Dienstreisen in der coronavirus pandemie
Dieser Informationsbereich soll Ihnen helfen, Ihre Fragen zur Situation des Geschäftsreisens während der Verbreitung des Coronavirus und der hierdurch hervorgerufenen Erkrankung COVID-19 zu beantworten.
Eine Nachricht von unserem CEO
“Ich denke, es liegt in der Verantwortung eines jeden Unternehmens, alles Mögliche zu tun, um die Infektionskurve flach zu halten. Menschen, die reisen oder nicht jetzt sofort ihre Routine ändern, verhalten sich unverantwortlich, nicht sich selbst, sondern den schon älteren Familienmitgliedern oder Nachbarn gegenüber. Safety first - Reise nur, wenn unbedingt nötig.”
TravelPerk Gründer und CEO, Avi Meir
Das Coronavirus hat sich in nahezu jede besiedelte Region dieser Welt ausgebreitet, Dutzende Reisebeschränkungen wurden erlassen und viele Länder haben ihre Grenzen für Ausländer geschlossen. Viele Regierungen halten ihre Bürger dazu an, Zuhause zu bleiben. In einst pulsierenden Städten rund um den Globus ist es Einwohnern nun nicht einmal mehr gestattet, aus nicht essenziellen Gründen das Haus zu verlassen.
In den folgenden Artikeln behandeln wir alles, was ReisemanagerInnen, Geschäftsreisende und Führungskräfte in dieser anspruchsvollen Zeit wissen sollten.
Wie verwalte ich Geschäftsreisen während COVID-19?
Wenn Sie verantwortlich für die Verwaltung von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen sind, haben sich Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten drastisch geändert. Sie müssen sich mit mehr Stornierungen und Rückerstattungen auseinandersetzen als mit neuen Buchungen.
Im Allgemeinen sind dies die Aufgaben, um die Sie sich während des Coronavirus-Ausbruchs kümmern müssen.
- Überprüfen Sie alle anstehenden Reisen und führen Sie eine Risikobewertung durch (näheres hierzu etwas weiter unten)
- Stornieren Sie alle anstehenden Reisen, welche die Risikobewertung nicht bestehen
- Arbeiten Sie mit Reisemanagement-Unternehmen oder direkt mit Anbietern zusammen, um Rückerstattungen oder Gutschriften zu erhalten
- Behalten Sie die Gutschriften der Anbieter im Auge, einschließlich Ablaufdaten und Umbuchungsbeschränkungen
- Erstellen Sie neue Richtlinien für Reisen zu dieser Zeit
- Überlegen Sie, wie Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen helfen können, ihre Meetings digital abzuhalten anstatt zu reisen
Je nachdem, ob Sie ReisemanagerIn, Geschäftsstellen-, Abteilungs-, oder TeamleiterIn sind, kann es sein, dass Sie dies nicht alles selbst verwalten. Dennoch sollten diese Dinge in Ihrem Unternehmen angesprochen werden.
Sollte ich alle Geschäftsreisen stornieren?
Nicht jede Region der Welt ist gleichermaßen betroffen. Allerdings weiß niemand, welche Stadt oder welches Land als Nächstes in ausgesprochenem Maße beeinträchtigt sein könnte, auch da sich die Situation stündlich verändert.
Folgende Kriterien können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie Reisen stornieren oder vorerst beibehalten sollten.
- Internationale und nationale Richtlinien
- Wie sich das reisende Teammitglied fühlt
- Ob die Reise äußerst wichtig ist oder nicht
Erhalten Sie mehr Informationen zur Stornierung von Geschäftsreisen aufgrund des Coronavirus und Tipps, um Rückerstattungen und Wertgutscheine zu erhalten.
Wie führe ich Risikobewertungen für Geschäftsreisen durch?
Zu Zeiten von COVID-19 ist es wichtig, einen analytischen Ansatz für die Planung von Geschäftsreisen anzuwenden. Aber selbstverständlich kommt es zuerst immer auf die persönliche Risikoeinschätzung des Teammitglieds selbst an.
Ist das Reisen von der Regierung erlaubt, dann führen Sie eine schnelle Risikoanalyse einschließlich Faktoren wie Zielort, Gesundheit des Teammitglieds, Dauer der Reise, die für den Reisezeitraum wahrscheinliche Infektionsrate in der Gesellschaft und Bevölkerungsdichte des Zielortes durch.
Risikobewertungen wägen Wahrscheinlichkeit und Auswirkung gegeneinander ab. Wie wahrscheinlich wird etwas passieren? Was wäre die Auswirkung, wenn es passiert?
Mehr Informationen gibt es in unserem Leitfaden zur Stornierung von Geschäftsreisen aufgrund des Coronavirus
Erhalten Sie Reiseempfehlungen für einzelne Länder
Wir haben die besten Informationsquellen, Richtlinien und Reisebeschränkungen einzelner Länder zusammengetragen. Nachfolgend finden Sie Links zu Regierungsinformationen.
Nordamerika Reiseempfehlungen
Europa Reiseempfehlungen
Asien Reiseempfehlungen
Reiseempfehlungen weiterer Länder
Natürlich ist dies keine vollständige Liste mit jedem Land der Welt. Für Reiseempfehlungen und -beschränkungen wenden Sie sich bitte an das Auswärtige Amt Ihres Landes oder des Ziellandes.
Wie kann ich mich schützen, wenn ich reisen muss?
Aufgrund der Schwere dieser globalen Pandemie und den Richtlinien vieler Länder werden die meisten Geschäftsreisen letztendlich storniert werden. Wenn Sie allerdings eine notwendige Reise in ein beliebiges Zielland haben (egal, ob es dort bestätigte Fälle gibt oder nicht) sollten Sie sich an diese Empfehlungen halten:
- Waschen Sie regelmäßig Ihre Hände, nachdem Sie draußen waren und vor dem Essen. Waschen Sie Ihre Hände gründlich für 20 Sekunden oder länger.
- Gehen Sie nicht raus, wenn Sie grippeähnliche Symptome aufweisen.
- Tragen Sie einen Mundschutz in schwer betroffenen Gebieten, um andere um Sie herum zu schützen und Solidarität mit der lokalen Gemeinschaft zu zeigen.
- Üben Sie sich in sozialer Distanzierung, wenn Sie nicht in wichtige Geschäftstätigkeiten involviert sind.
- Halten Sie einen Abstand von 2m zu anderen während wichtiger Geschäftstätigkeiten.
- Achten Sie auf Ihre Gesundheit, indem Sie großen Wert auf Ihren Schlaf und eine gesunde Ernährung legen.
Welche Events und Konferenzen wurden abgesagt?
Eine Geschäftsreise aufgrund einer Konferenz gilt definitiv nicht als essenziell und es wird Ihnen davon abgeraten die Reise anzutreten, auch wenn das jeweilige Event nicht abgesagt wurde.
Die meisten Konferenzen und Events in Europa sowie Nord- und Südamerika wurden bereits aufgrund des Coronavirus abgesagt. Konferenzen, deren Veranstalter nicht direkt abgesagt haben, wurden durch zunehmende Kritik unter Druck gesetzt und waren schlussendlich dazu gezwungen. Selbst wenn Ihr nächstes Event also noch nicht abgesagt wurde, und es im Frühling oder frühen Sommer stattfinden soll, besteht eine hohe Chance, dass es dennoch nicht stattfinden wird.
Schauen Sie sich unsere Liste der größten Konferenzen an, die in den letzten Monaten abgesagt wurden.
Wann sollte ich wieder anfangen, Geschäftsreisen zu buchen?
Nehmen Sie sich die obenstehende Liste von Regierungswebsites zur Hand, um offizielle Empfehlungen zu erhalten. Nach unserem besten Ermessen sollten Sie internationale Geschäftsreisen momentan frühestens für September in Betracht ziehen.
Allerdings ist dies vollkommen abhängig von den Gesundheitsrichtlinien Ihres Landes und des Einreiselandes.
Wenn Sie Geschäftsreisen umbuchen müssen und die jeweiligen Anbieter keine Rückerstattungen oder Wertgutscheine zulassen, sollten Sie erwägen die Reise zu verschieben, sofern dies vom Anbieter geduldet wird.
Was ist ein flexibles Ticket?
Wir können nicht voraussagen, wie wir nach dem Coronavirus reisen werden. Aber wir wissen es wird grundverschieden sein. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Urlauber und Unternehmen deutlich weniger Reisen buchen werden, die nicht flexibel sind, das heißt nicht storniert oder umgebucht werden können.
Hier sind ein paar verschiedene Optionen, um flexible Geschäftsreisen zu buchen:
- Flexible Tickets der Airlines - Die meisten Airlines erlauben Ihnen, eine Reiseversicherung während des Bestellvorganges abzuschließen. Dabei gibt es verschiedene Policen, wie Stornierungen und Umbuchungen abgedeckt werden.
- Hotelbuchungen mit kostenfreier Stornierung - Viele Hotelbuchungsseiten und direkte Anbieter bieten eine kostenfreie Stornierung bis zu 14 Tage oder sogar bis zu 2 Tage vor Anreise an.
- Reiseversicherung für Geschäftsreisen - Es gibt Anbieter mit speziellen Reiseversicherungen für Unternehmen, welche deutlich häufiger Umbuchungen und Stornierungen vornehmen müssen als Urlauber.
- TravelPerks FlexiPerk - Letztes Jahr haben wir FlexiPerk herausgebracht, um das Problem der häufigen Stornierungen und Umbuchungen von Geschäftsreisen zu lösen. FlexiPerk-Kunden bezahlen eine Gebühr von 10% auf alle Reisen und erhalten dabei Rückerstattungen von mindestens 80% und höher sowie kostenfreie Umbuchungen von allen Reisen, einschließlich Flügen, Hotels, Autos und Zügen.
Je mehr die Welt jetzt während der Ausgangsbeschränkungen zusammenarbeitet, desto früher wird das Virus schwinden. Unternehmen haben die Verantwortung, Ihre MitarbeiterInnen und alle, mit denen diese in Kontakt kommen, zu schützen.
