Landing.Jobs

Reservando vuelos y alojamiento para 30 conferenciantes al mismo tiempo

Landing.Jobs es una plataforma de contratación impulsada por los candidatos que encuentra los profesionales del sector de la tecnología que mejor se adaptan a las empresas. Es una web dedicada al empleo que utiliza un enfoque más progresivo para guiar a los candidatos que buscan empleo en su carrera profesional y ofrecerles una mejor experiencia y se está convirtiendo rápidamente en líder de su sector.

“Me resulta difícil elegir qué es lo que más me gusta de TravelPerk: tener todo en una plataforma, su gran usabilidad, la facilidad de gestionar los viajes en un solo lugar, todo es magnífico. Me gusta todo“.

Rhaica Silva, HR Manager at Landing.Jobs

Antes de TravelPerk: Dificultades para gestionar los viajes de los ponentes externos del evento

Cada año la empresa organiza Landing.careers, una de las ferias de más rápido crecimiento de Europa. Además de talleres, eventos de networking y fiestas, incluye presentaciones de 30 importantes ponentes internacionales. La organización de los viajes de estos atareados líderes del sector procedentes de todo el mundo es todo un desafío que suele durar un mes entero en terminarse.

Rhaica Silva es Directora de RR. HH. de Landing.jobs. Una parte importante de sus responsabilidades es la gestión de los viajes empresariales, además de ser la persona de contacto en caso de emergencia durante los viajes. Antes, reservaban los viajes en varias webs para consumidores y después tenían que hacer un seguimiento manual de cada reserva mediante correos electrónicos y hojas de cálculo, pero el proceso resultaba demasiado complicado. La gestión de la feria de empleo era especialmente difícil, ya que debía encontrar fechas adecuadas y reservar los vuelos y el alojamiento para los 30 ponentes a la vez. La reserva de los vuelos y del alojamiento en hoteles se complicaba aún más debido a los innumerables cambios, preferencias de viaje, problemas de comunicación y peticiones de última hora de los ponentes. Además, al finalizar el evento tenía que pedir a cada ponente que enviara sus facturas e informes de gastos.

“Era un proceso complicado que llevaba demasiado tiempo. Estábamos convencidos de que tenía que haber una forma mejor de hacerlo“.

Rhaica Silva, HR Manager at Landing.Jobs

Hasta que conocimos TravelPerk

A principios de año, Rhaica empezó a usar TravelPerk a modo de prueba para el evento, reservando los vuelos y alojamiento de los ponentes. ¿Cómo fue? Como señala su colega Andreia dos Reis, Directora de Marketing: “Durante la feria TravelPerk fue nuestra salvación”.

Después del éxito del evento, a Rhaica le resultó fácil tomar la decisión de ampliar el uso de TravelPerk a toda la empresa. Ahora todos nuestros empleados pueden seleccionar sus opciones de vuelos preferidas ellos mismos y ella solo tiene que autorizar el viaje en la aplicación de TravelPerk. Además, la facturación es mucho más fácil, ya que los informes de gastos se almacenan en la misma plataforma.

Obviamente, Rhaica está encantada con el nuevo proceso porque reduce notablemente su carga de trabajo y ahora puede actuar más como “supervisora de viajes”, gestionando las normas en lugar de las reservas.

Sin embargo, lo que más le gusta es que puede confiar en la excelente atención al cliente de TravelPerk para solucionar cualquier emergencia relacionada con los viajes.

Una historia real: Cuando un ponente cancela en el último momento…

Un día de sofocante calor del pasado mes de mayo en Lisboa Rhaica celebraba en silencio que por fin había terminado los preparativos de viaje de los 30 ponentes de la 3ª Feria anual de Landing.careers. Estaba deseando disfrutar del evento y tomarse unas merecidas vacaciones. De repente, dos días antes del evento, uno de los ponentes de Brasil le comunicó que no podía asistir.

Así que Rhaica se encontró con un billete caro para un vuelo intercontinental que no se iba a utilizar. No estaba segura de lograrlo, pero decidió pedir a la aerolínea que le reembolsaran su precio o le dieran crédito para algún vuelo en el futuro. Después de pasarse horas esperando y de que transfirieran su llamada a diferentes empleados de atención al cliente, le dijeron que no reembolsarían el gasto.

A nadie le gusta llamar a los departamentos de atención al cliente de las aerolíneas. Estoy convencida de que se esfuerzan en que resulte lo más desagradable posible para desanimar a la gente y que no les llamen. Afortunadamente, ahora puedo contar con el excelente equipo de TravelPerk para resolver cualquier problema con vuelos, ya sea una cancelación, un cambio a una clase superior o una reserva de última hora.

¿El resultado?: El proceso de reserva y traslado de los ponentes se acorta de un mes a una semana

En resumen, Rhaica logró reducir el tiempo necesario para las gestiones de viaje de los 30 ponentes internacionales de más de un mes a una semana. Se ahorró cientos de correos electrónicos, ya que son los propios viajeros los que seleccionan sus opciones preferidas.

Además, no hace falta recopilar las facturas porque se almacenan automáticamente en la plataforma de TravelPerk.

Sobre todo, ahora Rhaica puede relajarse, ya que ya no es la única persona de contacto para 30 reconocidos ponentes internacionales. Con TravelPerk dispone de un eficiente equipo de atención al cliente que le apoya en caso de emergencia y alguien que se encarga de hacer esas desagradables llamadas a las aerolíneas.

En resumen, Rhaica logró reducir el tiempo necesario para las gestiones de viaje de los 30 ponentes internacionales de más de un mes a una semana. Se ahorró cientos de correos electrónicos, ya que son los propios viajeros los que seleccionan sus opciones preferidas.

Además, no hace falta recopilar las facturas porque se almacenan automáticamente en la plataforma de TravelPerk. Sobre todo, ahora Rhaica puede relajarse, ya que ya no es la única persona de contacto para 30 reconocidos ponentes internacionales. Con TravelPerk dispone de un eficiente equipo de atención al cliente que le apoya en caso de emergencia y alguien que se encarga de hacer esas desagradables llamadas a las aerolíneas.