Reisekosten optimieren – 10 Tipps, um bei Geschäftsreisen Geld zu sparen

Sei es für die Kundenakquise, fürs Networking, für Geschäftsabschlüsse oder fürs Management: Für viele Unternehmen sind Geschäftsreisen ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensalltags – kein Wunder, schließlich werden die Aussichten auf geschäftlichen Erfolg bei persönlichen Treffen höher eingeschätzt.

Doch neben all den positiven Aspekten gehen Geschäftsreisen auch mit einem immensen Aufwand einher – sowohl organisatorisch als auch finanziell. Geschäftsreisen können zu einer großen Kostenstelle für Unternehmen werden. Vor allem, wenn die Planung und die Abrechnung der Spesen unbedacht erfolgen. Ein gutes Reisekostenmanagement ist daher essenziell, um die Reisekosten in Ihrem Unternehmen zu minimieren.  

10 Tipps, um Ihr Geschäftsreisebudget zu schonen

Wir geben Ihnen 10 Tipps an die Hand, mithilfe derer Sie Ihre Spesen senken und Ihr Reisekostenmanagement verbessern können:

1. Transportmittel vergleichen
2. Alternative Unterkünfte erlauben
3. Zugang zu vergünstigten Angeboten erhalten
4. Reiserichtlinien, die jede:r einhält
5. Flexibilität beim Reisen fördern 
6. Öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder gemeinsam reisen
7. Klare Regelungen zur Spesenabrechnung & Reisekostenrückerstattung
8. Mehrwertsteuererstattung vereinfachen
9. Vertrauen, Transparenz & Belohnung integrieren
10. Dynamisches Reisemanagement & Reportings

1. Transportmittel vergleichen

Bus, Bahn, Auto, Flugzeug – so groß wie die Auswahl der Transportmittel ist auch die Preisspanne, die man für eine Reise mit ihnen bezahlt. Wo möglich, lohnt es sich daher immer, verschiedene Transportmöglichkeiten miteinander zu vergleichen. So dauert beispielsweise eine Busreise von Köln nach Berlin zwar länger als ein Inlandsflug, ist aber auch dementsprechend günstiger – und ganz nebenbei besser für die Umwelt.  

Ebenfalls relevant für die Kosten ist die Frage, ob Ihre Angestellten in der 1. oder in der 2. Klasse beziehungsweise in der Business oder Economy Class reisen bzw. fliegen. Die Preisunterschiede hier können enorm sein und bieten daher großes Potenzial für Einsparungen. Um Fahrtkosten zu sparen, können Sie beispielsweise Regeln aufstellen, ab welcher Reisedauer das komfortablere Angebot genutzt werden darf – für einen Inlandsflug reicht die Economy Class, für einen Langstreckenflug nach Amerika darf es dann auch die Business Class sein. 

Wenn Sie sich für ein Transportmittel und eine Klasse entschieden haben, sollten Sie anschließend verschiedene Anbieter miteinander vergleichen, um wirklich den günstigsten Preis zu erhalten. Wer allerdings über normale Reisebüros oder Websites für Privatpersonen vergleicht und bucht, der lässt sich Potenzial für Einsparungen entgehen. Denn die Aussicht auf ein gutes Angebot erhöht sich mit der Größe des Ihnen zur Verfügung stehenden Reiseinventars: Je größer die Vergleichsbasis, desto besser stehen die Chancen, die optimale Reiseoption zu finden. 

Mit TravelPerk als Reisemanagement-Tool greifen Sie auf die weltweit größte Reisedatenbank für Geschäftsreisen zu und profitieren zudem von attraktiven Firmenrabatten. 

2. Alternative Unterkünfte erlauben

In den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens können Sie auch festhalten, welche Unterkünfte Geschäftsreisende buchen dürfen. Legen Sie sich jedoch von vornherein nur auf bestimmte Hotelketten fest, entgeht Ihnen vielleicht eine enorme Ersparnis bei den Übernachtungskosten. 

Erweitern Sie daher Ihren Horizont und ziehen Sie auch alternative Unterkunftsoptionen wie etwa Airbnb in Betracht. Diese sind oft nicht nur günstiger, sondern bieten Ihren Mitarbeiter:innen in vielen Fällen auch ein besseres Reiseerlebnis. Gerade bei längeren Aufenthalten bevorzugen viele Geschäftsreisende eine Unterkunft mit einer eigenen Küche, um sich gesünder zu ernähren, oder wünschen sich mehr Platz zum Arbeiten, als ein herkömmliches Hotelzimmer bieten kann.

Alternative Unterkünfte bieten sich jedoch nicht für jedes Reiseziel und für jede Geschäftsreise an. Bei einem kurzen Aufenthalt kostet eine alternative Unterkunft unter Umständen ähnlich viel wie ein Hotelzimmer. Daher gilt es auch hier, stets die Möglichkeiten und Angebote zu vergleichen.

Tipp: Nicht nur die Art der Unterkunft, sondern auch ihre Lage bestimmt den Preis. Um Übernachtungskosten zu sparen, sollten Sie durchaus auch die Buchung von Unterkünften außerhalb des Stadtzentrums erwägen. Hotels, die etwas außerhalb liegen, sind oft weitaus günstiger als Hotels in prominenter Lage. 

3. Zugang zu vergünstigten Angeboten erhalten

Firmenrabatte und Businesstarife sind eine gute Möglichkeit, um Reisekosten zu sparen. Oft ist es jedoch schwer, vergünstigte Angebote in angemessenem Umfang von Transportgesellschaften oder Unterkünften zu erhalten. Hier können Ihnen Reisemanagement-Plattformen behilflich sein. Spezialisierte Geschäftsreiseanbieter bestechen durch ein großes Netzwerk und jahrelange Geschäftsbeziehungen mit vielen verschiedenen Fluggesellschaften und Unterkünften. Dies ermöglicht Kund:innen eine große Auswahl an Firmentarifen und -rabatten sowie Bonus- und Treueprogrammen. Buchen Sie über TravelPerk und profitieren Sie von günstigen und vielseitigen Angeboten für Ihre Geschäftsreisen! 

4. Reiserichtlinien, die jede:r einhält

Ein weiterer wichtiger Punkt, um Reisekosten zu sparen, sind ausführliche und leicht verständliche Reiserichtlinien. Sollte Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinien besitzen, erfahren Sie in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2023“ alles Wichtige, was Sie zu diesem Thema wissen sollten. 

In den Reiserichtlinien werden alle zentralen Aspekte des Geschäftsreisegenehmigungsprozesses und des Reisekostenmanagements geregelt – von den Buchungsmodalitäten über das Reisebudget bis hin zur Reisekostenabrechnung und Kostenrückerstattung. Durch eine klare Regelung der Reiserichtlinie können Sie die Planung und Buchung von Geschäftsreisen nicht nur vereinheitlichen, sondern auch spürbar vereinfachen. Ohne Vorgaben können die Mitarbeiter:innen schließlich auch nicht wissen, ob ihre Buchungen etwa in das Budget passen oder ob sie das richtige Buchungstool genutzt haben. Auch das Vorgehen in Sonderfällen, etwa wenn eine Geschäftsreise sehr kurzfristig stattfinden soll, sollte in den Richtlinien geregelt werden, um Verwirrung und Stress zu verhindern. 

Eine Reiserichtlinie erfüllt ihren Zweck allerdings nur dann, wenn sie von den Angestellten eingehalten wird – und das stellt oft eine Herausforderung dar. Zahlreiche Unternehmen haben ein Problem mit der Compliance und der Durchsetzung ihrer Reiserichtlinien. Dass sich die Angestellten nicht an die Vorgaben halten, hat aber in den wenigsten Fällen etwas mit Unmut zu tun. Viel öfter liegt es daran, dass die Richtlinien zu lang oder zu kompliziert formuliert oder vielleicht gar nicht öffentlich zugänglich sind.

Für die Einhaltung der Reiserichtlinien ist es daher zuerst einmal grundlegend wichtig, dass sie

• kurz und verständlich,
• lesbar, 
• praxisnah und umfassend,
• aktuell
• und allen Mitarbeiter:innen zugänglich sind. 

Sorgen Sie im Sinne einer besseren Compliance bei Dienstreisen dafür, dass jede:r die Richtlinien leicht lesen kann, dass sie prägnant formuliert und vor allem in der Praxis umsetzbar sind. Sie sollten alle wichtigen Informationen zum Buchungsprozess für Geschäftsreisen beinhalten und mögliche Fragen dazu im Vorhinein beantworten. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter:innen zudem regelmäßig auf die Richtlinien hin, verschicken Sie Erinnerungs-Mails mit Updates und stellen Sie das Dokument online zur Verfügung. 

Automatisierte Richtlinie

Noch einfacher und nutzerfreundlicher können Sie die Umsetzung Ihrer Reiserichtlinien gestalten, indem Sie für die Buchung Ihrer Geschäftsreisen eine der bereits angesprochenen Reisemanagement-Plattformen nutzen. TravelPerk beispielsweise hilft Ihnen nicht nur beim Erstellen einer Reiserichtlinie, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Richtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren. 

So wird automatisch sichergestellt, dass nur Buchungen getätigt und bewilligt werden können, die den Vorgaben entsprechen. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Reisen ganz bequem und flexibel buchen und müssen sich dabei keine Sorgen machen, gegen die Richtlinien des Unternehmens zu verstoßen. Falls eine Buchung innerhalb der hinterlegten Richtlinie aufgrund höherer Preise oder anderer Hindernisse nicht möglich ist, können die Reisenden dennoch Anfragen stellen, die Sie als Vorgesetzte:r oder Ihre Travel Manager:innen manuell bestätigen müssen.

5. Flexibilität beim Reisen fördern

Flexibilität beim Reisen, genauer gesagt beim Reisedatum, bietet großes Potenzial für die Einsparung von Reisekosten. Wenn die Dienstreise nicht unbedingt kurzfristig angesetzt wird, gibt es fast immer einen gewissen Spielraum, was die Reisezeit anbelangt. 

Wenn Sie diesen Spielraum ausnutzen, können Sie bei Flügen und Hotels unter Umständen bis zu 50 % sparen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen also, bei ihren Reisen proaktiv flexibel zu sein.

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf einem Standard-Anfrageformular für anstehende Geschäftsreisen 3 Termine für Abflüge und Ankünfte angeben – beginnend mit dem bevorzugten Termin. So können die Reisenden ihre Optionen schon im Vorfeld klar kommunizieren.
• Wenn Mitarbeiter:innen eine Geschäftsreise per E-Mail beantragen, können Travel Manager:innen direkt nach der Flexibilität der Angestellten fragen und sie bitten, diese Informationen beim nächsten Mal direkt in die E-Mail aufzunehmen.
• Wenn Ihre Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen über ein Unternehmens-Buchungstool organisieren, bietet dies große Vorteile. Die Reisenden können ihre Zeitpläne selbst richtlinienkonform optimieren und so Geld sparen, ohne Tausende E-Mails hin und her schicken zu müssen. Zugleich behalten Sie aber stets den Einblick in die Reisedaten und die volle Kostenkontrolle.

Machen Sie deutlich, dass Flexibilität die Norm für Dienstreisen sein sollte, aber lassen Sie ebenfalls starre Terminpläne zu, wenn sie erforderlich sind. Auch hier bietet es sich an, alle relevanten Szenarien in die Reiserichtlinie aufzunehmen und das entsprechende Vorgehen in solchen Fällen zu schildern. 

6. Öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder gemeinsam reisen

Eine weitere Kostenstelle bei Geschäftsreisen sind die Fahrtkosten am Reiseziel. Sei es der Transfer vom Flughafen zum Hotel oder der Weg vom Hotel zum Arbeitsplatz. Vor allem, wenn diese Strecken mit einem (Miet-)Auto oder einem Taxi zurückgelegt werden, können hier hohe Kosten entstehen – umso mehr, wenn jede:r Dienstreisende einzeln fährt. 

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen daher vermehrt öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, anstatt selbst zu fahren und horrende Parkgebühren zu zahlen oder ein Taxi zu nehmen. Oder regen Sie die Bildung von Fahrgemeinschaften oder die Nutzung alternativer Transportmittel-Anbieter wie Uber an, wenn öffentliche Verkehrsmittel keine Option sind. Davon profitiert nicht nur Ihr Budget, sondern auch die Umwelt. 

Natürlich ist es nicht immer und überall möglich, solche Optionen zu nutzen. Sie sollten Ihre Teams aber dennoch davon überzeugen, keine Firmengelder für unnötige Fahrtkosten zu verschwenden. 

Außerdem können Sie mit GreenPerk Ihre CO₂-Emissionen nachverfolgen und Ihre Teams durch Vergünstigungen dazu anregen, den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern.

7. Klare Regelungen zur Spesenabrechnung & Reisekostenrückerstattung

Werden die Reiseausgaben nicht direkt vom Unternehmen, etwa mithilfe einer Firmenkreditkarte, beglichen, so werden sie meist von den Dienstreisenden ausgelegt. Ist dies der Fall, erfolgt am Ende der Dienstreise die Spesenabrechnung, auch Reisekostenabrechnung genannt. Mit dieser können die Mitarbeiter:innen ihre Auslagen vom Unternehmen zurückfordern. Um Zeit und Kosten zu sparen, ist es wichtig, dass sie klare Regelungen für die Spesenabrechnung und die Reisekostenrückerstattung haben. 

Definieren Sie in den Reiserichtlinien klar, 

• welche Ausgaben zu den geschäftlichen Spesen im Rahmen der Dienstreise zählen und damit zurückgefordert werden können. 
• welche Dokumente (Belege, Quittungen etc.) benötigt werden.
• ob die Reiseausgaben in der Spesenabrechnung nach bestimmten Kostenstellen aufgeschlüsselt sein müssen.
• wo, wann und in welcher Form die Reisekostenabrechnung spätestens bei der Finanzabteilung eingereicht werden muss. 

Durch klare Regelungen, wie die Spesenabrechnung auszusehen und was sie zu beinhalten hat, stellen Sie sicher, dass Ihnen keine versteckten Kosten entgehen. So können sie unautorisierte Buchungen und Käufe verhindern und für Zufriedenheit bei allen Beteiligten sorgen. 

8. Mehrwertsteuerrückerstattung vereinfachen

Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, können Sie viel Geld bei den Reiseausgaben sparen. Je nach Versteuerung können Flugtickets, Hotelzimmer und die Kosten für öffentlichen Verkehr oder Mietwagen als Geschäftsreisekosten abgeschrieben werden. 

Die Mehrwertsteuerrückerstattung ist jedoch oft ein langwieriger und zeitaufwändiger Aspekt des Reisemanagements. Es kann wahrlich sehr frustrierend werden, wenn Sie versuchen, alle Tagesausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen aufzuschlüsseln und Belege für alle Ausgaben zu sammeln. Viele Unternehmen verzichten am Ende des Tages darauf, legitime Ausgaben und die damit verbundenen Einsparungen geltend zu machen.

Mit TravelPerk ist die Mehrwertsteuerrückerstattung so einfach wie nie. Dank detailliert aufgeschlüsselter Berichte und unseres praktischen Mehrwertsteuerrechners können Sie einfach und schnell bis zu 25 % Ihrer jährlichen Reisekosten geltend machen.

9. Vertrauen, Transparenz & Belohnung integrieren

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Buchung Ihrer Geschäftsreise selbst überlassen, schaffen Sie eine Vertrauensbasis. Für viele sind Freiheit und Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Dienstreisen schon Anreiz genug, sich an die Richtlinien und das Budget zu halten. 

Reicht diese Motivation nicht aus, so kann es auch eine Überlegung wert sein, Belohnungen in das Reisekostenmanagement zu integrieren. Mitarbeiter:innen, die sich an die Richtlinien und das Budget halten, können beispielsweise mit Team-Essen oder Meilen-Bonuspunkten belohnt werden. So schaffen Sie zusätzliche Anreize für die Dienstreisenden, sich an die Vorschriften zu halten. 

Grundlegend gilt aber vor allem eines: Treffen Sie als Arbeitgeber Maßnahmen, um die Reisekosten zu senken, so ist es von großer Bedeutung, Ihren Mitarbeiter:innen transparent zu machen, warum dies so ist. Verstehen Ihre Angestellten die Beweggründe hinter den Maßnahmen, können sie diese überzeugter und verantwortungsvoller mittragen.  

Schließlich befinden sich Unternehmen immer im Zwiespalt aus übergeordneten Richtlinien und Entscheidungen in letzter Minute. Denken Sie daher ganzheitlich und finden Sie heraus, wie jede:r Mitarbeiter:in dazu beitragen kann, Geld zu sparen und dennoch all jene Reisen zu unternehmen, die für den geschäftlichen Erfolg notwendig sind.

10. Dynamisches Reisekostenmanagement & Reportings

Reisekostenmanagement ist ein dynamischer Prozess und muss stets an die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter:innen, die auf Geschäftsreisen gehen, angepasst werden. Umso wichtiger ist es, dass Travel Manager:innen und Finanzverantwortliche immer den genauen Überblick über die Reiseausgaben behalten. Es gilt zu klären, welche Mitarbeiter:innen bzw. Abteilungen das meiste Budget brauchen und für welchen Teil der Dienstreise, also etwa Transport oder Übernachtung, das meiste Geld ausgegeben wird. Nur mithilfe dieser Informationen lassen sich Kosten sparen und zukünftige Reisekosten aussagekräftig kalkulieren. 

Um dies zu bewerkstelligen, benötigen Sie aber stets die aktuellen Reisekostendaten mit aufgeschlüsselten Posten. Bei einem manuellen Reisekostenmanagement kann es mitunter schwer sein, an diese Daten zu gelangen. Digitale Lösungen wie Reisemanagement Tools können Ihnen diese Hürde nehmen. TravelPerk bietet Ihnen dank integrierter Spesenabrechnungslösung die Möglichkeit, aktuelle Kostenberichte automatisch zu generieren. So können Sie leicht ermitteln, wie hoch das momentane Reisebudget ist und wie viel Geld im Quartal noch ausgegeben werden darf. Zudem können Sie feststellen, für welche Städte und Reisen niedrigere Budgets ausreichen und für welche mehr finanzielle Mittel nötig sind, um dadurch die Fairness zu erhöhen und die gesamten Reisekosten besser im Griff zu haben. 

Nutzen Sie die Informationen der Reisekostendaten, um momentane Trends bei Ihren Reiseausgaben zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern – z. B. indem Sie das Budget entsprechend anpassen oder Einsparungsmaßnahmen vornehmen. 

Eine Travel Management Lösung, die zu Ihnen passt

Sie verwalten Ihr Reisekostenmanagement noch manuell oder tabellarisch und es fällt Ihnen schwer, die oben genannten Tipps in die Praxis umzusetzen? Dann kann Ihnen eine digitale Travel Management Lösung behilflich sein – optimieren Sie Ihr Reisemanagement und sparen Sie dadurch bares Geld.

Geschäftsreisen so bequem und kosteneffizient wie nie – mit TravelPerk können Sie Ihren Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen und Ihr Reisekostenmanagement zentral in nur einer Plattform verwalten. 

Ihre Vorteile:

• jahrelange Expertise 
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Mit den digitalen Travel Management Lösungen von TravelPerk behalten Sie stets den Überblick über Ihre Reisekosten, mindern den Aufwand und die Ausgaben für Ihre Geschäftsreisen und steigern zugleich die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen – weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kostenkontrolle und maximale Flexibilität.  

FAQ – häufige Fragen zur Reisekostenoptimierung