Si trabajas para una pequeña o una gran empresa, los viajes de negocios siempre suponen un importante gasto, solo por detrás de las nóminas. Se espera que un 84 % de viajeros de negocios realice algún viaje en los próximos 6 meses, por lo que es más importante que nunca que los viajes de negocios sean rentables. 

El problema es que muchos directores y gerentes financieros pasan demasiado tiempo buscando facturas y recibos e iniciando sesión en diversas plataformas de viajes para averiguar qué parte del presupuesto para viajes de negocios se ha gastado ya.

Este proceso, que suele ser bastante caótico, unido a los interminables informes de gastos, hace que resulte muy complicado establecer un presupuesto por adelantado y tomar decisiones financieras en tiempo real. 

Como los viajes de negocios suelen ser un coste variable, si tu empresa realiza las reservas de viajes de negocios a través de distintas plataformas o de las tradicionales agencias de viajes en lugar de reservarlo todo desde un único lugar, obtener datos precisos y actualizados de los gastos para optimizar el presupuesto no solo es estresante, sino que también resulta prácticamente imposible. 

En este artículo vamos a analizar cómo puedes ahorrar dinero y sacarle aún más partido a tu presupuesto.

Los datos en tiempo real son la clave

Si quieres optimizar el presupuesto para viajes de negocios, contar con datos en tiempo real te ayudará a establecer criterios de referencia para los costes de los viajes. Así, podrás crear futuros presupuestos más realistas y tomar decisiones acertadas que, a su vez, influirán en las decisiones financieras del mes y el trimestre en curso. 

Para tener más control sobre el presupuesto, debes tener datos de todos los gastos de viajes de negocios y poder visualizar los gastos de cada uno de los viajes desglosado en distintas categorías. De este modo puedes calcular el coste medio de los viajes de negocios de cada departamento, equipo, persona o sucursal de la empresa. Si hasta ahora has tenido que hacerlo mediante engorrosos procedimientos manuales, parece un sueño, ¿verdad? 

Realizar el seguimiento de los gastos de viajes es sencillo con TravelPerk

La única forma de controlar el presupuesto para viajes de negocios es tener acceso a informes en tiempo real. Gracias a las sofisticadas herramientas de TravelPerk para realizar informes, puedes ver los costes desglosados por empleado, equipo, tipo de viaje, coste medio del viaje, IVA recuperable y mucha más información.

¿Cómo obtener los datos que necesitas?

La forma más sencilla es permitir que la herramienta de reserva de viajes de negocios los recopile por ti. 

Para ello, hay que evitar que los gestores de viajes y los office managers realicen las reservas a través de sitios web y aplicaciones de reserva de viajes de negocios diseñados para los viajes de ocio y vacaciones. Conviene también dejar de recurrir a las tradicionales agencias de viajes para que organicen tus viajes de negocios. En lugar de eso, es recomendable usar una plataforma moderna de reservas diseñada específicamente para los viajes de negocios y, aún más importante, concebida pensando en los equipos financieros de las empresas. 

Lo ideal es que la plataforma de reservas que elijas informe automáticamente del coste total de cada viaje desglosado por empleado, equipo y sucursal, y que ofrezca otros datos, como el precio medio del viaje, el intervalo de fechas y el tipo de gasto (billetes de avión, tarifas de hoteles, etc.).

Además, la herramienta debe incluir etiquetas que te permitan recopilar información personalizada relativa a los gastos de viaje, como, por ejemplo, cuánto dinero se ha gastado en un cliente o un evento en particular.

Poder establecer categorías y separar estos gastos es la clave que te permitirá tomar decisiones operativas acertadas y optimizar tu presupuesto para viajes de negocios. 

La herramienta de informes de TravelPerk también permite configurar informes y programar alertas en relación con los datos que más te interesan, para que puedas tomar decisiones financieras bien fundamentadas. 

Simplifica el proceso de gestión de gastos

Además de ofrecerte una herramienta sofisticada de informes, tu empresa de gestión de viajes debería integrar tu herramienta de reservas de viajes de negocios con tu sistema de gestión de gastos. De esta forma, tendrás los gastos consolidados en una única plataforma y podrás analizarlos de una manera más sencilla. 

Para obtener una visión completa, herramientas como Ramp, Divvy, Mobilexpense Group, Payhawk y Yokoy te permiten añadir otros datos, como las comidas y las entradas a eventos. 

Obtén más información en nuestra completa guía sobre cómo simplificar el proceso de gestión de gastos.

Además de los datos en tiempo real y la simplificación de procesos de gestión de gastos, aquí van otros tres consejos para que tu presupuesto para viajes de negocios sea aún más eficaz.

Integra la política de viajes en tu herramienta de reservas

Para controlar las reservas en tiempo real, conviene que la política de viajes esté integrada en tu herramienta de reservas. No solo el equipo financiero te lo agradecerá, sino que los empleados y los gestores de viajes estarán mejor informados acerca de lo que entra dentro del presupuesto. Como resultado, es más probable que mejore el cumplimiento de la política de viaje.

Cuando configures la política de viajes en tu plataforma de reservas, crea el menor número posible de políticas. Nosotros recomendamos aplicar una política estándar y, si fuera necesario, una política para directores y ejecutivos. De este modo, será mucho más fácil gestionar las políticas de viajes y coordinar los gastos.

Configura flujos de trabajo de aprobación automáticos

Ayuda a definir los flujos de trabajo de aprobación para que los gestores de viajes revisen y validen las solicitudes más eficazmente. Si tu política de viajes está integrada en una herramienta de reservas como TravelPerk, puedes configurar el flujo de trabajo de aprobación más adecuado para ti. Por ejemplo, si un empleado reserva un viaje de negocios que cumple la política de viajes que has configurado, puedes determinar que se apruebe automáticamente. Eso te permitirá dedicarte a otras tareas más importantes.

Reclama el IVA de tus viajes de negocios

Las pymes pierden sumas millonarias cada año por el IVA no reclamado de los viajes de negocios de sus empleados. Con tantas normativas fiscales como hay en el Reino Unido y en el resto del mundo, el proceso de devolución resulta confuso y agotador para muchos equipos financieros. Por suerte, TravelPerk ha creado una sencilla solución de reclamación del IVA que te permite reducir los costes de los viajes y ahorrar hasta un 25 % del presupuesto anual para viajes. TravelPerk recopila en tu nombre las facturas de los proveedores de servicios para que recuperes todo el dinero que te corresponde.

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Los viajes de negocios vuelven a estar en auge. Statista prevé que aumentarán un 38 % en 2022 y que se habrán recuperado completamente al nivel anterior antes de 2024. De acuerdo con las conclusiones de Skift, esto se debe a que las reuniones presenciales presentan mayores índices de éxito. Además, son la opción preferida de ocho de cada diez ejecutivos.

Si eres gerente financiero y te toca crear el presupuesto para viajes de negocios, querrás prepararlo de forma que tu equipo tenga éxito y que, a su vez, sea viable desde el punto de vista económico. 

Conseguir algo así supone todo un desafío y por eso queremos ayudarte. En este artículo veremos los cinco pasos que te ayudarán a crear un presupuesto viable para viajes de negocios.

5 consejos para preparar el presupuesto para viajes de negocios

Cuando organices el presupuesto para viajes de negocios, debes asegurarte de que los gastos se correspondan con los objetivos, las necesidades y los resultados de la empresa.

Para que resulte más fácil, conviene seguir estos pasos:

1. Determina qué cantidad es realista para tu empresa

El primer paso consiste en precisar cuánto dinero puedes gastar en viajes de negocios sin poner en peligro otros gastos esenciales, como el alquiler o las nóminas.

Si en tu empresa se están empezando a retomar los viajes de negocios, un buen punto de partida para hacerte una idea realista de los costes de los mismos es echar un vistazo a los patrones de viajes anteriores. Por ejemplo:

• Duración media de la estancia.
• Precios de los billetes de avión.
• Conexiones y traslados por tierra.
• Gastos de dietas.
• Alojamiento y ocio. 
• Inscripciones en conferencias.
• Visados.
• Seguros.

Con todo esto, puedes empezar a calcular cuánto podría costar un viaje de negocios corriente y decidir cuál sería el presupuesto más realista en función de tus necesidades de viajes actuales y de los objetivos de la empresa de cara al futuro. En última instancia, todos los gastos derivados de los viajes de negocios deben ser justificables en razón del rendimiento que la inversión puede generar para tu empresa. 

A la hora de asignar un presupuesto, también debes tener en cuenta las necesidades de cada equipo. Por ejemplo, los equipos de ventas suelen viajar con más frecuencia que los de departamentos en los que no se trata tanto directamente con el cliente. 

A partir de estos cálculos iniciales, tienes que decidir qué gastos de los viajes de negocios pueden reclamar los empleados, además de comparar tus ingresos y gastos actuales. De este modo, podrás hacerte una idea de la cantidad de dinero que debes reservar para los viajes de negocios.

2. Ten en cuenta la estacionalidad y los factores externos

¿En ciertas épocas del año hay más carga de trabajo en tu empresa que en otras? ¿Hay momentos puntuales del año en que los directores o los equipos de desarrollo de negocio asisten a más conferencias y eventos del sector? Estos elementos se deben tener en cuenta a la hora de confeccionar un presupuesto para viajes de negocios. 

Piensa también en otros factores externos que pueden influir en la cantidad de dinero que vas a destinar a los viajes de negocios. Un ejemplo sería el aumento de la inflación.

3. Busca maneras de reducir los gastos

Hay muchas formas eficaces de optimizar el presupuesto para viajes y reducir costes. Estas son algunas de ellas:

• Reserva con antelación. A veces, es inevitable tener que hacer reservas de última hora, pero intenta reservar los viajes con antelación siempre que sea posible. De esta forma, te beneficiarás de ciertas ventajas, como precios de vuelos más baratos, mejores ofertas de hotel, etc.
• En lugar de usar taxis o alquilar un coche, anima a los empleados a utilizar en sus desplazamientos terrestres el transporte público, como el autobús, el tranvía o el tren.
• Usa una aplicación de gestión de viajes para hacer las reservas. En lugar de perder tiempo y dinero buscando en diferentes sitios web, usa una plataforma de gestión de viajes como TravelPerk, donde podrás realizar todas las reservas en un mismo lugar y tendrás acceso a tarifas de hotel muy competitivas y a un catálogo de vuelos líder en el sector.
• Haz reservas con tarifas flexibles. Las reuniones se pueden cancelar, se convocan huelgas, los empleados se ponen enfermos... Cuando te encargas de gestionar el presupuesto para viajes de negocios de tu empresa, hay cosas que escapan a tu control. Elige opciones de reserva flexibles para poder solicitar la devolución del dinero en caso de que surja algún imprevisto. FlexiPerk, por ejemplo, te permite cancelar cualquier viaje de negocios hasta 2 horas antes de la salida y recuperar el 80 % del importe.

4. Establece una política de viajes de negocios clara y mantén informados a los empleados

Cuando hayas determinado qué presupuestos son realistas para tu empresa y cómo se pueden ahorrar costes, es importante que todo el mundo esté al tanto de ello.

Para muchos empleados, los viajes de negocios son una ventaja, y nosotros opinamos lo mismo, claro; pero es fundamental controlar los costes, especialmente si se trata de una empresa pequeña.

La mejor forma de conseguirlo es contar con una política de viajes de negocios clara a la que tengan acceso todos los trabajadores que deban viajar.

Una política de viajes suele constar de guías sobre el proceso de reserva, las categorías de los gastos y sus correspondientes informes y, lo más importante, las compras reembolsables y no reembolsables. Así, los empleados estarán bien informados acerca de los pagos que se pueden considerar gastos de los viajes de negocios.

Si no sabes por dónde empezar, descárgate nuestra plantilla de política de viajes para dar los primeros pasos.

Por otro lado, es importante que los empleados puedan acceder fácilmente a la política de viajes para poder cumplirla. La mejor forma de mejorar el cumplimiento de la política de viajes es integrarla en tu herramienta de reserva de viajes de negocios. De esta forma, puedes configurar aprobaciones automáticas para las reservas que cumplan la política y hacer un seguimiento de las reservas que no lo hagan, lo que te permite controlar mejor el presupuesto para viajes de negocios. 

5. Prepara un presupuesto que se pueda adaptar

Contar con un presupuesto es imprescindible para tu empresa, pero procura prepararte para los imprevistos. Tu presupuesto para viajes de negocios debe poder adaptarse a situaciones inesperadas, tales como emergencias o gastos imprevistos. 

Deja siempre un margen de error cuando calcules el coste de tus viajes de negocios.

5 formas de controlar el exceso de gasto en el presupuesto para viajes de negocios

Si eres gerente financiero y te toca crear el presupuesto de gastos para viajes de negocios, sabrás lo complicado que es hacer un seguimiento de los costes de los mismos y, a su vez, permitir que los empleados se beneficien de las mejores ofertas. 

En Estados Unidos, el gasto en viajes de negocios en 2021 alcanzó la friolera de 322 420 millones de dólares. Es probable que esta cifra aumente en lo que queda del año 2022, por lo que los equipos financieros que controlan los presupuestos para viajes de negocios deben tener cuidado con el exceso de gasto.

Conocer las fuentes principales del exceso de gasto de la empresa te ayudará a adelantarte a los acontecimientos a la hora de organizar el presupuesto para viajes de negocios.

Aquí te presentamos varias posibles causas del exceso de gasto y cinco formas de mantener a raya el presupuesto para viajes de negocios de tu empresa.

1. Usa una plataforma todo en uno

Cuando los empleados reservan sus viajes de negocios a través de diferentes plataformas y aplicaciones, gestionar los presupuestos y llevar un seguimiento de los gastos puede resultar caótico.

Los gerentes financieros con experiencia saben que iniciar sesión en distintas plataformas para descargar las facturas individuales para realizar los reembolsos necesarios acaba siendo una tarea tediosa, con un seguimiento complicado y perjudicial para la gestión del gasto.

Con el fin de simplificar la recopilación de facturas e informes de gastos, busca una empresa de gestión de viajes con una plataforma todo en uno donde puedas reservar los vuelos, el alojamiento y los traslados en un mismo lugar. Lo ideal es que, además, sea una plataforma fácil de usar, con un buen servicio de asistencia al cliente y muchas opciones de viajes. 

TravelPerk te ofrece la mejor solución de gestión de viajes de negocios del mercado, incluso para pequeñas empresas. Nuestra plataforma cuenta con un amplio catálogo de vuelos y te ayuda a encontrar los mejores precios.

2. Implementa los informes en tiempo real

El exceso de gastos de viajes se produce cuando los equipos financieros no tienen una visión clara de las tendencias de gasto de la empresa. Si no se dispone de datos en tiempo real, las decisiones financieras se toman a posteriori, en lugar de hacerlo en el momento. 

Si tienes acceso a los datos en tiempo real, podrás detectar qué equipos realizan constantemente reservas que exceden el presupuestos (como tarifas de hotel astronómicas en Nueva York, por ejemplo). También podrás ajustar la asignación de gasto diario de las tarjetas de crédito para los viajes nacionales e internacionales.

Los informes flexibles en tiempo real de TravelPerk te permiten afinar con precisión el presupuesto para viajes de negocios. Nuestros informes en tiempo real desglosan los datos por empleado, tipo de transporte, tipo de reserva y cancelación. También permiten a tu equipo programar los informes dentro de un plazo predeterminado y configurar alertas cuando toque tomar decisiones basadas en los datos.

3. Comunica las políticas de viajes de negocios

Las empresas que quieran encontrar soluciones proactivas al exceso de gasto deben informar a sus empleados de los procesos de aprobación de los gastos de los viajes de negocios, así como del rembolso de los mismos. Es una práctica con la que los empleados aprenden la política de viajes de negocios y, a su vez, permite a la empresa revisar las directrices.

Organiza una reunión con todos los equipos y departamentos implicados para abordar las cuestiones planteadas a continuación. Así, podréis identificar las lagunas de conocimiento de la política por parte de los empleados y ampliar el alcance del proceso de aprobación de la política actual:

• ¿Los empleados conocen la política de viajes vigente?
• En caso afirmativo, ¿cómo se les ha informado al respecto? ¿Con qué frecuencia se les comunica? 
• ¿Es necesario actualizar la política de viajes de tu empresa?

A continuación, establece un programa claro que indique la frecuencia con la que se van a comunicar las políticas de viajes de la empresa a los empleados. En esta etapa, decidir la información pertinente que se incluirá también te ayudará a no dejar fuera del mensaje ningún elemento necesario. Por ejemplo, la información sobre las deducciones fiscales, los gastos imprevistos y las políticas relacionadas con los impuestos. 

Además, establecer un calendario de revisión de la política en estas reuniones garantiza el análisis continuo de los resultados de la misma a lo largo del año. Por ejemplo, llevar a cabo revisiones en función de una fecha o un evento predeterminados, como un cambio significativo en el tamaño o la estructura de la empresa. También es importante informar sobre las políticas que afectan a toda la empresa o solo a ciertos departamentos.

A su vez, es fundamental expresar con claridad las excepciones a las políticas de viajes de negocios. Por ejemplo, ¿hay algún caso en el que los empleados puedan superar el límite del presupuesto? 

Para que se cumpla mejor la política, opta por una herramienta de reservas con políticas integradas personalizables que proporcione una visión clara de los parámetros de las mismas. Con TravelPerk, puedes establecer dichos parámetros para equipos que viajan con más frecuencia o para empleados con asignaciones especiales. También puedes automatizar y configurar los límites que permiten a los empleados reservar viajes con arreglo a las políticas de la empresa, sin necesidad de aprobación previa. Por otro lado, si alguno de sus viajes incumple la política, TravelPerk lo indicará para que lo revise la persona encargada de su aprobación.

Contar con políticas de viajes para los empleados es esencial para satisfacer sus necesidades y mejorar el cumplimiento de las mismas. La plantilla de política de viajes de TravelPerk es un buen comienzo. Es muy completa, totalmente personalizable y se ha diseñado para que puedas establecer tus políticas de viajes en tan solo unos minutos.

4. Planifica con antelación los viajes de negocios

Las reservas de última hora aumentan los gastos de la empresa con respecto al coste de los viajes de negocios. Los datos en tiempo real permiten conocer los viajes que los empleados reservan a última hora, pero la apuesta más segura es planificar todo por adelantado para obtener tarifas más baratas.

Una forma de planificar los gastos y respetar el presupuesto es reservar los viajes de negocios a conferencias o retiros al principio de cada año natural. 

Ofrecer a los empleados beneficios, recompensas o mejoras en relación con los viajes de negocios sirve para animarlos a hacer sus reservas con antelación con el fin de conseguir billetes de avión y habitaciones de hotel a buen precio.

 5. Ofrece flexibilidad para la cancelación de viajes

Aunque un viaje se planifique con antelación, los viajeros de negocios necesitan una flexibilidad total por si tienen que cancelarlo.

Según una reciente encuesta de GlobalData, el 52 % de los encuestados se mostraron preocupados por las restricciones internacionales para viajar. Después de la pandemia, los viajeros de negocios necesitan contar con opciones flexibles debido a los posibles retrasos o cancelaciones derivados de las restricciones.

En definitiva, crea un presupuesto para viajes de negocios eficaz para tu empresa mientras controlas el exceso de gasto. Una herramienta de viajes de negocios como TravelPerk ofrece a los empleados la libertad para reservar ellos mismos sus viajes, al tiempo que te permite controlar el presupuesto. Reserva una demostración para ver cómo TravelPerk te ayuda a controlar el exceso de gasto en tu presupuesto para viajes de negocios. 

Si ya has establecido el presupuesto, asegúrate de que es realmente eficaz para ti. Vamos a profundizar un poco más en cómo optimizar el presupuesto para viajes de negocios durante todo el año y qué estrategias y herramientas clave puedes usar para simplificar el trabajo de tu equipo financiero. Para obtener más información, haz clic en el siguiente artículo.

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Con nuestra plantilla de política de gastos de viaje, ya no tendrás que hacer el trabajo duro. Tras consultar a profesionales en gestión de viajes para entender cuáles son los elementos esenciales de una política, desarrollamos una que es concisa, fácil de entender y muy sencilla de personalizar. 

Obtén ahora la plantilla, o sigue leyendo para informarte sobre lo que incluye, por qué lo incluimos y cómo personalizar cada elemento para tu propia empresa. Te sorprenderá lo fácil que es planificar un viaje de negocios.

¿Qué contiene nuestra plantilla de política de viáticos?

Nuestra plantilla de política de viáticos para empresas para viajeros del Reino Unido, EE. UU. o la UE incluye las seis secciones clave que se detallan aquí. Le dimos un formato fácil de leer y de personalizar. Se puede aplicar a viajes nacionales o internacionales, viajes en avión, en tren, etc. 

Una política de viáticos corporativos eficaz tiene seis secciones clave:

1. Introducción
2. Proceso de reservas
3. Categorías de gastos
4. Gastos no reembolsables
5. Informe de gastos y proceso de reembolso
6. Asistencia al viajero, seguridad y deber de cuidado

Veamos qué incluye cada sección. 

Descarga la plantilla de política de viáticos

Sección 1: Introducción

Una buena plantilla de política de gastos de viaje siempre debe incluir una introducción. ¿Por qué? Porque debes dejar claro al personal que tu política no es un pretexto burocrático, sino que les brinda seguridad, mejora la imparcialidad, y reduce el trabajo manual y la confusión. Te sugerimos hacer una lista de las principales ventajas de tu política de viáticos para que los viajeros comprendan su importancia de manera clara. 

Si tienes varias políticas de viáticos para distintos departamentos o clases de personal, explica a quién va dirigida la política en la sección de introducción.

Consejo clave: En la introducción, incluye las ventajas de cumplir la política para los viajeros, como la seguridad y el apoyo. Así, sabrán por qué es importante seguirla. 

Sección 2: Proceso de reservas

En la segunda sección de nuestra plantilla gratuita de política de viáticos, incluimos todo lo que tu personal necesita saber sobre dónde y cómo reservar viajes. Organiza el viaje de tu personal o déjalo en sus manos. Esta plantilla te servirá en ambos casos. 

• Cómo reservar. ¿Cuál es tu proceso, método o plataforma aprobados para reservar viajes de negocios? Si tu empresa utiliza una plataforma que permite reservar dentro de los márgenes de la política, incluye el nombre de tu plataforma de reservas aprobada. De lo contrario, escribe el nombre y los datos de contacto de la empresa o persona con la que deben comunicarse para reservar.
• Proceso de aprobación para la alta dirección. Es probable que el proceso de aprobación para la alta dirección sea diferente del de otros miembros del personal. La alta dirección puede requerir la aprobación de ejecutivos, y estos pueden requerir el visto bueno de otros miembros de la gerencia de primera línea. Todo esto debe estar incluido en tu política.
• Uso de programas de fidelización. Muchas empresas no permiten a los viajeros acumular puntos para sus programas de fidelización personales. Pero si confías en que tus viajeros sabrán aprovechar este beneficio, puedes autorizarlo y dejar una aclaración en tu política: “No se podrán elegir opciones más caras para conseguir puntos de fidelidad”.
• Extensiones por ocio. A veces, los viajeros de negocios quieren prolongar su viaje hasta el fin de semana o usar algunos de sus días de vacaciones. Debes incluir normas sobre las extensiones por ocio (o “bleisure”), como la diferencia de costo permitida para los vuelos de ida y vuelta. Conviene detallar qué gastos están cubiertos y cuáles se consideran “gastos personales” por “viaje personal”. Aclara que son gastos adicionales que no entran en la categoría de gastos empresariales de la política de viáticos.
• Viajes con personas ajenas a la empresa. Por lo general, no se reembolsan los gastos de viaje relacionados con cónyuges, familiares, mascotas o cualquier persona ajena a la empresa. Se pueden reembolsar si las personas ajenas a la empresa acompañan a miembros del personal por motivos de trabajo, como asistir a una conferencia o a un evento para hacer contactos. 

Consejo clave: Deja muy claro cómo se deben reservar los viajes. Utiliza una plataforma de reservas corporativa para hacer un seguimiento de los viajes en un solo lugar. 

Sección 3: Categorías de gastos

Una parte importante de cualquier política y procedimiento de gastos es determinar los gastos permitidos. De este modo, tu política de viáticos será más rentable y estará mejor alineada con las necesidades de tu empresa para cada viaje. 

En la tercera sección de nuestra plantilla de política de viáticos de empresa, desglosamos los gastos de viajes de negocios por categorías comunes: vuelos, alojamiento, transporte terrestre, comida y entretenimiento, y uso del teléfono personal. 

Esta es la información que deberá incluir cada categoría:

Viajes en avión

• Herramienta o método de reserva aprobado.
• Proveedores preferidos (si los hubiera).
• Criterios de autorización de la clase business (por ejemplo, para vuelos de una duración determinada o para el personal de un cierto nivel de jerarquía). Criterios para determinar si viajan en clase económica o business.
• Días de antelación para reservar viajes internacionales.
• Días de antelación para reservar viajes nacionales.

Alojamiento

• Herramienta o método de reserva aprobado.
• Tarifas máximas por noche y ciudad para las habitaciones de hotel.
• Proveedores preferidos y detalles de las tarifas negociadas (si las hubiera).
• Normas sobre las habitaciones estándar y las mejoras de categoría (por ejemplo, las habitaciones estándar se reservan por defecto y se puede elegir una de categoría superior si se ofrece sin cargo adicional).
• Gastos de hotel reembolsables, como el estacionamiento.
• Normas para reservar Airbnb o departamentos de alquiler.

Viajes en tren

• Herramienta o método de reserva aprobado.
• Clase de billete de tren permitida, como clase económica.

Taxis y viajes compartidos

• Criterios de autorización de taxis y viajes compartidos (por ejemplo, cuando el transporte público no es viable).
• Importe máximo por transacción.

Vehículos de alquiler y personales

• Tipo de vehículo de alquiler permitido (por ejemplo, compacto o mediano).
• Cantidad de miembros del personal que pueden compartir un vehículo de alquiler cuando viajan juntos.
• Importe reembolsable por milla o kilómetro.

Conferencias y eventos

• Proceso de reembolso de gastos de inscripción a conferencias o eventos si no se paga por adelantado. 
• Proceso para otros gastos relacionados con la conferencia o el evento, como comidas o cualquier otro aspecto no incluido en el costo de la inscripción.

Comidas, viajes y ocio

• Importe reembolsable por desayuno.
• Importe reembolsable por almuerzo. 
• Importe reembolsable por cena.
• Como alternativa, importe máximo diario.
• Gastos de comidas personales durante el viaje.
• Normas sobre las comidas de negocios, como quién aprueba el importe.
• Normas sobre los gastos de representación de los clientes, como los gastos permitidos.

Uso del teléfono personal

• Importe o porcentaje de la factura del teléfono celular que será reembolsable durante las semanas del viaje. Criterios de reembolso de gastos de llamadas por motivos personales. 
• Posibilidad de reembolso en caso de daño o robo del teléfono personal durante los viajes de negocios y, de ser así, hasta qué importe.

Consejo clave: Nuestra plantilla de política de viáticos lo tiene todo. Tan solo tienes que introducir los importes, los proveedores aprobados y otros detalles para cada categoría de gastos reembolsables. También puedes eliminar con facilidad todo lo que no se adapte a tu empresa.

Sección 4: Gastos no reembolsables

Incluye una lista con los principales gastos de viaje que tu empresa no reembolsará. Aclara que tu empresa solo cubrirá los gastos relacionados con los viajes y las provisiones contempladas en la sección anterior. 

Estos son algunos ejemplos de gastos no reembolsables que puedes incluir en tu política de viáticos:

• Compras durante el vuelo no incluidas en la tarifa. 
• Tasas por exceso de equipaje.
• Gastos de guardería infantil, cuidado y alojamiento de mascotas.
• Gastos de familiares que acompañan a los miembros del personal en su viaje.
• Artículos de aseo o prendas de vestir.
• Afiliaciones a programas de membresía de aerolíneas.
• Compras en el minibar o facturas del bar.
• Lavandería o limpieza en seco.
• Multas de estacionamiento o infracciones de tráfico.
• Cargos de cambio de billetes de avión.
• Transporte en tren de primera clase.
• Alquiler de vehículos Premium, Luxury o Elite.
• Películas, entretenimiento en línea o periódicos.
• Uso de spas y gimnasios.
• Flores y dulces.
• Servicio a la habitación.
• Camas o ropa de cama adicionales.
• Prendas de vestir.
• Daños a vehículos personales.
• Seguro de la empresa de alquiler de vehículos.

Consejo clave: Consulta a colaboradores, como el director financiero y algunos de tus viajeros frecuentes, para decidir qué sería justo no incluir en todos los viajes de la empresa en general. Detalla qué se debe pagar al personal a su regreso y qué no (por ejemplo, los traslados al trabajo). 

Sección 5: Informe de gastos y proceso de reembolso

En la sección sobre tu política y procedimiento de gastos, asegúrate de incluir lo siguiente:

• Herramienta para contabilizar los gastos.
• Elementos que no hace falta contabilizar (por ejemplo, reservas hechas con tu herramienta de reservas aprobada).
• Persona a cargo de recibir los informes de gastos.
• Información que se debe incluir en las solicitudes de reembolso, como los recibos originales. 
• Plazo de presentación de las solicitudes de reembolso.
• Tiempo de procesamiento habitual para recibir el reembolso.

Normativa sobre el uso de tarjetas de crédito personales.

Consejo clave: Aclara qué herramienta debe utilizar el personal para presentar gastos y solicitudes de reembolso.

Descarga la plantilla gratuita 

Sección 6: Asistencia al viajero, seguridad y deber de cuidado

Diseña una política de viáticos que capture el interés de los viajeros. Procura incluir toda la información que necesiten para que la lean con regularidad y, así, se familiaricen con el documento. No cabe duda de que los viajeros se preocupan por su seguridad, y tu empresa debe demostrarles que esa es su prioridad. Incluye información sobre asistencia al viajero, seguros de viaje y tu proveedor de cuidado dentro de la política de viáticos.

• Seguimiento de la ubicación de los viajeros. Informa a los viajeros de que se realiza un seguimiento del viaje cuando reservan mediante tu método o herramienta aprobados. En caso de emergencia, se tomarán medidas para evacuarlos. Si no sabes dónde están, ¡no puedes ayudarlos! Incluye el nombre de la herramienta aprobada y explica los pasos a seguir para un seguimiento preciso del viaje en caso de que deban reservar con otro método por un motivo válido.
• Asistencia al viajero. En caso de cancelaciones, cambios, etc., ¿a quién deben llamar los viajeros? Incluye los datos de contacto de tu proveedor de asistencia al viajero, como números de teléfono, direcciones de correo electrónico y lo que corresponda. Si hubiera varios números, según la región o el idioma, inclúyelos también. 
• Apoyo en caso de emergencia. En este subapartado, indica tu proveedor de asistencia (si tuvieras uno) y los datos de la póliza de seguro de viaje. También deja el nombre del empleado o del proveedor con el que se deben comunicar en caso de emergencia. 

Consejo clave: Incluye información sobre asistencia en viaje, seguros y seguridad. Esto permitirá a los viajeros obtener toda la información necesaria en un solo lugar. Además, podrán familiarizarse con la política en su conjunto.

Pasos clave para implementar la política de viáticos

• Personalizar. Personaliza y completa la plantilla de la política de viáticos. Trabaja junto con otros colaboradores para modificar y personalizar la política según sea necesario. Recopila todos los detalles, como el seguro de viaje, las tarifas nocturnas, etc. 
• Automatizar. Actualiza la política de viáticos automatizada. Crea o actualiza una política de viáticos automatizada para que los viajeros y administradores puedan reservar siempre dentro de los márgenes de la política.
• Implementar. Pon en práctica la política. Dependiendo del tamaño de tu empresa, pon en práctica el nuevo documento de política y la política automatizada con todo el personal o con un subconjunto inicial.
• Escuchar. Busca opiniones sobre la nueva política. Pide la opinión del personal acerca de la claridad de la política de viáticos y la facilidad de uso de las herramientas aprobadas y la automatización de la política.

Obtén la plantilla ahora o suscríbete a una prueba gratuita de TravelPerk Premium para poder crear una política automatizada integrada en el proceso de reserva de viajes.

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Cómo mejorar el cumplimiento de la política de viáticos corporativos

¿Tienes un problema de cumplimiento con la política de viáticos? ¿El personal ignora intencionalmente la política de viáticos y gastos, o se debe a una falta de capacitación? El incumplimiento puede deberse a varios motivos. Puede que sea la herramienta de reservas de tu empresa, la cultura de tu empresa o, incluso, el propio documento de la política.

Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta si deseas mejorar el cumplimiento de la política de viáticos de tu empresa: 

• ¿Tu política es obsoleta? Esto se puede deber a cambios dentro de tu organización o simplemente a que tu política actual no se esté cumpliendo. Tal vez haya llegado el momento de revisarla y renovarla.
• Supervisa los problemas de cumplimiento. Utiliza un software de gestión de viajes para supervisar el cumplimiento de la política y usa esa información para entender el origen del problema. 
• La autoreserva mejora el cumplimiento de la política. Puede que el problema sea tu herramienta de reservas preferida. Opta por una que permita a tu equipo reservar viajes de negocios según sus preferencias, siempre respetando los márgenes de tu política. Así, se reducirán las posibles confusiones e incumplimientos.
• Elije una herramienta de reservas fácil de usar. Tu personal prefiere un software de fácil manejo, con asistencia adecuada y opciones amplias. 
• Incorpora tu política de gastos de viaje a la herramienta de reservas. De este modo, se crea un sistema automático que autoriza o rechaza distintos tipos de viajes, en función de las necesidades de la empresa.

Si adaptas tu política a la realidad con el software de viajes corporativos adecuado, aumentarás el cumplimiento en todo momento y sin necesidad de microgestión.

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El papel del controller financiero se suele confundir con el del director financiero. Y no es de extrañar, ya que ambos cargos llevan la palabra «financiero». Sin embargo, desempeñan funciones muy diferentes en una organización.

En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre el control financiero y las tareas relacionadas. También hablaremos sobre las diferencias de este puesto con respecto al de director financiero. ¡Que lo disfrutes!

¿Qué es un controller financiero?

Un controller financiero, también llamado auditor, ocupa un cargo de alto nivel en las labores de contabilidad de una empresa. Se asegura de que la información de los estados financieros de la empresa sea precisa y de cumplir las normas y leyes de contabilidad pertinentes. 

Los controllers financieros inician sus carreras en la contabilidad pública como contadores públicos. Muchos tienen al menos uno o varios títulos profesionales (como ADE o Economía, Contabilidad y Finanzas) o un Máster en Administración y Dirección de Empresas, además de unos años de experiencia en entornos corporativos. 

Los controllers financieros pueden aportar valor a otras funciones de tu empresa como la gobernanza empresarial o el planeamiento estratégico. 

Sin embargo, no suelen hacer anotaciones en la contabilidad diaria. Esta tarea se le puede asignar a un contable de menor antigüedad que tenga al menos un título universitario. Esto nos lleva a la pregunta: ¿qué hace exactamente un controller financiero? 

¿Qué hace un controller financiero?

Un controller financiero se asegura de preparar a tiempo los informes financieros de la empresa (incluidos los estados financieros). También se asegura de que el departamento de contabilidad lleve a cabo todos los procesos pertinentes, desde conciliar el inventario hasta comparar facturas con los registros contables, siempre siguiendo los controles internos. 

Hablando de eso, el controller financiero también ayuda a crear las políticas de control interno de la empresa.

Además, el controller financiero suele ser el responsable de presupuestar y predecir datos financieros. También es la persona de contacto principal con los auditores externos de la empresa y se encarga de facilitar cualquier información que puedan necesitar durante los procesos de auditoría. 

En resumen, un controller es un jefe de contabilidad, por lo que se trata de un puesto de nivel ejecutivo. El controller principalmente supervisa el funcionamiento de las operaciones de contabilidad de una empresa y del personal del departamento. 

A continuación, encontrarás un resumen de las funciones principales de un controller financiero o que pueden aparecer en una descripción de este puesto de trabajo:

• Supervisar y controlar los procesos y operaciones de contabilidad de la empresa, incluyendo facturas, contabilidad de gastos, registros de inventario, etc.
• Preparar, consolidar y publicar los estados financieros a fin de mes (flujo de efectivo, saldo de ingresos y balance financiero).
• Confirmar la precisión de las transacciones y su adhesión a las normas de contabilidad relevantes como PCGA o NIIF. 
• Garantizar el cumplimiento de las leyes societarias y tributarias de la jurisdicción pertinente.
• Supervisar y dirigir la planificación financiera, presupuestar los próximos períodos contables y preparar los informes de desempeño con las mediciones de desempeño pertinentes como las desviaciones con respecto al anterior ejercicio contable.
• Documentar y contribuir a desarrollar las políticas de control interno de la empresa.
• Supervisar y plantear recomendaciones para el sistema de contabilidad de la empresa.
• Supervisar el flujo de efectivo y la antigüedad de las cuentas a pagar y de las cuentas a cobrar. 
• Estar en contacto con los auditores externos de la empresa durante el proceso de auditoría.
• Aportar ideas al equipo financiero y trabajar con otros directivos para formular la estrategia financiera de la empresa.
• Aportar información relevante al director financiero y ayudar a las partes internas y externas en la presentación de los informes financieros para facilitar la toma de decisiones.

El puesto de controller financiero es uno de los más importantes de una organización. Debe tener buenas aptitudes de liderazgo, excelentes habilidades de comunicación y una buena atención al detalle para poder centrarse en los aspectos más estratégicos de la gestión financiera. 

Aunque tienen connotaciones similares, los puestos de controller financiero y director financiero son bastante diferentes. Vamos a ver las diferencias.

Controller financiero vs director financiero (CFO)

La idea de que el controller corporativo y el director financiero (CFO) hacen lo mismo suele ser falsa, aunque no siempre. En ocasiones, el control financiero va asociado a las funciones del director financiero, sobre todo en empresas pequeñas que aún no necesitan un director financiero con experiencia. 

Ahora bien, los directores financieros son fundamentales en un entorno corporativo y tienen responsabilidades y objetivos muy diferentes con respecto a los controllers en una organización más desarrollada.

La principal diferencia entre los dos puestos es que el trabajo del controller tiene que ver (principalmente) con transacciones del pasado y presente de la empresa, mientras que la función del director financiero tiene que ver sobre todo con el futuro de la empresa.

El controller se ocupa principalmente de las funciones de contabilidad, como el registro de las transacciones y la preparación de los estados financieros. 

El director financiero se centra en preparar la hoja de ruta financiera de la empresa, como decidir la viabilidad de una fusión, conseguir el coste de capital óptimo y mejorar la salud integral del balance financiero de la empresa. 

El controller es un profesional de la contabilidad que dirige el departamento contable, mientras que el director financiero es un analista financiero cuya función es mucho más amplia. El director financiero no se encarga de preparar las cuentas de la empresa o de controlar los impuestos de las nóminas como el controller. 

Un director financiero estratégico aclara correctamente la diferencia entre un controller y un director financiero.

«La diferencia entre un controller y un director financiero es principalmente la perspectiva. Un controller se centra en el cumplimiento normativo y en mantener un registro histórico o, dicho de otro modo, en la táctica, mientras que un director financiero se ocupa de la planificación y desempeño futuro, es decir, la estrategia. 

Mientras que los controllers suelen contar con experiencia en contabilidad, no se puede decir lo mismo de los directores financieros. Debido a la creciente automatización de los procesos de contabilidad, los directores financieros tienen experiencia financiera o bancaria».

¿Cómo destacar como controller financiero?

Ahora ya sabes las diferencias entre un controller y un director financiero y qué funciones desempeña un controller. Sin embargo, solo con saber las responsabilidades de un controller, no harás que tu negocio vaya a ninguna parte, a no ser que aprendas cómo puede destacar en su trabajo.

Vamos a hablar sobre algunos puntos esenciales para tener éxito como controller.

Tener experiencia en contabilidad

Dado que un controller se ocupa de gestionar todas las tareas de contabilidad de la empresa, idealmente tendrá que tener diez años o más de experiencia en un puesto superior de contabilidad para tener éxito. Este requisito sobre la experiencia, sin embargo, puede estar sujetos al tamaño de la organización.

El controller no se encarga de llevar los registros ni de procesar datos, pero tiene que conocer todo el proceso, desde las anotaciones del libro de cuentas hasta la consolidación de los estados financieros. Tiene que saber de todo, aunque no tenga que hacerlo él mismo.

Aportar informes financieros detallados

Los informes financieros son el centro del trabajo del controller. La información financiera es importante para que las empresas sean capaces de evaluar cómo se desarrollaron sus estrategias en el pasado y cómo deben ser las del futuro.

Esto significa que la responsabilidad del controller no se limita a elaborar informes financieros rigurosos. Lo importante es que la información financiera aporte ideas valiosas que faciliten la toma de decisiones relativa a la gestión de la empresa y la estrategia financiera.

Un informe (La evolución del papel del controller financiero) realizado por Ernst & Young señala algunas prácticas recomendadas que los controllers deben tener en cuenta al elaborar informes de datos financieros:

• Entregar los datos financieros electrónicamente.
• Hacer informes breves y relevantes.
• Incorporar indicadores clave de rendimiento cualitativos en los informes financieros.
• Añadir una interpretación o comentarios basados en la experiencia y perspicacia, siempre que aporten valor.

Automatizar y optimizar los procesos 

Ya que la función del controller es... pues eso, controlar, también tiene que controlar los recursos que usa en su trabajo. Por tanto, debe simplificar los procesos contables y contribuir a la eficiencia general de la empresa. 

Y a la hora de optimizar los procesos, la automatización de la contabilidad puede tener un papel fundamental. La automatización aporta eficiencia y permite dedicar tiempo a otras tareas que no se pueden hacer automáticamente. 

Una de las principales tareas en contabilidad es la introducción manual de datos financieros. Este proceso no solo puede conllevar errores humanos, sino que también consume mucho más tiempo, sobre todo si los datos se introducen varias veces y en varios sitios.

La automatización acaba con la necesidad de introducir datos financieros manualmente y minimiza el riesgo de cometer errores. La herramienta más común de la que puede disponer una empresa es un programa ERP (Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales). Sin embargo, hay otras herramientas que puede usar un controller para la automatización, como programas de facturación, sistemas de nóminas y programas de viajes gestionados.

El futuro de los controllers financieros

Un informe de IMA y Deloitte (Salirse de lo normal: impulsar el papel del controller) afirma que hay cuatro funciones generales que lleva a cabo el controller. Añade que un gran número de controllers se han centrado principalmente en:

• Gestionar los riesgos
• Preservar los activos
• Mantener la eficiencia y eficacia de las operaciones contables 

Sin embargo, los controllers también pueden contribuir a las estrategias financieras de la empresa e impulsar su ejecución. Estos aspectos tradicionalmente han sido una pequeña parte de las funciones del controller y se reservan a los directivos que se encargan de la planificación y los análisis financieros. 

Sin embargo, el futuro puede ser más inclusivo para los controllers financieros. Los controllers pueden aportar valor a la planificación estratégica de la empresa. Son los únicos que tienen los datos más detallados de las transacciones de la empresa y pueden liderar con una buena información. 

Si los directores financieros amplían el alcance del controller financiero, pueden descubrir el valor exponencial de un puesto fundamental que se ha limitado tradicionalmente a controlar.

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El trabajo de un asistente de dirección no es fácil, pero es esencial en cualquier empresa. Es necesario contar con diversas habilidades y es un puesto que requiere asumir muchas responsabilidades. Sin su ayuda, algunas empresas lo pasarían incluso mal para mantenerse a flote. En esta guía veremos qué es un asistente de dirección y cuáles son sus responsabilidades y tareas.

¿Qué es un asistente de dirección?

Un asistente de dirección se encarga de ofrecer apoyo administrativo a nivel ejecutivo en la empresa y entre sus principales tareas está gestionar la oficina, organizar viajes, gestionar eventos, crear informes y responder llamadas, entre otras.

Por lo que respecta a la formación, para ser asistente de dirección es necesario contar con una titulación mínima de grado medio o superior, y no se suele exigir una determinada especialización.

La mayoría de las empresas tampoco piden ningún certificado especial para acceder al trabajo, pero, si el candidato tiene algún título en un campo relacionado, puede resultar útil para su carrera profesional. Las habilidades necesarias más habituales suelen ser la resolución de problemas, la gestión del tiempo, la capacidad organizativa, las habilidades para establecer relaciones interpersonales, la gestión de proyectos y el conocimiento del software que se utiliza.

Aunque en muchas empresas se contratan asistentes de dirección diferentes para cada consejero o director, en las empresas pequeñas lo habitual suele ser contratar a un único asistente para varias personas. Normalmente, depende del tamaño de la empresa y de las necesidades de los directores. Cuando estos se encargan de muchas tareas, necesitan asistentes de dirección individuales, y viceversa. 

Funciones de un asistente de dirección

En muchas ocasiones, los asistentes de dirección tienen agendas más apretadas que las de los propios directores, sin exagerar. El asistente de dirección asume numerosas responsabilidades y obligaciones en el día a día para garantizar que todos los procesos de la empresa se desarrollen correctamente. 

A continuación, presentamos una lista de responsabilidades que podrás encontrar en cualquier descripción de un trabajo como asistente de dirección:

• Ser la persona de contacto para cualquier comunicación general con su superior.
• Responder llamadas y transferirlas a la persona adecuada.
• Gestionar los viajes del consejero o director para el que trabaja y realizar el seguimiento de sus itinerarios.
• Buscar y organizar los datos para presentarlos a la alta dirección (directores, ejecutivos, comités, etc.).
• Recopilar los informes de gastos.
• Realizar tareas de contabilidad.
• Gestionar memorandos, informes, facturas y documentos relacionados, incluida la información confidencial.
• Mantener la confidencialidad de la información.
• Filtrar a los visitantes y decidir si pueden reunirse con los directores o no.
• Realizar tareas de oficina, como la adquisición de material de oficina y la gestión del sistema de archivo.
• Gestionar y registrar las necesidades en cuanto a suministros.

Aunque parece una lista larga, la verdad es que la descripción del puesto de trabajo y la lista de tareas suele ser interminable, ya que siempre van a ir apareciendo nuevos retos que superar y tareas que realizar. Quizá a mucha gente no le resulte nada atractivo, pero puede ser un trabajo realmente gratificante.

Cualidades de un asistente de dirección 

1. Grandes dotes organizativas

Seguro que a nadie le sorprende que los mejores asistentes de dirección posean unas dotes organizativas absolutamente extraordinarias. Como asistente de dirección, te conviertes en responsable de dos volúmenes de trabajo inmensos: el tuyo propio y el del director para el que trabajas. Tienes que ser capaz de priorizar todas las tareas que hay que hacer y gestionarlo todo con la mayor eficacia posible. 

También es fundamental ser capaz de hacer varias tareas a la vez. Da igual lo bien que se haya planificado el día, siempre surgen emergencias y cuestiones urgentes que requieren atención inmediata. Por eso es necesario ser lo suficientemente flexible como para gestionarlas. Cuando hayas apagado todos los fuegos, puedes volver a tu planificación previa sin problemas. 

Es necesario ser una persona organizada, para que toda la información que el director o tú podáis necesitar esté al alcance de la mano.

2. Conocimientos de tecnología

Ya hemos hablado a grandes rasgos sobre cómo la tecnología ha cambiado drásticamente el trabajo de un asistente de dirección, al ofrecer a los directores soluciones para algunas de las funciones administrativas más tradicionales. Los asistentes de dirección deben hacer un trabajo más analítico y estratégico, pero tener buenos conocimientos desde el punto de vista tecnológico también es clave. 

Los asistentes administrativos deben dominar a la perfección los programas tradicionales de Google y Microsoft Office, como Excel y PowerPoint, así como una serie de herramientas y recursos que les ayudarán a hacer mejor su trabajo, como Slack, Calend.ly y TravelPerk, entre muchos otros.

Introducir los datos, levantar actas y mantener los registros son tareas muy importantes dentro de la labor de los asistentes de dirección. Por eso, estar al día de las últimas aplicaciones y soluciones del mercado facilitará, sin duda, su trabajo. 

Cada vez más directores utilizan algunas de estas soluciones tecnológicas, lo que supone que los propios asistentes de dirección tienen que ayudarles a solucionar problemas cuando surgen. 

3. Fiabilidad ante todo

Trabajar codo con codo con un miembro de la alta dirección de una empresa implica tratar información sensible y confidencial de manera habitual. Hablamos, por ejemplo, de información financiera de la empresa, cuestiones de RR. HH., secretos comerciales... Además, también se llegan a conocer crisis muy delicadas que, a menudo, hay que resolver. 

Es sumamente importante mantener la confidencialidad y la discreción por el bien tanto del director como de la propia organización. Si se pierde la confianza del director con el que se trabaja, resultará prácticamente imposible trabajar. 

4. Excelentes habilidades de comunicación

Un asistente de dirección trata constantemente con personas. Desde el director para el que trabaja hasta otros trabajadores de la empresa, pasando por clientes y partes interesadas que no pertenecen a la organización. El asistente es el portavoz del director y de la empresa, por lo que debe poseer buenas dotes de comunicación y don de gentes. 

Tener empatía e inteligencia emocional te ayudará a establecer relaciones personales que serán fundamentales para el desarrollo de tu trabajo. Un buen asistente de dirección se debe mostrar activo en LinkedIn y Meetup y, además, siempre debe participar activamente en los eventos sociales y establecer relaciones con otros asistentes y contactos, que le serán muy útiles en el futuro. 

5. Deseo de aprender

Cuando tu jornada laboral es frenética, encontrar la manera de mejorar tus habilidades o aprender otras nuevas puede parecer misión imposible. Sin embargo, es la mejor forma de avanzar profesionalmente y de que te valoren más como asistente de dirección. 

Lo ideal es empezar dedicando algo de tiempo cada semana a estar al día de las últimas noticias y tendencias dentro del sector. También debes conocer las herramientas que van surgiendo y que pueden facilitar la vida del asistente. Solo con eso podrás reforzar tu posición como asistente de dirección.

En definitiva, los asistentes de dirección son para la organización el equivalente humano de las navajas multiusos. La lista de habilidades incluidas en este artículo es bastante amplia y puede parecer demasiado, pero no hay que sucumbir ante la presión. Si de verdad quieres destacar como asistente de dirección, tienes que estar dispuesto a asumir esta función intensa pero gratificante y a aprender con la experiencia. Los errores son inevitables, pero hay que respirar hondo y aprender de ellos. Todo saldrá bien.

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Hubo un tiempo en el que la función de CFO se reducía a la contabilidad y a la gestión de la salud financiera de una empresa. Sin embargo, todo eso ha cambiado gracias a la tecnología.

La tecnología está influyendo y revolucionando el panorama empresarial: funcionalidades basadas en la nube, automatización, etc. Asimismo, ha modificado la definición tradicional de lo que convierte a un CFO en un gran profesional. 

Un CFO es mucho más que un miembro del consejo de administración y el responsable de dirigir el equipo financiero de la empresa. Sus responsabilidades pueden ir mucho más allá. Vamos a verlo. 

El cargo del CFO

El CFO se encarga de controlar, optimizar y crear una estrategia para la salud financiera de la empresa. La planificación financiera de una empresa era mucho más sencilla antes del siglo XXI. Normalmente, una sola persona (el responsable de la función financiera) tomaba todas las decisiones estratégicas, supervisaba la contabilidad y se encargaba de la fiscalidad de la empresa. 

Hoy en día, sin embargo, la tecnología moderna y el panorama empresarial en constante evolución obligan a los CFO a contar con muchas más habilidades. Actualmente, suele ser necesario tener una amplia experiencia laboral en un entorno corporativo y conocer a la perfección las herramientas financieras de software como servicio (SaaS) para poder impulsar el negocio y enfrentarse a la constante demanda de crecimiento. 

Funciones del CFO

Un CFO es responsable de toda la gestión financiera de una empresa. Entre sus tareas se incluyen: 

• Gestión del equipo financiero
• Control para garantizar el cumplimiento del marco normativo
• Gestión de riesgos financieros
• Gestión de datos financieros
• Supervisión de las relaciones con los inversores
• Control para garantizar la exactitud de los balances financieros
• Supervisión y aprobación de los gastos a partir de una determinada cantidad
• Optimización de los procesos e implementación de iniciativas de ahorro 
• Operaciones de gastos 

Un CFO utiliza los datos para analizar la situación financiera de la empresa y proporciona información al director ejecutivo y al resto de consejeros para que puedan tomar las decisiones estratégicas pertinentes. Por ejemplo, un CFO puede decidir examinar los procesos de los viajes de negocios de la empresa, indicar cómo mejorar la eficiencia y encontrar soluciones de viaje como TravelPerk que ahorren tiempo y dinero a la empresa. 

¿Qué habilidades debes tener para convertirte en CFO?

Si bien es cierto que los CFO se encargan de supervisar el estado financiero de la empresa, este puesto requiere mucho más que llevar bien la contabilidad. Los CFO también tienen que desempeñar un gran número de funciones empresariales estratégicas. Por eso necesitan contar con las siguientes competencias técnicas y sociales.

1. Capacidad para crear estrategias

Un CFO debe controlar e intentar mejorar la salud financiera del negocio de manera continua. Aunque un CFO quizá no esté directamente involucrado en la creación de presupuestos y previsiones, su trabajo sí es dirigir esos procesos de forma que la empresa se acerque a sus objetivos.

En el proceso de planificación financiera, un CFO debe utilizar, además de los datos financieros internos, el big data y los conocimientos sobre el sector. Aunque comprobar ciertos indicadores, como el ROI (retorno de la inversión) y la rentabilidad, se considera una buena estrategia, los datos externos también ayudan a establecer parámetros e identificar tendencias. 

Un CFO tiene que ser capaz de consolidar toda esta información y formular una estrategia que ayude a la empresa a conseguir sus objetivos financieros.

2. Habilidades de liderazgo inclusivo

El puesto de CFO es el puesto corporativo más alto para cualquier persona que se dedique a las finanzas empresariales, pues se encarga de establecer, gestionar y liderar al equipo financiero para conseguir los objetivos financieros de la empresa a corto y largo plazo. 

Como líder, un CFO tiene que ser capaz de establecer relaciones personales estrechas dentro de su propio equipo. Es fundamental que un CFO pueda crear y mantener un ambiente inclusivo mientras anima a sus empleados a desarrollar todo su potencial. Por eso, es muy importante que, como CFO, tengas habilidades de liderazgo.

3. Amplios conocimientos financieros

Obviamente, un CFO debe conocer a la perfección los conceptos financieros. Sin embargo, no es estrictamente necesario que un buen CFO tenga experiencia profesional en el ámbito de las finanzas. En ocasiones, los directores financieros provienen de sectores muy diferentes, como la contabilidad, la gestión de riesgos y la administración de empresas. 

Normalmente, los CFO suelen tener un máster en Finanzas (o una formación similar) o un certificado profesional, como un certificado de auditor de cuentas. 

4. Excelentes habilidades comunicativas

La comunicación es una habilidad de liderazgo crucial que ayuda tanto a establecer prioridades de una forma clara como a mantener alta la moral del personal. Cuando hay una buena comunicación, todos los miembros del equipo se esfuerzan más por cumplir la misión y la visión de la empresa. 

Para un CFO, ser un buen comunicador puede ser sumamente útil en muchas más situaciones. Es posible que un CFO, sobre todo si trabaja en una empresa pequeña, tenga que publicar y explicar los detalles de los informes financieros a las partes interesadas. Como ejecutivo financiero de nivel sénior, también es probable que un CFO deba encargarse de representar a la empresa en foros o reuniones profesionales. Por último, también es responsabilidad del CFO responder a las preguntas de los accionistas en las juntas generales anuales o durante ciertas entrevistas.

Por último, un CFO tiene que estar familiarizado con la comunicación digital. Debido a la situación actual, además, tiene que ser capaz de dirigir un equipo desde casa y estar abierto a trabajar a distancia.

5. Capacidad para resolver problemas con rapidez 

Las empresas que se encuentran en una fase de rápido crecimiento se enfrentan a nuevos retos a medida que avanzan hacia sus objetivos. Por ejemplo, una start-up con un ROI negativo y que se enfrenta a la falta de liquidez necesitará de la experiencia de un CFO para gestionar el flujo de caja y conseguir que todo vuelva a equilibrarse. 

El CFO tendrá que coordinarse con el COO para garantizar que la falta de efectivo no provoque la paralización de la empresa.

Por el contrario, las empresas de mayor tamaño tienen que enfrentarse a otro tipo de desafíos. Una empresa madura con exceso de efectivo (como pueden ser Apple, Alphabet y Microsoft) tendrá que contar con la visión del CFO para saber si una recompra tiene sentido desde el punto de vista financiero y cómo afectaría esta operación al balance de la empresa, por ejemplo.

Un CFO se enfrenta a innumerables retos, en los que influyen tanto los factores internos como externos. Resolver problemas y tomar decisiones con rapidez es fundamental para mantener en orden la posición financiera de la empresa.

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Está claro que la función de office manager está cambiando. Aunque ya había empezado a hacerlo antes de la pandemia del coronavirus, ahora, con la vuelta a la oficina física y virtual, está experimentando nuevos cambios.

Los office managers ya no se encargan de comprobar que todo el mundo lave los platos después de comer, comprar el material de oficina o arreglar la impresora. Ahora son fundamentales para garantizar la felicidad, la seguridad y la fidelización de los trabajadores, entre otras cosas. 

En este artículo se describen las cualidades, habilidades y herramientas que todo buen office manager debe dominar para cumplir su función a la perfección, tanto este año como en el futuro. 

¿Qué es un office manager?

Estos profesionales, a quienes a menudo también se les llama administradores de oficina, coordinadores de oficina o gestores de operaciones de oficina, suelen ser el primer contacto para cualquier persona interna o externa a la empresa. Sus responsabilidades son muy variadas: crear un ambiente laboral adecuado, ayudar a un nuevo empleado a incorporarse, ejercer como asistente de dirección, entre otras. 

Por eso, la carga de trabajo de los office managers aumenta con rapidez. Además de hacer que la oficina sea un espacio funcional y dinámico, también tienen que gestionar los movimientos del personal, los viajes, las expectativas... La lista es interminable. Se espera mucho de un office manager y, de hecho, cada empleado tiene una idea diferente sobre cuáles son las funciones de este puesto. 

Ser office manager es muy satisfactorio, y no solo por cumplir con las expectativas de las personas, sino por superarlas. Puedes convertirte en una pieza fundamental e incluso llegar a ser responsable del éxito de una empresa y de sus empleados. 

Funciones del office manager

Las responsabilidades de un office manager dentro de la empresa dependerán de muchos factores, como el sector, el tamaño y la propia cultura de la organización. Por eso mismo, en esta lista nos centraremos en las responsabilidades más comunes que asume un office manager en una oficina corporativa.

Las actividades típicas relacionadas con la gestión de oficinas se pueden dividir en:

• Cuidado del espacio físico de la oficina
• Gestión de empleados
• Planificación de eventos
• Viajes de los empleados
• Personal de las instalaciones
• Comunicación interna
• Seguridad

Cuidado del espacio físico de la oficina 

Suele ser la responsabilidad principal en un puesto relacionado con la gestión de oficinas tradicional. Alcanzar el equilibrio entre la forma y la función es fundamental, pues es necesario ofrecer una atmósfera positiva para conseguir el mayor rendimiento posible.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Garantizar que la estética del espacio físico de la oficina sea acorde tanto a la marca como a las personas que allí trabajan.
• Establecer la cultura, las normas y la organización del trabajo presencial.
• Crear un espacio de trabajo adecuado para los empleados con el fin de mejorar su productividad y su estado de ánimo.
• Reemplazar los equipos rotos, desgastados u obsoletos.
• Gestionar los espacios de reuniones que usan los diferentes equipos.

Gestión de empleados

A veces, aunque no esté bien visto del todo, el office manager debe ayudar a RR. HH. con el resto de empleados. En empresas pequeñas o en crecimiento, es posible que ni tan siquiera haya un equipo de RR. HH. como tal, por lo que todas estas responsabilidades recaen sobre el office manager.

En estos casos, no se necesita un office manager con un perfil general, sino un profesional con amplios conocimientos en derecho laboral.

En cualquier caso, las tareas relacionadas con RR. HH. que debe realizar el office manager son menos específicas, como escuchar las preocupaciones y los comentarios del personal, y tareas relacionadas con los salarios y las prestaciones.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Gestionar los programas de beneficios y bienestar.
• Averiguar cómo trabajan mejor los empleados en la oficina, y cuáles son sus necesidades y deseos.
• Trabajar con RR. HH. en las tareas de contratación de personal.
• Administrar los pagos y los ascensos del personal de la empresa.
• Ayudar a crear una motivación externa para los empleados.

Gestionar el personal de las instalaciones

Muchas veces, los empleados de una empresa no son los únicos que trabajan las oficinas. Los contratistas externos y los empleados de las instalaciones alquiladas también están a menudo en la oficina, y es el office manager quien suele ocuparse de ellos.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Trabajar con personas que prestan sus servicios en las oficinas físicas, pero que no son empleados de la empresa, como, por ejemplo, los empleados de mantenimiento, los guardias de seguridad o los repartidores.
• Comunicarse con el arrendador o el propietario del inmueble.
• Establecer relaciones con los proveedores externos.

Planificación de eventos

Por supuesto, un office manager es responsable de gestionar los eventos que se vayan a celebrar en la oficina. Aquí también se incluyen los eventos que se celebran fuera de la oficina, ya sean para fomentar el team building entre empleados o aquellos que incluyen clientes actuales y potenciales.

Ejemplos de tareas que realizan:

• Planificar y organizar las celebraciones en la oficina.
• Gestionar las salidas fuera de las instalaciones, como la asistencia a talleres, eventos de team building, retiros y actividades similares.
• Ocuparse de los establecimientos, los proveedores, los estands y los itinerarios.

Viajes de los empleados

Gestionar los viajes de los empleados es una parte fundamental de la gestión de oficinas en la actualidad. Se deben tener en cuenta una gran cantidad de variables, por lo que la carga de trabajo que supone la gestión de viajes puede ser inmensa y, en ocasiones, sumamente caótica.

Cualquier complicación imprevista que surja en un viaje puede acarrear consecuencias muy negativas para la empresa si no se gestiona correctamente, ya que puede resultar imposible asistir a un importante evento del sector o perder un gran cliente potencial.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Gestionar el presupuesto para viajes de los empleados.
• Gestionar vuelos, desplazamientos al aeropuerto y el alojamiento con herramientas como TravelPerk.
• Gestionar emergencias, como los vuelos cancelados o perdidos.

Comunicación interna

La comunicación entre la alta dirección de una empresa y el resto de empleados es fundamental para el rendimiento de la compañía. Muchas veces, es el office manager quien se encarga de gestionar la comunicación interna de la empresa. Incluso aunque la empresa tenga un departamento de comunicación o especialistas dentro del equipo de marketing, a veces se le pide ayuda al office manager con este tipo de tareas.

Ejemplos de tareas que realizan: 

• Comunicar las necesidades y los objetivos de la empresa a los empleados.
• Actualizar la información de los empleados sobre los cambios de la empresa, como la personalización de la marca, las contrataciones o las modificaciones dentro de los departamentos.
• Escuchar y tener en cuenta las preocupaciones y necesidades de los empleados.

Seguridad

No se debe subestimar la importancia de crear un entorno laboral seguro. Los empleados deben realizar sus trabajos en unas condiciones laborales seguras. Además, la empresa también tiene que estar protegida de posibles amenazas externas.

• Organizar y realizar simulacros, por ejemplo, de incendios o ataques con armas de fuego.
• Garantizar que el edificio se cierre por las noches.
• Gestionar los equipos de seguridad y de videovigilancia.
• Distribuir y controlar las llaves y las acreditaciones, tanto para los empleados como para los invitados.
• Garantizar el acceso al equipo de seguridad adecuado.
• Aprobar qué herramientas y materiales pueden usar los empleados.
• (Junto con el departamento de informática) Seguridad de datos
• (Junto con RR. HH.) Hacer frente al acoso, la discriminación o las amenazas entre empleados, y gestionar las muestras de enfado y frustración del personal.

Las funciones de este profesional administrativo siguen evolucionando, y cada año es más exigente que el anterior. Si quieres comprobar si tus habilidades y conocimientos están en consonancia con lo que demanda el mercado, te recomendamos que leas descripciones de puestos de office manager. Así podrás conocer de primera mano las altas expectativas que tienen las empresas en cuanto a los office managers.

Las empresas pueden comprobar el impacto directo que los office managers tienen en su entorno laboral y, por ello, es poco probable que desaparezcan a corto plazo. Se trata de un puesto tan exigente que puede ser el primer paso del camino hacia cargos más altos dentro de la empresa, como jefe de personal o director de operaciones.

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Sin duda, una política de viajes es fundamental para gestionar los viajes en tu empresa.

Sobre todo, si trabajas con agencias de viaje o dejas que el equipo haga sus propias reservas para simplificar el proceso y respetar las preferencias individuales. Ahí lo importante es establecer las condiciones necesarias para evitar contratiempos de última hora y garantizar que el viaje no se vaya de presupuesto.

En concreto, las políticas de viajes tienen las siguientes ventajas para los viajeros y la empresa.

Beneficios para viajeros

Permite más flexibilidad y autonomía

Cuando la política de viajes de empresa es clara, el equipo tiene a mano toda la información que necesita para hacer reservas, cargar gastos o solicitar reembolsos.

De este modo, los viajeros eligen las opciones de vuelo, alojamiento y transporte que mejor se ajustan a su ubicación, horario y preferencias. Y lo hacen directamente, sin esperas y sin tener que preguntar cada dos por tres.

Pero también les da mayor libertad y autonomía durante el viaje. Por ejemplo, Jaime, que se ha leído la política de viajes, no se lo pensará dos veces si tiene que pedir un taxi para llegar a tiempo a la convención, porque sabe que la empresa cubre ese gasto.

Ofrece mayor seguridad y tranquilidad

La política de viajes puede indicar medidas de seguridad para viajar a sitios peligrosos, cómo actuar en caso de emergencia y a qué números llamar. Además, puede detallar qué cubre el seguro de viajes en caso de urgencia médica, cancelaciones y otros imprevistos.

Así, si la política exige reservar en hoteles de más de cuatro estrellas que cumplan ciertas normas de higiene y seguridad básicas, Andrea viajará mucho más tranquila. Y si, además, sabe que debe evitar el transporte público por la noche en su destino, optará por alquilar un coche con dos compañeros de trabajo.

Beneficios para empresas

Mejora la gestión de los gastos

Gracias a una política de gastos de viaje bien definida, la empresa puede ahorrar dinero.

Por ejemplo, indicando con cuánta antelación se debe reservar un vuelo, con qué proveedores existen acuerdos o qué gastos no se consideran reembolsables. También se pueden establecer unos límites para ciertos tipos de gasto, como comidas o alojamiento.

Si no hay directrices claras, es posible que algunas personas hagan desplazamientos innecesarios o que prolonguen su estancia por motivos personales, lo que puede conllevar gastos considerables para la empresa.

Aumenta la productividad

Una política de viajes corporativos eficaz ayuda a planificar los viajes de manera eficiente para evitar que los viajeros pierdan su vuelo, que hagan cambios de última hora sin consultar a la persona responsable o que se produzcan malentendidos que acaban costando un tiempo valioso a la empresa.

Cuanto más claro y completo sea este conjunto de reglas, menos dudas habrá que resolver y menos tiempo habrá que dedicar a abordar problemas con los visados, los seguros de viaje o la documentación necesaria para viajar.

La dinámica del grupo empeora cuando el equipo tiene expectativas poco realistas y cada uno hace las cosas a su modo.

Simplifica el proceso de reembolso

Todo es mucho más fácil cuando los viajeros saben qué documentación presentar para solicitar un reembolso (recibos, facturas, itinerarios de viaje, etc.), a qué persona dirigirla y en qué plazo deben hacerlo.

Lo ideal es que la política de viajes de trabajo, además, incluya información sobre qué se consideran gastos de viaje y cuáles no son reembolsables, con qué proveedores tiene acuerdos la empresa y qué normas se aplican para reembolsos relacionados con las llamadas telefónicas y las tarjetas de crédito personales.

¿El resultado? Menos carga de trabajo para Finanzas, RR. HH. y para los gestores de viajes, pero también menos estrés y frustración para los empleados.

Por si aún te quedan dudas…

Con una buena política de viaje, además:

• Evitas multas y sorpresas desagradables definiendo plazos claros para obtener las autorizaciones de viaje necesarias o indicando qué proveedores se adhieren a las políticas de la empresa.
• Promueves la buena imagen de la empresa reflejando sus valores en la política. Esto facilita la atracción de talento y la retención del personal.
• Impulsas el ROI de los viajes de negocios al facilitar los procesos de reserva, el control de los gastos y las gestiones innecesarias.

Eso sí, su elaboración requiere colaborar con la dirección de la empresa, así como con los departamentos de RR. HH., Compras y Finanzas. 

¿Por dónde empezar entonces?

1. Elige la mejor OTA

Una buena agencia debería ayudarte a simplificar la gestión de viajes.

La ventaja de TravelPerk es que las políticas ya se integran en el proceso de reserva, por lo que tu equipo solo accede a las opciones de viaje que se ajustan a ellas.

2. Define límites de gasto para cada situación

Para eso, te será útil definir el propósito del viaje. Porque los gastos de una reunión con un cliente no son los mismos que los de un viaje de formación.

3. Evalúa cuales son las mejores empresas para hacer reservas

Si ves que tu equipo suele elegir un tipo de servicio más que otro, intenta negociar un descuento para reservas en grupo con proveedores que ofrezcan este servicio. En tu mano está procurar una mejor experiencia de viaje y proteger el presupuesto de la empresa.

4. Elige el mejor seguro de viajes

Identifica qué debería cubrir: atención médica en viajes de aventura, cancelaciones, pérdidas de equipaje, etc. Pero, sobre todo, lee la letra pequeña y asegúrate de que la compañía ofrezca cobertura en los países a los que viaja tu equipo.

5. Define cómo se reembolsan los gastos de viaje

En primer lugar, hay que definir qué gastos son reembolsables.

Describe el proceso claramente: qué documentación presentar, a quién enviarla, qué herramienta utilizar y cuál es el plazo de presentación y cobro.

6. Comparte la política de viajes con tu equipo

Procura que sea fácilmente accesible, emplea un lenguaje claro y utiliza ejemplos prácticos donde sea necesario. Recuerda dejar la dirección de correo electrónico o el teléfono de la persona que resolverá las dudas.

Ahorra tiempo con una plantilla de política de viajes

Si quieres ir más rápido y asegurarte de seguir las mejores prácticas, descarga la plantilla de política de viajes de TravelPerk. Con ella, te será más fácil gestionar las reservas, los gastos de viaje, los reembolsos y la seguridad de tus viajes de negocios.

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Sucede que el “control” y el “cumplimiento” han dominado la conversación en torno a la gestión de viajes de negocios desde hace un tiempo. Y no es de extrañar. Para las empresas, los viajes de negocios son el segundo gasto más grande, después de los salarios de los empleados. Cuando se administran eficazmente, las empresas ganan 12,50 $ o más en ingresos incrementales por cada dólar invertido en esos viajes.

Hoy en día, los viajeros de negocios exigen facilidad a la hora de hacer las reservas y mejores opciones de viaje. Al mismo tiempo, las empresas buscan reducir costes y mejorar el retorno sobre la inversión de los viajes de negocios.

Nuestra guía para la gestión de viajes te ayudará a lograr estos objetivos y muchos más.

¿Qué es la gestión de viajes?

La gestión de viajes es el proceso de control, seguimiento y redacción de informes sobre los gastos relativos a los viajes de una empresa. Los viajes de negocios pueden ser gestionados por agencias de viajes de negocios externas, un gestor de viajes interno o bien por un profesional de administración, como pueden ser los gerentes de oficinas.

Más allá de quién se encarga de la gestión, la mayoría de las empresas también suelen confiar en una plataforma de viajes de negocios para hacer un seguimiento de los gastos de viaje, entre otras funciones.

¿Qué hace un gestor de viajes de negocios?

Un gestor de viajes para empresas suele ser un empleado de la compañía que se encarga de gestionar los viajes de toda la empresa (cuando es una parte externa se denomina agente de viajes de negocios).

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede existir un equipo entero de gestores de viajes de negocios. Sus funciones principales son las siguientes:

• Reservar traslados para viajeros (no solo ejecutivos de nivel C, sino para todos los empleados).
• Ayudar a los departamentos internos a hacer un seguimiento de los gastos de viaje para que puedan mantenerse por debajo del presupuesto.
• Proveer asistencia a los viajeros antes, durante y después de sus viajes.
• Elegir y gestionar a los proveedores.
• Negociar tarifas corporativas en hoteles que la empresa usa con frecuencia.
• Reservar viajes grupales.
• Organizar el transporte terrestre.
• Analizar el gasto en viajes de la empresa o entregar informes de gastos al director de finanzas para su análisis.

¿Qué hace un comprador de viajes?

Un comprador de viajes se encarga de comprar o externalizar la compra de los viajes de negocios. Esto significa asociarse con proveedores, negociar tarifas o escoger una empresa de gestión de viajes de negocios y supervisar su trabajo.

El comprador de viajes suele tomar decisiones que influyen en toda la empresa, no solo en los departamentos individuales.

¿Cómo funciona una empresa de gestión de viajes para empresas?

No todas las empresas de gestión de viajes de negocios son agencias de viajes. También hay empresas de software de gestión de viajes, que ofrecen plataformas de reserva para empresas y servicio de asistencia las 24 horas del día.

Una empresa de gestión de viajes se encarga de todo lo relativo a la gestión de los traslados, o bien de darles a los empleados las herramientas necesarias para poder gestionar los viajes en poco tiempo. Como por ejemplo:

• Autorreserva según políticas
• Reserva Concierge
• Reserva grupal
• Asistencia en viajes
• Informes de gastos de viajes
• Creación de políticas de viaje
• Seguimiento de presupuestos de viaje
• Etiquetado y categorización de gastos de viajes

Problemas frecuentes en la gestión de viajes de negocios

Cuando tu empresa utiliza un proceso que no fue diseñado teniendo en cuenta la forma de viajar de la compañía (porque la solución es demasiado robusta o inexistente), lo que termina sucediendo es que ni los viajeros ni los administradores logran satisfacer sus necesidades.

• Las reservas de viajes suelen ser eternas cadenas de correos electrónicos que acaban por destruir tu productividad y tus días.
• El equipo de administración se sobrecarga y el estrés aumenta con cada solicitud de reserva, cambio de vuelo o cancelación.
• El equipo financiero llega a su límite intentando averiguar quién está gastando dinero en qué viajes y por qué.
• El equipo de operaciones pasa horas redactando una política de viajes que nadie lee.
• El equipo de finanzas supervisa cada reserva de viaje para controlar el gasto del único modo que conoce: a través de la microgestión (sí, aunque estemos en 2023).
• Los viajeros carecen de libertad para elegir el viaje exacto que desean, como lo harían si fuese un viaje personal.
• Los viajeros se quejan de que se ven obligados a reservar sus viajes, y frecuentemente insisten en hacerlo online, saltándose las políticas de la empresa.

Problemas a los que se enfrentan

Involucrados en el proceso de gestión de viajes

Actualizar el proceso y los sistemas de gestión de viajes requiere sin duda un esfuerzo en equipo. Dependiendo del tamaño de tu empresa, podría ser necesaria la colaboración con:

• Gerente de viajes de negocios de la empresa
• Gerente de oficina
• Director de operaciones
• Director y gerentes de finanzas
• CEO
• Panel de viajeros frecuentes
• Agencia de viajes de negocios actual

Algunos compañeros se tendrán que involucrar mucho en el proceso (como los de finanzas y operaciones), mientras que otros solamente tendrán que dar su opinión y aprobación (como los viajeros frecuentes de nivel C).

Los pilares de la gestión de viajes para empresas moderna:

• Confianza: confía en los viajeros para que hagan las reservas siguiendo el proceso y la política aprobados; y pónselo fácil.
• Transparencia: permite que los viajeros vean en qué se les permite gastar y que elijan según esos parámetros. Permite que los equipos financieros y administrativos vean qué se está reservando y por qué.
• Simplicidad: crea un proceso que funcione y satisfaga las necesidades de todos.
• Impacto: mide el impacto de los viajes de negocios en la empresa y reduce los viajes innecesarios que dejan exhaustos a los viajeros y a las empresas con gastos evitables.

Con estos cuatro pilares, puedes ir despidiéndote de esos procesos manuales y complicados de reserva, los innumerables correos electrónicos y las solicitudes de informes. Y lo más importante, puedes decirle adiós a la confusión.

Cinco pasos para gestionar los viajes de negocios eficazmente

En todas las empresas, independientemente de su tamaño, los viajes de negocios se pueden gestionar de la siguiente manera:

• Elige una herramienta de reserva inteligente.
• Asegura un servicio de asistencia de viaje las 24 horas
• Crea políticas y flujos de trabajo de aprobaciones
• Organiza y utiliza los datos de los gastos de viaje
• Mejora la colaboración entre los departamentos de administración y finanzas

1. Elige una herramienta de reserva inteligente.

No es extraño que con la llegada de los sitios de reservas en línea, las empresas de todo el mundo hayan comenzado a reservar viajes en sitios orientados al consumidor.

Pero, ¿sabes qué sucede cuando una empresa utiliza herramientas orientadas al consumidor para reservar viajes? Que el director financiero ya no puede supervisar en el proceso y se convierte en el policía malo. Los departamentos de finanzas están obligados a gestionar al detalle cada gasto de viaje de cada departamento, de un modo muy controlador y tradicional.

No puedes llegar a la transformación sin la tecnología. El primer paso para gestionar viajes de manera moderna es escoger una herramienta que aporte confianza, transparencia y, sobre todo, simplicidad.

Estas son las principales características que hay que tener en cuenta en tu nueva plataforma de gestión de viajes:

• Autoreservas en concordancia con la política: confía en tus viajeros para que reserven lo que necesitan, y ofrece políticas y parámetros claros.
• Consolida la facturación: trata de crear una única factura mensual para todos los viajes de un proveedor, en lugar de tener las facturas en varios sitios.
• Informes de gastos de viajes: permite que los equipos financieros y administrativos puedan hacer fácilmente un seguimiento de los itinerarios de viaje escogidos y los gastos según centros de costes, etiquetas o categorías.
• Procesos de reserva fáciles para los viajeros: consolidar las facturas y obtener informes precisos es imposible si los empleados deciden no utilizar la herramienta correspondiente, por lo que es conveniente escoger una herramienta que sea simple de utilizar y navegar a nivel usuario.
• Buen inventario: el inventario no es algo adicional. Asegúrate de que la plataforma utilizada tenga todas las opciones necesarias disponibles y que la empresa se comprometa a añadir más opciones de inventario.
• Asistencia en el viaje: necesitarás asistencia de viaje en tu idioma que esté disponible las 24 horas, para que los empleados puedan obtener ayuda aun cuando el equipo administrativo no esté disponible.

2. Asegura un servicio de asistencia de viaje las 24 horas

Ofrecer un servicio de asistencia de viaje disponible las 24 horas no es tarea fácil, a menos que seas un vampiro que no duerme. Si no eres el Conde Drácula (y quieres disfrutar de tu tiempo libre), es posible que te lleguen infinitas cancelaciones, cambios y otras solicitudes por las noches o fines de semana; o, si quieres gestionarlo durante tu horario normal de trabajo, tendrás trabajar más horas para poder dedicar tiempo a los proyectos importantes.

Además, si no estás disponible para ayudar, los viajeros se quedarán atascados mientras esperan a tener una solución. Y esto implica un coste directo en tiempo y dinero para la empresa. La solución lógica es confiar en un socio que ofrezca asistencia de viaje las 24 horas para que tú, como gerente de oficina o gestor de viajes, no debas hacerlo.

Estos son los requisitos para buscar un servicio de asistencia de viaje:

• Disponible las 24 horas
• Facilidad para contactar una persona
• Seguimiento garantizado
• Asistencia en el idioma nativo
• Facilidad para tratar problemas importantes

Muchos gerentes de oficinas y gestores de viajes se involucran mucho en los viajes (y en todos los problemas que surgen a última hora), y eso es genial. La clave es tener un socio que esté disponible cuando tú no lo estás, para que puedas decidir cuándo es importante que te involucres y cuándo puedes delegar el trabajo a alguien.

Además de obtener asistencia para asuntos rutinarios, como cambios o cancelaciones, también querrás tener ayuda a la hora de reservar viajes grupales. Los viajes de 8 o más personas pueden acabar por sobrecargar a todo el equipo de administración de la oficina. Cuando examines las herramientas, fíjate en si te ayudarán a reservar viajes grupales, incluyendo la negociación del precio.

3. Crea políticas y flujos de trabajo de aprobaciones

Automatizar la política de viajes supone varios beneficios. Lograrás un mayor cumplimiento de la política en todo momento. El equipo administrativo ahorrará tiempo al no tener que ocuparse de reservar todos los viajes. Los viajeros podrán beneficiarse de la libertad de reservar por su cuenta.

¿Hay algunos departamentos, oficinas o viajeros específicos con necesidades de viaje especiales? Si es así, tu política de viajes será más compleja, al no tener una única política que funcione para la totalidad de la empresa.

Para la mayoría de las empresas, una política de viajes debe incluir estos factores básicos:

• Coste máximo por vuelo
• Coste máximo por noche de hotel
• Número mínimo de días de antelación para reservar
• Calificación de estrellas de hoteles
• Clase de vuelo permitida

¡Y eso es solo el comienzo! Puedes definir cosas más específicas, como el coste máximo de un hotel según cada ciudad.

Flujos de trabajo de aprobación

Al establecer políticas de viaje automatizadas, tienes diferentes opciones para determinar cuán estrictas o permisivas pueden ser. Cuando se trata de automatizar políticas y aprobar viajes por fuera de los límites, encontramos 3 tendencias diferentes:

• Ningún viaje requiere aprobación
• Algunos viajes requieren aprobación
• Todos los viajes requieren aprobación

Si un viajero intenta reservar un viaje que está fuera de la política, es necesario tener un proceso de aprobación simple. El viajero debería poder solicitar la aprobación dentro de la propia aplicación, y que ésta misma notifique al administrador. Así, no habrá necesidad de escribir ningún correo electrónico.

El siguiente paso es decidir quién se encarga de aprobar los viajes: ¿el gerente de oficina, el gerente de viajes de negocios, el director de finanzas o entre varios líderes de diferentes departamentos?

Para un administrador que aprueba viajes constantemente, es muy útil tener una plataforma que muestre todos los viajes que requieren aprobación dentro de un mismo panel de control. De ese modo, se centralizan todos los viajes que están en proceso, para no tener que buscar cada correo electrónico por separado.

4. Organiza y utiliza los datos de los gastos de viaje

La gestión eficiente de viajes no es únicamente una tarea para el equipo de administración. Los equipos de finanzas y operaciones también deberían estar involucrados. ¿Por qué? Porque quieres que los informes de gastos de viaje no solo sean precisos, sino que también contengan información muy útil.

Al usar centros de costes, etiquetas y asegurarte de que todos los viajes se encuentran en la herramienta de informes, puedes generar informes inteligentes. Estos permitirán al equipo de finanzas identificar tendencias, fallos y oportunidades para una optimización del presupuesto.

• Centros de costes: ¿tu empresa usa diferentes cuentas de pago para diferentes regiones? ¿Cuántos centros de costes tiene la empresa? Asegúrate de que los gastos de los viajes se carguen a las cuentas correctas.
• Etiquetas y categorías: más allá de los centros de costes, ¿hay algún filtro importante que el equipo de finanzas debería tener al alcance cuando revise los informes de gastos de los viajes? Por ejemplo, ¿preferirían que cada viaje se categorizara por equipo o por proyecto? Decide qué quieres de antemano para que el sistema de etiquetado se pueda implementar desde el primer momento.
• Guarda todos los viajes en un solo sitio: siempre que puedas hacerlo, guarda los viajes en un mismo sitio para obtener información precisa. Trabaja con una solución de gestión de viajes que se integre con aquellos proveedores relevantes para tu empresa, como las aerolíneas de bajo coste, Airbnb o las líneas de trenes europeas. Si tu empresa ha negociado tarifas hoteleras, necesitarás que se incluyan también, para que no pierdas la información de los viajes al reservar directamente.

5. Mejora la colaboración entre los departamentos de administración y finanzas

Lo más importante en la gestión moderna de viajes es que aporta valor a toda la empresa. Hemos hablado sobre darles a los viajeros un soporte excelente. Hemos remarcado la importancia de ahorrar tiempo como administrador. Pero, ¿qué pasa con las finanzas?

Esto es lo que el equipo financiero quiere y necesita:

• Proceso de aprobación simplificado: si un proceso de aprobación requiere la participación del administrador y el equipo de finanzas, intenta que sea lo más fluido posible.
• Acceso fácil a la facturación: el equipo de finanzas necesita tener las facturas a mano para poder conciliar los gastos. La mejor manera de hacerlo es utilizando una plataforma que consolide los gastos de viaje en una factura mensual.
• Capacidad para hacer un seguimiento de gastos instantáneo: consolida todos los gastos de viajes en una plataforma para que se puedan generar informes (usando etiquetas y categorías) sobre qué se está gastando, quién lo está gastando y por qué. Al igual que con las facturas, determina si es necesario enviar un informe mensual o si prefieren descargarlas ellos mismos.
• Ahorro de costes en viajes: optimizar los viajes no se trata únicamente de ahorrar tiempo. Muchas empresas aún utilizan plataformas de reservas que fueron desarrolladas en los años 80 o 90. Esto significa que suman un valor añadido al inventario, por lo que la compañía acaba pagando más que lo que pagaría un consumidor final. Con precios de viaje similares a los del nivel de los consumidores, impresionarás al equipo de finanzas.

Hora de mejorar la gestión de viajes

En resumen

Optimizar el proceso de gestión de viajes puede lograrse en cinco pasos:

1. Escoge una herramienta de reservas inteligente que satisfaga las necesidades de todos.
2. Comparte la carga del servicio de asistencia de viajes, no intentes hacerlo solo.
3. Establece centros de costes y etiquetas que se adapten a las necesidades de la empresa.
4. Crea políticas y flujos de aprobación e integra la política en el proceso de reservas.
5. Mejora la colaboración entre los departamentos de administración y finanzas, ten las facturas y los informes siempre a mano.

Lee aqui los 4 beneficios de la gestión de viajes con herramientas digitales

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En esta guía, abordamos la gestión de los viajes y de los gastos. Mostramos las señales que alertan de posibles procesos sin actualizar e indicamos en qué fijarnos a la hora de buscar nuevas soluciones. 

Todo sobre la gestión de los gastos de viaje 

La gestión de viajes y gastos (T&E) consiste en recopilar todos los gastos asociados con viajes para contabilizarlos (y deducirte los impuestos correspondientes). En la mayoría de los países, los viajes de negocios, incluidos los vuelos, los hoteles y el transporte terrestre son totalmente deducibles. 

En lo que a las dietas de alimentación respecta, dependerá del país. En EE. UU., los alimentos y las bebidas tienen una deducción del 50 %, tanto si el gasto se ha producido en un evento como en un viaje de negocios o en una cena con clientes en tu ciudad de residencia. En cambio, en Reino Unido, los alimentos y las bebidas son totalmente deducibles. 

Si bien la normativa puede variar de un país a otro, hay una cosa clara: controlar todos los gastos deducibles es fundamental para reducir la carga fiscal de cualquier empresa. La gestión de viajes y gastos se ha diseñado para controlar de forma exhaustiva los gastos y así aplicar las deducciones correspondientes, además de realizar análisis financieros. Cuando se tiene toda la información, se pueden tomar mejores decisiones presupuestarias. 

Los problemas de llevar a cabo un proceso de viajes y gastos ineficaz

Si tus procesos de gestión de viajes y gastos son ineficientes, serán muy frustrantes para la empresa. 

¿Tienes alguno de estos problemas o todos? Tómatelo como una clara señal de que es hora de cambiar la forma de gestionar los gastos. 

• No puedes ver los gastos de los viajes en tiempo real: si tramitar gastos es lento, recopilar los datos también lo es. Los gerentes financieros y los responsables de los presupuestos que no pueden acceder a la información sobre los gastos no pueden tomar decisiones fundamentadas para el periodo en cuestión. En lugar de ello, optarán por optimizaciones presupuestarias conservadoras. 
• Falta de control y autonomía para los viajeros: la forma tradicional de gestionar los viajes y los gastos se basa en el control. Un director de oficina o un gestor de viajes reservará todos los viajes para garantizar que se ajustan al presupuesto. Sin embargo, esto frustra a los viajeros, que preferirían reservar sus propios viajes en vez de andar con idas y venidas de correos electrónicos. 
• Es necesario que los viajeros paguen por adelantado: sin una plataforma de gestión de viajes y tarjetas de crédito corporativas, los viajeros tendrán que poner el dinero por adelantado de su bolsillo y presentar una solicitud de reembolso más tarde. 
• Es necesario que los viajeros completen informes de gastos: sin una tecnología moderna, los viajeros tendrán que rellenar informes de gastos en papel o introducir los datos manualmente en un sistema obsoleto.
• Los directores de oficina se las ven para reclamar todas las facturas: si tu empresa no reserva sus viajes en un mismo sitio, tendrás que obtener facturas de docenas o incluso cientos de proveedores cada mes para preparar los impuestos. 
• A los gerentes de finanzas les cuesta conciliar las adquisiciones: sin un sistema de conciliación automático, los gerentes financieros deberán conciliar los informes de gastos con las compras realizadas con tarjetas de crédito corporativas. 
• Tareas de reembolso tediosas: si aún recurres al papeleo o usas tecnología obsoleta, los reembolsos se tramitarán manualmente con comprobantes de pago. 
• Una tramitación de fondos de reembolsos prolongada para los viajeros: con procesos lentos no es posible realizar el reembolso a los viajeros de inmediato. Si además han tenido que hacer una gran compra, esto puede desestabilizar sus propias finanzas personales. 

Si dejas que esta clase de problemas persista, los viajeros de negocios sentirán que no confías en ellos y tus equipos administrativos y financieros se enredarán con el trabajo manual para abordar iniciativas corporativas estratégicas.

6 retos de gestión de gastos de viaje de pequeñas empresas 

Los altos costes de tramitación y los procesos ineficientes son solo algunos de los retos que deben afrontar las pequeñas empresas que no cuentan con una solución de gestión de gastos de viaje para ayudarlas a agilizar y mejorar la precisión de sus procesos de gastos. 

Estos son solo algunos de los principales retos a los que se enfrentan las pequeñas empresas en todo el proceso de control de gastos de viajes. 

1. Presentaciones de informes de gastos imprecisos

El procesamiento de informes de gastos es un proceso costoso, especialmente cuando hay que repetir estos procesos por presentar formularios de gastos imprecisos o con retraso. Los sistemas manuales y desfasados para realizar presentaciones se basan en flujos de trabajo lentos y laboriosos en los que también es fácil equivocarse. Además, no hay mejor forma de reducir la productividad de los empleados que hacerles rellenar innumerables formularios complicados que no acaban de entender. 

2. Pérdida de recibos y otros documentos de viaje 

La pérdida de recibos en papel supone un problema para los encargados de los procesos de control de gastos en una pequeña empresa. Si los empleados pierden algún recibo, la empresa no podrá reembolsarles los gastos en que hayan incurrido durante su viaje de negocios, ya que no hay nada que demuestre que se ha producido un gasto. Además, si optas por seguir adelante y reembolsar los gastos a los empleados sin recibos, corres el riesgo de violar las normas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de Estados Unidos, ya que dichos recibos son importantes a la hora de aplicar deducciones fiscales y realizar auditorías. 

3. Reservas no autorizadas 

Al confiar en los procesos manuales, es fácil que se produzcan reservas de viajes no autorizadas. Aunque tal vez cuentes con procesos de aprobación, puede costar identificar qué reservas cumplen por completo las directrices de tu política de gastos de viajes y representación. En cambio, las soluciones de control de gastos te ayudan a establecer parámetros específicos para cada reserva de viajes de negocios y te pueden avisar cuando se realizan reservas que no cumplen con dicha política. 

4. Pagar demasiado por viajes de negocios

Todas las empresas quieren mantener los costes de viajes corporativos lo más bajos posible. Sin embargo, las empresas de menor tamaño pueden tener más dificultades para lograr acuerdos de colaboración corporativos con hoteles y aerolíneas con el fin de hacerse con las mejores ofertas. No obstante, muchas plataformas de gestión de viajes ofrecen amplios inventarios de alojamientos e inventarios de vuelos corporativos desde los que puedes buscar, reservar y gestionar reservas en la plataforma para ayudarte a ahorrar dinero en los gastos de viaje. 

5. No se puede acceder a los datos de gastos de viaje 

Los procesos de gestión de los gastos de viaje manuales te impiden recopilar información y datos de tus costes y gastos de viajes. No solo se pueden registrar de forma imprecisa estos datos recogidos manualmente, sino que además tampoco puedes ver cuánto estás gastando, ni siquiera tus mayores categorías de gastos. 

Sin un control claro, no puedes tomar decisiones fundamentadas ni prever o planear futuros costes de viaje. Además, los casos de fraude de gastos pueden pasar desapercibidos. 

6. No hay ninguna política de gastos de viaje completa de referencia 

Muchos de los retos de la gestión de viajes de las pequeñas empresas se deben a la falta de una política de gastos de viaje completa. Sin una política que establezca claramente tus directrices en cuanto a los gastos de viajes de negocios, incluidas las normas sobre alojamiento, dietas, entretenimiento y procesos de reembolso, el proceso resulta difícil de manejar, caro e ineficiente.

Todas las empresas que se sirven de viajes de negocios precisan una política de control de gastos de viaje sólida para poder despejar cualquier duda sobre qué cubre y qué no y sobre cómo se reembolsan los gastos a los empleados.

Cómo son los procesos de viajes y gastos efectivos

Cuanto tienes un «software» potente y fácil de usar que te ayuda a gestionar tus gastos de viaje corporativos, puedes darle la vuelta a todos esos aspectos negativos. 

• Visibilidad completa de los gastos de viajes en tiempo real: con informes de gastos automatizados mediante una aplicación móvil, así como con reservas de viajes consolidadas, tu equipo financiero podrá hacer un seguimiento en tiempo real, algo que le ayudará a conocer mejor tu programa de viajes.
• Opciones y autonomía para los viajeros: tanto en una pequeña empresa como en una gran corporación, quienes viajan por negocios quieren elegir cómo hacerlo. Así, la experiencia es más agradable y sienten que se confía en ellos. 
• No hace falta que los viajeros paguen por adelantado: las compras de viajes de negocios no requerirán que los viajeros soliciten reembolsos. Especialmente, los vuelos y los hoteles pueden ser caros. Al reservar en una plataforma de viajes de negocios, la empresa puede pagar la factura mensual y los viajeros no tendrán que pagar por adelantado cada viaje. 
• No hace falta que los viajeros rellenen informes de gastos: una solución de gestión de gastos adecuada agilizará todos los flujos de trabajo de los gastos gracias a la automatización. Una aplicación móvil puede escanear los recibos para que los viajeros no tengan que introducir manualmente los datos en la herramienta de gestión de gastos. 
• Los directores de oficina recopilan las facturas rápidamente: cuando consolidas los costes de los viajes en un mismo sistema de gestión de viajes corporativos, el número de facturas se reduce. Tu plataforma de viajes de negocios debería proporcionarte una sola factura a final de mes. 
• Conciliación automatizada de las compras: los datos de los gastos de los recibos escaneados y las compras con tarjeta de crédito deberán conciliarse automáticamente. 
• Aprobaciones de reembolso automatizadas: deberías poder automatizar tu política de gastos con ciertas normas para reembolsar las dietas o los pagos de los taxis por debajo de un determinado precio de forma automática sin requerir una aprobación manual. 
• Fondos de reembolso más rápidos para los viajeros: con los reembolsos automatizados, los viajeros pueden recuperar sus fondos antes. Y con las reservas consolidadas de viajes de negocios pagadas por la empresa, ni siquiera habrá que reembolsar nada a los viajeros la mayor parte del tiempo. 

Los mejores sistemas para la gestión de viajes y gastos

Para gestionar tus gastos de viaje con precisión, necesitas el «software» adecuado. Una solución de ERP que no está diseñada para viajar no es suficiente. De hecho, necesitas dos programas diferentes completamente integrados, una plataforma de gestión de viajes y un «software» de gestión de gastos. 

Plataforma de gestión de viajes

Necesitas una plataforma de gestión de viajes para ayudar a controlar los viajes de tu empresa sin gestionar de forma pormenorizada a nadie. Una plataforma de gestión de viajes moderna te permite crear políticas de viajes personalizables que funcionan en el momento de hacer la reserva. No se trata de un documento estático de política de viajes y gastos. 

Una plataforma de viajes de negocios también reduce el trabajo manual relacionado con los viajes de negocios, ya que los viajeros pueden realizar sus propias reservas y elegir las opciones que prefieren de acuerdo con la política, sin aprobaciones complicadas. Es más, no hay ninguna necesidad de realizar reembolsos, puesto que cualquier plataforma de viaje debería consolidar el gasto en una sola factura mensual que pagará el equipo financiero. 

En qué fijarse:

• Un gran inventario de viajes (todas las opciones que puedes encontrar en Google)
• Políticas de viaje y aprobaciones personalizables
• Factura mensual para consolidar los pagos
• Atención al cliente de alta calidad
• Análisis e informes detallados de los gastos de viaje
• Aplicación móvil fácil de usar para los viajeros
• Una experiencia de usuario orientada al consumidor (así los viajeros querrán usar la aplicación, lo que favorece el cumplimiento de las políticas)

Plataforma de gestión de gastos

Por otro lado, una plataforma de gestión de gastos en realidad no te ayuda a contratar viajes. Sino que reúne todas las transacciones de las tarjetas de crédito de la empresa en un mismo sitio. También almacena de forma segura tus recibos y facturas para preparar los impuestos. Además, los sistemas de gestión de gastos también proporcionan analíticas complejas y simplifican el proceso de presentación de informes. 

Asegúrate de elegir una versión moderna de «software» como servicio que funcione en la nube en cualquier dispositivo. Así, los empleados podrán usar sus teléfonos móviles para escanear y cargar recibos. 

Algunas compras conllevan reembolsos. Por ejemplo, si un viajero paga a una compañía de taxis local. Tu plataforma de gestión de gastos debería ayudar a acelerar los procesos de reembolso y reducir el trabajo manual. 

En qué fijarse:

• Escaneo de recibos para reducir la introducción manual de datos
• Flujos de trabajo de aprobación y reembolso de gastos
• Normas y aprobaciones automáticas para gastos pequeños
• Aplicación móvil fácil de usar para los empleados
• Integraciones de tarjetas corporativas e importación de datos
• Informes y analíticas de gastos

Consejos profesionales para gestionar viajes y gastos

¿Quieres gestionar viajes y gastos de una forma menos manual? Esto es lo más importante que debes hacer. 

Deja que los viajeros hagan sus propias reservas en una sola herramienta de viajes

Los gastos de los empleados se pueden repartir entre miles de proveedores. Para consolidarlos todos en la medida de lo posible, permite a los viajeros hacer sus reservas en tu plataforma de gestión de viajes. Deberían poder reservar hoteles, vuelos, trenes y alquileres de coches en un mismo sitio. De esta forma, no solo unificas a tus proveedores y simplificas la elaboración de informes de gastos, sino que también aumenta la satisfacción de los viajeros. 

Personaliza las políticas para que se ajusten a tu empresa

Cuanto más se alineen tus políticas de viajes con tu empresa, mejor funcionarán. Crea varias políticas para distintos proyectos o departamentos. Por ejemplo, la selección de personal y las ventas pueden tener un gasto promedio mayor que la política general de la empresa. También puedes crear políticas para ciertas personas o grupos pequeños, como altos cargos. 

Automatiza los flujos de trabajo de las aprobaciones

Aprobar los gastos relacionados con los viajes requiere mucho tiempo. Asegúrate de que quienes viajen por negocios reservan sus alojamientos y el transporte en la plataforma de gestión de viajes. Configúrala para que solo haya que aprobar los viajes que se salgan de la política. Añade el aprobador correcto a cada equipo o departamento para que la plataforma de gestión de viajes envíe la solicitud de aprobación a la persona adecuada.

Deshazte del papeleo

Organiza tu empresa de forma que pueda gestionar los viajes y los gastos con mayor rapidez reduciendo el papeleo. Por ejemplo, en vez de un formulario de gastos o una solicitud de reembolso, los viajeros pueden usar tu sistema de gestión de viajes y gastos para introducir gastos y recibos escaneados, y solicitar rápidamente el reembolso de los pagos que hayan adelantado con su tarjeta de crédito personal. 

Integra tus servicios de viajes y gastos

La forma más habitual de gestionar los viajes y los gastos es pasar los datos del sistema de gestión de viajes al «software» de gestión de gastos. De esta manera, se tienen los gastos de viajes y otro tipo de gastos en una misma plataforma de gastos para consolidar el análisis de los gastos por departamento, equipo o proyecto. 

Reduce la necesidad de hacer reembolsos

Hemos hablado de esto anteriormente, pero merece la pena volver a abordarlo (por si vas leyendo a toda prisa). Los reembolsos son una pesadez para todo el mundo, para los viajeros y los administradores. Para reducirlos, asegúrate de que los viajeros reservan sus viajes dentro de tu sistema de gestión de viajes, que debería unificar el gasto mensual en una sola factura. Para las compras de alimentos y bebidas, puedes ofrecer tarjetas corporativas a quienes viajen con frecuencia, para que no tengan que solicitar reembolsos y librar a tu equipo financiero de tramitar sus solicitudes. 

El buen resultado de la gestión de los viajes y los gastos depende de la tecnología que uses y de lo que bien que cubra la tecnología las necesidades de la empresa. Asegúrate de tener en cuenta a todas las personas afectadas: los viajeros, los gestores de viajes y los gestores financieros.

Hemos hablado con Katharina Wodischeck de Adsquare para saber qué opina de la gestión de viajes y gastos.

¿Qué importancia crees que tiene poder ver lo que gasta una empresa en viajes y por qué?

«Al poder ver claramente los gastos de los viajes, la empresa es capaz de controlar con exactitud el gasto en viajes y, por tanto, presupuestar y realizar previsiones con mayor precisión. Además, esta visibilidad permite analizar los gastos por categoría de viajes y departamentos, de forma que ayuda a perfeccionar el proceso de presentación de informes. Y, por último, tener información sobre el gasto en viajes ayuda a la empresa a crear políticas de gastos efectivas».

En tu opinión, ¿cuáles son los mayores retos a la hora de gestionar viajes y gastos?

«En mi opinión, uno de los mayores retos es que muchas empresas siguen gestionando los viajes y los gastos con hojas de Excel y, por tanto, perdiendo el tiempo en procesos manuales y reconciliando recibos. Esa falta de visibilidad dificulta a los equipos financieros la identificación de los gastos de cada empleado. Otro problema que creo que hay son las políticas de viajes y gastos que no están claras. Esto puede dar lugar a compras inesperadas y no autorizadas y, además, tener consecuencias en términos de control de costes y supervisión de presupuestos de viajes».

¿Qué consejo le darías a quienes les esté costando gestionar los gastos en viajes de su empresa?«Mi consejo sería que encontrasen una solución técnica y, así, automatizar el proceso todo lo posible. Lo lógico sería volcar todas las reservas y los gastos de viajes en un mismo sistema y dejar que los empleados gestionen ellos mismos sus reservas y gastos de viajes de acuerdo con la política de viajes corporativa».

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Llega el momento de crear una política para la empresa. Lo más cómodo sería meter cualquier cosa y… Voilà! Tarea terminada. Pero ese documento que tienes entre manos será la base de las decisiones que tome el personal de la empresa. No parece que lo más adecuado sea redactarlo a la ligera.

Lo cierto es que una política de calidad facilita el seguimiento y la comunicación, y termina por consolidar los viajes corporativos. Pero cuando no está a la altura, puede que no sirva para nada.

En esta guía te contaremos en qué consisten las políticas de viajes de negocios y de qué forma pueden beneficiar a tu empresa. Después, nos sumergiremos en los detalles que debes tener en cuenta: las prácticas recomendadas, consejos de redacción, una plantilla personalizable, cómo garantizar un cumplimiento prácticamente total, la forma en que la tecnología facilita la aprobación de los viajes, e incluso cómo automatizar todo el proceso de reserva de viajes de negocios.

¿Qué es una política de viaje de empresa?

Básicamente, una política de viaje incluye las normas y procedimientos por las que los empleados se deben regir para reservar y aprobar un viaje de negocios y para conocer los gastos que se contemplan. Los encargados de diseñar las políticas de viajes de negocios son el equipo de dirección financiera y el departamento de gestión de viajes. Normalmente, dan respuesta a preguntas como estas: ¿Se puede viajar en clase business? ¿Con cuánto tiempo hay que hacer la reserva? ¿Qué precauciones debe tomar el empleado si viaja solo?

Las políticas de viaje más completas suelen incluir información sobre lo siguiente:

• El proceso de reserva y la herramienta que la empresa haya aprobado para hacerlo.
• Los costes de reserva que se permiten en cuanto a hoteles, vuelos o transporte por carretera.
• Excepciones o normas que se pueden aplicar en caso de que la ciudad o el trayecto obliguen a aumentar el presupuesto.
• Las compañías preferidas por la empresa.
• Los procesos de aprobación de viajes que excedan las limitaciones habituales.
• El proceso de reembolso.
• Los gastos permitidos.
• Los pasos para redactar el informe a la vuelta.
• La compañía de seguros de viaje.
• Las obligaciones o procedimientos de las compañías contratadas.

Como ves, una política de viaje no solo se centra en la reserva. También abarca una gran cantidad aspectos del viaje e involucra a empleados de diversos departamentos.

¿Cuál es su función?

Cuanto más claras sean las directrices de una política de viajes de negocios, más llano será el camino para todos los implicados.

No se trata de apilar normas, sino de evitar que la persona que está leyendo el documento se frustre en el intento. Si la política de viajes se diseña bien, tanto las empresas como los empleados que viajan saldrán beneficiados.

En el caso de los empleados:

• Mayor flexibilidad y autonomía. El empleado dispone de pautas para planificar su viaje.
• Seguridad, ante todo. Los lugares por los que se mueve están bajo control.
• Menor confusión. La reserva deja de ser un proceso engorroso.

En el caso de la empresa:

• Mayor control. Se reducen los picos de gastos.
• Menor fricción y frustración en cuanto a gastos y reembolsos.
• Mayor imparcialidad. Se fomenta una cultura empresarial positiva.

Qué elementos debe incluir

Siempre hay que tener en cuenta estos tres factores: cómo viaja la empresa, quién realiza esos viajes y por qué los realiza. Pero este es solo el primer paso.

Es vital contar con una herramienta y un proceso de reserva que hayan sido aprobados previamente. Es decir, ¿quieres establecer una única plataforma de viajes de negocios para unificar los gastos? ¿Prefieres, por el contrario, que sea el empleado quien reserve sus viajes dentro de los márgenes que establece la política? ¿O quizás deba encargarse de todo el proceso la dirección de la oficina?

Por otra parte, la política debe incluir una lista de los gastos permitidos en los viajes corporativos. De esta forma, los empleados son plenamente conscientes de las compras que pueden hacer y se evitan desembolsos innecesarios con la tarjeta de la empresa.

En la política de viaje, también podrás detallar los gastos y los procesos de reembolso. Eso las convierte en el incentivo perfecto para que los empleados lean el documento.

Por último, pero no menos importante, hay que incluir toda la información sobre seguridad que los empleados vayan a necesitar. Por ejemplo, qué hacer en caso de emergencia durante el viaje, con quién ponerse en contacto dependiendo de la emergencia que surja o qué seguro se puede contratar.

Échale un vistazo a nuestra plantilla. En ella, encontrarás cómo redactar una política de viajes de empresa y te detallaremos los pasos a seguir.

Qué hay que tener en cuenta

Es bastante común que las políticas de viaje estén desfasadas. A muchas empresas incluso les cuesta recordar cuándo fue la última vez que pusieron la suya a punto. Lo más normal es que no cumplan con las expectativas porque:

• Son difíciles de entender.
• Nadie las lee ni se acuerda de que existen.
• No están adaptadas a la tecnología.
• Resultan demasiado burocráticas.

Veamos algunas cifras

• El 64 % de los millennials comprenden la política de viaje de su empresa, pero no se ciñen a ella.*
• El 72 % de las empresas no han alcanzado el nivel de cumplimiento deseado.*
• Al menos el 50 % de las reservas de hotel se realizan al margen de la política corporativa.***

En realidad, este tipo de problemas se pueden resolver fácilmente con una política que refleje de manera más precisa las necesidades de la empresa y de los empleados que viajan. Por ejemplo, si la mitad de los viajes no se ajustan a los ideales de cumplimiento, quizás se deba a que el presupuesto estándar no está actualizado de acuerdo con los precios o las demandas actuales. Puede ocurrir que tu empresa necesite una gran cantidad de reservas de última hora aunque la política no ampare esta situación.

El mejor compañero de una política realista es una tecnología que facilite su puesta en marcha. Pero ni la típica wiki ni el clásico documento en PDF son la solución.

Lo que de verdad hace falta es una política que se pueda integrar en una tecnología que permita hacer reservas.

Tecnología para hacerlo realidad

Todavía no se ha inventado un documento que tenga acceso a las compras que realizan los empleados en los viajes de empresa. Por eso, lo mejor es contar con tecnología que facilite las reservas de los viajes corporativos. En otras palabras: una herramienta en la que se puedan incluir políticas de viaje personalizables y en la que las personas encargadas puedan dar su aprobación. De esta manera, podrás comprobar que el viaje se ha planificado de conformidad con la política de la empresa y se podrá proceder a la reserva. Si eso no es así, la persona encargada recibirá una notificación (para ello, tendrás que configurar la herramienta).

Llegados a este punto, es hora de descubrir los siguientes puntos de la guía. En este recurso en línea encontrarás ayuda con los aspectos siguientes de las políticas de viajes de negocios:

• Redactar una política de viaje
• Prácticas recomendadas de las políticas de viaje
• Usar una plantilla de política de viaje
• Mejorar el cumplimiento de la política
• Automatizar una política de viaje

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Si no se gestionan bien, los viajes de empresa pueden consumir una parte importante del presupuesto de una organización. Y aunque muchas empresas han adoptado el trabajo remoto, a menudo es necesario enviar a ciertos miembros del equipo a otros países para asistir a reuniones o conferencias. En esta guía le mostraremos cómo puede beneficiarse de descuentos en viajes corporativos con herramientas adecuadas que le permitirán ahorrar tiempo y dinero, entre otras ventajas. 

Tarifas de viajes corporativos

En primer lugar, es importante comprender que muchos proveedores de servicios de viaje, como hoteles, agencias de alquiler de vehículos y aerolíneas, valoran mucho las relaciones que establecen con las empresas. Son conscientes de que los viajes corporativos son una gran industria y que la fidelidad es un valor a cultivar.

Las tarifas corporativas son tarifas especiales que los proveedores de servicios de viaje ofrecen a las empresas. Estas tarifas pueden ser fijas o negociarse directamente. 

Los descuentos para viajes corporativos asumen diferentes formas:

• tarifas corporativas en hoteles;
• tarifas aéreas corporativas (similares a las de viajeros frecuentes);
• alquiler de coches corporativos; 
• cuentas corporativas para viajes compartidos. 

Al inscribir a su empresa en programas de descuentos para viajes corporativos, obtendrá gran cantidad de beneficios.

1. Ahorro en costes: sobra decir que beneficiarse de las tarifas corporativas puede ahorrarle bastante dinero a su empresa. Un buen programa también le permitirá controlar sus gastos.
2. Comodidad: los programas de descuento para viajes corporativos pueden eliminar muchos de los dolores de cabeza relacionados con la organización y planificación de viajes de empresa, gracias a herramientas que facilitan la reserva y el seguimiento. 
3. Control: los programas de viajes corporativos ofrecen más que ahorros. Estos programas pueden ayudarle a mantener su política de viajes, ya que permiten un mayor control y transparencia en materia de gastos.
4. Beneficios para sus empleados: incluso cuando viajen por motivos personales, sus empleados podrán disfrutar de algunos de los mismos descuentos y ventajas. 

8 consejos para obtener descuentos en viajes corporativos para pequeñas empresas

En el pasado, solo las grandes empresas disfrutaban de los beneficios de los programas de viajes corporativos, ya que los proveedores de servicios de viajes se centraban en organizaciones con grandes presupuestos y poder adquisitivo. Por fortuna, el panorama ha cambiado y las pequeñas empresas cuentan con abundantes opciones para obtener descuentos en viajes corporativos. 

A continuación, le presentamos ocho formas en las que su empresa puede beneficiarse de descuentos en viajes corporativos.

1. Estudie las opciones

Puede parecer un consejo obvio, pero es importante dedicar tiempo a comparar los precios de cualquier reserva que necesite realizar. Es posible que le sorprenda la gran variedad de precios entre diferentes proveedores de servicios. 

2. Negocie

No todos los proveedores de servicios anuncian abiertamente sus descuentos para viajes corporativos. No tenga miedo de solicitar tarifas preferentes. Si le dicen que no o si obtiene una tarifa más alta de lo esperado, ¡negocie! 

3. Utilice tarjetas de crédito de empresa

También conocidas como tarjetas de crédito para viajes de empresa, muchos bancos y proveedores de tarjetas de crédito ofrecen productos que favorecen los viajes corporativos a través de una serie de diferentes ventajas. Si se registra y utiliza una tarjeta de crédito para viajes de empresa, es probable que obtenga los siguientes beneficios: 

• tarifas más económicas al reservar vuelos, hoteles, transporte y otros;
• un programa de fidelización basado en puntos para servicios específicos; 
• acceso a salas VIP o «business» en los aeropuertos;
• ocasionalmente, estancias en hotel gratuitas.

Un factor que debe tener en cuenta es que el proveedor de su tarjeta de crédito probablemente le cobrará una tarifa anual por estas tarjetas, pero es probable que recupere ese dinero en ahorros con bastante rapidez. 

4. Regístrese en programas de fidelización y programas de recompensas

Si usa con frecuencia los servicios de una determinada aerolínea, cadena de hoteles o agencia de alquiler de automóviles, compruebe si ofrece algún programa de fidelización en el que pueda inscribirse. De esa manera, cuanto más utilice sus servicios, mejores serán las recompensas y los descuentos que le ofrezcan.

Existen muchos beneficios importantes asociados con los programas de fidelización, a saber:

• descuentos en mejoras para viajes aéreos;
• menores límites de facturación de equipaje;
• salidas tardías de habitaciones del hotel y beneficios adicionales;
• entrega gratuita de coches de alquiler en el aeropuerto;
• días gratuitos de alquiler de coches.

Incluso si ya está inscrito en programas de fidelización, compare siempre los precios antes de hacer su reserva. En ocasiones, las tarifas de la competencia pueden resultarle más económicas. 

5. Viajar entre semana

Viajar de lunes a jueves suele ser más barato, ya que durante estos días se realizan menos viajes por motivos de ocio. Esto significa que los hoteles tienen más habitaciones disponibles y las aerolíneas ofrecen más asientos.

6. Presupuestación y seguimiento de gastos

Establezca presupuestos y dietas diarias en aspectos como las comidas y los desplazamientos al centro de la ciudad para mantenerse al tanto de los costes de viaje de su empresa. Existen diversas herramientas de seguimiento de gastos que puede utilizar para controlar todos sus costes. 

7. Un paquete completo de gestión de viajes

TravelPerk le ofrece una solución integral de gestión de viajes para que pueda planificar, reservar y gestionar viajes de empresa de principio a fin. Esto significa que puede reservar vuelos, alojamiento, trenes y vehículos de alquiler desde una sola plataforma.

El software de gestión de viajes de TravelPerk también le brinda acceso a funciones como políticas de viaje, facturas individuales y de equipo, integraciones e informes de gasto. 

8. Recuperación del IVA

TravelPerk también ofrece un servicio de recuperación de IVA que facilitar la tarea de reclamar sus devoluciones de IVA en vuelos, hoteles, automóviles y viajes de tren. Esto le ayudará a ahorrar hasta un 20 % en gastos de viajes de empresa.

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