Geschäftsreisen erleben momentan eine Renaissance. Kein Wunder nach der Zwangspause durch die Corona-Pandemie und die lange Zeit der ermüdenden digitalen Meetings und endlosen schriftlichen Korrespondenzen. Ein persönlicher Austausch von Angesicht zu Angesicht, das wünschen sich viele Arbeitnehmer:innen und Kund:innen zurück.
Doch es kann ein langer Weg sein, bis eine Geschäftsreise in einem Unternehmen realisiert und genehmigt wird. Von der Reiseplanung über den Dienstreiseantrag und die Dienstreisegenehmigung bis hin zur schlussendlichen Buchung – all das gehört zu einer Dienstreise dazu und muss dementsprechend organisiert und gemanagt werden.
Ohne strukturierte und effiziente Abläufe kann das schnell zu einem umfangreichen Unterfangen werden. Doch es muss nicht kompliziert sein! Wir zeigen Ihnen anhand von fünf Tipps, was Sie beim Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen beachten sollten und wie Sie diesen optimieren und vereinfachen können.
1. Stakeholder:innen einbeziehen
Noch bevor es an die eigentliche Reiseplanung geht, sollten Sie zuerst grundlegend entscheiden, welche Personen in Ihrem Unternehmen überhaupt am Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen beteiligt sein sollen. Je nach Größe und Unternehmensstruktur kann dies variieren. In kleinen Firmen gibt es vielleicht nur ein bis zwei Ansprechpartner:innen – in großen Unternehmen hingegen kann es notwendig sein, mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen in den Genehmigungsprozess einzubeziehen.
Hier sind einige Beispiele, wer in Ihrem Unternehmen an dem Genehmigungsverfahren für Geschäftsreisen beteiligt sein könnte:
- Administrator:innen: Travel-Manager:innen oder Assistent:innen der Geschäftsführung, die für die Buchung von Dienstreisen verantwortlich sind.
- Vorgesetzte: Der oder die direkte Vorgesetzte derjenigen Person, die sich auf Geschäftsreise begibt.
- Führungsabteilung: Vertreter:innen der Führungsebene.
- Finanzabteilung: Vertreter:innen der Finanzabteilung, die für Reisekosten und Reisekostenabrechnung zuständig sind
- HR: Vertreter:innen der Personalabteilung, der sich um die Geschäftsreise kümmern (aus Sicht der Anstellungsverhältnisse und deren Einhaltung)
Um unerwünschten bürokratischen Mehraufwand und Verzögerungen im Genehmigungsverfahren zu vermeiden, sollten Sie nur Personen miteinbeziehen, die absolut zentral für den Genehmigungsprozess sind. Sie sollten also darüber nachdenken, welche Abteilungen und vor allem auch wie viele Personen aus den jeweiligen Bereichen wirklich unerlässlich für den Prozess sind.
2. Übersichtliches Genehmigungsverfahren einführen
Haben Sie Ihre Stakeholder:innen identifiziert, geht es im nächsten Schritt darum, eine gut organisierte Richtlinie für Dienstreisen aufzustellen. Wenn Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinie besitzt, ist dies ein guter Zeitpunkt, über die Einführung einer solchen nachzudenken. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“.
Hier ein Überblick über einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Formulierung Ihrer Reiserichtlinie in Bezug auf Geschäftsreisen und deren Genehmigung berücksichtigen sollten:
- Welche Ansprechpartner:innen für Geschäftsreisen gibt es im Unternehmen, und wer von diesen ist berechtigt, eine Dienstreise zu genehmigen?
- Wer ist verantwortlich für das Buchen von Geschäftsreisen? Angestellte, Vorgesetzte oder die Vorstandsassistenz?
- Müssen Reisende vorher einen Dienstreiseantrag stellen und benötigen sie eine offizielle Dienstreisegenehmigung? Wenn ja: Wie, wo und an wen muss der Dienstreiseantrag gestellt werden bzw. wer muss ihn genehmigen?
- Wie viel Vorlauf bedarf es, damit eine Dienstreise rechtzeitig genehmigt und umgesetzt werden kann?
- Was ist im Falle einer spontanen Geschäftsreise zu tun? Gibt es Ausnahmefälle von den allgemeinen Vorschriften?
- Ist nur die Buchung von bestimmten Beförderungsmitteln und Unterkünften im Rahmen einer Dienstreise erlaubt? Dürfen Arbeitnehmer:innen zum Beispiel im Flugzeug nur die Economy- oder auch die Business Class buchen? Oder darf das Hotel mehr als drei Sterne haben?
- Gibt es für Dienstreisen ein festes Reisekosten-Budget?
Je genauer Sie die Rahmenbedingungen und die einzelnen Schritte des Genehmigungsprozesses in Ihrer Reiserichtlinie klären, desto besser. So schaffen Sie nicht nur Transparenz, sondern können auch Fehlern im Prozess vorbeugen.
Mit TravelPerk können Sie Ihre Reiserichtlinie beispielsweise direkt in die Plattform integrieren. So können Ihre Angestellten einfach und bequem eine Geschäftsreise buchen, ohne fürchten zu müssen, gegen die Richtlinien Ihres Unternehmens zu verstoßen. Und sollten die Reisen der Zustimmung von Vorgesetzten oder Manager:innen bedürfen, können Sie mit TravelPerk auch eine Automatisierung des Dienstreisegenehmigungs-Verfahrens einrichten.
3. Tool für zentrale Verwaltung finden
Der Schlüssel für einen gut funktionierenden Genehmigungsprozess für Dienstreisen ist eine zentrale Organisation des Ganzen.
Ein unorganisierter Genehmigungsprozess kann schnell zu Verwirrungen, einem Hin-und-Her in der Absprache, Verzögerungen oder im schlimmsten Fall sogar zu Fehlbuchungen führen. Eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente oder eine unübersichtliche E-Mail-Korrespondenz erschweren den Prozess zusätzlich.
Um all dies zu vermeiden, können Sie Ihren Genehmigungsprozess für Dienstreisen in einem speziell dafür vorgesehenen Tool wie TravelPerk einfach und bequem verwalten. Dort haben sie alles Wichtige an einem Ort und können den Genehmigungsprozess zentral und effizient managen.
4. Mitarbeiter:innen einbeziehen
Nachdem Sie einen klaren und gut organisierten Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen eingeführt haben, muss dieser an die Mitarbeiter:innen kommuniziert werden. Die Angestellten sollten genau wissen, was sie im Zuge der Reiseplanung und Dienstreisegenehmigung zu beachten haben: Wann, wo, wie und in Zusammenarbeit mit wem findet der Genehmigungsprozess für die Dienstreise statt?
Veröffentlichen Sie eine interne Ankündigung über einen passenden Kanal (E-Mail, Chat-Tools etc.) und informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen aktiv über den Prozess. Haben Sie in eine Software oder ein Management-Tool für Dienstreisen investiert, sollten Sie Einführungen und Schulungen anbieten. Bei der Auswahl eines Tools ist es daher ratsam darauf zu achten, dass es benutzerfreundlich ist und einen guten Langzeitsupport anbietet.
5. Reisegenehmigung für Dienstreisen automatisieren
Zu guter Letzt können Sie Ihr Genehmigungsverfahren für Dienstreisen zusätzlich optimieren, indem Sie einzelne Schritte nach Möglichkeit automatisieren. Dies kann nicht nur Zeit sparen, sondern macht den Prozess auch leichter zugänglich. Durch Automatisierung kann der bürokratische Mehraufwand reduziert, die Arbeitsabläufe geglättet und der Genehmigungsprozess für Dienstreisen vereinfacht werden.
Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen mit TravelPerk managen
Egal, ob Planung, Dienstreiseantrag, Dienstreisegenehmigung oder Buchung – mit TravelPerk haben Sie alles im Blick und können Ihren Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen unkompliziert und automatisiert managen.
Reiseplanung & Buchung
TravelPerk bietet eine Vielzahl von Integrationen, mit denen Sie verschiedenste Beförderungsmittel sowie Unterkünfte vergleichen und buchen können. Durch das Bündel aller relevanten Informationen an nur einem Ort haben Sie stets alles genau im Blick und vermeiden so das Jonglieren mit verschiedenen Buchungsbestätigungen von unterschiedlichen Plattformen. Wenn Sie gerne auf alle Eventualitäten vorbereitet sind, bieten wir Ihnen mit FlexiPerk unseren Service für flexible Kostenrückerstattung. Mit FlexiPerk können Sie ihre Flüge, Bahnfahrten oder Hotelreservierungen einfach umbuchen oder erhalten im Falle einer Stornierung bis zu 80 % der Reisekosten zurück.
Dienstreiseantrag & Dienstreisegenehmigung
Steht die Reiseplanung, folgt der Dienstreiseantrag. Dieser, und vor allem die darauffolgende Dienstreisegenehmigung, sind wohl die wichtigsten Schritte im Genehmigungsprozess von Geschäftsreisen. Denn erst durch eine offizielle Dienstreisegenehmigung wird sichergestellt, dass sämtliche im Dienstreiseantrag aufgeführten Kosten im Zuge der Reisekostenabrechnung steuerlich geltend gemacht werden können. Zudem greift auch die gesetzliche Unfallversicherung für Reisende erst dann, wenn die Reise offiziell genehmigt wurde. Umso wichtiger ist es, dass der Genehmigungsprozess einwandfrei funktioniert.
Mit TravelPerk können Arbeitnehmer:innen ihren Dienstreiseantrag ganz einfach und bequem direkt über unsere Plattform einreichen. Dazu müssen sie nur die Basisinformationen rund um die Reise sowie die erforderlichen Dienstleistungen und Reisekosten zum Reiseplan hinzufügen.
Ist alles Wichtige eingetragen, wird der Dienstreiseantrag an eine genehmigungsberechtigte Person weitergeleitet. Diese erhält eine von TravelPerk automatisch generierte E-Mail, die alle wichtigen Informationen rund um die Geschäftsreise enthält – vom Zweck der Reise über den Reiseplan bis hin zu den relevanten Kosten.
Sollte etwas mit dem Antrag nicht in Ordnung sein, sprengen die Kosten zum Beispiel das Budget, kann der Antrag vom Arbeitgeber mit entsprechender Begründung abgelehnt werden. Dies wird per E-Mail automatisch an die reisende Person übermittelt, die dann die Möglichkeit hat, einen neuen und angepassten Antrag zu stellen.
Entspricht jedoch alles den Vorgaben, kann die Dienstreisegenehmigung erteilt werden. Auch in diesem Fall erhalten Reisende eine E-Mail mit einem entsprechenden Hinweis und die geplante Reise wird unter den genehmigten Aktivitäten verbucht.
Zeitgleich werden mit der Genehmigung auch direkt die erforderlichen Zahlungen im Rahmen der Buchung geleistet. Somit steht einer gut organisierten und bequemen Dienstreise nichts mehr im Weg!
FAQ – häufig gestellte Fragen rund um den Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen
Eine generelle Dienstreisegenehmigung ist eine Art Dauer-Genehmigung und kann dann sinnvoll sein, wenn Arbeitnehmer:innen in regelmäßigen Abständen Dienstreisen tätigen. Die generelle Dienstreisegenehmigung wird meist für ein bestimmtes Reisegebiet (bspw. Stadt, Landkreis, Bundesland) und einen bestimmten Zeitraum ausgestellt. Dadurch müssen Arbeitnehmer:innen nicht für jede Dienstreise einen separaten Antrag stellen.
Der Ablauf einer Geschäftsreise kann sehr unterschiedlich aussehen, je nachdem zu welchem Zweck die Reise getätigt wird und wohin. Von einem Messebesuch bis hin zu einem Vertragsabschluss kann alles auf der Agenda einer Dienstreise stehen. Und auch die An- und Abreise können sehr unterschiedlich verlaufen, je nachdem, ob das Ziel der Reise beispielsweise im In- oder Ausland liegt. Generell gilt eine Geschäftsreise aber erst als solche, wenn im Rahmen der Reise auch eindeutig Dienstgeschäfte für den Arbeitgeber verrichtet werden.
Bei der Organisation von Geschäftsreisen sollten Sie vor allem darauf achten, dass der Genehmigungsprozess gut strukturiert und transparent ist. Arbeitnehmer:innen sollten wissen, wann, wo, wie und bei wem sie einen Dienstreiseantrag stellen können und wie sie eine Dienstreisegenehmigung erhalten. Ebenfalls sollten die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens klar kommuniziert werden, sodass der Rahmen für Geschäftsreisen eindeutig definiert ist.
Der Arbeitgeber muss bei einer Dienstreise Folgendes bezahlen:
- Reisekosten der An- und Abreise von der Dienststätte zum Einsatzort
- Kosten für Beförderungsmittel vor Ort, z. B. Mietwagen, solange diese für die Diensttätigkeit notwendig sind
- Kosten für ein Hotel oder eine Unterkunft
- Verpflegungspauschale
- tägliche Arbeitszeit: Hier empfiehlt es sich, vor Antritt der Reise klar zu definieren, wie lang die tägliche Arbeitszeit dauert und welche im Zuge der Reise geplanten Veranstaltungen und Unternehmungen als Arbeitszeit gelten.
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