Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Geschäftsreisen in Deutschland

Die Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Umsatzsteuer, die auf Waren und Dienstleistungen erhoben wird. International wird sie je nach Land auch als GST (Goods and Services Tax) oder als VAT (Value Added Tax) bezeichnet.

Wie hoch die Mehrwertsteuer ausfällt, unterscheidet sich von Land zu Land. In manchen Ländern – wie den Vereinigten Staaten – gibt es keinen nationalen Mehrwertsteuersatz. Stattdessen ist die Verkaufssteuer von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich.

Der reguläre Mehrwertsteuersatz in Deutschland beträgt 19 %. Für Dienstleistungen und Waren des Grundbedarfs wie zum Beispiel Bücher, Lebensmittel, Kulturveranstaltungen und einiges mehr gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 %. Zuletzt gibt es auch einige umsatzsteuerfreie Dienstleistungen und Waren (0 % MwSt.), wie beispielsweise Versicherungen, Kredite und Auslandsflüge.

Mehrwertsteuer-registrierte Unternehmen können die Mehrwertsteuer auf bestimmte Waren und Dienstleistungen sowie auf bestimmte Arten von Reisen zurückfordern. Dafür senden die Unternehmen für gewöhnlich eine Mehrwertsteuererklärung an die Steuerbehörde ihres Heimatlandes.

Wie lange es dauert, bis die Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Geschäftsreisen abgewickelt ist, hängt davon ab, wie viel Dringlichkeit das Finanzamt dem konkreten Fall beimisst. In Deutschland muss eine rechtmäßig beantragte Mehrwertsteuer-Erstattung innerhalb von maximal 4 Monaten durchgeführt werden.

Andersherum gilt es auch für die Einreichung der Erstattung: Binnen 4 Jahren muss die Mehrwertsteuer-Rückerstattung eingelöst werden.

Unternehmen können ihre Mehrwertsteuer immer noch zurückfordern, indem sie eine Erklärung bei ihrer heimischen Steuerbehörde einreichen.

Ja, der obige Rechner zeigt Ihnen, inwieweit Sie die Mehrwertsteuer auf einige Reisekosten von Geschäftsreisen im Inland geltend machen können.

Ja, Sie können die Mehrwertsteuer auf Geschäftsreisen zurückfordern. Ihr Anspruch auf Rückerstattung der Mehrwertsteuer beruht auf den Vorschriften des Landes, in dem die Reise stattfindet, und nicht auf den Vorschriften des Landes, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat.

Durch die Rückerstattung der Mehrwertsteuer, die auf Reisen anfällt, wenn Mitarbeiter:innen aus geschäftlichen Gründen nach Deutschland reisen, können Sie die Reisekosten um 7 % bis 19 % senken. Zwar unterscheidet sich der Mechanismus für die Rückerstattung ausländischer Steuergelder von jenem für die Erstattung im Inland, aber TravelPerk kann Ihnen bei diesem Prozess helfen.

Wer in Deutschland auf Geschäftsreise ist und im Hotel übernachtet, kann sich die Mehrwertsteuer von 7 % erstatten lassen. Grundsätzlich hängt die Erstattungsfähigkeit aber von dem Land ab, in dem sich das Hotel befindet. Die Mehrwertsteuer-Vorschriften sind von Land zu Land unterschiedlich. TravelPerk kann Ihnen dabei helfen, den erstattungsfähigen Betrag zu berechnen und mehrwertsteuerfähige Rechnungen von den meisten Hotels zu erhalten.

Ja, Sie können die gesamte Mehrwertsteuer auf Kraftstoff zurückfordern, wenn Ihr Fahrzeug für geschäftliche Zwecke genutzt wird.

An und für sich können Sie die Mehrwertsteuer auf die Reisekosten von Mitarbeiter:innen für Geschäftsreisen, einschließlich Mahlzeiten und Unterkunft, zurückfordern. Zahlen Sie den Reisenden allerdings eine Verpflegungspauschale, um den Verpflegungsmehraufwand aufzuwiegen, der mit einer Dienstreise einhergeht, erlischt die Möglichkeit der Mehrwertsteuer-Rückerstattung. Dafür können Sie die erstatteten Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand bei der Steuer geltend machen. Dies stellt in der Regel für beide Parteien – Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber – die rentablere Lösung dar.

In Deutschland wird die Tagespauschale in der Regel als Synonym für die Verpflegungspauschale verwendet – ein gesetzlich geregelter Pauschbetrag, den Reisende erstattet bekommen, um den Verpflegungsmehraufwand während einer Geschäftsreise zu deckeln. Die Erstattung erfolgt entweder durch den Arbeitgeber oder über die Werbungskosten in der Steuererklärung. Die genauen Tagessätze ergeben sich aus der Dauer der Abwesenheit und aus dem Ort, an dem sich die Tätigkeitsstätte befindet: für Tagesaufenthalte von 8 Stunden oder mehr sowie für den Tag der An- und Abreise bei einem mehrtägigen Aufenthalt erhalten Reisende eine kleine Pauschale, für volle Tage (24 Stunden) verdoppelt sich die Pauschale.

Insbesondere im internationalen Kontext versteht man unter Tagespauschalen häufig aber einfach all jene Kosten, die Arbeitnehmer:innen bereitgestellt bekommen, um die Reise- und Reisenebenkosten zu decken, die auf einer Dienstreise entstehen. So bieten Unternehmen weltweit verschiedene Arten von Tagegeldern an – beispielsweise in Form von Firmenkreditkarten, vollständiger oder teilweiser Kostenübernahme oder festen Tagessätzen für verschiedene Ausgaben, zum Beispiel für die Verpflegung.

Um die Mehrwertsteuer auf Geschäftsreisen zurückzufordern, benötigen Sie eine gültige Mehrwertsteuerrechnung im Namen Ihres Unternehmens. Ohne einen Beleg, auf dem die Mehrwertsteuer ausgezeichnet ist, ist eine Rückerstattung sehr unwahrscheinlich. TravelPerk erstellt mehrwertsteuerkonforme Rechnungen für Flug- und Bahnreisen und kann Ihnen dabei helfen, MwSt.-erstattungsfähige Rechnungen für Ihre Mietwagen- und Hotelbuchungen zu sammeln. Wenn Sie bereits eine Spesen-App nutzen, mit der Sie zufrieden sind, können Sie die Anwendung ganz einfach mit Ihrem TravelPerk Konto verknüpfen. So machen wir Ihr Geschäftsreise- und Reisekostenmanagement noch komfortabler!

TravelPerk unterhält ein mehrwertsteuerfreundliches Inventar an Dienstleistungen. Wenn Sie buchen, können Sie sicher sein, dass Sie eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer für Ihre Geschäftsreisen beantragen können. Wir kümmern uns auch um den Einzug der Mehrwertsteuer und stellen sicher, dass alle Rechnungen mehrwertsteuer-konform sind. Mit dem Mehrwertsteuer-Rechner können Sie Ihre Mehrwertsteuer-Rückerstattung berechnen. TravelPerk verfügt außerdem über ein Team von Mehrwertsteuer-Spezialist:innen, die Ihnen zusätzliche Unterstützung bieten. Kontaktieren Sie uns einfach! Unsere Expert:innen stehen Ihnen gern jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.