Dienstwagenrichtlinie – so erstellen Sie eine Car Policy

Ein Fuhrpark stellt für viele Unternehmen eine wichtige Ressource im Arbeitsalltag dar. Dabei ist es sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer:innen wichtig, dass die Nutzung von Dienstfahrzeugen klar geregelt ist – an dieser Stelle kommt die Dienstwagenrichtlinie ins Spiel. Wir erklären Ihnen, was eine Dienstwagenrichtlinie ist und welche Themen sie behandeln sollte.

Was ist eine Dienstwagenrichtlinie und warum ist sie wichtig?

In einer Dienstwagenrichtlinie – auch Car Policy genannt – legen Unternehmen Regeln und Bedingungen für die Nutzung von Dienstwagen durch Mitarbeiter:innen fest. 

Doch warum ist eine Dienstwagenrichtlinie wichtig? Die Car Policy regelt, welche Mitarbeiter:innen Anspruch auf einen Dienstwagen haben und wer diesen anschaffen darf. Darüber hinaus können Sie in Ihrer Dienstwagenrichtlinie klare Zuständigkeiten definieren. 

Durch eine strukturierte Dienstwagenrichtlinie schafft ein Unternehmen:

• Einheitlichkeit: Eine Dienstwagenrichtlinie stellt sicher, dass für alle Mitarbeiter:innen, die ein Dienstfahrzeug nutzen, gleiche Regeln gelten. So sichern Sie die Gleichberechtigung im Team. 
• Transparenz: Eine Dienstwagenrichtlinie kommuniziert offen die Bedingungen und Kriterien für die Nutzung von Dienstwagen. Durch die transparente Kommunikation vermeiden Sie Missverständnisse oder Unklarheiten in Bezug auf die Dienstfahrzeugnutzung. 
• Kostenoptimierung: Eine Dienstwagenrichtlinie kann zur Kostenoptimierung beitragen, indem sie zum Beispiel die Auswahl der Fahrzeuge, die Nutzungsdauer durch Mitarbeitende oder aber den Nutzungsumfang (z. B. Kilometerbegrenzung) regelt. 
• Risikominimierung: Eine Dienstagwagenrichtlinie kann Risiken minimieren, indem sie eindeutige Vorgaben beispielsweise zur Fahrschulung der Mitarbeitenden oder Verfahrensweisen im Falle eines Unfalls oder eines Schadens enthält. 

Generell dient eine Car Policy aber nicht nur dazu, die Mitarbeiter:innen über ihre Aufgaben und Pflichten im Umgang mit dem Dienstwagen aufzuklären. Die Dienstwagenrichtlinie ist auch eine zusätzliche juristische Absicherung für das Unternehmen. Im rechtlichen Zweifelsfall kann sich der Arbeitgeber auf die in der Dienstwagenrichtlinie festgehaltenen Regelungen berufen. 

Hinweis: Die Dienstwagenrichtlinie ist nicht zu verwechseln mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Während die Car Policy eine allgemeine Richtlinie zur Nutzung der Dienstfahrzeuge darstellt, ist der Dienstwagenüberlassungsvertrag ein Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen, der konkrete Details zur Dienstwagennutzung regelt. 

Allgemeine Regelungen in der Dienstwagenrichtlinie

Dienstwagenrichtlinien sind nicht gesetzlich vorgeschrieben und deshalb in ihren Inhalten auch nicht genau definiert. Das gibt Unternehmen eine gewisse Freiheit bei der Ausgestaltung ihrer eigenen Car Policy. Einige der wichtigsten Themen und Inhalte, die eine Dienstwagenrichtlinie beinhalten sollte, stellen wir Ihnen jetzt vor. 

Anspruch auf einen Dienstwagen

Als Erstes sollten Sie festlegen, welche Mitarbeiter:innen überhaupt Anspruch auf einen Dienstwagen haben. Dazu sollten Sie klar definieren, welche Voraussetzungen Arbeitnehmer:innen erfüllen müssen, um einen Dienstwagen nutzen zu dürfen. Exemplarisch könnten etwa der Arbeitsvertrag, die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Abteilung oder eine bestimmte Anzahl an Geschäftsterminen außer Haus relevante Kriterien sein. Wie streng oder locker diese Anforderungen formuliert werden, liegen ganz in der Hand des Unternehmens. 

Grundlegend sollten Sie aber darauf verweisen, dass die Angestellten mindestens eine gültige Fahrerlaubnis benötigen und sich keine Delikte im Straßenverkehr haben zuschulden kommen lassen.

Auswahl und Ausstattung des Dienstwagens

Die Auswahl und Ausstattung der Firmenfahrzeuge sind ebenfalls Thema einer Car Policy. An diesem Punkt sollten Sie zweifelsfrei vermerken, dass der Arbeitgeber und nicht die Arbeitnehmer:innen für die Auswahl der Dienstwagen zuständig ist. So kann das Unternehmen frei über das Fahrzeugmodell, die Antriebsart, das Design und auch die Ausstattung der Firmenwagen entscheiden. Auf diese Weise können Sie die Firmenflotte einheitlich und dem Firmenimage entsprechend zu gestalten. 

Ferner sollte die Dienstwagenrichtlinie klären, ob unterschiedliche Personengruppen Zugang zu unterschiedlichen Fahrzeugmodellen und Sonderausstattung haben. Oder ob Mitarbeiter:innen zwischen verschiedenen Modellen wählen können. Ihre Dienstwagenrichtlinie können Sie an dieser Stelle durch eine Anlage ergänzen, die eine Übersicht der verschiedenen Dienstwagenausführungen enthält. 

Versicherung und Wartung des Dienstwagens

Ein weiterer wichtiger Punkt, den es zu klären gilt, ist die Versicherung des Dienstwagens. Die Car Policy sollte festhalten, welche Versicherungen für die Dienstfahrzeuge abgeschlossen werden – in vielen Fällen sind das eine Vollkaskoversicherung und eine Kfz-Insassen-Unfallversicherung. Zudem sollten Sie vermerken, wer die Selbstbeteiligung im Versicherungsfall übernimmt. 

Das Unternehmen ist darüber hinaus dafür verantwortlich, regelmäßige Wartungstermine für die Fahrzeuge zu vereinbaren, um die Sicherheit der Fahrer:innen fortlaufend zu gewährleisten. Auch dies sollten Sie schriftlich vermerken.

Fahrerunterweisung und Fahrerlaubnis

Werden Dienstfahrzeuge zur Verfügung gestellt, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen ihren Arbeitnehmer:innen einmal jährlich eine Fahrerunterweisung geben. Dieser verpflichtende Termin, ebenso wie eine regelmäßige Kontrolle der Fahrerlaubnis, sollten in der Dienstwagenrichtlinie festgehalten werden.

Nutzungsregelungen in der Dienstwagenrichtlinie

Nachdem nun die allgemeinen Regelungen seitens des Unternehmens geklärt sind, werfen wir als Nächstes einen genaueren Blick auf die konkreten Nutzungsregelungen. Dieser Teil der Dienstwagenrichtlinie bezieht sich zum Großteil auf die allgemeinen Aufgaben und Pflichten der Arbeitnehmer:innen. Hier wird etwa geregelt, ob die Mitarbeiter:innen die Fahrzeuge nur geschäftlich oder auch privat nutzen dürfen, oder für welche Kosten sie aufkommen müssen.

Nutzung für geschäftliche Zwecke

Firmenfahrzeuge sind primär für die Nutzung während des „Dienstes“, also der Arbeitszeit gedacht. Doch damit sind nicht automatisch alle Fahrten mit dem Fahrzeug während der Arbeit erlaubt. Deshalb sollten Sie in der Car Policy unter anderem folgende wichtige Fragen beantworten:

• Ist der Firmenwagen das allgemeine Reisemittel für Dienstfahrten?
• Sind Mitarbeiter:innen befugt, andere Reisemittel für geschäftliche Zwecke zu nutzen? Falls ja: Wird eine Genehmigung des Fuhrparkmanagements oder einer Führungskraft benötigt?
• Sind Mitarbeiter:innen befugt, das Firmenfahrzeug für geschäftliche Zwecke im Ausland zu nutzen? Falls ja: Wird hierfür ebenfalls eine separate Genehmigung benötigt?

Nutzung für private Zwecke

Es ist weit verbreitet, dass Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen neben der geschäftlichen auch die Privatnutzung der Dienstfahrzeuge erlauben. In der Dienstwagenrichtlinie eines Unternehmens sollte klar geregelt sein, ob den Angestellten eine solche Nutzung für private Zwecke erlaubt ist oder nicht. Ist Letzteres der Fall, gilt es, die Rahmenbedingungen dafür genau zu definieren. Folgende Fragen sollten Sie unter anderem klären: 

• Sind Privatfahrten mit dem Firmenfahrzeug nur im In- oder auch im Ausland gestattet?
• Dürfen nur Angestellte das Fahrzeug fahren oder auch Familienmitglieder? Und müssen Mitarbeitende die Führerscheine der Fahrer:innen vor Fahrtantritt prüfen? 
• Ist eine uneingeschränkte Nutzung des Wagens erlaubt oder gibt es eine Kilometerbegrenzung für Privatfahrten? 
• Ist die Weitergabe des Fahrzeugs an Dritte gestattet? Falls nein: Übernehmen in solchen Fällen dann die Arbeitnehmer:innen die Haftung? 

Bedenken Sie auch hier, dass die Dienstwagenrichtlinie für alle Mitarbeiter:innen gilt. Sollten Sie vorsehen, die Privatnutzung nicht für alle Mitarbeitende zuzulassen, sollten Sie an dieser Stelle einen Katalog mit Voraussetzungskriterien einfügen. So können Mitarbeitende auf einen Blick sehen, ob sie zur privaten Nutzung des Dienstwagens berechtigt sind. 

Nutzungsdauer und Fahrzeugwechsel

Ein weiterer wichtiger Punkt der Dienstwagenrichtlinie ist das Festlegen der Nutzungsdauer des Firmenwagens. Hier sollten Sie deutlich machen, ab wann der grundlegende Anspruch auf ein Dienstfahrzeug gilt und wann dieser endet. Oft werden hier der Beginn und das Ende des Arbeitsverhältnisses genannt. 

Solange Arbeitnehmende Anspruch auf ein Dienstfahrzeug haben, muss der Arbeitgeber diesen auch erfüllen. In der Car Policy gilt es daher zu regeln, was etwa im Falle eines Dienstwagenausfalls oder Fahrzeugwechsels passiert.

Finanzen und Haftung in der Dienstwagenrichtlinie

Nicht zuletzt ist vor der Bereitstellung eines Dienstwagens natürlich auch das Finanzielle zu klären. Deshalb benötigt jede Dienstwagenrichtlinie einen Abschnitt, der sich den wichtigsten finanz- und haftungsrechtlichen Aspekten widmet, die bei der Nutzung eines Dienstwagens zu beachten sind. Hierzu zählen die Regelungen zur Kostenübernahme, die Versteuerung des Dienstwagens sowie die Haftung im Falle eines Unfalls.

Kostenregelung

Um unschöne Überraschungen in der Reisekostenabrechnung zu vermeiden, empfiehlt es sich, im Rahmen der Dienstwagenrichtlinie eine eindeutige Kostenregelung zu definieren. Hier sollten Sie genau festhalten, welche Kosten in Bezug auf das Dienstfahrzeug das Unternehmen übernimmt und welche die Arbeitnehmer:innen. Mögliche Kostenpunkte können sein:

• Reparaturkosten
• Kfz-Steuer
• Autoreinigungskosten
• Kraftstoff
• Sanktionsgebühren (z. B. Strafzettel)
• Parkgebühren oder Stellplatzkosten

Je nach Fahrleistung ist der wohl größte Posten in der Kostenabrechnung der Kraftstoffverbrauch. Vor allem, wenn Sie Dienstwagen zur Privatnutzung freigeben, sollten Sie klar regeln, wer den Kraftstoff in diesen Fällen bezahlt. Im Falle von Dienstreisen wird dieser Kostenpunkt meist über die Kilometerpauschale abgegolten.

Versteuerung des Dienstwagens

Dienstwagen stellen grundlegend einen geldwerten Vorteil für Arbeitnehmer:innen dar, egal ob das Fahrzeug nur geschäftlich oder auch privat genutzt wird. Aus diesem Grund muss der Dienstwagen auch entsprechend versteuert werden. 

Grundlegend gibt es zwei Methoden, dies zu tun: entweder das Führen eines Fahrtenbuchs oder aber die Listenpreismethode, besser bekannt als 1%-Regelung. Im Fahrtenbuch werden die zurückgelegten Kilometer notiert und diese dann versteuert. Bei der 1%-Regelung wird ein Pauschalbetrag in Höhe von 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugmodells besteuert. 

Ob sich eher die Besteuerung über das Fahrtenbuch oder die Abrechnung nach Bruttolistenpreis lohnt, hängt stark von der individuellen Nutzung ab – also wie viel Strecke Mitarbeiter:innen tatsächlich mit einem Dienstwagen zurücklegen. In der Dienstwagenrichtlinie sollten Sie festhalten, ob beide Methoden zur Versteuerung möglich sind, oder nur eine.

Unfall und Haftung

Unfälle mit dem Auto können passieren. Umso wichtiger ist es, dass die Vorgehensweise in einem solchen Fall in der Car Policy genau geregelt ist. So sollten Sie vermerken, dass Mitarbeiter:innen stets die Polizei hinzuziehen sollten und dass ein Unfallprotokoll notwendig ist. Arbeitnehmende sollten auch darüber informiert werden, ob es ihnen zusteht, vor Ort die Schuld auf sich zu nehmen oder Versprechungen für Zahlungen oder Haftungsübernahme zu leisten. 

Zudem sollten Sie hier klären, in welchen Fällen der Arbeitgeber für den entstandenen Schaden haftet und wann die Arbeitnehmer:innen. Die Schlagworte hier sind „Fahrlässigkeit“ und „Vorsatz“. Definieren Sie genau, ab welchem Grad der Fahrlässigkeit Arbeitnehmer:innen in Haftung genommen werden. 

Darüber hinaus sollten Mitarbeiter:innen wissen, in welchen Fällen sie einen Unfall beim Arbeitgeber und dem Fuhrparkmanagement melden sollten.

Sanktionen und Rückgabe des Dienstwagens

Last but not least bleiben noch zwei Fragen offen: Was passiert bei einem Regelverstoß und wie läuft die Rückgabe des Dienstwagens.

• Sanktionen: In der Dienstwagenrichtlinie sollten Sie vermerken, dass sich der Arbeitgeber im Falle eines Regelverstoßes Sanktionen vorbehält. Definieren Sie, welche Sanktionen wann zum Einsatz kommen können: Verwarnung, Entzug des Anspruchs auf den Dienstwagen, Abmahnung, Kündigung etc.
• Rückgabe: Zu guter Letzt bleibt noch die Frage nach der Rückgabe des Fahrzeugs. Hier gilt es zu klären, wann, wo, an wen und in welchem Zustand Mitarbeiter:innen den Dienstwagen an die Firma zurückgeben müssen.

Car-Allowance statt Car Policy: PKW-Überlassungspauschale

Eine Alternative zum klassischen Dienstwagen ist die sogenannte Car-Allowance, zu Deutsch „PKW-Überlassungspauschale“. Bei der Pauschale handelt es sich um eine Zahlung des Arbeitgebers an Arbeitnehmer:innen, wenn diese sich dazu bereit erklären, das private Fahrzeug für geschäftliche Zwecke zu nutzen. 

Die Car-Allowance bietet vor allem Vorteile für Arbeitnehmer:innen, denn so können diese selbst entscheiden, welches Auto sie fahren möchten, können das Fahrzeug auch nach einem Jobwechsel behalten und müssen zudem keinen geldwerten Vorteil versteuern.  

Doch auch für den Arbeitgeber bietet die PKW-Überlassungspauschale Vorteile. Der unternehmerische Verwaltungsaufwand für einen eigenen Fuhrpark ist weitaus höher als bei der Car-Allowance. Doch im Gegenzug für die verwaltungstechnische Erleichterung hat das Unternehmen keinen Einfluss auf die Außenwirkung und den Zustand der Fahrzeuge, die für dienstliche Zwecke genutzt werden. 

Car Policy und E-Mobility: Elektromobilität stärken

Aufgrund der hohen CO₂-Ausstöße und angesichts des Klimawandels werden die Themen Klimafreundlichkeit und Klimaneutralität für Unternehmen zunehmend relevant. In diesem Zusammenhang rückt auch das Fuhrparkmanagement und die Car Policy in den Fokus. Durch die Bereitstellung von Dienstwagen mit zukunftsweisenden Antriebsarten wie dem Hybrid- oder E-Motor kann ein Unternehmen seinen Fuhrpark klimaschonender gestalten und nachhaltiges Reisen ermöglichen. Als positiver Nebeneffekt profitiert zudem das Firmenimage. Darüber hinaus können Sie in der Dienstwagenrichtlinie auch weitere klimaschonende Bestimmungen festlegen, wie zum Beispiel effiziente Fahrweisen oder alternative Reisemöglichkeiten. Tipp: In unserem Blogbeitrag finden Sie acht Tipps, um nachhaltiger zu reisen.

Darüber hinaus bieten Hybrid- und E-Autos auch einen steuerlichen Vorteil beim geldwerten Vorteil. Anders als Verbrenner werden Elektroantriebe mit einem geringeren Prozentsatz besteuert. Auch dies kann ein Anreiz sein, den Fuhrpark nachhaltiger zu gestalten. 

Die Dienstwagenlandschaft hat außerdem Auswirkungen auf den Gebrauchtwagenmarkt: Die dienstlich genutzten Fahrzeuge können Sie nach Ablauf einer bestimmten Nutzungsdauer als Gebrauchtwagen in private Hände verkaufen. So kann sich das klimaschonende Fuhrparkmanagement auch noch postitiv auswirken, nachdem das Fahrzeug das Unternehmen verlassen hat. 

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Dienstwagenrichtlinie