Gruppenreisen buchen – Fragen & Antworten

Kennen Sie ihn auch, diesen Moment, wenn Ihr:e Chef:in auf Sie zukommt und Ihnen mitteilt, dass Sie für die Buchung einer bevorstehenden Gruppenreise verantwortlich sind? Keine große Sache, heißt es zunächst – lediglich eine Gruppenreservierung für Flug und Hotel für 85 Personen von Berlin nach Madrid. 

Aber es ist durchaus eine große Sache. Denn eine Gruppenreise zu buchen, egal für wie viele Personen, kann eine echte Herausforderung sein. Als Travel Manager:in oder Verantwortliche:r müssen Sie viele Details im Auge behalten und einiges beachten: von den unterschiedlichen Anforderungen aller Teilnehmer:innen über die Festlegung der am besten geeigneten Reisedaten bis hin zur Suche nach den günstigsten Flug- und Hotelpreisen oder dem Vergleich verschiedener Pauschal-, Frühbucher- oder Gruppenangeboten. 

Giacomo Guarnieri, unser Geschäftsreisespezialist von TravelPerk, gibt Ihnen seine besten Tipps und Tricks für die Buchung von Gruppenreisen an die Hand und steht Ihnen Rede und Antwort zu den wichtigsten Fragen rund um Gruppenreisen. 

Fragen & Antworten zur Gruppenbuchung von Flügen

Die Gruppenbuchung für Flüge kann knifflig sein. Mal sehen, welche Tipps unser Profi Giacomo für Reisegruppen hat, die gemeinsam fliegen möchten.

Wie funktioniert eine Gruppenbuchung bei Fluggesellschaften?

Wenn Sie Gruppenbuchungen für Flüge organisieren, wenden Sie sich direkt an die Fluggesellschaften. Diesen teilen Sie den Abflughafen, das Reiseziel und die Anzahl der Reisenden mit. Auf Grundlage der von Ihnen angegebenen Reisedaten unterbreiten die Airlines Ihnen dann individuelle Gruppenangebote. Verschiedene Fluggesellschaften können Ihnen je nach Ihren spezifischen Buchungsanforderungen auch unterschiedliche Tarife, Vorteile und eventuell auch Gruppenrabatte bieten. 

Im Gegensatz zu einer direkten Online-Buchung ist dieser Prozess der manuellen Buchung etwas langsamer und zeitintensiver. Trotz des Mehraufwands lohnt es sich aber, Anfragen an mehrere Fluggesellschaften zu stellen, um so die beste Preisoption zu finden. Das gilt im Übrigen auch, wenn Sie Anfragen an Reisebüros stellen – und im Allgemeinen, wenn es um die Buchung von Gruppentarifen geht. 

Sind Gruppenflüge billiger?

Ein Gruppenangebot von einer Fluggesellschaft bietet nicht immer den besten Preis. Der Preis pro Flug bei einer Gruppenbuchung ist oft höher als bei Einzelbuchungen. Das liegt daran, dass die Fluggesellschaft weiß, wie viel sie an einem bestimmten Tag im Durchschnitt für ein Ticket einnimmt beziehungsweise verlangen kann und wie viele Fluggäste etwa erwartet werden. Vor allem in Ferienzeiten bieten Airlines daher selten günstigere Flüge für Gruppen an, da sie mit Einzeltickets mehr Geld verdienen können. Versuchen Sie deshalb, solche „Blackout Dates“ zu vermeiden, an denen Sie keine Sonderangebote erwarten können.

Warum ist die Buchung von Flug-Gruppenreisen teurer?

Nehmen wir an, Sie gehen auf ein Reiseportal und sehen, dass der Preis für den von Ihnen gewünschten Flug momentan 50 Euro beträgt. Die Fluggesellschaft weiß aber, dass sie die Tickets für 150 Euro verkaufen könnte, wenn das Reisedatum näher rückt. Daher werden Ihrer Reisegruppe aufgrund der vielen Teilnehmer:innen Flugtickets zum Preis von 80 Euro angeboten. 

Aus diesem Grund ist es bei einer Gruppe mit einer Gruppengröße von 25 oder weniger Personen oft günstiger, Flüge selbst zu buchen, als Gruppenangebote zu nutzen. Wenn ich dies für unsere Kund:innen tue, dann buche ich die Flüge meist in Gruppen von 8 Personen. Einige Fluggesellschaften, insbesondere die Billigfluggesellschaften, erhöhen den Preis sofort nach der Buchung, daher warte ich dann meist ein paar Stunden, bevor ich die Tickets für die nächste Gruppe buche.

Bieten Fluggesellschaften überhaupt Gruppenrabatte an?

Wie ich bereits erwähnt habe, bieten Airlines nicht unbedingt Sonderpreise oder Gruppenrabatte an. Was Sie allerdings bieten, ist die Sicherheit, dass alle Gruppenmitglieder denselben Flug nehmen können (es sei denn, Ihre Reisegruppe besteht aus Hunderten von Personen). 

Nehmen wir an, Sie gehen auf Firmenreise und fliegen von München nach London, um dort eine Klausurtagung zu veranstalten. Die Fluggesellschaft wird ihr Bestes tun, um zu garantieren, dass alle Teilnehmer:innen denselben Flug nehmen – je nach Verfügbarkeit der Tickets für die gewünschte Reiseroute. So bezahlen Sie eventuell mehr, als wenn Sie die Tickets einzeln kaufen würden, können dafür aber sicher sein, dass alle Teilnehmer:innen der Gruppe denselben Flug nehmen können und so gleichzeitig am Reiseziel ankommen. 

Wenn Gruppenbuchungen für Flüge keinen Preisvorteil bringen, warum sollte man es dann machen?

Wenn Sie den Flug manuell buchen, haben Sie keine Garantie, dass alle Mitglieder der Reisegruppe auch denselben Flug bekommen. Es kann sein, dass Sie Tickets für die letzte Reisegruppe buchen wollen, dann aber kein Platz mehr im Flugzeug frei ist. Wenn Sie Reisen weit im Voraus planen, ist dies zwar sehr selten der Fall, stellt aber trotzdem ein Risiko dar. Möchten Sie also das günstigste Reiseangebot erhalten, so müssen Sie bereit sein, das Risiko einzugehen, dass einige Reisende unter Umständen eine andere Route oder eine andere Fluggesellschaft nutzen müssen.

"Der andere Nachteil, wenn man selbst bucht und keinen Gruppentarif bekommt, ist, dass man keine Flexibilität hat.“

Die meisten Airlines bieten bei Einzelbuchungen keine kostenlose Stornierung an, sodass die Reisenden an den gebuchten Flug und die festen Reisedaten gebunden sind.

Bei Gruppenbuchungen hingegen, die mit der Fluggesellschaft ausgehandelt wurden, haben Sie meist noch Zeit, Änderungen vorzunehmen. Das ist von Fluggesellschaft zu Fluggesellschaft unterschiedlich, aber in der Regel können Sie bis zu einem Monat vor Reiseantritt zum Beispiel 10 % der Passagiere hinzufügen oder streichen, ohne dass Sie deren Namen bei der Buchung angeben müssen. Das ist für Unternehmen, die auf ihren Firmenreisen auf Flexibilität angewiesen sind, ein wertvoller Pluspunkt. 

Fragen & Antworten zur Gruppenbuchung von Hotels

So, nun haben wir schon einiges über die Gruppenbuchung von Flügen erfahren. Aber wie sieht es eigentlich mit Gruppenunterkünften aus? Mal sehen, was Giacomo uns über die Gruppenbuchung von Hotels erzählen kann.

Wie erhält man die besten Preise für Gruppenbuchungen bei Hotels?

Im Allgemeinen ist es viel einfacher, mit Hotels Reiseangebote für große Gruppen auszuhandeln als mit Fluggesellschaften. Die Buchungen bei Hotels sind nämlich weniger vorhersehbar und so ist es wahrscheinlicher, dass Ihnen die Unterkünfte einen Gruppenrabatt anbieten. Da die Hotelpreise nicht so stark schwanken und die Anbieter daher nicht befürchten müssen, später potenziell zahlungskräftigere Kund:innen zu verlieren, stehen die Chancen auf einen Preisnachlass im Sinne eines besonderen Gruppentarifs bei Hotels besser.

Wie bei Flügen müssen Sie auch die Hotels, die Sie in Betracht ziehen, im Voraus kontaktieren, um ihnen die Anzahl der Zimmer und der Personen pro Zimmer sowie die gewünschten Reisedaten mitzuteilen. Überprüfen Sie die Mindestaufenthaltsdauer und die günstigen Tarife, die für diesen Zeitraum angeboten werden. Stellen Sie ruhig Anfragen an bis zu 10 oder mehr verschiedene Hotels, um deren Angebote einzuholen, und versuchen Sie dann, den Preis herunterzuhandeln.

Tipp: Denken Sie daran, dass Sie bei Geschäftsreisen Ihre Mitarbeiter:innen nach Möglichkeit nicht zwingen sollten, ein Zimmer zu teilen. 

Was kann man noch mit den Hotels verhandeln?

Während es schwieriger ist, zum Beispiel besondere Rabatte oder Preisvorteile zu erhalten, ist es am einfachsten, über zusätzliche Leistungen für die Reisegruppe zu verhandeln. Bei Hotels und Unterkünften wären das beispielsweise Zimmer-Upgrades oder kostenlose Mahlzeiten. Und auch bei Flügen können Zusatzleistungen wie etwa Freigepäck oder bevorzugtes Einchecken mit den Airlines vereinbart werden.

Allgemeine Fragen & Antworten zu Gruppenreisen

Mit Flügen und Hotels sind die zwei größten Kosten- und Organisationspunkte auf der Checkliste für die Buchung von Gruppenreisen abgehakt. Aber auch darüber hinaus gibt es bei Firmenreisen mit größeren Personengruppen einiges zu beachten. Unser Reiseexperte Giacomo hat noch mehr Tipps und Antworten auf Lager, die Ihnen dabei helfen, besonders attraktive Reiseangebote für Gruppenreisen zu erhalten.

Welche Gruppenreisen gibt es?

Es gibt zahlreiche verschiedene Arten der Gruppenreise. Im Privaten können das zum Beispiel Kleingruppenreisen im Familien- oder Freundeskreis, Vereinsreisen oder aber Reisen sein, auf denen man sich Gruppen mit Gleichgesinnten anschließt, etwa Wanderreisen oder Aktivreisen. Im geschäftlichen Umfeld, in dem wir uns bewegen, werden Gruppenreisen primär für den Besuch von Messen, Kongressen oder Tagungen organisiert – oder um beispielsweise größere Gruppen von Führungskräften oder Spezialist:innen in Unternehmensstandorten hin- und herzuschicken.

Wie sieht der allgemeine Prozess für die Buchung von Gruppenreisen aus?

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie Angebote von Hotels und Fluggesellschaften einholen und einen Gruppenpreis aushandeln wollen oder ob Sie die Gruppenbuchung selbst online vornehmen möchten. Sie können die Optionen einzeln durchgehen, mir persönlich fällt es aber meist leichter, je nach Reisezeitraum, Reiseziel und Größe der Gruppe zu entscheiden, welche Buchungsoption die beste ist.

Wann lohnt sich der Aufwand für Verhandlungen nicht?

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, lohnt es sich nicht, mit Fluggesellschaften um einen besseren Preis zu verhandeln. Manchmal dauert es 24 bis 48 Stunden, bis die Fluggesellschaft sich bei Ihnen meldet, und so befinden Sie sich in keiner guten Verhandlungsposition. Denn je mehr Zeit verstreicht, desto höher werden auch die durchschnittlichen Ticketkosten. So kann die Fluggesellschaft am Ende im Zweifelsfall noch höhere Preise von Ihnen verlangen. 

Es hängt teils aber auch stark vom jeweiligen Unternehmen ab, was man aushandeln kann und bis zu welchem Zeitpunkt. Ich gehe bei jeder Fluggesellschaft und jedem Hotel anders vor, je nach Situation.

"Das ist ein wichtiger Grund, warum unsere Kund:innen den Service von TravelPerk so sehr schätzen. Sie müssen sich nicht darum kümmern, ein besseres Angebot zu bekommen – und das ist eine Kunst. Wir übernehmen alle Verhandlungen."

Wie geht man mit Reisegruppen um, deren Teilnehmer:innen von unterschiedlichen Orten aus starten?

Vor einigen Jahren planten wir eine Gruppenreise für 400 Personen zum Netcentric Summit 2018 in Barcelona. Die Mitglieder kamen aus 12 verschiedenen Orten. Wir haben im Vorfeld ein Formular verschickt, in dem wir alle Teilnehmer:innen gefragt haben, woher sie kommen und wie viele Tage sie in Barcelona bleiben werden. Anschließend haben wir die Antworten sortiert und die Teilnehmer:innen nach Ort und Reisedatum in Kleingruppen zusammengefasst. Unsere weitere Vorgehensweise bei der Buchung haben wir dann danach ausgerichtet, was für jede einzelne Reisegruppe das Beste war.

Wie lange dauert es, eine Gruppenreise zu buchen?

Eine Gruppenreise zu buchen, kann zwischen drei Tagen und drei Monaten dauern. Natürlich sind drei Monate das Äußerste, zum Beispiel bei der Buchung für Reisen zu großen Konferenzen, Veranstaltungen oder MICE-Events. Durchschnittlich ist aber wohl eher eine Woche typisch für die Buchung einer Gruppenreise.

Wie kann man die Gruppenbuchung optimieren?

Das Beste, was Sie tun können, ist, sich alle Informationen im Voraus von den Kund:innen zu beschaffen. Versuchen Sie, proaktiv Fragen zu stellen. Geben Sie sich also nicht damit zufrieden, zu wissen, dass Ihr:e Kund:in ein Hotel in London oder Rom benötigt. Erkundigen Sie sich genau nach dem gewünschten Viertel und dem bevorzugten Stil des Hotels, zum Beispiel modern oder Boutique.

Ich versuche auch oft, eine Vorabgenehmigung für die Buchung von Kund:innen zu erhalten, besonders bei kurzfristigen Reisen. Nehmen wir an, es geht um eine Gruppenreise mit 16 Personen, die in 6 Wochen stattfinden soll. Ich erkläre den Verantwortlichen auf Kundenseite zuerst, warum die Gruppenangebote der Fluggesellschaften in diesem Fall teurer sind und dass ich die Buchung daher manuell vornehmen werde. Dann bitte ich um eine Genehmigung, dass ich die Buchung auch selbstständig und ohne weitere Rückfragen abschließen darf, solange die zweite Gruppe von 8 Personen nicht mehr als 50 Euro ausmacht. 

Das ist natürlich nur ein Beispiel, aber der Punkt ist, dass ich proaktiv versuche, organisatorische Rückfragen zu minimieren und so den Buchungsprozess zeiteffizienter zu gestalten. Es gibt ein Gleichgewicht zwischen Geld- und Zeitersparnis für die Kund:innen. Wenn ich zu lange für die Buchung brauche, kann das Geld kosten. Deshalb sorge ich immer dafür, dass ich so viele Informationen wie möglich anfrage und die Genehmigung zur Buchung im Voraus einhole, falls dies erforderlich ist. 

Bei den meisten Reisen, die genug Vorlauf bieten, kann ich aber zunächst die verschiedenen Reisemöglichkeiten aufzeigen und die Kund:innen vor der endgültigen Buchung über die Optionen entscheiden lassen.

Wie können Büroleiter:innen bei Gruppenbuchungen glänzen?

Als Büroleiter:in können Sie dieselbe Strategie beispielsweise auch für die Buchung einer Firmenveranstaltung nutzen: Holen Sie alle relevanten Informationen und Genehmigungen von den richtigen Personen im Voraus ein.

"Ich versuche immer, so wenig E-Mails wie möglich zu verschicken und mich klar auszudrücken. Das macht es für die Kund:innen weniger stressig. Ich versuche, die Kommunikation zu bündeln."

Diese Vorgehensweise hat sich nicht nur im Umgang mit externen Kund:innen bewährt, sondern auch bei der internen Kommunikation. Als Büroleiter:in sollten Sie so viele Informationen und Genehmigungen wie möglich im Voraus anfragen, alle offenen Fragen, die die Reisenden haben könnten, bündeln und dann bei der Kommunikation der Buchungsoptionen so deutlich wie möglich sein. 

Hier sind ein paar Dinge, die Sie in Ihre E-Mail bezüglich der Gruppenbuchung aufnehmen sollten:

• Hotel- und Fluginformationen: Wer übernachtet wo, und wie ist die Route (Abflughafen und Reiseziel). Fordern Sie auch das An- und Abreisedatum an. 
• Mindestaufenthalt: Wie viele Tage wird die Reise dauern? Geben Sie den Teilnehmer:innen Bescheid, damit sie planen können, was sie im Anschluss an die geschäftliche Veranstaltung machen wollen. Vielleicht möchten einige Mitarbeiter:innen die Reise nach dem Ende des Firmenevents um ein paar Tage verlängern und in einen Familienurlaub verwandeln? 
• Reiseanforderungen: Benötigen einige Kolleg:innen besondere Unterlagen oder zusätzliche Unterstützung vonseiten der Büroleitung? Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Möglichkeit, Sie zu kontaktieren. 
• Zahlungsmodalitäten: Was wird vom Unternehmen bezahlt und was bekommen die Reisenden erstattet? Sollen die Mitarbeiter:innen auf der Reise ihre eigenen Kreditkarten verwenden?
• Kommunizieren Sie auch die Details: Was können die Reisenden bei der Ankunft erwarten? Müssen sie ein Auto mieten oder ist der Transport bereits organisiert?
• Skizzieren Sie die Aktivitäten: Um welche Reiseart handelt es sich (Aktivreise, Erlebnisreise, Erholungsreise)? Was unternehmen die Reisenden während der Veranstaltung, welche Aktivitäten sind geplant? 

Was war einer deiner schlimmsten Fehler bei der 
Gruppenbuchung und wie bist du damit umgegangen?

Einmal hatten wir 40 Zimmer für eine Gruppenveranstaltung in Lissabon gebucht. Die Reisenden teilten sich in diesem Fall Zweibettzimmer.

Wir erhielten dann einen Anruf, dass die Badezimmerwände aus Glas waren, sodass sich die Reisenden gegenseitig hätten sehen können, wenn sie das Bad oder die Dusche benutzt hätten. Wir haben direkt mit dem Hotel gesprochen, und sie haben Abdeckungen organisiert. Das Hotel musste die Glaswände in allen 40 Zimmern abdecken!

Was war deine schlechteste Erfahrung bei der Buchung von Transportmitteln für Gruppen?

Für den einige Antworten zuvor erwähnten Gipfel in Barcelona 2018 hatten wir Busse organisiert, die alle Teilnehmer:innen vom Flughafen abholen sollten. In dieser Woche schneite es aber in ganz Europa und alle Flüge waren verspätet. Die Pläne für die Transferbusse wurden komplett durcheinandergeworfen.

Wir organisierten Reiseleiter:innen, die die Reisenden am Flughafen in Empfang nahmen und ihnen weiterhalfen. Vor Ort mussten die Reiseleiter:innen die Busgruppen neu organisieren, da alle Reisenden aufgrund der Verspätungen zu anderen Zeiten angekommen waren als ursprünglich geplant. Es war verrückt, aber wir haben es hinbekommen!

Wie kann man mehr über deine Hilfe bei Gruppenbuchungen erfahren?

Wenn Unternehmen Hilfe bei der Organisation von Gruppenreisen und bei Gruppenbuchungen wünschen, kann TravelPerk den gesamten Prozess übernehmen. Wir beraten die Kund:innen, entscheiden über die beste Vorgehensweise und verhandeln die Preise mit den Anbietern oder buchen die Reisen manuell.

"Jede:r unserer Kund:innen erhält eine:n feste:n Ansprechpartner:in, sodass wir auf Augenhöhe mit den Unternehmen zusammenarbeiten und eine echte Beziehung aufbauen können.“ - Giacomo Guarnieri

Wenn Kund:innen Gruppenreisen oder auch -veranstaltungen bei uns buchen, nehmen sie unseren Service fast immer auch für ihre nächsten Firmenreisen in Anspruch. Mit TravelPerk können Unternehmen viel Zeit, Geld und Stress bei der Buchung von Gruppenreisen sparen. Als spezialisierter Geschäftsreiseanbieter können wir bessere Preise aushandeln und natürlich ist unser fachkundiger Support eine große Erleichterung für unsere Kund:innen. Es gibt einfach so viele Pannen, die bei der Buchung für Reisegruppen passieren können, vor allem wenn die Gruppengröße jenseits der 25 Personen liegt. Mit TravelPerk ist das alles aber kein Problem! 

Sie möchten mehr über die Gruppenbuchungen erfahren und unsere Hilfe dafür in Anspruch nehmen? Dann werden Sie Mitglied bei TravelPerk! Im nächsten Schritt können Sie die gewünschte Gruppenbuchung per E-Mail an group@travelperk.com oder telefonisch beim Support beantragen. Wir werden uns dann mit Ihnen in Verbindung setzen und eine Gruppenreise nach Ihren Wünschen planen und buchen.

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