Todo sobre el duty of care para los viajes de negocios

Si tus empleados viajan por negocios, es tu responsabilidad legal y ética tener un plan establecido para cuidar de ellos. Un plan exhaustivo evalúa los riesgos previsibles e imprevisibles para evitar perjuicios a los empleados y repercusiones legales a la empresa. Este plan se conoce como el "duty of care".

¿Qué es el "duty of care"?

El duty of care es una política corporativa y un requisito legal que garantiza que las empresas procuran la seguridad física y emocional y el bienestar de sus empleados. Esto cubre una amplia área de riesgos, siendo los más comunes:

• Salud y seguridad
• Alimentos y bebidas proporcionados por la organización
• Seguridad contra incendios
• Discriminación y acoso
• Estrés
• Violencia
• Y mucho más…

Para los empleadores, supone una demostración de que se preocupan por la seguridad de sus empleados mediante la planificación y la aplicación de todas las precauciones necesarias para reducir el riesgo que pueden correr ellos y los demás.

Los viajes de negocios y el duty of care

Las obligaciones morales y legales de una empresa a la hora de cumplir con el duty of care van más allá del ámbito de la oficina. Cuando un empleado viaja por negocios, el duty of care tiene que seguir protegiendo al empleado, sin importar a dónde se le manda.

Para el viajero corporativo, supone que puede aterrizar en una ciudad que no es la suya y seguir teniendo la confianza de que cuenta con el respaldo de la empresa.

Hay muchas cosas que pueden salir mal cuando se manda a un empleado a un viaje de negocios, así que las empresas deben estar preparadas para cualquier cosa. Algunos problemas comunes a los que se enfrentan los viajeros corporativos son:

• Perder un vuelo
• Extraviar un pasaporte u otro documento importante
• Enfermar en el extranjero
• Accidentes que requieren atención médica

¿Por qué es importante el duty of care?

Es importante demostrar a los empleados que la empresa los apoya cuando viajan en su nombre. Un estudio de 2019 con 7850 viajeros frecuentes reveló que el 31 % de los viajeros consideraba su propia seguridad como la primera prioridad, mientras que el 54 % creía que su empresa no compartía este sentimiento.

La mayoría de las oficinas ya cuentan con algún tipo de procedimiento de duty of care. Es decir, los empleados saben dónde reunirse en caso de incendio o a quién llamar si se han quedado encerrados en el armario de suministros. ¿Pero qué plan hay para cuando un empleado necesita ayuda inmediata y está a 16 000 kilómetros de distancia?

Puesto que las empresas amplían sus lazos profesionales en todo el mundo, los viajeros corporativos se exponen constantemente a nuevos riesgos. Incluso el viajero más veterano necesita apoyo cuando se enfrenta a una situación de alto riesgo, como una enfermedad peligrosa o agitaciones políticas.

Obligaciones jurídicas

Cada vez más, los gobiernos y los empleados consideran a las organizaciones en todo el mundo responsables de desarrollar sus negocios con prudencia atajando los riesgos de los viajes de negocios.

En Estados Unidos, tener un programa de duty of care se ha convertido en un requisito legal para todas las organizaciones, sin importar su tamaño. En consecuencia, se ha producido un aumento enorme de demandas por negligencia en el sector empresarial. Los empleados están cada vez más informados de sus derechos y presentarán una demanda contra sus empleadores si consideran que un incidente relacionado con la seguridad no se ha gestionado adecuadamente.

Por estas razones, proporcionar un deber de diligencia adecuado se está convirtiendo en una cuestión absolutamente prioritaria para las empresas. Tener pruebas documentadas de que la empresa proporciona procedimientos de seguridad, recursos suficientes y una formación correcta es la mejor salvaguarda que se puede tener contra posibles litigios futuros.

Cómo redactar una política de duty of care para viajes

Dado que la gestión adecuada del riesgo es difícil de cuantificar o de definir, los legisladores se esfuerzan por conceptualizar claramente el deber de cuidado. Así que queremos ofrecer algo de orientación sobre un tema complicado pero significativo.

1. Evalúa tu programa de viajes actual

• Involucra a las partes interesadas relevantes y debate sobre áreas de mejora. Los viajeros ofrecen información de primera mano sobre cómo tratar situaciones de alto riesgo, mientras que los gestores de viajes pueden aportar información sobre la logística necesaria.
• Comenta lo que ha ido mal en el pasado, investiga las tendencias de riesgo globales y acuerda las políticas de seguridad actualizadas que se deben seguir.
• Comparte la carga con una empresa de gestión de viajes (TMC). La experiencia de una TMC te ayudará a cumplir las exigencias del deber de cuidado al proporcionarte asesoramiento y herramientas para garantizar la seguridad en los viajes.
• Las compañías de viajes B2B son ideales, ya que entienden las necesidades corporativas, proporcionan datos en vivo e informes de seguridad, recomiendan mejoras estratégicas para las políticas de deber de cuidado y ofrecen asistencia las 24 horas del día y los 7 días de la semana. Esto es vital, ya que los viajeros deben poder ponerse en contacto con una entidad fiable en cualquier momento para obtener toda clase de ayudas.

2. Establece un proceso previo a los viajes

• Recopila informes de evaluación de riesgos antes de los viajes que detallen datos consolidados globalmente, particularmente cuando se viaje a destinos de alto riesgo.
• Automatiza las alertas de los viajes e incorpóralas al itinerario de los viajes. Es probable que tu TMC proporcione actualizaciones en vivo a los viajeros para informarles sobre posibles riesgos.
• Asegúrate de que la información de contacto y los registros sanitarios de los empleados estén fácilmente disponibles y actualizados.

3. Los viajes nacionales frente a los internacionales

• Planifica los factores de riesgo nacionales, así como los del extranjero. Tus empleados pueden sufrir un accidente de camino a una reunión al otro lado de la ciudad, así que asegúrate de tomar medidas de seguridad tanto para quienes trabajen en el país como para quienes lo hagan en el extranjero.

4. Ten un plan B y un plan C

• Incorpora las contingencias en tu política de viajes de empresa, así como en el plan para viajes específicos. Los empleados deben saber que existe un plan secundario para emergencias fiable y actualizado.
• Y lo que es más importante, este plan debe contener información sobre dónde se encuentra la embajada o el punto de evacuación más cercano para los extranjeros.

Consejos y herramientas relacionados con el duty of care

• Participación de los empleados: además de ayudar a personalizar las medidas de seguridad, los empleados agradecerán que se les haga partícipes del proceso de toma de decisiones. Estarán encantados de cumplir porque, al fin y al cabo, se trata de su seguridad.
• Tecnología para la seguridad: los servicios automatizados proporcionados por las TMC y el software de gestión de viajes tienen funciones de seguimiento en tiempo real para identificar la ubicación de un viajero a fin de sacarlo de donde esté en caso necesario.
• Dispositivos y equipos: si va a viajar a una zona de alto riesgo de carteristas, por ejemplo, puedes recomendar al viajero que use una riñonera y que reserve un hotel con caja fuerte en la habitación para dejar en ella sus objetos de valor.