Gestionar los viajes de negocios durante el Coronavirus
Este centro de recursos está aquí para ayudarte a dar respuesta a tus preguntas sobre el estado de los viajes de negocios durante la propagación del Coronavirus y la enfermedad que causa, COVID-19.
Una nota de nuestro CEO.
“Creo que la responsabilidad de todas las empresas debe ser hacer todo los posible para aplanar la curva. Las personas que viajan o que no han cambiado sus rutinas en este momento están actuando de manera irresponsable, y no solo para ellos mismos, sino por sus familiares en edades avanzadas o sus vecinos. La salud es lo primero, y solo hay que viajar si es completamente necesario”
El fundador y CEO de Travelperk, Avi Meir
Como el Coronavirus se está propagando a casi todas las regiones pobladas del mundo, decenas de restricciones de viajes han entrado en vigor a medida que los países han ido cerrando sus fronteras a los que no son ciudadanos. Muchos países y estados están solicitando a sus ciudadanos que se refugien en sus hogares. En las antes bulliciosas ciudades de todo el mundo, a las personas ni siquiera se les permite salir por razones no esenciales.
En esta serie de artículos, estamos cubriendo todo lo que los gestores de viajes, los viajeros de negocios y los ejecutivos necesitan saber en estos tiempos tan difíciles.
¿Cómo puedo administrar los viajes de negocios durante el COVID-19?
Si estás a cargo de la gestión de los viajes de negocios en tu empresa, tus tareas y responsabilidades han cambiado drásticamente. Ahora estás tratando con más cancelaciones y solicitudes de reembolso que con nuevas reservas de viajes.
En términos generales, estas son las tareas que debes tener en cuenta durante el brote de Coronavirus.
- Revisa todos los viajes venideros y realiza una evaluación de riesgos (ver más sobre esto a continuación)
- Cancela todos los viajes futuros que no pasen la evaluación de riesgo.
- Trabaja con tu agencia de viajes o directamente con los proveedores para obtener reembolsos o bonos.
- Realiza un seguimiento de los bonos de los proveedores, incluyendo las fechas de caducidad y las restricciones de transferencia.
- Crea nuevas directrices sobre los viajes permitidos durante este período.
- Considera cómo puedes ayudar a los miembros del equipo a satisfacer el propósito de sus viajes de forma remota.
Dependiendo de si eres es un gestor de viajes a tiempo completo, un director de oficina o un jefe de equipo, es posible que no estés encargándote de todo esto tu mismo. Sin embargo, estas son las cosas que deben gestionarse dentro de tu empresa.
¿Debo cancelar todos los viajes de negocios?
No todas las regiones del mundo se ven igualmente afectadas. Sin embargo, nadie sabe qué ciudad o país podría ser el más afectado a continuación y la situación está cambiando por momentos.
Debes utilizar los siguientes criterios para ayudarte a decidir si debes o no cancelar los viajes:
- Directrices internacionales y nacionales
- Cómo se encuentran los viajeros
- Si el viaje es esencial o no
Obtén más información sobre la cancelación de tus viajes de negocios debido al Coronavirus y consejos para obtener reembolsos y créditos de los proveedores.
¿Cómo realizo una evaluación de riesgos para los viajes de negocios?
Es importante adoptar un enfoque analítico para planificar los viajes de negocios durante el COVID-19. Pero, por supuesto, la opinión de los empleados sobre el riesgo tiene prioridad.
Si los órganos gubernamentales permiten los viajes, hay que realizar un rápido análisis de riesgo que incluya factores como el destino, la salud del empleado, la duración del viaje, la probabilidad de propagación durante la duración del viaje y la densidad de población del lugar de destino.
En general, en las evaluaciones de riesgos se sopesan las probabilidades y el impacto. ¿Qué probabilidad hay de que ocurra algo? ¿Cuál es el impacto si ocurre?
Consulta nuestro artículo sobre cancelaciones de viajes por el Coronavirus para más información.
Obtén consejos de viaje país por país
Hemos reunido la principal fuente de información, directrices y restricciones de cada país. A continuación encontrarás enlaces a los recursos estatales.
Consejos para viajar a América del Norte
Consejos para viajar a Europa
Consejos para viajar a Asia
Consejos para viajar a otros países
Por supuesto, esta no es una lista exhaustiva de todos los países del mundo. Para consejos y restricciones de viaje, comprueba el ministerio de Asuntos Exteriores de tu país o del país de destino.
Si necesito viajar por negocios, ¿cómo puedo protegerme?
Debido a la gravedad de esta pandemia mundial y las directrices de muchos países, la mayoría de los viajes de negocios deben ser cancelados. Sin embargo, si tienes planeado un viaje de carácter esencial a cualquier destino del mundo (con casos registrados o no) debes seguir estas pautas:
- Lávate las manos con frecuencia, después de estar fuera y antes de comer. Lávatelas durante 20 segundos o más.
- No salgas si tienes síntomas similares a los de la gripe.
- Usa una mascarilla facial en las zonas más afectadas para proteger a los que te rodean, y muestra solidaridad con la comunidad local.
- Practica el distanciamiento social cuando no estés realizando actividades comerciales esenciales.
- Durante las actividades comerciales esenciales, mantente a una distancia de dos metros con los demás.
- Cuida tu salud dando prioridad a las horas de sueño y a una dieta saludable.
¿Qué eventos y conferencias han sido cancelados?
Si tu viaje de negocios es para asistir a una conferencia, esta cuenta como una actividad no esencial, y no es aconsejable ir, incluso si el evento no ha sido cancelado.
La mayoría de eventos profesionales en Europa, Norteamérica y Latinoamérica ya han sido cancelados debido al Coronavirus. Las conferencias que tardaron demasiado en anunciar su cancelación han sido muy criticadas y en última instancia fueron presionadas para que cancelaran. Así que incluso si tu próximo evento no ha sido cancelado, si es en primavera o a principios del verano, hay muchas probabilidades de que lo acabe siendo.
Consulta nuestra lista de las principales conferencias que han sido canceladas en los últimos meses.
¿Cuándo deberías empezar a reservar viajes de negocio de nuevo?
Revisa la lista de páginas web gubernamentales para conocer las recomendaciones oficiales. En estos momentos, nuestro mejor criterio dicta que alrededor de septiembre será la fecha más temprana en la que podrías considerar viajar internacionalmente de nuevo.
Sin embargo, esto depende por completo de las directrices del sistema de salud pública de tu país y la del país al que vas a viajar.
Si tienes que reprogramar los viajes de negocios con proveedores que no te ofrecen un reembolso completo o un bono de viaje, entonces puede que quieras posponer tu viaje tan tarde como el proveedor lo permita.
¿Qué es un billete flexible?
No podemos predecir cómo serán los viajes después del Coronavirus. Pero sabemos que serán muy diferentes. Los turistas y las empresas serán menos propensos a reservar viajes que no sean flexibles, es decir, que no puedan ser cancelados o modificados.
Estas son algunas opciones diferentes para adquirir viajes de negocio flexibles:
- Billetes flexibles de las aerolíneas - La mayoría de aerolíneas permiten añadir un seguro de viaje durante el proceso de compra. Existen diferentes políticas sobre cómo se cubren las cancelaciones y las modificaciones.
- Cancelaciones gratuitas de las reservas de hotel - Muchos portales de reservas de hotel y proveedores directos ofrecen cancelaciones gratuitas de entre 14 días y hasta 2 días antes del viaje.
- Seguro de viajes de negocios - Hay compañías que ofrecen un seguro de viaje especial para empresas, ya que estas experimentan cambios y cancelaciones con mucha más frecuencia que los usuarios que viajan por placer.
- FlexiPerk de TravelPerk - El año pasado, presentamos FlexiPerk para solucionar el problema de los cambios y cancelaciones frecuentes en los viajes de negocios. Los clientes de FlexiPerk pagan una tarifa del 10% en todos los viajes para poder obtener reembolsos del 80% o más y cambios gratuitos en todos los viajes, incluyendo vuelos, hoteles, coches y trenes.
Cuanto más se aúnen los esfuerzos del mundo en el confinamiento, antes venceremos al virus. Las empresas tienen la responsabilidad de mantener a salvo a sus empleados y a cualquiera con los que estos entren en contacto.
