6 consejos para organizar un evento corporativo perfecto

Planificar eventos corporativos requiere mucho trabajo.

Quieres inspirar a las partes interesadas internas y externas y además que el evento se recuerde de forma positiva y que no se olvide fácilmente. En los eventos exitosos se gestionan de forma eficiente personas, fechas, ideas, números y mucho más pero, ¿cómo te puedes asegurar de que no te dejas nada?

Si estás creando una hoja de ruta para eventos o simplemente explorando por dónde comenzar de cara al próximo evento empresarial, esta guía de planificación de eventos corporativos es para ti.

Aprenderás a dominar los problemas del día a día, implementar buenas prácticas, crear listas de comprobación imprescindibles e incluso administrar estrategias para fomentar el compromiso una vez pasado el evento en cuestión: todo lo que necesitas para organizar eventos sensacionales.

Profundicemos y exploremos qué se necesita para que los eventos corporativos sean todo un éxito.

Para empezar, estos 5 puntos te ayudarán a garantizar que tu evento se desarrolle sin problemas de principio a fin.

• Concepto: asegúrate de tener claros los objetivos del evento para garantizar que tanto las partes interesadas como el equipo que planifica el evento tengan una idea clara de lo que está pasando.
• Coordinación: ten en cuenta cómo planificarás tu evento, incluida la logística, la estrategia, los planes y el presupuesto. Planificar eventos requiere planes precisos y esfuerzos coordinados, por lo que es mejor empezar pronto que tarde.
• Control: asigna funciones a los miembros de tu equipo para asegurarte de que todos los aspectos se quedan cubiertos. Establece una jerarquía para la aprobación: un programa de software de gestión de eventos puede acelerar este proceso y simplemente asignar responsabilidades.
• Culminación: no importa lo mucho que hayas trabajado antes del día del evento si no puedes ejecutar tus planes. Asegúrate de que todo esté listo para que el evento se celebre sin ningún problema cuando llegue su día.
• Cierre: mide el éxito de tu evento para mejorar la planificación de eventos futuros. Analiza aspectos como la participación de los asistentes, la satisfacción de los asistentes y los KPI del evento para medir el éxito del evento.

Realizar un seguimiento de estos puntos te permitirá dividir tu evento en etapas y administrar sin problemas tu proceso de gestión de eventos.

Ahora, pasemos a lo que se debe y no se debe hacer al planificar eventos. Tanto si eres nuevo en la gestión de eventos o ya todo un profesional, sigue estos pasos cuando planifiques tu próximo gran evento corporativo.

1. Define los objetivos del evento

No puedes crear un plan de eventos convincente sin saber qué quieres lograr. Comenta los objetivos incluso con tu equipo directivo y entiende bien por qué el evento es importante.

Ten en cuenta lo siguiente al establecer los objetivos de tu evento:

• Investiga al público objetivo y descubre qué espera de los eventos.
• Decide si quieres formar, motivar o inspirar con tu contenido.
• Ten un objetivo claro para alinear tu evento con los objetivos de la organización desde el principio.
• Pon a cero las métricas que deseas medir para determinar el éxito del evento.

Una vez que identifiques el enfoque de un evento, podrás abordar mejor el presupuesto del evento.

2. Establece el presupuesto de tu evento

El presupuesto es uno de los principales retos de la planificación y ejecución de eventos. Es esencial desglosar los costes del evento de antemano para asegurarte de que no gastas más de la cuenta.

Estas son algunas de las mejores prácticas de presupuestación de eventos para organizar un evento corporativo que tenga éxito.

• Haz una lista de todo lo que necesitarás a lo largo del ciclo de vida del evento para calcular los gastos del evento, incluidos los impuestos y los gastos generales.
• Investiga los gastos del presupuesto del evento para calcular unos costes que se ajusten a la realidad.
• Revisa los eventos anteriores para hacerte una idea de los costes.

Puedes gestionar el presupuesto del evento en una sencilla hoja de cálculo de Google o utilizar software de gestión de eventos si necesitas más funciones.

A menudo contarás con un presupuesto ya establecido para tu evento: necesitas lograr sacarle todo el partido. No dudes en pedir a los proveedores varios presupuestos y elegir los que se ajusten a tu visión.

3. Desarrolla un plan de marketing para eventos

Para tus eventos públicos, necesitarás dejar tiempo para dar a conocer el evento; al fin y al cabo, los esfuerzos de planificación serán en vano si no va nadie.

Plantea estas preguntas para conocer mejor a tu público:

• ¿Cuáles son las tendencias demográficas de tus asistentes?
• ¿Qué redes sociales utilizan?
• ¿Qué puntos de contacto digitales son necesarios para llegar hasta ellos?
• ¿El evento resuelve un problema específico?
• ¿Cuándo suelen conectarse tus asistentes?

Estas respuestas te ayudarán a sentar las bases de tu estrategia de marketing de eventos. Piensa en todos los puntos de contacto que puedes utilizar para llegar hasta los asistentes a lo largo del ciclo de vida del evento, ya sea con pantallas en la oficina o con correos electrónicos a toda la empresa.

4. Encuentra patrocinadores

Encontrar los patrocinadores adecuados para tus eventos públicos puede ser beneficioso tanto para ti como para el patrocinador que elijas. Los patrocinadores de los eventos te proporcionan recursos clave para los eventos a cambio de una promoción: puedes tener más de un patrocinador a la vez, especialmente en los eventos más grandes.

Así puedes buscar un patrocinador para tu evento:

• Haz una lista de patrocinadores objetivo capaces de proporcionar los recursos que necesitas.
• Alinea el interés del patrocinador con los objetivos del evento para despertar interés.
• Crea diferentes niveles de patrocinio para satisfacer las necesidades de patrocinadores de todos los tamaños.

Mantener relaciones con patrocinadores ayuda a planificar tus eventos corporativos a largo plazo: un evento que tenga éxito podría convertirse fácilmente en una docena.

5. Monitoriza la experiencia de los asistentes

Una vez que te hayas encargado de los objetivos, el presupuesto, el marketing y los patrocinadores del evento, párate a pensar en los asistentes.

¿Cómo puedes asegurarte de que todos los asistentes disfruten de la experiencia? La respuesta radica en personalizar la experiencia del asistente con experiencias móviles y contenido atractivo.

Esto es lo que puedes hacer para garantizar la interacción de tu audiencia:

• Haz que la audiencia se muestre más participativa con mapas interactivos, cuestionarios, encuestas de opinión, sondeos y otras formas de ludificación.
• Utiliza las aplicaciones móviles para enviar notificaciones sobre posibles cambios en los eventos o descuentos de última hora.
• Permite que los asistentes personalicen los horarios y asistan a diferentes sesiones de «networking».

Muchas de estas características se hacen con mucha mayor facilidad con un software de gestión de eventos. Muchas soluciones de gestión de eventos ofrecen una aplicación móvil para facilitar la experiencia a los asistentes.

6. Interactúa con los asistentes después del evento

Tu evento no termina cuando el último invitado abandona el lugar. Aún queda mucho trabajo por hacer. Aquí es donde comienza la fase de interacción posterior al evento. Es una etapa clave para recopilar comentarios para mejorar eventos futuros.

Considera estas estrategias de participación después del evento para proporcionar una gran experiencia después del evento a los asistentes:

• Crea una encuesta posterior al evento: para medir la satisfacción de los asistentes y ofrecer un incentivo para aumentar la participación.
• Organiza un evento de «networking» de seguimiento: para crear una comunidad y facilitar las conversaciones entre los invitados que vuelven.
• Crea blogs de texto y vídeo: para reutilizar los contenidos valiosos de las conferencias. Es probable que hayas recopilado mucha información, tanto de los ponentes como de los asistentes.
• Envía un obsequio de agradecimiento: para dar las gracias por el tiempo dedicado y la participación de los asistentes. Esto también puede ser una forma estupenda de promover patrocinadores y cumplir con acuerdos.
• Organiza un concurso en redes sociales: para generar revuelo y obtener más contenido generado por los usuarios, haz que los asistentes compartan su experiencia.
• Ofrece descuentos y ofertas: para promocionar productos en los días posteriores a tu evento, cuando los asistentes están más comprometidos.

Organización de eventos corporativos: una lista de comprobación para tener éxito

Planificar eventos corporativos puede ser abrumador, incluso cuando sabes qué hace falta para hacerlos realidad.

Hemos creado esta lista de comprobación para eventos corporativos a fin de eliminar cualquier suposición en torno a la planificación y liberar tu mente. Al planificar tu evento, asegúrate de:

• Establecer objetivos de eventos que se alineen con las metas de la organización.
• Elaborar un presupuesto para los eventos corporativos que tenga en cuenta todos los aspectos de tu evento al que ceñirte.
• Contratar los lugares con meses de antelación para asegurarte tu ubicación ideal.
• Hablar con los patrocinadores sobre cómo podéis trabajar conjuntamente en tus eventos corporativos.
• Pensar en los alimentos y las bebidas, el transporte y el alojamiento para los asistentes. Si esto requiere llegar a acuerdos con terceros, asegúrate de hacerlo por adelantado.
• Organizar un enfoque multicanal de los materiales de marketing de eventos.
• Utilizar una aplicación o un sitio web para comunicar los detalles del evento a los asistentes.
• Recopilar datos posteriores al evento a través de encuestas, de llamadas de seguimiento y de la actividad en las redes sociales.

Sin embargo, nuestro elemento número uno en cualquier lista de comprobación para planificar eventos es asegurarte de que tienes una potente herramienta de planificación de eventos corporativos de tu lado. Gracias a ella, cada paso del proceso de planificar un evento corporativo será mucho más fácil.

Travelperk puede ayudarte a llevar tu evento corporativo a otro nivel. Te permite trasladar a todos los asistentes y los empleados desde dondequiera que estén directamente al evento, de forma segura, rápida y sin problemas.

Con la solución para eventos de TravelPerk, puedes gestionar todo lo que necesitas desde la misma plataforma:

• Gestiona las invitaciones: invita a los asistentes y haz seguimiento de sus respuestas y del estado de sus reservas.
• Mantén a todo el mundo informado: comparte los detalles del viaje, como los nombres de los asistentes, la logística, las agendas y todo lo necesario para que el evento se desarrolle sin problemas.
• Cada detalle importa: ten a los asistentes y a los participantes al día con información en tiempo real y cambios en el plan.
• Visibilidad y seguimiento: consulta los planes de viaje de los asistentes, incluidos los horarios de llegada y salida y los detalles del alojamiento.

Olvídate de las constantes idas y venidas y descansa con tranquilidad sabiendo que tus viajes de negocios relacionados con algún evento están bajo control.
Ponte en contacto con el equipo de TravelPerk hoy mismo para averiguar cómo puedes comenzar a gestionar a la perfección tu proceso de planificación de eventos corporativos y mucho más.