Ein Betriebsausflug kann eine willkommene Abwechslung im stressigen Arbeitsalltag sein. Auch beim Teambuilding oder entspanntem gemeinsamen Brainstorming können Firmenausflüge unterstützen. Zugleich erweisen Sie Ihren Angestellten durch die Organisation eines solchen Events Wertschätzung und steigern die Mitarbeitermotivation. Doch bevor Sie und Ihr Team sich auf den gemeinsamen Ausflug begeben, will dieser auch geplant werden.
Von der Teilnehmerliste, dem Termin, dem Ort, der Art der Aktivität bis hin zum Transport und einer eventuellen Übernachtung – all das muss organisiert werden und macht Betriebsausflüge für verantwortliche Planer:innen oft zur Herausforderung.
Wir haben zehn Schritte für die Planung und Durchführung Ihres nächsten Betriebsausfluges zusammengestellt und geben Ihnen hilfreiche Tipps und Tricks für die Organisation. Legen wir los!
1. Event-Team bilden & Verantwortlichkeiten verteilen
Zuerst muss geklärt werden, wer für die Organisation des Betriebsausfluges verantwortlich ist: der oder die Travel-Manager:in, das Office Management oder doch ein eigenes Event-Team mit Verantwortlichen aus verschiedenen Abteilungen? Vielleicht gibt es bestimmte Personen in Ihrem Unternehmen, die bereits zuvor Firmenfeiern oder Firmenausflüge organisiert haben.
Steht fest, wer den Betriebsausflug plant, gilt es, die Verantwortlichkeiten konkret zu verteilen. Kümmert sich sowieso nur eine Person um die Planung, so ist dies nicht nötig. Sind hingegen mehrere Mitarbeiter:innen beteiligt, sollte klar definiert werden, wer sich welcher Aufgabe annimmt. Wer erstellt die Teilnehmerliste, wer kümmert sich um das Budget und wer übernimmt die Buchungen?
All diese Fragen sollten geklärt werden, bevor es an die konkrete Planung des Betriebsausfluges geht.
2. Art, Rahmen & Ziele des Betriebsausflugs festlegen
Für Remote-Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, sind Interaktionen und Konversationen das Wichtigste. Für Teams mit mehreren Büros ist es vor allem wichtig, den gemeinsamen Wissensaustausch und die Kommunikation zwischen den Standorten zu verbessern. Und für Teams, die in einem Büro zusammenarbeiten, stehen beim Firmenausflug vor allem der Spaß und die gemeinsame Unternehmung im Mittelpunkt.
Wie Sie sehen, kann das Ziel eines Betriebsausfluges sehr unterschiedlich ausfallen, je nachdem, wer daran teilnimmt und in welchem Rahmen das Ganze stattfindet.
Daher lautet die erste zentrale Frage, die Sie sich bei der Planung Ihres Betriebsausflugs stellen sollten: Welches Ziel verfolge ich mit diesem Ausflug? Möchten Sie einen Wissensaustausch ermöglichen, die Kommunikation verbessern oder das Teambuilding fördern? Je nach Zielsetzung bieten sich unterschiedliche Aktivitäten und Formate für das Event an. Wenn Sie genau wissen, was Sie mit dem Betriebsausflug erreichen möchten, wird die Planung wesentlich einfacher (und auch erfolgreicher) sein.
3. Teilnehmerliste erstellen & passenden Termin finden
Die konkrete Planung Ihres Betriebsausfluges beginnt dann mit der Erstellung einer Teilnehmerliste. Nimmt die ganze Belegschaft teil, nur eine Abteilung oder eine bestimmte Personengruppe? Notieren Sie sich, wer die Teilnehmenden sind, und sorgen Sie dafür, dass diese auch über den geplanten Ausflug informiert werden.
Steht die Teilnehmerliste, kommt der wohl schwierigste Teil – einen passenden Termin zu finden. Genau wie bei der Planung einer jeden Veranstaltung wird sich alles leichter regeln lassen, sobald das Datum feststeht. Doch das gestaltet sich oft sehr schwierig, vor allem wenn viele Personen mit individuellen Zeitplänen unter einen Hut gebracht werden müssen.
Je früher Sie das Datum also festlegen, desto besser. Hierbei gilt: Je mehr Leute in Ihrem Team sind, desto früher sollten Sie auch mit der Terminfindung beginnen. Für ein zehnköpfiges Team ist es meist möglich, ein Datum nur zwei Monate im Voraus festzulegen. Wenn Sie jedoch mit hundert oder mehr Leuten planen, sollten Sie den Termin für den Firmenausflug mit einem Vorlauf von sechs bis zwölf Monaten planen.
In 5 Schritten zum richtigen Termin
Doch wie finden Sie nun den richtigen Termin für Ihren Betriebsausflug und wie bekommen Sie alle Teilnehmer:innen möglichst auf einen Nenner? Hier sind fünf Tipps:
- Wählen Sie die Länge: Soll es ein Tagesausflug oder gar eine mehrtägige Firmenreise werden?
- Stellen Sie mindestens drei verschiedene Termine zur Auswahl
- Erstellen Sie eine Excel-Tabelle oder ein Formular, in dem alle Beteiligten ihre Stimmen abgeben können. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder fragen Sie nach den Terminen, an denen die Teilnehmer:innen Zeit haben, oder Sie fragen danach, wann die Teilnehmer: innen eben keine Zeit haben.
- Entscheiden Sie sich dann für das Datum, an dem die meisten Personen können bzw. die wenigsten Personen verhindert sind.
- Sobald der Termin feststeht, schicken Sie diesen an die Teilnehmenden und geben ihn damit offiziell bekannt. So können sich alle Teilnehmenden das Datum im Terminkalender blocken.
Noch ein kleiner Tipp: Manche Kolleg:innen müssen eventuell erst noch bevorstehende Termine abklären, bevor sie ihre Stimmen abgeben können – planen sie daher ausreichend Zeit für die Abstimmung der Termine ein. Zudem sollten Sie eine klare Deadline setzen, bis wann die Stimmen eingegangen sein müssen. Kommunizieren Sie ebenfalls, dass eine Zusage bzw. Absage verbindlich ist, so vermeiden Sie kurzfristige Absprünge oder größere Änderungen in der Teilnehmerliste.
Mit Sicherheit wünschen Sie sich, dass so viele Leute wie möglich am Betriebsausflug teilnehmen. Aber Tatsache ist, dass es immer einige Personen geben wird, die aus geschäftlichen oder auch privaten Gründen nicht dabei sein können. Versuchen Sie also nicht auf Biegen und Brechen, es allen recht machen zu wollen – Sie sollten sich am Ende an die Mehrheitsentscheidung der Abstimmung halten.
4. Ort für den Firmenausflug auswählen
Sobald der Termin feststeht, ist es an der Zeit, den Ort für den Betriebsausflug auszuwählen. Hier spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle:
- Wie lange dauert das Event?
- Soll es in der Nähe der Firma oder weiter weg stattfinden?
- Möchten Sie in das pulsierende Leben einer Großstadt eintauchen oder lieber die Ruhe der Natur genießen?
- Wie steht es um Transportmöglichkeiten und die Erreichbarkeit?
- Welche Möglichkeiten (etwa Aktivitäten, Sehenswürdigkeiten etc.) muss der Ort bieten können?
- Benötigt Ihr Team vor Ort Übernachtungsmöglichkeiten?
- Soll Ihr Event indoor oder outdoor stattfinden?
Erstellen Sie am besten eine Liste mit den Anforderungen, die das Reiseziel Ihres Ausfluges erfüllen sollte. Dann können Sie entweder einen Ort festlegen und dort nach gewünschten Aktivitäten und Unterkünften suchen, oder aber Sie haben eine bestimmte Aktivität im Kopf und suchen danach den Ort aus. Die Möglichkeiten sind schier endlos, und Deutschland bietet Ihnen und Ihrem Team viele schöne Orte und spannende Möglichkeiten, gemeinsam etwas zu unternehmen. Erfahren Sie in unserem weiterführenden Beitrag mehr über verschiedene lohnenswerte Orte, Aktivitäten und Hotels für Betriebsausflüge.
Erste Anfragen stellen & Verfügbarkeit prüfen
Haben Sie einen passenden Ort oder eine geeignete Aktivität und womöglich auch eine gute Unterkunft gefunden, so besteht der nächste Schritt darin, Anfragen an die verschiedenen Anbieter zu stellen. Es ist äußerst wichtig, dass Sie die Verfügbarkeit im Vorfeld prüfen – denn es kann durchaus sein, dass das Hotel für den Zeitraum Ihrer Reise bereits ausgebucht ist oder die angestrebte Hauptaktivität womöglich nicht auf die geplante Personenzahl ausgelegt ist.
Auch hier ist es ratsam, sich ein bis zwei Alternativ-Pläne zurechtzulegen und unterschiedliche Kombinationen aus Orten, Aktivitäten und Unterkünften abzufragen. So steigt die Chance, dass Sie Ihren Wunschausflug auch realisieren können. Planen Sie für die Korrespondenzen mit den verschiedenen Anbietern genug Zeit ein.
Erhalten Sie positive Rückmeldungen für mögliche Reservierungen und Anfragen, können Sie sich an die konkrete Budgetplanung für Ihren Betriebsausflug machen.
5. Kosten kalkulieren & Finanzierung planen
Je nachdem, wie viele Mitarbeiter:innen am Betriebsausflug teilnehmen, wie lange der Ausflug dauert und wohin er führt, kann ein solches Firmenevent einen hohen finanziellen Aufwand bedeuten. Umso wichtiger ist es, im Vorfeld zu prüfen, wie viel Budget für die Veranstaltung zur Verfügung steht und ob dieses Budget für die geplante Reise ausreichend ist.
Kalkulieren Sie alle möglichen Kosten mit ein, für die das Unternehmen aufkommen muss. Hier spielen dann vielleicht nicht nur Unterkunft und Aktivitäten eine Rolle, sondern auch Transportmöglichkeiten und die Verpflegung der Belegschaft. Berechnen Sie, wie viel Geld Ihnen für welchen Teil der Reise zur Verfügung steht, oder andersherum, wie viel Geld Sie mindestens benötigen, wenn Sie den Ausflug zum geplanten Ziel durchführen möchten. Am Ende Ihrer Rechnung sollte im besten Fall ein fester Pro-Kopf-Betrag für die Teilnehmer:innen stehen. Und dieser sollte dann auch mit dem festgelegten Gesamt-Budget konform gehen.
Hinweis: Um den Betriebsausflug als Firmenveranstaltung lohnsteuerfrei zu verbuchen, darf das Budget pro Kopf den Grenzwert von 110 € nicht übersteigen. Alle zusätzlichen Ausgaben müssen versteuert werden. Genauere Informationen dazu gibt es auch in unserem Beitrag „Betriebsveranstaltungen buchen & erfolgreich organisieren“.
6. An- & Abreise sowie Unterkünfte buchen
Der Termin ist gefunden, der Ort ist festgelegt, das passende Hotel ist herausgesucht und das Budget steht – dann wird es ernst: Es geht an die konkrete Buchung von Transportmitteln und Unterkünften.
Je nachdem, wie viele Teilnehmer:innen mitkommen und von wo diese für den Betriebsausflug anreisen (evtl. sind auch Remote-Kräfte oder Mitarbeiter:innen aus anderen Ländern dabei) kann die Planung der An- und Abreise sehr stressig sein – wer möchte schon Transportmittel für 50, 100 oder 200 Personen buchen?
Aber keine Angst, mit der richtigen Unterstützung ist das alles kein Problem. Die Geschäftsreiseplattform TravelPerk hilft Ihnen bei der Organisation von Transportmitteln und Unterkünften und bietet Ihnen dafür verschiedene Möglichkeiten.
- Ihre Mitarbeiter:innen buchen Ihre Transportmittel selbst: TravelPerk ermöglicht es Ihnen, die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens direkt in die Buchungsplattform zu integrieren. So können alle Beteiligten ihre Reise ganz bequem und richtlinienkonform selbst buchen.
- Sie nutzen unseren TravelPerk-Events Service und wir übernehmen die Buchung der Transportmittel und des Hotels für Ihr gesamtes Team. Ja, richtig gehört!
Wenn Sie die Buchungen lieber selbst übernehmen möchten, sollten Sie die Anbieter der Unterkünfte direkt anrufen. So können Sie persönlich abklären, wie viele Zimmer benötigt werden und welche Standards diese erfüllen sollen. Sind Sie des Öfteren in der gleichen Hotelkette oder in einem speziellen Hotel unterwegs, können Sie unter Umständen vielleicht sogar einen Unternehmenstarif oder einen Rabatt aushandeln.
Was die Transportmittel anbelangt, bedenken Sie stets, dass der Kauf im Voraus der beste Weg ist, um Geld zu sparen! Buchen Sie Tickets nach Möglichkeit also frühzeitig. Für Teammitglieder, die einen sehr langen Reiseweg haben, sollten Sie eventuell auch eine frühzeitige Anreise ermöglichen, damit sie sich vor Beginn der Veranstaltung ausreichend erholen können.
Sie ziehen in Erwägung, Ihren nächsten Betriebsausflug oder Ihre nächste Firmenfeier mithilfe einer Eventagentur zu planen? Wir stellen Ihnen einige Eventmanagement-Unternehmen vor, die Sie kennen sollten.
Wir unterstützen Sie bei der Buchung Ihres nächsten Betriebsausflugs!
7. Aktivitäten planen und Tagesplan erstellen
Der Kern eines jeden Betriebsausflugs sind die geplanten Aktivitäten, die den Zusammenhalt im Team, die Mitarbeitermotivation sowie die kreative Produktivität fördern sollen.
Je nach Ziel des Ausfluges können Sie die Aktivitäten ganz unterschiedlich planen und die Auswahl ist wirklich riesig: vom Escape-Room oder dem Hochseilgarten, übers Bogenschießen und den Floßbau bis hin zur Schnitzeljagd oder dem Besuch einer kulturellen Veranstaltung. Sie entscheiden, womit sich Ihre Ziele für den Betriebsausflug am besten realisieren lassen.
Möchten Sie Leute zusammenbringen, organisieren Sie gemeinschaftliche Wanderungen und Touren oder köstliche Abendessen in geselliger Runde. Möchten Sie die Kommunikation und den Zusammenhalt im Team stärken, bieten sich spezielle Maßnahmen zum Teambuilding, wie etwa Rätselspiele, Actionevents oder Vertrauensübungen an. Wenn der Betriebsausflug zugleich Ideenschmiede sein soll, planen sie kreative Brainstorming Sessions in Coworking Spaces in Kombination mit lustigen Aktivitäten ein.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Angebote vor Ort (wenn Sie das nicht sowieso schon bei der Auswahl des Orts getan haben) und erstellen Sie einen groben Zeitplan für den Ausflug. Entscheiden Sie darüber, ob Ihr Team nur eine Hauptaktivität unternehmen soll oder ob genug Zeit vorhanden ist, um an mehreren Aktivitäten teilzunehmen.
Beachten Sie jedoch Folgendes: Planen Sie ausreichend Pausen sowie Regenerationszeiten für Ihre Teammitglieder ein. Bei einem Tagesausflug ist dies meist kein großes Problem, doch bei Firmenreisen über mehrere Tage ist unbedingt darauf zu achten. Wird zum Beispiel am Eröffnungsabend bis spät nachts zusammen gegessen und gefeiert, so sollten Sie am nächsten Tag nicht direkt um 6 Uhr morgens die nächste Aktivität planen. Vielleicht räumen Sie den Teilnehmer:innen auch einen komplett freien Nachmittag ein, sodass sie die Stadt oder die Natur, in der sie sich befinden, auf eigene Faust erkunden können, bevor sie sich in die nächste Teamaktivität stürzen.
Sie sind noch auf der Suche nach den richtigen Aktivitäten oder Ideen für Ihren Ausflug? Erfahren Sie mehr zu den spannendsten Teambuildingaktivitäten oder lassen Sie sich von unseren 25 besten Ideen für Firmenevents inspirieren.
8. Mitarbeiter:innen informieren & einbeziehen
Das Wichtigste neben der Organisation des Betriebsausflugs selbst ist die Kommunikation mit den teilnehmenden Mitarbeiter:innen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind. Kommunizieren Sie Vorgehensweisen, Termine, Orte und wichtige Daten zur An- und Abreise klar. Klären Sie, über welchen Kommunikationskanal Informationen zum Firmenevent bereitgestellt werden (E-Mail, Online-Plattform etc.) und wo die Teilnehmer:innen wichtige Daten finden können.
Stellen Sie alle wichtigen Informationen und Dokumente zur Verfügung, die Ihr Team benötigt – vom Zeitplan bis hin zu möglicherweise relevanten Reiseinformationen (etwa, wenn der Ausflug ins Ausland führt). So vermeiden Sie Verwirrungen und Missverständnisse und sorgen dafür, dass alle Teammitglieder entspannt in den Betriebsausflug starten können.
9. Ruhe & Gelassenheit bewahren
Auf einem Betriebsausflug kann immer etwas schiefgehen: Entweder vergessen Sie, ein Frühstück einzuplanen, oder das gebuchte Restaurant bietet keine veganen Optionen an, oder aber jemand macht sich über die von Ihnen geplanten Teambuilding-Übungen lustig.
Machen Sie sich deswegen aber keine allzu großen Sorgen. Hat der Aufenthalt erst begonnen, stressen Sie sich nicht wegen jedes kleinen Details und denken Sie daran, sich zu amüsieren. Die Energie, die Sie als Organisator:in mitbringen, wird die Stimmung der Veranstaltung maßgeblich prägen. Denken Sie immer an die Kernziele des Ausflugs und stellen Sie diese Ziele über Ihr Verlangen nach Perfektion.
10. Feedback einholen & aus Fehlern lernen
Sobald alle vom Betriebsausflug nach Hause zurückgekehrt sind, bitten Sie die Teilnehmenden um Feedback. Dadurch signalisieren Sie Ihren Mitarbeiter:innen nicht nur, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist, sondern können auch wertvolle Erkenntnisse für Ihr nächstes Firmenevent erhalten. Fragen Sie, was den Teilnehmer:innen gefallen hat und was nicht und welche Wünsche sie für den nächsten Ausflug haben.
Am besten erstellen Sie hierzu eine anonyme Umfrage – einige Personen könnten sich davor scheuen, offene und ehrliche Kritik zu äußern, wenn ihr Name darunter steht. Durch die Anonymität gewährleisten Sie ehrliches Feedback, auf dessen Grundlage Sie Ihren nächsten Betriebsausflug noch besser machen können.
Mit der Zeit werden Sie zu einem Meister der Planung und wissen genau, was für Ihr Team funktioniert: Sei es, dass Sie am letzten Tag des Ausflugs einem Adrenalinkick hinterherjagen oder jedes Jahr in die gleiche Ferienhütte gehen, um eine Tradition zu schaffen.
FAQ – Häufige Fragen rund um die Betriebsausflugs-Planung
Ein Betriebsausflug ist ein außerbetriebliches Event, das der Arbeitgeber freiwillig organisieren kann. Meist dauert ein Betriebsausflug nur einen Tag, manchmal werden aber auch mehrtägige Firmenreisen geplant. Ziel eines Betriebsausfluges ist es vor allem, das Teambuilding der Belegschaft und das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team zu stärken.
Welche Aktivitäten auf einem Betriebsausflug unternommen werden, kann sehr unterschiedlich sein und hängt vom jeweiligen Ziel des Events ab. Möglich sind Teambuilding-Events, wie Escape-Room, Hochseilgarten oder Schnitzeljagd, der Besuch einer kulturellen Veranstaltung oder aber ein Städtetrip – und das sind nur einige von vielen Ideen.
Ein Betriebsausflug wird grundlegend als Arbeitszeit berechnet, wenn der Ausflug auch innerhalb der regulären Arbeitszeit stattfindet. In diesem Fall besteht das Recht auf Lohnfortzahlung. Dauert der Betriebsausflug länger, etwa weil am Abend noch ein gemeinsames Essen geplant ist oder der Ausflug sowieso mit Übernachtung geplant ist, können die Mitarbeiter:innen allerdings keine Überstunden anmelden.
Ähnlich ist es auch, wenn der Ausflug während der Freizeit, zum Beispiel am Wochenende, stattfindet – auch dann zählt das Event nicht als Arbeitszeit und wird dementsprechend auch nicht entlohnt.
Um den Betriebsausflug lohnsteuerfrei zu verbuchen, dürfen die Kosten den steuerlichen Freibetrag von 110 € pro Person nicht übersteigen – und dieser Freibetrag gilt auch nur für höchstens zwei Veranstaltungen pro Jahr. Kostet das Event pro Kopf mehr oder finden mehr als zwei Events jährlich statt, so müssen die Differenz und die Zusatzkosten voll versteuert werden.
Wie lange ein Betriebsausflug dauern darf, ist nicht festgeschrieben. Etabliert haben sich allerdings Tagesausflüge, die innerhalb der regulären Tagesarbeitszeit der Teilnehmer:innen realisiert werden können. Doch auch längere Ausflüge oder gar mehrtägige Veranstaltungen sind im Rahmen eines Betriebsausfluges möglich, dann spricht man gemeinhin aber bereits von einer Firmenreise.
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