coûts réels du voyage (le vol, le billet de train, les frais d'hôtel, etc.)
• Les frais de subsistance (vos aliments et boissons consommés pendant la durée de votre voyage) 
• Tous les autres frais occasionnés par votre voyage, tels que les frais de divertissement. 

Ce que ne constitue pas une dépense de voyage légitime

Ce que vous devez également prendre en compte, c'est ce qui n'est pas inclus dans les « frais de voyages d'affaires ». Cela ressemble à ceci :

• Déplacements vers et depuis votre bureau habituel 
• Tout voyage effectué pour des raisons personnelles.

Qu'en est-il de la conduite ? Puis-je réclamer des frais si je loue une voiture ou si j'utilise ma propre voiture pour des raisons professionnelles ? Oui, bien sûr.

Vous êtes tenu de déclarer les frais de déplacement à des fins fiscales. Les coûts tels que le service de bus des employés ou les services de taxi lorsque le covoiturage n'est pas disponible sont exemptés de déclaration fiscale.

Comment gérer le processus de déplacement et de dépenses

1. Décidez du mode de paiement des employés

Il existe deux manières principales de régler vos dépenses :

• Demandez aux employés de les payer d'avance en utilisant leur carte personnelle/compte bancaire/espèces et demandez-leur ensuite de soumettre des notes de frais. 
• Payez vos dépenses directement à partir du compte bancaire de l'entreprise ou de la carte d'entreprise.

1. La carte de crédit/dépense de l'entreprise

Bien qu'il n'y ait aucune obligation légale de le faire, le fait que les employés soumettent des notes de frais peut prendre du temps ; vous pourriez envisager une carte de dépenses d'entreprise qui, à tout le moins, facilite le suivi des finances. Il existe de nombreuses entreprises qui proposent à la fois le suivi des dépenses et les cartes de crédit d'entreprise, comme Spendesk ou Pleo, elles vous permettront de suivre et de contrôler les dépenses à partir d'une seule source.

Si vous décidez d'opter pour des cartes de dépenses d'entreprise, veillez à effectuer quelques recherches avant de vous adresser directement à votre banque d'entreprise actuelle. Pleo a rédigé un bon guide sur la façon de choisir une carte de crédit d'entreprise.

2. Payer avec des cartes personnelles et soumettre des notes de frais

Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, c'est l'option la plus simple. Demander aux employés de payer les dépenses professionnelles à partir de leur compte personnel est une pratique assez courante. Le remboursement des frais peut prendre beaucoup de temps, tant pour les professionnels de l'administration que pour le personnel. Des facteurs tels que la demande de reçus fiscaux ne font qu'ajouter de la complexité au processus. Vous trouverez plus de détails sur les implications fiscales des demandes de remboursement de frais ici. Si c'est la méthode préférée de votre entreprise, alors c'est une bonne idée d'utiliser un logiciel tel qu'Expensify ou Spendesk. Ceux-ci vous aideront à numériser et à suivre les dépenses.

2. Définir un processus clair pour la soumission et le remboursement des dépenses

Que vous utilisiez des formulaires sur papier, des feuilles de calcul ou un logiciel de gestion des frais, le fait d'avoir un processus très clair vous aidera à gérer les montagnes d'e-mails, mais aussi à fixer des attentes pour les employés qui pourraient attendre des remboursements de frais. L'établissement d'accords sur le niveau de service avec le personnel vous aidera à obtenir les informations dont vous avez besoin en temps voulu et empêchera également le personnel d'envoyer des e-mails de suivi pour connaître le statut des réclamations.

Voici quelques options de processus que vous pouvez envisager :

• Projection des dépenses avant le voyage : demandez aux employés de remplir une projection avant leur voyage, cela les obligera à réfléchir à leurs dépenses.
• Types de reçus et de factures : veillez à indiquer dans quel format vous voulez que les preuves soient fournies (par exemple, facture fiscale en PDF/reçu physique). 
• Délai de soumission des notes de frais : assurez-vous que les notes de frais sont toutes soumises dans les 5 jours ouvrables suivant la fin du voyage d'affaires.
• Période de remboursement des frais : l'entreprise s'engage à rembourser le personnel dans les 15 à 30 jours suivant la demande de remboursement des frais, période pendant laquelle l'entreprise peut consulter les frais.

Si vous choisissez de ne pas utiliser un logiciel de gestion des frais, assurez-vous de disposer de formulaires de notes de frais standardisés accessibles à tous les employés.

3. Communiquer la politique de dépenses

De nombreuses entreprises incluent leur politique de frais dans leur politique de voyages d'affaires, et presque toutes ont des problèmes de conformité. Quelle que soit l'option de paiement choisie par votre entreprise, dépenser en dehors des règles de l'entreprise met l'entreprise dans des situations délicates. Si vous avez donné à quelqu'un une carte de crédit d'entreprise, et qu'il dépense sans respecter la politique, l'argent est déjà payé. Si l'employé a acheté quelque chose avec sa carte personnelle et fait une demande de remboursement de frais en dehors de la politique, l'employeur doit faire face à une situation délicate : soit payer la facture ou soit laisser un employé sans le sou et mécontent. 

La meilleure façon d'éviter cela est de s'assurer que chaque employé connaît bien les règles. Veillez à communiquer les règles clairement et régulièrement, afin qu'ils n'aient aucune excuse pour ne pas les respecter.

Voici certaines façons d'y parvenir :

• E-mails trimestriels à l'échelle de l'entreprise : envoyez un e-mail avec la politique chaque trimestre. Cela peut ne pas être nécessaire si vous êtes une petite équipe.
• Parlez-en lors des réunions de l'ensemble du personnel : votre travail est important et fait gagner de l'argent à l'entreprise, et chaque employé doit connaître les règles. Lors de la prochaine réunion, demandez à parler pendant quelques minutes en donnant des exemples (sans citer de noms) de bonnes et de mauvaises notes de frais
• Publiez-les sur l'intranet de votre entreprise : assurez-vous qu'elles soient incluses dans un document dynamique et facilement accessible. Liez-les à un document Google ou à tout autre outil que vous utilisez. Ainsi, les mises à jour ne vous obligent pas à demander aux employés de supprimer ou d'ignorer les versions précédentes.

Dans la mesure du possible, automatisez les dépenses pour eux en utilisant un outil comme TravelPerk qui évite aux employés de devoir déclarer leurs frais de vol et d'hébergement. 

Si vous craignez que quelqu'un dans votre entreprise ne respecte délibérément les règles et ne trompe votre entreprise en lui soutirant de l'argent, assurez-vous de lire notre guide sur la manière de reconnaître et de neutraliser la fraude aux dépenses.  

Comment calculer et suivre les frais de voyage d'affaires comme un pro ?

Étant donné que l'entreprise moyenne dépense environ 950 $ par employé et par an pour les voyages nationaux uniquement, il est probable que les administrateurs et ceux qui travaillent dans le domaine de la gestion des dépenses se verront demander des rapports et des ventilations sur les dépenses de l'entreprise en matière de voyages. Voici quelques-uns des éléments qui rendront vos rapports trimestriels ou annuels beaucoup plus faciles si vous établissez ces éléments dès maintenant.

1. Enregistrez tout et étiquetez chaque dépense

Cela semble évident, mais si vous n'utilisez pas un logiciel pour le faire à votre place, ce temps consacré à l'organisation de chaque reçu, facture et rapport de dépenses créera d'énormes avantages au moment d'analyser les dépenses. Les rapports sur les voyages et les dépenses sont extrêmement importants car, dans de nombreux pays, ces coûts sont déductibles des impôts, ce qui peut permettre aux entreprises de faire de grosses économies.

La première chose à faire est de vous assurer que vous tenez régulièrement un registre complet de toutes vos dépenses professionnelles. Le mieux est de le faire tous les jours, mais au minimum, vous devriez chercher à le faire deux fois par semaine. Tout ce que vous dépensez doit être comptabilisé ! Faites attention aux paiements en espèces, ceux-ci peuvent facilement être oubliés dans votre dossier, mais ils constituent tout de même une dépense professionnelle, et il ne faut pas les oublier. La meilleure façon d'y parvenir est de choisir l'un des nombreux logiciels de comptabilité d'entreprise disponibles sur le marché. Vous pouvez consulter nos recommandations sur les principaux acteurs ici. C'est une bonne idée d'étiqueter les dépenses afin de pouvoir facilement extraire des méta-informations en cas de besoin. Plus vos enregistrements sont granulaires, mieux c'est. Pensez à regrouper et à étiqueter les frais de voyage de plusieurs façons. 

• Par type de voyage (client existant, ventes, événement d'entreprise)
• Par département
• Par type de dépenses

Il est bon de s'assurer que vos dépenses récurrentes sont configurées dans votre système comptable. Si vous savez que vous allez payer un fournisseur tous les mois, définissez cette entrée pour qu'elle se reproduise dans les mois à venir. Cela vous permettra de ne pas manquer le paiement et de mieux planifier l'avenir.

2. Calculez chaque trajet

Il est préférable de considérer le coût de l'ensemble du voyage et de ne pas se contenter de répartir immédiatement les frais de voyage et de nourriture dans leurs feuilles de calcul dédiées. Vous obtiendrez ainsi des données précieuses qui vous permettront de juger du montant à allouer aux futurs voyages dans cette région/cet événement et d'identifier les voyages ou le personnel qui semblent coûter plus cher que la moyenne. Assurez-vous que chaque élément de chaque voyage est pris en compte et considérez le voyage dans son ensemble.

Ceci devrait inclure, mais n'est pas limité à :

• Frais de voyage : avion, train, location de voiture, cela inclut l'essence que vous mettez dans la voiture
• Hébergement : hôtel, Airbnb, ou partout où vous avez séjourné
• Boissons et alimentation
• Divertissement : soit pour les clients, soit si la politique le permet 
• Les connexions Wi-Fi, ou tout ce dont vous aviez besoin pour mener à bien vos activités en déplacement. 

3. Catégorisez vos dépenses

Votre logiciel de comptabilité sera livré avec des catégories préétablies, prêtes à vous permettre de commencer à catégoriser vos dépenses. Essayez de vous en tenir à ces catégories standard autant que possible. C'est important car, au moment de remplir votre déclaration d'impôts, vous serez en mesure de voir clairement quelles catégories de dépenses sont supérieures ou inférieures à ce qu'elles devraient être. 

Pour les petites dépenses et celles qui ne sont pas récurrentes, créez un champ « dépenses diverses ». 

Prévoyez vos frais de voyage 

Avec toutes vos dépenses comptabilisées et enregistrées, vous pouvez examiner les dépenses des années précédentes et identifier le montant que vous êtes susceptible de dépenser. Cela vous aidera à voir où vous dépensez trop, ou à réserver à l'avance des vols, des hôtels, etc. à un prix plus compétitif. Pensez à la saisonnalité, aux dépenses récurrentes, à l'arrivée de nouveaux employés et à l'ouverture d'un nouveau bureau national.

Comment réduire les frais de voyage d'affaires

Il existe de nombreuses façons de réduire vos frais de voyage d'affaires. En voici 6 que vous pouvez appliquer immédiatement. 

1. Devez-vous séjourner pour une nuit ?

La plupart des compagnies aériennes à bas prix et même les compagnies de train proposent des trajets tôt le matin et tard le soir. Bien que ces options impliquent souvent des nuits de sommeil plus courtes, elles peuvent également être un bon moyen d'économiser de l'argent car vous n'avez pas à payer pour une nuit dans un hôtel ou un Airbnb. Si vous utilisez un outil avec des politiques de voyage automatisées, vous devriez envisager de rendre obligatoire l'approbation de tous les voyages comportant une nuitée. 

2. Obtenez le(s) point(s)

Les compagnies aériennes, les hôtels, les entreprises de location de voitures et même les fournisseurs d'hébergement alternatif ont tous des programmes de fidélité qui peuvent potentiellement faire économiser beaucoup d'argent à votre entreprise. Consultez les différentes options qu'ils proposent pour voir laquelle présente le plus d'avantages pour vous.

CONSEIL : les solutions de réservation de voyages d'affaires comme TravelPerk vous permettront de saisir votre numéro de récompenses une fois et de collecter automatiquement des points chaque fois que vous voyagez.

3. Ne prenez pas le taxi

Les taxis, surtout à destination et en provenance des aéroports, sont souvent l'option la plus coûteuse pour se rendre au centre-ville après un vol. Envisagez de rendre l'utilisation des services de train, de métro, de bus ou de navette obligatoire pour vos employés afin d'économiser jusqu'à 50 %, surtout pour ceux qui voyagent seuls.

4. Obtenez plus de 26 000 tarifs négociés exclusifs

Si vous avez un bureau dans plusieurs villes et que la plupart de vos déplacements se font entre les bureaux, négocier un tarif spécial d'entreprise avec les hôtels voisins peut s'avérer très avantageux. En fait, vous pouvez faire cela chaque fois que vous remarquez que vous faites de nombreux déplacement dans la même ville. Les hôtels apprécient souvent les clients réguliers. TravelPerk propose plus de 26000 taux exclusifs négociés pour vos voyages d’affaires

5. Obtenez le bon taux d'indemnités journalières

Fournissez-vous à vos voyageurs une indemnité journalière pour les repas et autres frais accessoires ? Veillez à l'ajuster en fonction de chaque ville. Il peut y avoir de grandes fluctuations de prix, même au sein de l'UE par exemple.

6. Récupérez la taxe

Chaque année, les entreprises ne parviennent pas à récupérer la taxe (TVA) sur des milliards de dépenses de voyage. Chaque entreprise qui agit ainsi dépense entre 5 et 25 % de plus que ce qu'elle devrait dépenser !

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Vous voulez inspirer les parties prenantes internes et externes tout en laissant une impression durable et positive. Les événements réussis gèrent efficacement les personnes, les dates, les idées, les chiffres. Mais comment vous assurer de ne rien oublier ?

Voilà la réponse : il vous faut une approche globale de la gestion des événements d'entreprise.

Si vous créez une feuille de route pour un événement, ou si vous cherchez simplement par où commencer pour votre prochain événement d'entreprise, ce guide de planification d'événements d'entreprise est fait pour vous.

Vous apprendrez à relever les défis quotidiens, à mettre en œuvre les meilleures pratiques, à créer des listes de contrôle indispensables et même à gérer les stratégies d'engagement après l'événement : tout ce dont vous avez besoin pour créer des événements exceptionnels.

Dans cet article, nous examinerons de plus près :

• Qu'est-ce que la planification d'événements d'entreprise ?
• Événements d'entreprise par taille
• Événements d'entreprise par type
• Les défis de la planification d'événements d'entreprise
• Les 5 éléments de la planification d'événements d'entreprise
• 6 étapes pour des événements d'entreprise parfaits
• Planification d'événements d'entreprise : une liste de contrôle pour réussir

Plongeons dans le vif du sujet et explorons ce qu'il vous faut pour des événements d'entreprise réussis.

Qu'est-ce que la planification d'événements d'entreprise ?

La planification d'événements d'entreprise implique l'organisation d'événements commerciaux permettant d'intéresser les clients, les employés et les autres parties prenantes. Voici les raisons les plus courantes d'organiser des événements d'entreprise :

• Sensibiliser les employés ou le public aux nouvelles initiatives et offres
• Récompenser le personnel pour sa contribution à la croissance et au succès de l'entreprise
• Célébrer les étapes importantes avec les clients, les employés et les autres membres
• Communiquer les changements organisationnels et les impacts potentiels
• Faciliter la collaboration et la construction de réseau entre les différentes équipes commerciales

Qu'il s'agisse d'un événement d'accueil de clients ou d'un séminaire de formation interne, le but ultime est de rassembler les gens et de les aider à développer des relations.

Événements d'entreprise par taille

Les entreprises en plein essor ont généralement plusieurs événements à l'horizon. Vous pouvez les classer dans les types suivants, en fonction de leur taille.

1. Petits événements

Les petits événements accueillent des groupes allant jusqu'à 250 personnes et sont flexibles en ce qui concerne les lieux ou les activités. Les exemples courants comprennent les journées de formation, les séminaires ou les conférences de service.

Exigences de planification des petits événements :

• Déjeuner : en fonction de vos besoins, cela peut consister à commander de la nourriture ou à faire appel à un traiteur.
• Transport : vous devez vous assurer que les participants sont en mesure de se rendre à l'événement et d'en revenir, surtout lorsque vous recevez des parties prenantes externes.
• Rafraîchissements : maintenez tout le monde hydraté et alerte tout au long de la journée.
• Inscription en ligne : assurez-vous que les participants peuvent facilement accéder aux informations de l'événement, telles que les horaires et l'emplacement.
• Séances en petits groupes : vous devrez organiser des séances en petits groupes en ligne ou en personne.
• Équipements audiovisuels : trouvez un espace capable de répondre à vos besoins technologiques pour les présentations et les intervenants.
• Planification d'un conducteur pour la scène principale : permet aux participants de suivre les principaux événements, tels que les horaires des intervenants et les questions-réponses.

Il peut s'agir de vingt personnes lors d'une journée de formation ou de 150 personnes lors d'une soirée d'entreprise. Quoi qu'il en soit, les planificateurs d'événements doivent préparer et accueillir tous les participants.

2. Événements de taille moyenne

Les événements de taille moyenne comprennent des conférences ou des sommets de leadership pouvant accueillir jusqu'à 1 000 participants. Ces événements s'appuient sur les technologies pour la création et l'exécution de plans bien huilés et la réunion des employés de toute l'organisation, des clients les plus précieux et des dirigeants.

En plus des exigences exposées pour les événements plus petits, les exigences de planification d'événements de taille moyenne comprennent :

• Orientation avant l'événement : mettez tout le monde à l'aise en organisant un événement d'accueil et d'orientation.
• Divertissement après l'événement : les événements d'entreprise sont souvent un mélange d'affaires et de plaisir, assurez-vous que les invités soient divertis pendant toute la durée de votre événement.
• Communications pré-événement : que ce soit avec les sponsors ou les participants, vous voulez un moyen de communiquer rapidement et facilement les changements et les mises à jour liés à l'événement.
• Hébergement et transport à l'hôtel : si vous recevez des invités venant de loin, vous devrez organiser l'hébergement et le transport pour l'événement.
• Application mobile événementielle : une application événementielle vous permet de tenir les participants informés et de gérer les listes d'invités et la billetterie.

3. Grands événements

Les grands événements d'entreprise sont complexes et peuvent être incroyablement difficiles à gérer. Ces événements se déroulent souvent sur plusieurs jours et attirent des milliers de participants.

Une planification complète des événements est essentielle pour gérer ces événements avec succès. Les exemples typiques sont les conventions sur plusieurs jours, les conférences professionnelles, les cérémonies de remise de prix et les salons.

En plus des exigences d'un événement de petite et moyenne taille, les exigences de la planification d'un grand événement comprennent :

• Gestion des intervenants : trouvez, réservez et gérez efficacement les intervenants principaux pour votre événement d'entreprise.
• Gestion des délégués : maintenez la satisfaction des parties prenantes en offrant une expérience de premier ordre aux délégués.
• Inscription à un événement : pour les grands événements, vous aurez besoin d'un moyen simplifié d'accepter et de gérer l'inscription à un événement.
• Dotation en personnel : vous devrez surveiller de près vos capacités en matière de personnel pour vous assurer que vous ne serez jamais pris de court.
• Réservations de vols et de chambres d'hôtel : les grands événements peuvent souvent impliquer la réservation d'étages entiers d'hôtel pour les invités attendus. Vous avez besoin d'un moyen de gérer ces réservations et de garantir une expérience sans accroc.

Les grands événements nécessitent des mois de planification et de coordination précise. Vous devrez aborder ces événements avec suffisamment de temps pour planifier et exécuter vos idées, sinon vous risquez que les choses tournent mal.

Maintenant que nous avons examiné les événements de différentes tailles que vous pouvez organiser, jetons un coup d'œil aux différents types d'événements d'entreprise.

Événements d'entreprise par type

Il existe de nombreux types d'événements d'entreprise, certains plus courants que d'autres. Voici quelques-uns des types d'événements que vous pouvez vous attendre à rencontrer dans le monde de l'entreprise :

1. Salons professionnels : renforcent l'image d'une entreprise en tant que leader du secteur et l'aident à générer des prospects. Les salons professionnels sont un excellent moyen de rassembler les acteurs clés de votre secteur pour discuter des tendances et des chiffres de l'industrie.
2. Lancements de produits : sortir de nouveaux produits pour créer un buzz parmi les clients et les médias. Les Apple Events, où l'entreprise réunit les leaders du secteur et la presse pour découvrir les nouveaux produits et fonctionnalités, en sont un excellent exemple.
3. Événements d'appréciation : célébrer les employés par des événements destinés à les récompenser et à les remercier.
4. Événements de consolidation d'équipe : organiser des activités intérieures et extérieures pour booster la confiance et le moral des employés. Il peut s'agir d'un grand événement hors site ou d'une plus petite séance de consolidation d'équipe sur place.
5. Séminaires et conférences: inviter des intervenants pour améliorer les connaissances des employés ou des parties prenantes internes sur des sujets spécifiques. Cela peut être un excellent moyen d'engager les employés autour d'un certain sujet.
6. Réunions du conseil d'administration et des actionnaires : réunir les membres du conseil d'administration et les actionnaires pour examiner les performances de l'entreprise et prendre des décisions cruciales. Un événement professionnel permet de rassurer vos supérieurs en leur montrant que tout se passe bien.
7. Célébrations des étapes importantes de l'organisation : célébrer les grandes étapes ou les anniversaires, comme les réalisations financières et les faits marquants de l'entreprise. Par exemple, vous pourriez vouloir célébrer les dix ans d'existence de votre entreprise en organisant un événement chic pour toutes les parties prenantes.

Les défis de la planification d'événements d'entreprise

L'organisation d'événements d'entreprise fait passer vos événements au niveau supérieur, mais elle n'est pas dépourvue de défis.

Votre événement peut échouer malgré vos compétences organisationnelles surhumaines. C'est pourquoi les gestionnaires d'événements d'entreprise doivent s'attendre à l'imprévu et se préparer en conséquence.

Examinons les défis courants de la planification d'événements d'entreprise que vous voulez éviter de rencontrer.

Événements en sous-effectif

Il n'y a pas de plus gros problème que d'avoir trop peu de personnel pour un événement. Le sous-effectif augmente la pression de travail le jour de l'événement et laisse votre équipe se démener pour répondre aux attentes des participants.

Considérez votre événement et le nombre de personnes attendues, ainsi que le nombre de membres du personnel nécessaires pour vous assurer que vous ne serez jamais débordé. Soyez clair sur les rôles et les responsabilités, la gestion de vos événements doit être similaire à la gestion de votre entreprise.

Il est préférable d'opter pour la prudence en matière de dotation en personnel, si vous n'êtes pas sûr, voyez grand. Si vous avez organisé des événements dans le passé, repensez à la façon dont ils ont été dotés en personnel : y avait-il trop ou trop peu de personnel sur l'événement ? Contactez une entreprise d'événementiel pour trouver du personnel pour votre événement, elle peut vous conseiller sur les niveaux de personnel optimaux.

Respecter le budget de votre événement

La budgétisation d'un événement peut vous permettre de réussir, ou d'échouer, lorsque vous planifiez un événement en présentiel, virtuel ou hybride. Le budget est un élément qui gêne même les organisateurs d'événements les plus expérimentés. Les coûts s'additionnent rapidement et, avant même de s'en rendre compte, le budget est épuisé.

Les choses changent tout le temps, et vous pouvez avoir des exigences supplémentaires juste avant l'événement. Par exemple, les tarifs des fournisseurs peuvent augmenter en fonction des coûts réels ou vous pouvez rencontrer une dépense imprévue. C'est pourquoi il est judicieux de limiter vos dépenses et de prévoir un fonds de prévoyance.

Vous pouvez même analyser les recherches et les données antérieures pour identifier les dépenses spécifiques à chaque occasion. Par exemple, comparez les lignes budgétaires des divers éléments de l'événement : telles que le lieu, la nourriture, les boissons, les voyages, l'hébergement, les honoraires des intervenants, le personnel et le marketing, avec celles de vos événements précédents.

Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion d'événements d'entreprise dédié pour planifier les budgets d'événements, créer des rapports budgétaires et estimer le retour sur investissement total (ROI). Ces outils vous aideront à suivre vos dépenses et à vous assurer de prendre des décisions adaptées à votre budget.

Trouver le bon lieu

Pour un événement réussi, il est important de trouver le bon lieu.

Vous voulez que votre lieu soit adapté à l'événement, mais vous devez souvent sécuriser un lieu avant de commencer à planifier. Les lieux exigent un préavis très long, c'est pourquoi il est essentiel d'être organisé dès le départ.

Vous souhaitez prendre en compte plusieurs facteurs avant de choisir un lieu, tels que :

• Lieu : les participants peuvent-ils facilement s'y rendre ? Est-il accessible à tous les employés ?
• Disponibilité : le lieu est-il disponible aux dates prévues ? Peut-il être réservé pour la totalité de votre événement ?
• Capacité : le lieu conviendra-t-il au nombre de participants que vous attendez ?
• Budget : le coût du lieu correspond-il à votre budget d'événement ? Offre-il des tarifs spéciaux pour les événements de grande envergure ?
• Sûreté et sécurité : le lieu est-il doté de protocoles de sûreté et de sécurité standard ? Les voyageurs seront-ils en sécurité pendant l'événement ?

Il n'y a pas de moyen facile de trouver le lieu idéal, mais il existe quelques moyens de vous assurer que vous n'aurez pas à vous démener pour trouver un lieu à la dernière minute :

• Préparez une liste de lieux une fois que vous avez compris le type d'événement que vous souhaitez organiser et le type de lieu dont vous avez besoin pour le faire. Examinez les autres lieux d'événements et ce que les participants ont à dire sur leur expérience.
• Rédigez des demandes de propositions (DP) en fonction de votre compréhension des objectifs et des exigences de l'événement. N'oubliez pas d'ajouter les exigences budgétaires et les dates limites de soumission des demandes de propositions. Vous pouvez également utiliser un outil de recherche de lieux pour filtrer les lieux et leur envoyer des demandes de propositions une par une. Vous obtiendrez beaucoup plus d'informations directement à la source qu'en ligne. De plus, les lieux vous veulent comme clients, ils peuvent offrir des services supplémentaires pour vous convaincre.
• Évaluez les demandes de propositions en fonction de leur conformité à vos exigences. Tenez compte également de la disposition des lieux et de la réactivité des gestionnaires de lieux. Si certains lieux mettent des semaines à répondre, il est probable que vous rencontriez les mêmes problèmes de communication plus tard.

Si vous êtes flexible en ce qui concerne les dates de l'événements, recherchez des lieux avec des tarifs saisonniers. Vous pourriez obtenir une meilleure affaire puisque certains lieux offrent des prix plus bas à certaines périodes de l'année.

Engagement et communication avec les participants

Un plan d'engagement solide des participants est essentiel pour dépasser leurs attentes. C'est pourquoi il est essentiel de prendre en compte votre public potentiel et de comprendre ses préférences.

Vous devez également éviter la surabondance d'informations, qui peut rapidement désengager les participants. Voici quelques façons de vous assurer que vos participants restent engagés tout au long d'un événement.

• Organiser des séances plénières avec des intervenants intéressants pour assurer la participation des délégués et un engagement élevé des participants. Vous pouvez également organiser des discussions en table ronde ou des séances de questions-réponses pour que les participants restent impliqués dans l'événement.
• Créez du contenu interactif pour les petits groupes de travail de la conférence avec un contenu ciblé et interactif pour garder tout le monde intéressé.
• Créez des occasions de tisser un réseau pour vous assurer que les participants aient des possibilités de communiquer entre eux. Pour les employés, le fait d'entrer en contact avec d'autres personnes dans leur domaine est l'un des principaux avantages des événements d'entreprise.

Tirez des leçons à partir des retours :utilisez des outils technologiques pour lancer des sondages en direct et recueillir des données qui vous aideront à ajuster vos priorités. De cette façon, vous pourrez continuer à apprendre en organisant de plus en plus d'événements.

Voici les problèmes courants auxquels vous serez confrontés, quel que soit le type d'événement que vous organisez. Même les petits événements peuvent rencontrer ces problèmes - alors, comment les éviter ?

Examinons les cinq éléments de la gestion des événements d'entreprise pour obtenir des conseils pour garantir le succès de vos événements, de l'inscription des participants jusqu'au rapport post-événement.

Les 5 éléments de la gestion des événements d'entreprise

Explorons les 5 éléments de la gestion d'événements avant de discuter des bonnes pratiques à adopter pour organiser des événements d'entreprise qui feront sensation. Ces 5 éléments vous aideront à assurer le bon déroulement de votre événement du début à la fin.

• Concept : assurez-vous d'avoir des objectifs clairs pour l'événement afin que les parties prenantes et l'équipe de planification de l'événement aient une bonne idée de ce qui se passe.
• Coordination : réfléchissez à la manière dont vous allez planifier votre événement, y compris la logistique, la stratégie, les plans et le budget. L'organisation d'un événement nécessite des plans précis et des efforts coordonnés. Il est donc indispensable de commencer le plus tôt possible.
• Contrôle : attribuez des rôles aux membres de votre équipe pour vous assurer que tout a été pris en compte. Établissez une hiérarchie pour la validation : un logiciel de gestion d'événements peut accélérer ce processus et attribuer simplement les responsabilités.
• Achèvement : tout votre travail acharné jusqu'au jour de l'événement ne vaut rien si vous êtes incapable d'exécuter vos plans. Assurez-vous que tout est en place pour un événement sans accroc le jour venu.
• Clôturer : mesurez le succès de votre événement pour améliorer la planification de vos futurs événements. Considérez des aspects tels que l'engagement des participants, la satisfaction des participants et les KPI de l'événement pour mesurer le succès de l'événement.

En gardant à l'esprit les 5 éléments de la planification d'événements d'entreprise, vous pouvez décomposer votre événement en plusieurs étapes et gérer de la meilleure façon possible votre processus de gestion d'événements.

Vous avez du mal à planifier votre événement d'entreprise ? Essayer la solution de gestion des événements de TravelPerk pour découvrir comment vous pouvez accélérer vos voyages d'affaires événementiels en intégrant la gestion des participants, la réservation de voyages, la programmation des réunions et le choix du lieu sur une seule et même plateforme.

Bonnes pratiques de gestion des événements d'entreprise : 6 étapes pour des événements d'entreprise sans accroc

Venons-en maintenant aux choses à faire et à ne pas faire en matière de planification d'événements. Que vous soyez un novice de la gestion d'événements ou un professionnel, suivez ces étapes lors de la planification de votre prochain grand événement d'entreprise.

1. Décrire les objectifs de l'événement

Vous ne pouvez pas créer un plan d'événement convaincant sans savoir ce que vous cherchez à atteindre. Discutez des objectifs avec votre équipe dirigeante et développez une solide compréhension de la raison pour laquelle cet événement est important.

Tenez compte des éléments suivants lors de la définition des objectifs de votre événement :

• Faites des recherches sur le public cible et comprenez ce qu'il attend des événements.
• Décidez si vous souhaitez éduquer, motiver ou inspirer avec votre contenu.
• Ayez un objectif clair pour aligner votre événement sur les objectifs de l'organisation dès le début.
• Déterminez les paramètres que vous souhaitez mesurer pour évaluer le succès de l'événement.

Une fois que vous aurez identifié l'objectif d'un événement, vous serez plus à même de vous atteler au budget de l'événement.

2. Définir votre budget d'événement

La budgétisation est l'un des principaux défis de la planification et de l'exécution des événements. Il est essentiel de connaître les coûts de l'événement à l'avance pour s'assurer de ne pas trop dépenser.

Voici quelques bonnes pratiques de budgétisation d'événements pour réussir un événement d'entreprise.

• Dressez une liste de tout ce dont vous aurez besoin tout au long du cycle de vie de l'événement pour estimer les dépenses de l'événement, y compris les taxes et les frais généraux.
• Recherchez les coûts budgétaires de l'événement pour des prix estimés proches du coût réel.
• Repensez aux événements précédents pour avoir une idée des coûts.

Vous pouvez gérer le budget de l'événement sur une simple feuille de calcul Google, ou utiliser un logiciel de gestion d'événements pour des capacités supplémentaires.

Vous aurez souvent un budget fixe pour votre événement, vous devez l'utiliser au mieux. N'hésitez pas à demander plusieurs devis aux vendeurs et à choisir ceux qui correspondent à votre vision.

3. Élaborer un plan de marketing de l'événement

Pour vos événements publics, vous devrez prévoir du temps pour la commercialisation de votre événement. Toute votre planification ne sert à rien si personne n'y assiste, après tout.

Posez ces questions pour mieux comprendre votre public :

• Quelles sont les tendances démographiques de vos participants ?
• Quels réseaux sociaux utilisent-ils ?
• Quels sont les points de contact numériques nécessaires pour les atteindre ?
• L'événement résout-il un problème spécifique ?
• Quand vos participants sont-ils habituellement en ligne ?

Ces réponses vous aideront à jeter les bases de votre stratégie de marketing événementiel. Pensez à tous les points de contact que vous pouvez utiliser pour atteindre les participants tout au long du cycle de vie de l'événement, qu'il s'agisse de présentoirs dans les bureaux ou d'e-mails à l'échelle de l'entreprise.

4. Envisager les sponsors et comment les trouver

Trouver les bons sponsors pour vos événements publics peut s'avérer gagnant pour vous et pour le sponsor choisi. Les sponsors de l'événement vous fournissent des ressources clés en échange de la publicité que leur donne l'événement, vous pouvez avoir plus d'un sponsor à la fois, surtout pour les événements les plus importants

Voici comment vous pouvez trouver un sponsor pour votre événement :

• Identifiez une liste de sponsors cibles capables de fournir les ressources dont vous avez besoin.
• Alignez l'intérêt des sponsors avec les objectifs de l'événement pour susciter l'intérêt.
• Créez différents niveaux de parrainage pour répondre aux sponsors de toutes tailles.

L'établissement de relations avec les sponsors contribue à votre plan d'événements d'entreprise à long terme, un événement réussi pourrait facilement entraîner une douzaine d'autres.

5. Suivre l'expérience du participant

Une fois que vous vous êtes occupé des objectifs de l'événement, du budget, du marketing et des sponsors, prenez le temps de penser aux participants.

Comment pouvez-vous vous assurer que tous les participants apprécient l'expérience ? La réponse réside dans la personnalisation de l'expérience des participants grâce à des expériences mobiles et un contenu engageant.

Voici ce que vous pouvez faire pour assurer les interactions avec votre public :

• Stimulez l'engagement du public avec des cartes interactives, des quiz, des enquêtes de satisfaction, des sondages et d'autres formes de gamification.
• Utilisez les applications mobiles pour envoyer des notifications ou des réductions de dernière minute.
• Permettez aux participants de personnaliser les horaires et d'assister à différentes séances de réseautage.

Beaucoup de ces fonctionnalités sont rendues beaucoup plus faciles par un logiciel de gestion d'événements. De nombreuses solutions de gestion d'événements proposent une application mobile pour faciliter l'expérience des participants.

6. Stratégies d'engagement après l'événement

Votre événement ne se termine pas une fois que le dernier invité a quitté les lieux, il y a encore beaucoup de travail à faire. C'est là que commence la phase d'engagement après l'événement. C'est une étape clé pour recueillir des commentaires afin d'améliorer les événements futurs.

Tenez compte de ces stratégies d'engagement post-événement pour offrir une excellente expérience post-événement à vos participants :

• Créer une enquête post-événement : pour mesurer la satisfaction des participants et les inciter à participer davantage.
• Mettre en place un événement de réseautage suivi : pour créer une communauté et faciliter les conversations entre les clients qui reviennent.
• Créer des blogs texte et vidéo : pour réaffecter le contenu de la conférence. Vous avez probablement recueilli de nombreuses informations, tant auprès des intervenants que des participants.
• Envoyer un cadeau de remerciement : pour exprimer votre reconnaissance pour le temps et la participation des invités. Cela peut également être un excellent moyen de promouvoir les sponsors et de respecter vos contrats.
• Organiser un concours sur les réseaux sociaux : pour créer un buzz et obtenir davantage de contenu généré par les utilisateurs en incitant les participants à partager leur expérience.
• Offrir des réductions et des offres : pour promouvoir des produits dans les jours qui suivent votre événement, lorsque les participants sont les plus engagés.

Planification d'événements d'entreprise : une liste de contrôle pour réussir

La planification d'événements d'entreprise peut s'avérer écrasante, même lorsque vous savez ce qu'il faut faire pour concrétiser un événement.

Nous avons établi cette liste de contrôle pour les événements d'entreprise afin d'éliminer les incertitudes de la planification et de vous libérer l'esprit. Lorsque vous planifiez votre événement, assurez-vous de :

• Développer des objectifs d'événement qui s'alignent sur les objectifs de l'organisation.
• Développer et respecter un budget d'événement d'entreprise qui tient compte de tous les aspects de votre événement.
• Trouver des lieux des mois à l'avance pour sécuriser votre emplacement idéal.
• Discuter avec les sponsors de la façon dont vous pouvez collaborer sur vos événements d'entreprise.
• Planifier la nourriture et les boissons, le transport et l'hébergement pour les participants. Si cela nécessite de prendre des dispositions avec des tiers, assurez-vous de le faire à l'avance.
• Organiser une approche multicanal pour les supports marketing de l'événement.
• Utiliser une application ou un site Internet pour communiquer les détails de l'événement aux participants.
• Recueillir des données post-événement par le biais d'enquêtes, d'appels de suivi et de l'activité sur les réseaux sociaux.

Cependant, l'élément numéro un de toute liste de contrôle de planification d'événement est de s'assurer que vous disposez d'un outil puissant de planification d'événement d'entreprise. Cela rend chaque étape du processus de planification des événements d'entreprise beaucoup plus facile.

La solution de gestion des événements de TravelPerk peut vous aider à faire passer votre événement d'entreprise à la vitesse supérieure. Elle vous permet d'amener tous vos participants et employés, où qu'ils se trouvent, directement à votre événement de manière sûre, rapide et transparente.

Avec la solution d'événement TravelPerk, vous pouvez gérer tout ce dont vous avez besoin sur la même plateforme :

• Gérer les invitations : invitez des participants et suivez leurs réponses et le statut de leurs réservations.
• Informer tout le monde : partagez les détails du voyage comme les noms des participants, la logistique, les agendas et tout ce qui est nécessaire au bon déroulement de l'événement.
• Chaque détail compte : tenez les participants et les personnes présentes au courant des informations en temps réel et des modifications apportées au plan.
• Visibilité et suivi : consultez les plans de voyage des participants, y compris les heures d'arrivée et de départ et les détails de l'hébergement.

Oubliez les allers-retours incessants et ayez l'esprit tranquille en sachant que vos déplacements événementiels sont sous contrôle.
Contactez l'équipe de TravelPerk dès aujourd'hui pour découvrir comment vous pouvez commencer à maîtriser le processus de planification de vos événements d'entreprise et plus encore.

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Suivre les dépenses pour les petites entreprises peut s'avérer délicat.

Les employeurs veulent avoir accès à des dossiers financiers à jour sans avoir à fouiller dans des piles de reçus froissés ou des chaînes d'e-mails. Les employés veulent déclarer leurs dépenses rapidement et être remboursés à temps. Les applications de suivi des dépenses aident à satisfaire ces deux parties.

Les applications de suivi des dépenses des petites entreprises aident les entreprises à suivre les dépenses des employés lorsqu'ils sont en déplacement professionnel et à simplifier l'ensemble du processus de gestion des dépenses. Ces applications permettent aux chefs d'entreprise et aux responsables financiers de suivre et de gérer les dépenses continuellement pour disposer d'une vision précise de la situation de l'entreprise.

Que vous soyez un chef de petite entreprise, que vous dirigiez une entreprise de plus de 500 employés ou que vous travailliez pour une entreprise entre ces deux options, cet article vous aidera à identifier et à évaluer les meilleures applications de suivi des dépenses pour les petites entreprises. Nous examinerons leurs caractéristiques uniques, les langues qu'elles prennent en charge et les tarifs proposés.

Comment fonctionnent les applications de suivi des dépenses d'entreprise ?

Les applications de suivi des dépenses des petites entreprises permettent aux entreprises de suivre et de gérer leurs dépenses avec une solution tout-en-un. Les fonctionnalités de base comprennent :

• Création d'un budget d'entreprise
• Présentation des habitudes de dépenses
• Fourniture des prévisions financières pour les entreprises
• Création des factures et acceptation des paiements
• Numérisation des reçus et remboursement des dépenses des employés
• Organisation des dates d'échéance des paiements entrants et sortants

Ces applications facilitent le processus de suivi des sources de revenus entrantes, des coûts fixes, des dépenses variables, des achats ponctuels et du remboursement des employés. Les utilisateurs peuvent ajouter le compte bancaire de l'entreprise, ainsi que les coordonnées bancaires des employés, pour accélérer le processus de gestion des dépenses.

Mon entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel de suivi des dépenses ?

La gestion des dépenses sur papier ou sur des feuilles de calcul n'est pas la meilleure solution, surtout si vous cherchez à agrandir votre équipe. De plus, les feuilles Excel posent de nombreux problèmes, tels que des erreurs de saisie de données, des options d'automatisation limitées et un travail manuel fastidieux.

Si vous rencontrez l'un de ces problèmes dans votre suivi quotidien des dépenses professionnelles, les applications de suivi des dépenses seront certainement une bonne option pour vous. Essayez de reconnaître ces signes et vous saurez qu'il est temps d'investir dans une solution de gestion des dépenses.

• Dépenses croissantes : les dépenses de l'entreprise augmentent avec son activité, il est essentiel de garder le contrôle de vos dépenses. Les entreprises qui se noient dans un océan de paperasse devraient automatiser le suivi et la gestion des dépenses.
• Incapacité de suivre vos données financières : c'est un autre signe révélateur qui indique que vous pourriez avoir besoin d'un logiciel de suivi des dépenses. Les entreprises incapables de prendre des décisions éclairées à partir des processus de gestion financière existants devraient envisager d'adopter des solutions automatisées.
• Remboursements retardés : le traitement manuel des remboursements réduit la productivité et a un impact sur la satisfaction des collaborateurs. Si vous consacrez plus de deux heures par mois à vérifier et à rembourser les comptes créditeurs, le moment est venu de moderniser votre système.
• Difficultés de mise en conformité avec la réglementation : si vous rencontrez des difficultés en matière de conformité, un système de suivi des dépenses peut vous aider à simplifier et à éliminer la complexité permanente liée à la conformité et aux risques.

Vous ne savez pas quelles fonctionnalités votre suivi des dépenses devrait avoir ? Nous avons rassemblé les fonctions essentielles des outils de suivi des dépenses d'entreprise qui sont pratiques lorsque vous développez votre activité.

Que rechercher dans une application de suivi des dépenses professionnelles pour une petite entreprise ?

Les applications de suivi des dépenses des petites entreprises aident les propriétaires d'entreprise à réduire la trace écrite, à simplifier la saisie des dépenses, à suivre les déductions fiscales et à gérer les finances plus efficacement.

Aujourd'hui, les solutions logicielles de pointe pour le suivi des dépenses sont dotées de diverses fonctionnalités, mais que devez-vous vraiment rechercher ?

Voici les fonctionnalités recommandées à rechercher lorsque vous choisissez une application de suivi des dépenses :

• Facile à utiliser : évaluez la facilité avec laquelle vous pouvez apprendre et utiliser l'interface et les fonctionnalités de l'application.
• Disponibilité : vérifiez si l'application est disponible sur Android, iOS et les ordinateurs de bureau.
• Intégrations : évaluez si un outil permet l'intégration d'applications tierces que vous utilisez régulièrement. Par exemple, si vous utilisez un outil de gestion des voyages moderne comme TravelPerk, vous avez besoin d'un système qui peut s'intégrer harmonieusement pour fournir des informations plus approfondies sur les frais de déplacement.
• Évolutivité : réfléchissez à la façon dont le fournisseur peut vous aider à répondre aux exigences futures.

L'automatisation de la gestion des dépenses et l'intégration des applications sont des facteurs clés pour les petites entreprises. Globalement, vous recherchez une solution qui vous aidera à réclamer facilement des déductions fiscales, à remplir les déclarations IRS et à gérer les finances de l'entreprise sans problème.

Un bon outil de suivi des dépenses est facile à utiliser, assure le suivi des factures, rembourse les collaborateurs, conserve les données relatives aux finances en vue de la saison fiscale et est disponible en déplacement. Pour choisir un outil de suivi des dépenses, il est essentiel d'évaluer les besoins organisationnels et de déterminer dans quelle mesure l'application peut accomplir ces tâches régulièrement.

7 meilleurs outils de suivi des dépenses pour les petites entreprises

Jetons un coup d'œil aux sept meilleures solutions pour aider votre entreprise à simplifier la gestion des dépenses.

1. Ramp

Ramp est une plateforme de gestion des cartes de crédit et des dépenses d'entreprise visant à aider les petites entreprises à simplifier l'automatisation et à réduire les dépenses professionnelles. Ce logiciel de gestion des dépenses 5 en 1 permet de gagner un temps précieux en prenant en charge les cartes d'entreprise, la gestion des dépenses, le paiement des factures, la comptabilité et les rapports.

Non seulement vous pouvez automatiser le suivi des dépenses, mais vous pouvez également gérer la comptabilité plus rapidement grâce à la réconciliation automatisée. Les entreprises peuvent intégrer Ramp à plus de 100 applications, dont Slack, Okta, Xero, Google, Oracle NetSuite, QuickBooks et Sage Intacct.

Parmi les caractéristiques remarquables de Ramp, nous pouvons citer :

• Cartes d'entreprise : Ramp permet aux entreprises de détenir des cartes virtuelles et des cartes physiques de marque pour les dépenses des collaborateurs et les frais de déplacement.
• Gestion des dépenses : la fonctionnalité de gestion des dépenses de Ramp vous permet de contrôler les dépenses grâce à des restrictions personnalisables. Vous pouvez également tirer parti de la mise en correspondance des reçus et des politiques de dépenses numériques alimentée par l'IA pour rembourser les collaborateurs en un clic.
• Paiements de factures : le traitement des factures par l'IA est une autre excellente fonctionnalité que vous pouvez utiliser pour automatiser les comptes fournisseurs et les processus d'approbation à plusieurs niveaux.
• Automatisation comptable : outre la synchronisation des transitions en temps réel pour obtenir une vue d'ensemble actualisée, Ramp propose des intégrations directes pour une comptabilité plus rapide.
• Reporting en temps réel : vous permet de réaliser des économies grâce à des recommandations alimentées par l'IA pour réduire les dépenses hors politique.

Langues prises en charge : Anglais

Coût : Gratuit

Découvrez comment Ramp s'intègre à TravelPerk pour simplifier vos voyages d'affaires.

2. Rydoo

Rydoo améliore les prévisions et les analyses financières tout en épargnant à votre équipe financière des maux de tête liés à la gestion des dépenses. Cet outil de gestion des finances des petites entreprises vous aide à centraliser les reçus des employés, à suivre les frais kilométriques et à garder trace des indemnités journalières.

Vous serez en mesure d'améliorer la conformité, de raccourcir les cycles de remboursement et d'assurer un flux de trésorerie prévisible.

Parmi les caractéristiques remarquables de Rydoo, nous pouvons citer :

• Traitement des demandes de remboursement : Rydoo réduit la charge de travail liée à l'approbation des dépenses grâce à une alerte pour les dépenses hors politique et à l'automatisation de l'approbation des dépenses.
• Informations clés : trouvent les goulots d'étranglement, prévoient les dépenses et identifient les possibilités de réduction des coûts grâce à des tableaux de bord préconçus pour les collaborateurs et les projets.
• Conformité locale : minimisez votre charge de travail manuel en définissant des taux de compétence par défaut ou des taux d'indemnité journalière personnalisés.
• Suivi du kilométrage : le service de cartographie intégré de Rydoo permet aux collaborateurs de créer des voyages et de gérer les kilométrages en temps réel.
• Technologie de numérisation facile : Rydoo convertit les reçus des employés en données clés consultables et utilisables très rapidement, ce qui vous permet de trouver plus facilement les anomalies.
• Dépenses ligne par ligne : évitez de paniquer en fin de mois grâce à des notes de frais ligne par ligne que vous approuvez instantanément.

Langues prises en charge : anglais, néerlandais, français, allemand, portugais, espagnol, italien, danois, tchèque, polonais, slovaque, hongrois, suédois, finnois, chinois (simplifié) et japonais.

Coût : Essentials (8 € par utilisateur par mois), Pro (10 € par utilisateur par mois) et Enterprise (prix disponible sur demande).

Découvrez comment Rydoo s'intègre à TravelPerk pour alléger les tâches administratives des collaborateurs et des équipes financières en déplacement.

3. Circula

Circula est une plateforme intelligente de financement des employés qui vous aide à gérer les dépenses des employés et les avantages sociaux de l'entreprise. Cette application est conçue pour offrir une expérience utilisateur intuitive tout en aidant votre petite entreprise à rester conforme et à réduire les coûts des processus.

Les solutions d'IA de Circula sont super utiles pour la gestion des dépenses et l'automatisation des politiques. Vous pouvez également vous intégrer aux systèmes ERP, aux plateformes de réservation de voyages comme TravelPerk, ainsi qu'aux solutions de RH et de paie.

Parmi les caractéristiques remarquables de Circula, nous pouvons citer :

• Gestion des dépenses : réduisez le travail administratif grâce à la solution de contrôle des reçus de Circula, optimisée sur le plan fiscal et adaptée aux appareils mobiles, et à ses intégrations de paie.
• Cartes de crédit d'entreprise : créez et gérez des cartes de crédit physiques et virtuelles pour les employés, et contrôlez les dépenses grâce à un budget préétabli.
• Avantages sociaux : récompensez vos employés avec un ensemble d'avantages optimisés sur le plan fiscal, notamment des tickets restaurant numériques, un budget mobilité et des ressources en déplacement.
• Avantages du déjeuner : augmentez l'engagement des employés grâce au Circula Lunch, simple, rentable et facile à mettre en place.

Langues prises en charge : anglais, tchèque, slovaque et néerlandais.

Coût : Basic (85 € pour 10 utilisateurs), Professional (130 € pour 10 utilisateurs) et Enterprise (prix disponible sur demande).

Découvrez comment Circula s'intègre à TravelPerk pour vous aider à automatiser vos processus de compte pour les voyages d'affaires.

4. Divvy

Divvy est une solution gratuite et tout-en-un de gestion des dépenses qui vous aide à gérer les achats et les dépenses de votre entreprise.

L'automatisation des comptes fournisseurs de Divvy simplifie l'approbation des paiements et la synchronisation bidirectionnelle des données. Divvy protège également les données financières de votre entreprise grâce à des normes de pointe telles que PCI DSS et SOC2 Type 1.

Parmi les caractéristiques remarquables de Divvy, nous pouvons citer :

• Cartes virtuelles : gérez les abonnements et effectuez des achats en ligne avec des cartes uniques. Divvy facilite les dépenses des entreprises avec des cartes prépayées pour une utilisation unique et des cartes d'abonnement pour les paiements récurrents.
• Remboursements : le processus de gestion des remboursements sans douleur de Divvy permet aux petites entreprises de traiter efficacement les dépenses ponctuelles et les remboursements de frais kilométriques.
• Récompenses : gagnez des récompenses hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles lorsque vous réalisez des paiements fréquents en utilisant Divvy.
• Développement du crédit : Le programme de développement du crédit de Divvy est idéal pour les entreprises qui cherchent à obtenir une ligne de crédit au moyen d'une simple demande en ligne.
• Intégrations : Divvy offre des intégrations flexibles avec des solutions logicielles populaires telles que QuickBooks et Oracle NetSuite.
• Reporting : obtenez des détails et des analyses granulaires des dépenses, et prévoyez les dépenses futures grâce aux rapports détaillés de Divvy.
• Paiements : simplifiez le processus de paiement grâce à la solution gratuite de paiement des fournisseurs de Divvy qui vous permet de limiter les efforts manuels et de payer les fournisseurs à temps.

Langues prises en charge : Anglais

Coût : Gratuit

Découvrez comment Divvy s'intègre à TravelPerk pour donner à vos employés en déplacement la carte de visite la plus intelligente du monde.

5. Payhawk

Payhawk est un logiciel financier tout-en-un qui vous aide à automatiser et à gérer vos activités bancaires et comptables. De la gestion des dépenses au paiement des factures en passant par l'automatisation de la comptabilité, Payhawk offre tout pour les entreprises de toutes tailles.

Vous pouvez également l'intégrer à de nombreux systèmes ERP, notamment Oracle NetSuite, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics, Sage, Exact et Datev.

Parmi les caractéristiques remarquables de Payhawk, nous pouvons citer :

• Paiements des factures : gagnez un temps précieux avec l'automatisation des paiements, grâce aux IBAN dédiés de Payhawk.
• Remboursements : améliorez l'expérience des employés avec des approbations et des remboursements en un clic.
• Gestion des factures : Numérisez l'extraction et la réconciliation des données de vos factures grâce à une puissante combinaison de reconnaissance optique de caractères et d'apprentissage automatique.
• Cartes Visa : obtenez des cartes commerciales Visa physiques et virtuelles pour effectuer des paiements dans le cadre de votre activité.

Langues prises en charge : anglais, espagnol et allemand.

Coût : cartes Premium (149 € par mois + 9 € par mois par carte), solution tout-en-un(299 € par mois + 9 € par mois par carte) et Enterprise Suite (prix disponible sur demande).

Découvrez comment Payhawk s'intègre à TravelPerk pour simplifier les voyages d'affaires.

6. Expensify

Expensify est un outil de suivi des dépenses qui offre une série de fonctionnalités gratuites, notamment le suivi des dépenses, la facturation, les paiements, la réservation de voyages et les cartes d'entreprise.

La fonctionnalité unique de suivi des reçus et des dépenses en un clic d'Expensify lui a permis de gagner en popularité auprès des entreprises de toutes tailles, des indépendants aux entreprises du Fortune 500. Suivre les dépenses professionnelles n'a jamais était aussi facile.

Parmi les caractéristiques remarquables d'Expensify, nous pouvons citer :

• Scanner de reçus en un clic : grâce à SmartScan, vous pouvez soumettre une demande de remboursement avec une photo de votre reçu.
• Importation de cartes de crédit : fusionnez et identifiez facilement les dépenses personnelles et les transactions par carte de visite.
• Flux de travail d'approbation à plusieurs niveaux : répondez aux besoins d'une entreprise qui évolue rapidement et réduisez le temps de remboursement des employés grâce à des règles de politique de dépenses personnalisées.
• Suivi fiscal avancé : créez des politiques de dépenses avec des codes, des noms et des taux de taxation personnalisés pour synchroniser les taux de taxation avec votre progiciel de comptabilité.
• Audit et conformité : automatiser le renforcement des politiques avec des vérifications de la validité des transactions, de l'exactitude des taux de change et des reçus en double.
• Accès délégué : offre un accès réservé aux auditeurs et permet aux responsables d'approuver les notes de frais au nom de l'entreprise, avec différentes options d'accès.

Langues prises en charge : Anglais

Coût : Gratuit (0 $), Collect (5 $ par utilisateur par mois avec la carte Expensify) et Control (9 $ par utilisateur par mois avec la carte Expensify).

Découvrez comment Expensify s'intègre à TravelPerk pour aider les équipes financières à automatiser la déclaration des frais de déplacement.

7. Emburse : Captio

Emburse est un logiciel de comptabilité unifié qui aide les entreprises modernes à optimiser et à catégoriser tous les types de dépenses. Emburse est spécialisée dans les solutions de facturation et de paiement, ainsi que dans les processus de gestion des dépenses et des voyages.

Emburse a gagné la confiance de plus de 16 000 organisations à ce jour et aide les équipes débordées à assurer la conformité, à se débarrasser des tâches manuelles chronophages et à fournir des informations exploitables sur les dépenses. G2 a même classé Emburse dans son top 50 des meilleurs produits de finance.

Parmi les caractéristiques remarquables d'Emburse, nous pouvons citer :

• Gestion des dépenses : et des solutions AP pour les entreprises complexes afin de simplifier les processus.
• Détecter et auditer : audits des audits humains utilisant la technologie pour aider à identifier les fraudes, et assurer la conformité des réservations de voyage.
• Contrôle des dépenses : des cartes virtuelles et physiques pour permettre à votre équipe de dépenser dans le respect du budget, à chaque fois.
• Analyse avancée : pour permettre à vos équipes financières de prendre des décisions fondées sur des données concernant les dépenses liées aux voyages d'affaires.

Langues prises en charge : Anglais

Coût : Starters (9 $ par utilisateur par mois), formule Professional et Enterprise (devis personnalisés).

Découvrez comment Emburse s'intègre à TravelPerk pour moderniser votre programme de voyages d'affaires.

Conclusion sur les meilleures applications de suivi des dépenses professionnelles

Un processus de gestion des frais fragmenté est un travail à moitié fait, et comme nous le savons tous, un travail à moitié fait est un travail mal fait.

En tant que petite entreprise, votre objectif est de simplifier le suivi des dépenses tout en dégageant des informations et en améliorant les processus. Le meilleur outil de suivi des frais professionnels vous aidera à créer des politiques personnalisées, à gérer les approbations de remboursement en déplacement et à prendre des décisions financières judicieuses.

Le suivi des dépenses ne devrait pas être une énigme. Grâce à ces outils, vous ne serez jamais perdu et vous pourrez choisir l'outil qui convient le mieux à votre entreprise et à l'orientation que vous souhaitez lui donner.

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Les émissions des voyages en avion représentent environ 234 kg de CO2 par passager pour un vol de 2 h 30. Il n'est donc pas surprenant que les gens recherchent de plus en plus des alternatives écologiques pour leurs voyages. Il ne suffit cependant pas de pointer du doigt les compagnies aériennes et leur impact sur l'environnement : tant les compagnies aériennes que les voyageurs doivent assumer la responsabilité de leurs émissions de gaz à effet de serre.

Si l'option la plus écologique serait de réduire entièrement les émissions de dioxyde de carbone ou de ne pas prendre l'avion du tout, cette option est souvent impossible. Alors comment les voyageurs d'affaires peuvent-ils faire des choix plus verts et contribuer à la lutte contre le changement climatique ? Une excellente option consiste à s'efforcer de réaliser des voyages en avion neutres en carbone grâce à des programmes de compensation des émissions de carbone. Lisez la suite pour découvrir ce que signifie la compensation carbone et comment vous pouvez acheter des crédits de compensation carbone.

Que sont les compensations carbone et comment fonctionnent-elles ?

« Compensation carbone » est le terme utilisé pour décrire la possibilité qu'offrent aujourd'hui de nombreuses organisations qui proposent à les clients de payer pour compenser leur empreinte carbone liée aux vols. Leur fonctionnement est le suivant : lorsque vous faites une contribution à une organisation (généralement) à but non lucratif, votre don est utilisé pour réduire cette production de carbone ailleurs. L'objectif est que la quantité globale de carbone produite au final n'augmente pas.

La première étape de ce processus consiste à calculer la quantité de CO2 produite par le vol que vous prenez, afin que vous puissiez ensuite verser une contribution du montant nécessaire à différentes organisations pour empêcher la production de ce CO2 ailleurs. Les contributions vont généralement à des projets liés à la conservation des forêts, à la foresterie, à l'aide aux communautés locales ou à des projets d'énergie renouvelable.

Comment puis-je acheter des compensations carbone ?

Il existe différentes façons d'acheter des crédits pour compenser votre empreinte carbone lorsque vous prenez l'avion :

• Achetez-les auprès des compagnies aériennes elles-mêmes : si elles les offrent. Cette option est généralement proposée par de nombreuses compagnies aériennes au moment de la réservation de votre billet. Plus loin dans ce guide, nous vous proposons une liste de quelques-uns des meilleurs programmes de compensation carbone proposés par les compagnies aériennes.
• GreenPerk : le programme de compensation carbone de TravelPerk, GreenPerk, est notre solution idéale et sans tracas pour acheter des compensations carbone. Notre outil facilite les voyages d'affaires neutres en carbone, en vous permettant de compenser les émissions de CO2 non seulement des voyages en avion, mais aussi des voyages en train, des hôtels et de tout autre service que vous réservez sur la plateforme de TravelPerk.
• Faites-le vous-même : vous pouvez également choisir d'acheter les compensations carbone directement auprès d'une organisation qui en propose. Pour les voyageurs et les entreprises, c'est un bon moyen de choisir exactement à quel projet leur argent est destiné. Si vous choisissez de compenser vos émissions par vous-même, vous aurez besoin d'un bon calculateur de carbone et de beaucoup de temps.

Parlons des organisations qui offrent des compensations d'émissions de carbone. Étant donné qu'il n'existe pas de réglementation standard à ce sujet, il est important d'être attentif et de faire des recherches pour s'assurer que vous soutenez un programme digne de confiance. Parmi les organismes certificateurs les plus réputés figurent Gold Standard (créé par le WWF), American Carbon Registry et Climate Action Reserve.

Il existe de nombreux systèmes qui vendent des crédits de compensation carbone, mais voici quelques-uns des plus populaires : Aither, Terrapass (États-Unis), Atmosfair (Allemagne), MyClimate (Suisse) et Climate Care (Royaume-Uni).

La plupart d'entre eux sont des organisations à but non lucratif, mais pas tous : il convient de souligner que certaines organisations peuvent réaliser jusqu'à 20 % de bénéfices sur le montant payé par le client.

Comment sont calculées les émissions de carbone par vol ?

Les gens sont souvent surpris lorsqu'ils découvrent qu'il n'existe pas de chiffre exact pour quantifier les émissions générées par le vol qu'ils prennent. Il existe de nombreux calculateurs que l'on peut utiliser en ligne pour calculer les émissions de carbone générées par les vols, des plus basiques aux plus complexes. Le montant total dépend de nombreux facteurs qui peuvent être pris en considération, notamment :

• kilométrage parcouru
• itinéraire
• altitude
• type d'avion
• classe dans laquelle vous voyagez (la classe affaires et la première classe génèrent beaucoup plus d'émissions que la classe économique)
• nombre de passagers
• remplissage
• escales

Les calculateurs les plus complets prennent en compte tous ces facteurs pour vous donner un chiffre aussi proche que possible du chiffre réel. Cependant, il est presque impossible de calculer le montant exact car tous les facteurs ne sont pas forcément considérés. Pour obtenir un chiffre exact, vous devez également tenir compte du temps de trajet en taxi, du poids exact et du montant exact de la consommation de carburant.

Pourquoi les voyageurs devraient-ils acheter des compensations carbone

Si vous ne pouvez pas éviter de prendre un avion qui générera en moyenne 90 kg de CO2 par heure, la deuxième meilleure option est de compenser la quantité générée en participant à des programmes de compensation des émissions de carbone. Disons-le franchement : les réunions d'affaires ne peuvent pas toutes se faire par appel vidéo. Si vous devez prendre l'avion pour régler vos problèmes en personne, veillez à ne pas oublier l'environnement.

Ce n'est pas tout : voici quelques excellentes raisons pour lesquelles toutes les entreprises dont les employés prennent l'avion devraient envisager d'acheter des compensations de carbone :

• Elles contribuent à la réduction globale des émissions de carbone de l'entreprise, ce qui deviendra progressivement une exigence imposée par de nombreux gouvernements.
• Elles vous permettent d'être neutre en carbone, ce qu'un nombre croissant de clients recherchent dans les entreprises auprès desquelles ils achètent.
• Elles peuvent être déductibles des impôts (plus d'information dans la dernière section de ce guide).

Combien coûtent les compensations carbone ?

C'est une très bonne question, pour laquelle il n'y a pas de réponse simple. En réalité, le prix varie fortement en fonction de l'organisation choisie. La méthode la plus courante de tarification de la compensation carbone est celle des crédits, où un crédit équivaut à la compensation d'une tonne de CO2.

En moyenne, le taux pour 1 000 miles varie entre 0,34 $ et 8,45 $, selon le système de compensation carbone choisi, la classe de vol et d'autres facteurs.

Si vous utilisez GreenPerk, le programme de compensation carbone de TravelPerk, le coût est d'environ 0,5 % du prix total d'un voyage pour compenser 100 % de toutes les émissions de carbone générées. Nous facturons un prix fixe de 5 € par tonne de CO₂.

Exemples de compagnies aériennes qui compensent leurs vols

Les clients réclamant de plus en plus cette option ces dernières années, la plupart des compagnies aériennes proposent aujourd'hui un programme de compensation carbone. La possibilité de compenser les émissions des vols est généralement donnée au cours du processus de réservation du vol, lorsque le client peut voir un calcul des émissions de carbone que le vol va générer, et se voit proposer une option de paiement pour les compenser.

Voici quelques-uns des programmes et des compagnies aériennes les plus populaires :

• Qantas : programme Future Planet. Les passagers peuvent obtenir des points de fidélité lorsqu'ils achètent des compensations carbone. Qantas affirme être l'un des plus grands compensateurs de carbone depuis 2007. Sur un vol aller-retour entre Los Angeles et Sydney, la compensation des émissions coûte environ 25 $. Qantas verse une contribution équivalente à celle de chaque passager, ce qui est une excellente initiative.
• Delta : la première compagnie aérienne américaine à offrir ce type de programme depuis 2007.
• United : avec son programme Eco-Skies CarbonChoice en partenariat avec Conservation International. Les compensations de carbone achetées sont utilisées pour financer des projets qui aident à réduire les gaz à effet de serre et fournir des avantages sociaux et économiques aux communautés du monde entier.
• Cathay Pacific : propose le programme Fly Greener. La compagnie aérienne facture environ 19,27 HKD pour compenser les émissions de carbone générées lors d'un voyage aller-retour de New York à Hong Kong.
• KLM : son programme CO2ZERO finance un projet de reboisement au Panama.
• China Airlines : offre également la possibilité de contribuer à la réduction des émissions de carbone. Un vol aller-retour entre New York et Taipei peut être compensé pour environ 19,48 $ .
• Lufthansa : s'associe à Myclimate pour reverser des contributions à des projets de protection du climat de qualité. Un aller-retour entre New York et Francfort peut être compensé pour 17 $ .

Comment pouvons-nous déterminer les programmes fiables ?

Il est difficile pour les consommateurs d'identifier les programmes légitimes car il n'existe pas de réglementation claire. Il faut certainement du temps et de l'argent à une entreprise pour décider de l'organisation qu'elle souhaite financer.

Vous pouvez vérifier auprès d'organisations de protection de l'environnement dignes de confiance quels sont les projets dont elles sont partenaires ou qu'elles recommandent. Citons par exemple Gold ou Carbon Standard, soutenu par le WWF, ou Carbon Standard, le programme volontaire de lutte contre les gaz à effet de serre le plus utilisé au monde. Dans tous les cas, lorsque vous choisissez un programme, il est important de vous assurer qu'il est réel, mesurable, vérifié, permanent et qu'il n'aurait pas été mis en place sans la contribution des crédits de compensation.

Lorsque vous choisissez de compenser vos émissions en utilisant GreenPerk, vous pouvez être sûr que nous sélectionnons les projets de compensation du carbone qui sont entièrement certifiés aux normes les plus élevées par des organismes mondiaux, y compris les Nations Unies.

Les compensations de carbone sont-elles déductibles des impôts ?

Pas toujours. Comme il n'existe pas encore de réglementation spécifique à ce sujet, des règles générales s'appliquent. Cela varie également d'un pays à l'autre, alors assurez-vous de vérifier les règles de votre propre pays.

Aux États-Unis, les compensations carbone peuvent être déductibles des impôts si vous soutenez un projet enregistré en tant qu'organisation à but non lucratif 501(c) (3), et que le montant est considéré comme un don.

Nous espérons que ce guide vous a été utile pour comprendre comment vous pouvez compenser vos émissions de CO2 dues aux voyages en avion et comment fonctionne la compensation carbone. Si vous êtes prêt à commencer à réduire vos émissions totales de carbone et à passer à l'étape suivante pour devenir neutre en carbone, nous pouvons vous aider ! Cliquez ici pour en savoir plus sur GreenPerk, le programme de voyages d'affaires neutres en carbone de TravelPerk qui vous permet de compenser les émissions de CO₂ pour tout ce que vous réservez, qu'il s'agisse de vols, d'hôtels, de trains ou de voitures.

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Les remboursements de frais sont effectués lorsqu'une entreprise doit de l'argent à ses employés pour des achats qu'ils ont effectués au nom de l'entreprise. L'établissement d'une politique formelle de remboursement de frais fixe les attentes quant aux types de frais qui seront couverts par l'entreprise et au moment où celle-ci les remboursera.

Qu'est-ce qu'une politique de remboursement de frais ?

Une politique de remboursement de frais est un ensemble de directives qui dictent les achats que les employés peuvent faire au nom de leur entreprise, et comment et quand ils seront remboursés pour les dépenses liées au travail.

Toute entreprise dans laquelle un employé effectue un achat au nom de l'entreprise en utilisant des fonds personnels (argent liquide, carte de crédit personnelle, etc.) au lieu d'une carte de crédit d'entreprise doit disposer d'une politique de remboursement de frais.

Les frais professionnels remboursables sont très fréquents pour les rôles de planification d'événements ou nécessitant des déplacements importants. Un employé peut payer de sa poche le trajet en taxi de l'aéroport à un centre de conférence. Ou encore, quelqu'un peut utiliser ses fonds personnels pour acheter des fournitures de dernière minute pour une collecte de fonds organisée par son entreprise. Lorsque les employés utilisent leur propre argent pour effectuer des achats au nom de leur employeur, ils doivent savoir comment ils seront remboursés pour ces dépenses.

Comment créer une politique de remboursement de frais

Suivez ces deux étapes clés pour élaborer une politique de remboursement de frais :

Créer des directives concernant les dépenses remboursables

Posez-vous donc les questions suivantes :

• La dépense est-elle liée à un voyage ? Si oui, reportez-vous à vos directives sur les voyage pour les employés. Vous devriez avoir des directives sur ce qui compte et ne compte pas comme une dépense liée au voyage. Par exemple, les repas pris en voyage sont remboursables à condition qu'ils respectent les tarifs journaliers de votre entreprise.
• Les dépenses qui ne sont pas liées à un voyage peuvent être remboursées si elles répondent aux critères des règles du plan comptable. Aux États-Unis, l'IRS établit des lignes directrices pour le remboursement des employés afin que ces dépenses ne soient pas considérées comme un revenu imposable. Pour que des dépenses répondent aux règles du plan comptable, elles doivent être liées au travail et être déclarées à l'employeur en temps voulu.

Indiquez comment les employés doivent déclarer leurs dépenses

Tout d'abord, demandez-leur de suivre leurs achats en enregistrant les reçus. Ils doivent noter le but de chaque dépense pour prouver qu'il s'agissait d'un frais professionnel si le fisc décide de procéder à un audit. Vous en avez marre de devoir recueillir des reçus en papier ? Utilisez un outil de notes de frais pour automatiser les notes de frais et simplifier le suivi des frais de déplacement.

Ensuite, fixez des dates limites pour le dépôt des notes de frais afin de pouvoir clôturer les comptes et rembourser les employés en temps voulu. Décidez comment vous allez remettre les remboursements aux employés. Les remboursements de frais ne constituent pas un revenu imposable pour les employés s'ils répondent aux critères du plan comptable établi par le fisc. Dans ce cas, les remboursements doivent être séparés du salaire de l'employé.

Définissez les attentes quant au moment et à la manière dont les employés seront remboursés. Par exemple, vous pouvez rembourser les employés pour les dépenses personnelles par dépôt direct lorsqu'ils reçoivent leur salaire, ou vous pouvez émettre des chèques 30 jours après le traitement des dépenses. Il s'agit simplement de décider ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation.

Comment documenter et mettre en œuvre votre politique de frais

La création d'une politique de remboursement des frais fait partie du travail de l'équipe financière. Une documentation et une mise en œuvre appropriées sont les clés du succès de la politique. Vous pouvez le faire de la manière suivante :

• Rendre la politique de remboursement des frais de votre entreprise claire et précise. Donnez des définitions pour tout jargon susceptible de prêter à confusion afin que les employés ne se méprennent pas sur les règles.
• Testez-la sur les employés. Lorsque vous connaissez les tenants et les aboutissants de la comptabilité, vous pouvez facilement partir du principe que tous les autres en savent autant. Testez votre nouvelle politique sur un groupe de discussion avant de la déployer à l'ensemble de l'entreprise, pour voir ce que vous devez expliquer ou simplifier. Est-ce que tout le monde comprend ce qu'est un plan comptable ? Les « dépenses liées au travail » sont-elles clairement définies ? Les employés peuvent-ils avoir accès à la carte de crédit de l'entreprise au lieu de payer de leur poche ? Obtenez un retour d'information pour déterminer si la politique comporte ou non des clauses susceptibles d'être mal interprétées. Faites des ajustements si nécessaire.
• Annoncez la nouvelle politique et rendez-la facilement accessible via l'outil de communication de votre entreprise (Slack, intranet, etc.). Mettez la politique à disposition sur le cloud afin que les employés puissent la consulter en déplacement. Cette accessibilité est particulièrement importante pour vos voyageurs d'affaires.
• Incluez la politique de remboursement des frais dans votre politique de voyage d'entreprise pour la rendre encore plus accessible.
• Dotez les employés d'un logiciel de déplacement et de gestion des dépenses pour appliquer la politique. Offrez-leur un outil de gestion des dépenses pour les aider à collecter les reçus et à classer les notes de frais et un logiciel de réservation de voyage pour suivre les dépenses de voyage.

Le timing est un autre facteur de réussite de votre politique de dépenses. Pour optimiser l'adhésion à une nouvelle politique, mettez-la en œuvre au début d'une nouvelle année (fiscale ou civile) ou après avoir créé de nouveaux budgets ou vérifié les dépenses de voyage et de frais.

Conseils pour appliquer une politique de remboursement de frais

Après avoir mis en place votre politique de remboursement, il est important de la faire appliquer pour éviter les fraudes. La fraude au remboursement de frais se produit généralement de deux manières : lorsque les employés inventent des dépenses qu'ils n'ont pas effectuées (comme une course en taxi pour une réunion à laquelle ils se sont rendus à pied) ou lorsqu'ils gonflent les dépenses (location d'un véhicule de luxe au lieu d'une option plus économique).

Les petits remboursements de frais de voyage peuvent s'accumuler. Disons qu'un employé utilise une carte de crédit personnelle pour payer une course en taxi effectuée pour une sortie personnelle pendant un voyage d'affaires. Le tarif ne coûte que 6 $, il passe donc sous le radar du service financier. Cependant, lorsque vous multipliez des dépenses frauduleuses mineures comme celle-ci par des dizaines d'employés et des centaines de trajets, ces 6 $ peuvent rapidement se transformer en 6 000 $ ou même 60 000 $ !

Il est important d'appliquer une politique de remboursement de frais afin de garder le contrôle sur les dépenses de l'entreprise et d'empêcher tout employé cupide de ponctionner les ressources de l'entreprise à des fins personnelles. Si vous appliquez la politique et punissez les coupables d'abus, les dépenses excessives et la fraude prendront fin.

Utilisez ces conseils pour éviter la fraude au remboursement des frais :

• Demandez aux employés les reçus sur lesquels figurent le nom du vendeur, la date et l'heure de l'achat et la liste des articles achetés.
• Étudiez minutieusement les reçus. Sont-ils falsifiés ? Les achats sont-ils justifiés ? L'employé essaie-t-il de se faire rembourser un pourboire alors que celui-ci était inclus dans le prix du repas ? Le reçu comporte-t-il des achats personnels cachés au milieu d'un tas de dépenses liées à l'entreprise ? Jouez au détective.
• Prévoyez des conséquences en cas de fraude. Licencier les employés qui commettent des fraudes donnera l'exemple et découragera les autres de faire de même.
• Créez des conséquences pour les dépenses excessives. Si les employés dépensent plus que le taux journalier prévu pour leur voyage, remboursez-les jusqu'à concurrence du montant autorisé, mais ne les laissez pas s'en tirer avec plus. Si un employé dépense constamment trop pour ses voyages d'affaires, envisagez de réduire ses possibilités de déplacement.
• Utilisez des outils qui mettent en œuvre la politique de dépenses de l'entreprise. Adoptez un outil de gestion des voyages qui indique quelles options sont conformes à la politique et lesquelles ne le sont pas. Grâce à la technologie, il est plus facile que jamais d'identifier et de prévenir la fraude en matière de politique de remboursement des frais.
• Accordez aux employés l'accès aux cartes d'entreprise virtuelles. Ces cartes permettent aux administrateurs de suivre les dépenses en temps réel. Si un membre de l'équipe financière voit un voyageur d'affaires faire des achats curieux, il peut envoyer un avertissement à l'employé ou lui envoyer par e-mail une copie de la politique de dépenses à titre de rappel.

Appliquez la politique de remboursement des frais de votre entreprise pour éviter la fraude et économiser de l'argent.

Modèles de politique de remboursement des frais, exemples et ressources

Vous êtes maintenant prêt à élaborer votre propre politique de remboursement des frais. Voici quelques ressources pour vous aider à le faire.

Modèle basique de politique de remboursement des frais (source)

Modèle basique de politique de remboursement des frais (source)

Modèle de formulaire de rapport des frais (source)

Exemples de politique de remboursement des frais

• Politique de remboursement des frais pour la ville de Longview, Washington
• Exemple de politique de remboursement des frais conçue pour les organismes à but non lucratif
• Exemples de clauses légales relatives au remboursement des frais

Lorsque votre entreprise a une politique de remboursement des frais claire et facile à trouver, les employés sont plus susceptibles de s'y conformer. Lorsque les employés adhèrent à la politique, ils peuvent passer moins de temps à s'inquiéter des notes de frais et plus de temps à faire ce pour quoi ils ont été engagés.

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Le terme « T et E » est très fréquemment utilisé dans les voyages d'affaires. Dans ce cas, l'acronyme peut désigner en anglais l'une des deux options suivantes : voyage et dépenses ou voyage et divertissement. On parle en français de frais de déplacements.

Dans ce guide rapide, nous allons décortiquer ce que ces deux expressions T&E signifient réellement. De plus, comment gérer un processus T&E pour votre plan de voyage d'entreprise.

Que sont les T&E ?

Les voyages et dépenses, ou voyages et divertissements, sont essentiellement les dépenses d'un employé lors d'un déplacement pour le travail (un voyage d'affaires) ou pour divertir un client.

Les frais de T&E comprennent les frais de voyage, la location de salles de réunion, l'hébergement, les repas, les frais de téléphone à l'étranger, etc. Ils comprennent toute dépense nécessaire, ou préalablement convenue dans le cadre d'une politique de conformité, pour mener à bien un travail en déplacement. Les services commerciaux et financiers gèrent généralement les processus T&E.

Les processus évolutifs de T&E permettent aux employés de se débarrasser de la carte de leur entreprise et de bénéficier d'une plus grande autonomie en utilisant leur propre carte de crédit ou carte électronique lors des voyages d'affaires.

Les avantages d'une politique de T&E (et ce qui se passe si vous n'en avez pas)

Sans une politique efficace en matière de voyages et de frais, votre entreprise éprouvera beaucoup de frustration et dépensera probablement trop. Une politique de T&E, lorsqu'elle est précise et automatisée, permet de contrôler les dépenses sans gérer les moindres aspects, de réduire le nombre de questions répétitives auxquelles votre équipe administrative doit répondre et de garantir un accès permanent de votre équipe financière aux données et aux rapports dont elle a besoin.

Sans une bonne politique T&E, le processus de validation, les remboursements, la collecte des notes de frais, etc., entraîneront une charge de travail inutile.

Outils d'automatisation des politiques de T&E

Vous vous demandez peut-être s'il existe des outils logiciels qui prennent en charge une politique numérisée en matière de voyages et de frais. Heureusement, la réponse est oui. Lorsque vous automatisez votre police, vous bénéficiez de quelques avantages importants :

• Processus de validation plus rapide
• Économies grâce à une meilleure conformité
• Limites de dépenses précises par équipe, service ou projet
• Données transparentes et en temps réel sur les coûts de T&E
• Rapports de dépenses regroupés à partir d'un seul outil de réservation

Une politique de voyage automatisée est plus facile à comprendre et à suivre. Par exemple, dans TravelPerk, un hôtel se verra attribuer la mention « Hors conditions » si le prix de la nuitée est trop élevé.

Les voyageurs peuvent également choisir d'activer un bouton pour n'afficher que les options conformes à la politique, de sorte qu'ils ne voient pas les propositions qui ne sont pas couvertes. Cette option peut être activée ou désactivée, et permet aux voyageurs devant réserver à court terme de demander la validation d'une réservation hors politique, si nécessaire. (en effet, les chambres d'hôtel dans les villes les plus fréquentée ont tendance à augmenter lorsque la date d'arrivée approche).

Les voyageurs ne verront alors que les options qui correspondant à leur politique. Ils pourront voir les hôtels les mieux notés en premier, et il existe également de nombreux critères de filtrage pour trouver exactement ce qu'ils recherchent.

À quoi ressemble une politique de T&E ?

À un niveau élevé, votre politique devrait couvrir :

• Les objectifs professionnels valides pour les voyages
• Les outils et processus de réservation (pour les vols, l'hébergement, les trains et les voitures de location)
• Les directives de base en matière de dépenses pour chaque catégorie
• Les directives de remboursement de base (pour la nourriture, les taxis et autres petites dépenses)

Une politique de T&E doit clarifier l'ensemble du budget du voyageur d'affaires, y compris les frais de divertissement pour les clients, les frais de transport, etc. Elle doit indiquer clairement le montant que l'employé peut dépenser pour chaque élément sans avoir besoin d'une validation budgétaire. Elle doit également inclure les dépenses de voyage que l'employé devra d'abord faire approuver.

Les politiques de T&E incluent les obligations en matière de taxes, les processus de remboursement et donnent un aperçu de la gestion des frais. Les conditions peuvent varier en fonction de la base de votre domicile professionnel et de la destination du voyage.

Par exemple, si l'employé possède un compte bancaire aux États-Unis, il peut être confronté à des suppléments de carte de crédit lorsqu'il voyage en Europe. Des petits détails comme celui-ci doivent être pris en compte dans une politique de T&E.

Vous pouvez proposer un document numérique pour votre politique en matière de voyages et de dépenses qui permettra aux voyageurs de connaître les outils à utiliser pour réserver un voyage, la méthode pour demander un remboursement de dépenses et le montant du montant journalier. Mais pour être automatisée, la majorité de votre politique de voyage doit être numérique.

Elle doit être présente dans votre logiciel de gestion des voyages d'affaires pour réduire les dépenses et diminuer le recours aux dépenses remboursables (puisque les voyages peuvent être payés par votre équipe financière, et non par vos voyageurs).

Conseil de pro : une politique de voyage automatisée obtient des taux de conformité de 90 % ou plus. Elle donne plus d'autonomie aux employés et plus de transparence aux gestionnaires chargés des finances ou des voyages.

Qu'est-ce qui est inclus dans un rapport de dépenses T&E ?

Les rapports de dépenses T&E sont nécessaires pour couvrir les dépenses de voyage des employés et minimiser les coûts inutiles tant pour l'employé que pour votre entreprise. Tout rapport de dépenses T&E doit inclure :

• La date de la dépense
• Le fournisseur lié à la dépense
• La raison de chaque dépense, c'est-à-dire voyage, hébergement, déjeuner avec le client, coworking
• Le compte interne facturable, par exemple marketing, développement commercial…
• Une preuve de paiement par reçu ou facture
• Le nom de l'employé qui a acheté l'article
• Le sous-total de l'achat
• Toute taxe ou TVA associée à l'achat
• Le total général (taxes comprises)

Le processus de documentation des dépenses de T&E peut être très simple TravelPerk peut vous aider à simplifier vos processus et à faciliter vos futurs voyages d'affaires.

Cet outil offre un lieu où vos employés, les gestionnaires de voyages et les équipes financières peuvent communiquer, recueillir les informations dont ils ont besoin et partager les politiques. Assurez-vous que vos rapports de dépenses de T&E sont accessibles à tous et sans obstacle.

Incidences fiscales des T&E

Une grande partie des voyages d'affaires de votre employé sera déductible des impôts. Tant que le fisc est en capacité de reconnaître les activités comme nécessaires à votre créneau sectoriel. La cruelle vérité est que de nombreuses entreprises perdent des millions en TVA non réclamée lors de leurs voyages d'affaires.

Votre entreprise n'a pas besoin d'être inscrite dans le pays où se rend votre employé pour pouvoir récupérer la TVA. Utilisez l'inventaire adapté à la TVA de TravelPerk, son calculateur de TVA et ses experts internes pour vous guider dans la mise en place d'une solution automatisée de TVA. Cela pourrait vous faire économiser jusqu'à 20 % de votre budget annuel de voyages d'affaires.

5 façons de créer un processus T&E gagnant pour votre entreprise

Suivez ces bonnes pratiques pour réduire les violations de politique, diminuer la charge de travail des validateurs et simplifier l'audit. Ce qui est bon pour le voyageur est également bon pour le directeur financier !

1. Rendez-la accessible

Votre processus doit être à la fois facile à apprendre et accessible. Assurez-vous de stocker vos politiques et les informations essentielles dans un endroit auquel tous les employés ont accès. Si vous travaillez avec des sous-traitants, vous devez garder à l'esprit qu'ils ne disposent peut-être pas d'une adresse e-mail d'entreprise et que vous devrez également vous adapter à eux.

De plus, votre processus doit lui aussi être compréhensible et simple. Vous ne voulez pas qu'une personne aie sans cesse besoin de se référer au processus ; vous voulez qu'il l'apprenne une fois pour toutes et que le processus soit bien ancré. Faites aussi simple que possible.

2. Adaptez-vous à la mobilité

Les employés qui voyagent sont nomades. Cela paraît évident. Leur documentation T&E doit pouvoir les accompagner. Autrement dit, ils ne devraient pas avoir à sortir leur ordinateur portable pour suivre leurs dépenses à chaque fois qu'ils font un achat. Peut-être n'auront-ils pas le temps de le faire du tout au cours de la journée.

Votre processus de T&E doit être adapté aux mobiles, afin que vos employés puissent suivre leurs dépenses et s'assurer qu'elles sont conformes aux politiques sans avoir à interrompre le rythme de leur journée.

3. Créez des politiques claires

Le mot politique a une consonance sinistre. Mais en réalité, elles n'ont pas besoin d'être compliquées. Lorsque vous créez une politique de T&E, n'oubliez pas pour qui vous la créez. Parlez à votre lecteur, utilisez un langage qu'il comprendra et restez simple.

4. Automatisez votre flux de travail (et laissez les voyageurs réserver par eux-mêmes)

L'automatisation rend votre gestion des voyages plus facile à gérer. De plus, la mise en place ne prend pas autant de temps que vous le pensez. Avec TravelPerk, vous pouvez mettre en place un processus automatisé de voyages et de dépenses en quelques clics. Vous pouvez sélectionner un partenaire de dépenses déjà intégré comme Expensify, Yokov et Paykawk. Ou encore intégrer vos propres systèmes avec l'API des dépenses de TravelPerk, en fonction de ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Prenez le temps d'automatiser votre flux de travail de T&E, et vous vous en féliciterez à l'avenir. Cela permet d'éviter les longues chaînes d'e-mails et de s'assurer de ne rien oublier.

De plus, l'automatisation des T&E alimentera votre entreprise en données précieuses, vous permettant de savoir comment optimiser vos bénéfices financiers à l'avenir.

Tant que votre politique de T&E automatisée correspond aux besoins de votre entreprise, les voyageurs devraient pouvoir réserver eux-mêmes dans votre outil de réservation. Cela leur donne de l'autonomie sur leur expérience de voyage tout en consolidant vos dépenses d'entreprise pour un gain de temps important au niveau des rapports.

5. Intégrez votre outil d'automatisation

La dernière étape dans votre parcours de création d'un processus de T&E fluide consiste à intégrer votre outil d'automatisation et votre flux de travail. Assurez-vous que l'ensemble de l'entreprise a une bonne vue d'ensemble du fonctionnement de l'outil et de la manière dont elle peut l'utiliser. Faites-le bien la première fois, et vous n'aurez jamais à le répéter.

Alors, optez pour des flux de travail plus simples en T&E

Voilà tout ce qu'il y a à savoir sur l'abréviation T&E. Suivez ce guide pour mettre en place vos processus et vos politiques à l'échelle de l'entreprise afin de vous assurer que vos dépenses de T&E sont parfaites. Ce faisant, vous créerez une expérience de voyage plus agréable pour tous. De plus, vous pourrez garder le contrôle sur vos comptes et éviter à votre entreprise de dépenser jusqu'à 20 % de TVA inutilement chaque année.

Nous avons demandé à Katharina Wodischeck, d'adsquare, quand elle estime qu'une entreprise devrait automatiser ses frais de voyage. Voici ce qu'elle nous a répondu :

"Si vous n'avez que quelques employés, la gestion des frais de déplacement reste faisable à l'aide de feuilles Excel et de reçus papier. Mais lorsqu'une entreprise se développe, l'ensemble du processus d'approbation, de reporting et d'analyse des frais de voyage devient plus complexe, et les équipes financières et comptables finissent par passer la majeure partie de leur temps précieux à des tâches qui pourraient être facilement automatisées. Les entreprises doivent définir le statu quo et et les objectifs de l'automatisation de leurs T&E. Une fois le processus de T&E automatisé, il est simple de suivre rythme de croissance de l'entreprise ou l'augmentation des déplacements des employés, et cela permettra d'économiser beaucoup de frais administratifs à long terme. » (Katharina Wodischeck, directrice financière, adsquare)

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