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Más libertad y menos gastos

GetYourGuide es una plataforma donde puedes reservar guías y excursiones únicas alrededor del mundo. Para viajeros que buscan desde un pequeño e íntimo tour de la mejor comida callejera en Roma a una vuelta en autobús por los barrios de las celebridades en Los Ángeles, GetYourGuide lo tiene todo.

La compañía ha duplicado recientemente su volumen de transacciones, su oferta de excursiones y el tamaño de su plantilla. A medida que han ido creciendo, este equipo se ha comprometido a hacer los viajes de negocios de una manera moderna.

«TravelPerk me ha ahorrado mucho tiempo reservando viajes comparado con un agente de viajes. Siempre hacía muchas búsquedas en internet antes de hablar con la agencia, ya que sabía cómo encontrar el mejor precio. Tener que llamarlos para hacer la reserva era una pérdida de tiempo».

Mandy Mill, jefa de equipo de oficina en GetYourGuide

El impulso para una mejor gestión de los viajes

Cuando la actual jefa de equipo Mandy Mill se incorporó a GetYourGuide, la compañía ya estaba usando TravelPerk como su solución de gestión y reserva de viajes corporativos, pero aún no habían usado todas las funciones que ofrecía, en concreto la posibilidad para que los viajeros hicieran sus propias reservas.

El equipo de administración estaba reservando todos los viajes para el departamento de ventas y RRHH, entre otros. Además de la gestión de la oficina, la gestión de las instalaciones, la gestión de los proveedores, el soporte para las operaciones y la gestión de eventos, hizo que la tarea de reservar los viajes del equipo se fuera haciendo abrumadora.

“Somos el pegamento que lo mantiene todo unido. Al ser encargados de la oficina tenemos miles de cosas que hacer y para cuando nos poníamos a reservar lo que nos habían pedido, con frecuencia el alojamiento ya estaba al completo”, dice Mill. “O la gente no proporcionaba los detalles necesarios en el correo electrónico con la petición. Entonces había un intercambio de correos y rápidamente habíamos desperdiciado tres días”.

Problemas del crecimiento acelerado

Ahora cuentan con 425 trabajadores en 12 oficinas, pero GetYourGuide tenía solamente la mitad de trabajadores cuando Mill empezó como jefa de equipo de oficina. Le alivió saber que la plataforma de TravelPerk ya estaba implementada. “TravelPerk me ha ahorrado mucho tiempo reservando viajes comparado con lo que hacía en otras compañías, que era trabajar con un agente de viajes”, dice. “Siempre hacía muchas búsquedas en internet antes de hablar con la agencia, ya que sabía cómo encontrar el mejor precio. Tener que llamarlos para hacer la reserva era una pérdida de tiempo”.

Incluso con la plataforma de gestión y reserva de TravelPerk implementada, Mill sabía que tenían que hacer las cosas de otra manera. El equipo estaba creciendo muy rápido. Tener a los administradores haciendo las reservas era una pérdida de tiempo para todos.

“Los viajeros siempre nos pedían los detalles de sus vuelos y eso nos ponía mucha presión para estar por ellos 24/7, y no podíamos hacerlo”, dice Mill. “Había un murmullo general en la compañía de que la gente quería tomar el control de sus viajes y no entendían porqué no se estaba haciendo”.

«Si está dentro de la política, la gente reserva sus propios viajes, y les da una sensación de libertad. Si está fuera de la política, la solicitud de aprobación va a su supervisor».

Mandy Mill, jefa de equipo de oficina en GetYourGuide

Auro-reservas con automatizaciones y personalizaciones

Después de aprender sobre todas las funciones de la plataforma de TravelPerk, Mill y otros del equipo de operaciones decidieron que la posibilidad que cada uno hiciera sus reservas era lo que su equipo merecía. Mill primero puso a prueba este proceso con el equipo de ventas, que viajan frecuentemente y estaban listos para la autonomía de poder reservar sus propios viajes con rapidez.

Empezó creando directrices dentro de la plataforma. Una de ellas es que si un vuelo supera los 1000 euros, entonces necesitan que su supervisor lo apruebe.

Los viajeros pueden iniciar el proceso de reserva por sí mismos en sus dispositivos móviles o en su ordenador. “Si está dentro de la política, la gente reserva sus propios viajes, y les da una sensación de libertad”, explica Mill. “Si está fuera de la política, la solicitud de aprobación va a su supervisor, que puede mirar en detalle por qué necesitan gastar más en ese viaje”.

Además de ahorrar tiempo administrativo, establecer estas directrices automáticas ha ayudado a sintetizar el programa de viajes al completo. “Mi equipo de administración estaba haciendo reservas sin directrices y ahora podemos, como equipo, usar las directrices que hice para el equipo de ventas, así que es beneficioso para todos”, dice Mill. “Siempre que sea necesario, mi equipo puede crear reservas dentro de las mismas pautas”.

Dando a los viajeros lo que quieren (libertad)

Probar las auto-reservas con 50 compañeros fue un éxito, y Mill está ahora extendiéndolo al resto de la compañía. “Todos en GetYourGuide son muy autosuficientes. Intentan ser proactivos y solucionar las cosas sí mismos”, dice Mill.

Ahora, Mill está creando una serie de directrices que reflejen las necesidades de toda la compañía. “Somos una compañía global, por lo que no podemos tener una sola política” dice. “Tendremos diferentes políticas para diferentes países”.

Los viajeros están disfrutando de su nueva libertad y la posibilidad de reservar lo que quieran cuando quieran, siempre y cuando sea un viaje aprobado que cumpla las directrices. “Nuestros viajeros están contentos de tener el control sobre sus propias reservas. Están encantados por el hecho que no tendrán que desperdiciar su tiempo o el tiempo de los demás de nuevo”, dice Mill.

«Nuestros viajeros están contentos de tener el control sobre su propia reserva. Están encantados por el hecho que no tendrán que desperdiciar su tiempo o el tiempo de los demás de nuevo».

Mandy Mill, jefa de equipo de GetYourGuide

Tranquilidad para el equipo administrativo

Lo mejor de todo es que Mill puede actuar como arquitecta y no como agente de policía, lo que significa que puede crear nuevas estrategias con el equipo de finanzas y operaciones sobre lo que funciona para el conjunto de la compañía, y hacer cambios donde sea necesario. Compara esto con la necesidad de microgestionar los viajes día a día y verás por qué la proactividad estratégica gana.

Uno de los beneficios más inmediatos que su equipo ha experimentado es que ya no tienen que ser el intermediario. Si un viajero pierde el vuelo del domingo o no puede encontrar su itinerario pueden comunicarse con el servicio de atención de TravelPerk en vez de dirigirse siempre al equipo administrativo.

«Somos una compañía de viajes y sabíamos que nuestra gente podía gestionar sus propios viajes”, dice Mill. “Hacer que la gente reserve por sí misma es importante porque crea conciencia sobre los costes y les responsabiliza sobre sus gastos. Da una idea sobre lo complicado que puede ser viajar».

Mandy Mill, jefa de equipo de oficina GetYourGuide

Permitir hacer auto-reservas dentro de la política de viajes y tener acceso a asistencia 24/7 son las mejores maneras de reducir la complejidad para todos los involucrados.