COVID-19 und Ihre Geschäftsreiserichtlinien

Die COVID-19-Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, komplett auf den Kopf gestellt. Sie hat uns dazu gezwungen, das Konzept der Büroarbeit zu überdenken, dem Wohlbefinden der Mitarbeiter mehr Stellenwert einzuräumen und die Anzahl der Geschäftsreisen, die wir unternehmen, drastisch zu reduzieren. Wenn heute eine Geschäftsreise stattfindet, müssen Reisemanager viel mehr als zuvor berücksichtigen. Das reicht von Reisebeschränkungen bis hin zu effektivem Risikomanagement für Geschäftsreisende und vieles mehr.

Die Global Business Travel Association prognostiziert, dass sich das Segment der Geschäftsreisen bis 2025 vollständig erholt hat. Die Zeichen der Erholung sind bereits sichtbar und geben Mut zur Hoffnung. Allerdings hat die Coronapandemie die Geschäftsreisebranche zumindest auf absehbare Zeit nachhaltig verändert.

In Anbetracht all dessen müssen Reisemanager in Unternehmen ihre Geschäftsreiserichtlinien überarbeiten, überdenken und sicherstellen, dass ihre Teammitglieder die Welt wieder sicher bereisen können.

Verantwortungsvolle Geschäftsreisen während einer Pandemie

Da sich die Pandemie weiterhin auf Reisen und somit auch auf Geschäftsreisen auswirkt, müssen sich Unternehmen an eine sich ständig verändernde Situation anpassen, um die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Dabei ist es nicht damit getan, nicht unbedingt notwendige Reisen zu unterlassen. Reisemanager unterliegen einer Sorgfaltspflicht gegenüber ihren Reisenden, die insbesondere in der aktuellen Situation gilt.

Die Reise muss analytisch geplant werden und die Meinungen und Wahrnehmungen der Reisenden zur Sicherheit der Reise müssen oberste Priorität haben. Vorausschauende Planung ist die beste Möglichkeit, um Risiken zu minimieren.

Dem Risikomanagement kommt daher größte Bedeutung zu. Hier können TravelCare und die Sorgfaltspflicht-Lösungen von TravelPerk für jedes Unternehmen eine entscheidende Hilfe sein. Mit diesen Lösungen können Reisemanager:

• Einfach auf dem Laufenden bleiben und die neuesten Reisehinweise, Reisebeschränkungen, Stornierungen, Expositionsrisiken und weitere wichtige Informationen weitergeben.
• Mitarbeiter während der gesamten Reise nachverfolgen und rund um die Uhr Unterstützung und Notfallmanagement bieten.
• Klare Einblicke und Berichte zu allen Reisen erhalten, um das zukünftige Risikomanagement und die Compliance zu verbessern.

Pandemie-Sicherheit für Ihre Reiserichtlinie

Angesichts der Schwere der Situation und der Tatsache, dass die Pandemie unser Reiseverhalten auf absehbare Zeit ändern wird (mehr dazu im nächsten Abschnitt) müssen Unternehmen ihre Geschäftsreiserichtlinien ändern, um dieser neuen Realität Rechnung zu tragen und sicherzustellen, dass das Reisemanagement sicher, verantwortungsbewusst und mit der entsprechenden Sorgfaltspflicht erfolgt.

Diese Dinge sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Reiserichtlinie COVID-19-geeignet machen:

1. Folgen Sie den richtigen Ratschlägen

Ihre Reiserichtlinie muss auf den Empfehlungen von Behörden – sowohl auf lokaler als auch auf internationaler Ebene – basieren. Dazu zählen die Vorgaben der Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EU-OSHA), des Centers for Disease Control and Prevention (CDC) und der Weltgesundheitsorganisation (WHO).

Beziehen Sie sich auf diese Quellen, wenn Sie Informationen darüber erhalten müssen, wie Sie wann wohin reisen können. Wenn Sie in ein EU-Land oder innerhalb der EU reisen, erfahren Sie auf der Website Re-Open EU, welche EU-Länder ein hohes oder geringes Risiko aufweisen und für welche Länder COVID-19-Tests, Impfzertifikate oder eine Quarantänepflicht bei Einreise erforderlich sind. Zudem finden Sie Informationen zu anderen geltenden Maßnahmen.

2. Listen Sie die erforderlichen Reisevorkehrungen auf

Egal, ob vorsorglich oder verpflichtend: Betonen Sie, wie wichtig es für Ihre Geschäftsreisenden ist, gewisse Maßnahmen für die persönliche Sicherheit und die Sicherheit anderer Personen während der Reise zu treffen. Dazu gehört das Tragen einer Gesichtsmaske, häufiges Händewaschen, die Verwendung von Händedesinfektionsmitteln sowie das Abstandhalten.

3. Vorgehen im Fall einer COVID-19-Infektion

Wenn ein Mitarbeiter während oder nach einer Reise ein positives Testergebnis erhält oder typische Symptome einer COVID-19-Infektion zeigt, sollten in der Richtlinie die notwendigen Schritte vermerkt sein, die den geltenden Empfehlungen zur öffentlichen Gesundheit folgen. Solche Empfehlungen umfassen in der Regel die sofortige Isolation, geeignete medizinische Versorgung sowie bei Bedarf weitere COVID-19-Tests. Die betroffene Person muss sofort die interne Kontaktperson (z. B. einen HR-Manager) informieren, insbesondere wenn das Risiko weiterer Infektionen im Unternehmen besteht.

4. Änderungen an den Genehmigungsstufen für Reisen

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Genehmigungsstufen für Geschäftsreisen. Während einer Pandemie ist es jedoch wichtig, diese Genehmigungs-Workflows zu überdenken, auch wenn Reisen wieder zulässig sind.

Wenn Sie Änderungen an Genehmigungsstufen in Betracht ziehen, sollten Sie überlegen, ob Sie eine zusätzliche kurz- bis mittelfristige Stufe benötigen, um die Vorgehensweise des Unternehmens und die Vorgaben der Reiserichtlinie einzuhalten, und ob Sie einen COVID-19-spezifischen Risikomanagementprozess einführen müssen, der in den Genehmigungsprozess integriert wird.

Da Verspätungen und Stornierungen im Moment alltäglich sind, sind eventuell auch Änderungen an der Richtlinie für Buchungen im Voraus zu überlegen. Es ist zwar in der Regel günstiger, Reisen im Voraus zu buchen, dennoch kann eine Vergrößerung des Buchungsfensters Ihren Geschäftsreisenden mehr Flexibilität geben.

5. Anforderungen an den Impfnachweis

Um die Ausbreitung des Virus einzudämmen und Vorgaben von Ländern, Fluglinien und Hotels einzuhalten, schränken viele Unternehmen Geschäftsreisen für jene Mitarbeiter ein, die nicht geimpft sind oder ihren Impfstatus nicht offengelegt haben.

Wenn Sie sich für die Umsetzung einer ähnlichen Richtlinie entscheiden, sollte diese in Ihrer Geschäftsreiserichtlinie klar und deutlich erwähnt werden, um Verwirrung oder Enttäuschung zu vermeiden.

6. Alternativen zum Flugverkehr

Flughäfen und Flugzeuge sind überfüllte Orte und trotz strenger Reinigungsprotokolle und der Pflicht zum Tragen von Masken haben viele Unternehmen begonnen, Alternativen zu Flugreisen in Betracht zu ziehen.

Transportmöglichkeiten an Land wie Züge oder Autos sind gute Alternativen, die das Risiko für Geschäftsreisende verringern, mit COVID-19 in Kontakt zu kommen.

Möglicherweise sollten Sie neue Transportrichtlinien für Fahrten auf kürzeren Strecken einführen sowie neue Regeln zur Reisedauer, Richtlinien für Mietautos und zur Kilometerrückerstattung formulieren.

7. Richtlinien für geschäftliche Reisen und Veranstaltungen

Auch für die Teilnahme an Veranstaltungen sollten Sie neue Richtlinien in Betracht ziehen, um Ihre Mitarbeiter dem Virus so wenig wie möglich auszusetzen. Unabhängig davon, ob Sie neue Regeln einführen, um Videokonferenzen anstatt persönlicher Teilnahme vorzugeben oder Sie festlegen, dass nur Reisen zu bestimmten Veranstaltungen zulässig sind: Die neuen Regelungen müssen klar in Ihrer Geschäftsreiserichtlinie festgelegt werden.

Stellen Sie sich folgende Fragen, um ein Framework für die Risikobewertung zu schaffen, wenn Sie Einschränkungen in Betracht ziehen:

• Wie lässt sich die Geschäftsreise/Teilnahme an einer geschäftlichen Veranstaltung mit unseren Geschäftszielen vereinbaren?
• Dient die Geschäftsreise/Teilnahme an einer geschäftlichen Veranstaltung der Schulung neuer Mitarbeiter oder Weiterbildung bestehender Mitarbeiter?
• Gibt es Alternativen zur persönlichen Teilnahme, die zu denselben Ergebnissen/Zielen führen würden?

8. Richtlinien für die Verlängerung von Geschäftsreisen zu Privatzwecken

Wenn in Ihrem Unternehmen derzeit eine Bleisure-Richtlinie, also eine Richtlinie für die Kombination von Geschäfts- und Privatreisen, gilt, sollten Sie überlegen, diese während der Pandemie anzupassen.

Ihr Ziel ist es, Geschäftsreisende zu schützen, was gegebenenfalls nur durch eine Einschränkung der Reisedauer möglich ist. Es kann jedoch auch sein, dass Sie Bleisure-Reisen fördern, damit Ihre Mitarbeiter wieder lieber auf Geschäftsreisen gehen.

9. Regeln für Reisepartner

Wenn Mitarbeiter Bleisure-Reisen unternehmen, d. h. Geschäfts- und Privatreisen verbinden, möchten sie oft einen Partner oder Freund mitnehmen.

Überlegen Sie sich, ob Sie die Regeln zu Reisepartnern anpassen möchten, um Ihre Geschäftsreisenden und Personen, mit denen sie während der Reise interagieren könnten, zu schützen. Sie können beispielsweise in Ihren Richtlinien festlegen, dass nur geimpfte Personen auf Geschäftsreise gehen dürfen. Sie haben diese Kontrolle jedoch nicht über Partner, die der Mitarbeiter auf die Geschäftsreise mitbringen möchte.

10. Test- und/oder Quarantänebestimmungen bei der Ein- und/oder Ausreise

Test vor der Einreise sowie nach der Ankunft sind in vielen Ländern ebenso verpflichtend wie die Quarantäne nach der Einreise.

Wenn Ihre Mitarbeiter geschäftlich verreisen müssen, müssen Sie Richtlinien festlegen, die Regeln für COVID-19-Tests und Quarantäne abdecken. Legen Sie beispielsweise Rückerstattungsrichtlinien transparent fest, in denen geregelt wird, wie die Kosten für Tests abgedeckt werden. Führen Sie auch ein Protokoll ein, in dem die Rechte von Mitarbeitern im Fall einer Krankheit oder Quarantäne nach einer Geschäftsreise festgelegt sind.

11. Stornierungen

Derzeit gibt es viele Gründe, warum Geschäftsreisen sowohl im Voraus als auch kurzfristig storniert werden müssen.

Egal, ob ein Mitarbeiter vor der Reise positiv auf COVID-19 getestet wird, es zu einer Zunahme an Fällen am Zielort kommt oder ein Flug storniert wird: Berücksichtigen Sie Stornierungen in Ihren Reiserichtlinien für Geschäftsreisen nach der COVID-19-Pandemie.
Um zu verhindern, dass Sie vor einem Kostenberg stehen, sollten Sie FlexiPerk in Betracht ziehen – unsere flexible Lösung, mit der Sie zumindest 80 % der Kosten für gebuchte Flüge, Hotels, Züge oder Mietwagen zurückerstattet bekommen, wenn Sie bis zu zwei Stunden vor Reisebeginn stornieren.

Geschäftsreisen nach der Pandemie

Nur weil die COVID-19-Fälle in manchen Ländern weiter zurückgehen und Impfungen für die breite Masse verfügbar sind, bedeutet dies nicht, dass Geschäftsreisen wieder so laufen wie vor COVID.

Eine Gruppe aus 25 hochrangigen Experten aus den Bereichen Reisen und Mobilitätstechnologie hat interessante Vorhersagen über die Zukunft von Geschäftsreisen nach COVID-19 getroffen. Es wird unter anderem Folgendes prognostiziert:

• Echtzeit-Informationen, Überwachung und Kommunikation zwischen Geschäftsreisenden und ihren Unternehmen werden zunehmend wichtig.
• Remote- und Hybridarbeit bleiben wahrscheinlich erhalten, sodass dies auch die Art und Weise beeinflusst, wie wir reisen. Geschäftsreisende reisen möglicherweise nicht unbedingt weniger, aber die Reisen müssen besser geplant werden, um längere Reisepläne für Geschäfts -und Privatreisen mit einzuschließen. Und ob es Ihnen gefällt oder nicht: auch Videokonferenzen bleiben uns vermutlich erhalten!
• Dem Wohlbefinden der Mitarbeiter kommt ein höherer Stellenwert zu. Die Sorgfaltspflicht von Reisemanagern ist heute wichtiger denn je. Auch die Bedeutung der Hygiene fällt unter diese Sorgfaltspflicht.
• Neben dem Wohlbefinden wird vermehrt Wert auf die Zufriedenheit der Reisenden gelegt.