Dienstreise-App: Wissenswertes & beliebte Apps im Vergleich

Geschäftsreisen bieten viele Vorteile: Sie stärken die Kundenbindung, erweitern das Einzugsgebiet des Unternehmens, bieten Abwechslung für Mitarbeiter:innen und signalisieren Vertrauen und Wertschätzung seitens des Arbeitgebers. Damit eine Dienstreise von Erfolg gekrönt ist, bedarf es aber einer guten Planung. Diese wiederum erfordert Zeit, Nerven und viel Liebe zum Detail. Eine Dienstreise-App greift Ihnen bei der Organisation von Geschäftsreisen unter die Arme – und bietet so Entlastung für Reisende, Travel Manager:innen, Finanzabteilung, Chefetage, kurzum: für alle Beteiligten.

Wofür brauche ich eine Dienstreise-App?

Rund um das Thema Geschäftsreise gibt es inzwischen zahlreiche Apps und Plattformen. Kein Wunder – im Rahmen einer Dienstreise gibt es schließlich auch eine ganze Menge zu organisieren. Während die Buchung früher über das Reisebüro um die Ecke abgewickelt und die Reisekostenabrechnung händisch ausgefüllt wurde, finden sich heute für nahezu jeden Teilbereich des Reise- und Reisekostenmanagements digitale Lösungen. Gleichzeitig sind mit der Zeit aber auch die Auswahlmöglichkeiten, die Komplexität von Dienstreisen und die mit beidem einhergehenden Ansprüche der Reisenden gestiegen. Hinzu kommt, dass bei einer Auswärtstätigkeit nicht nur die Bedürfnisse und Vorstellungen der Mitarbeiter:innen eine Rolle spielen, sondern auch die Interessen und finanziellen Mittel der Firma. All das muss bei der Planung einer Geschäftsreise berücksichtigt werden – und genau hier setzt das Konzept der Dienstreise-App an.

Was ist eine Dienstreise-App?

Einfach gesprochen vereint eine Geschäftsreise-App alle Funktionen und To-dos, die im Kontext einer Dienstreise anfallen, in einer Anwendung beziehungsweise auf einer Plattform: von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. Es handelt sich also um eine All-in-One-Lösung, die verschiedene Services miteinander kombiniert und Buchende durch den gesamten Organisationsprozess begleitet. 

Neben der Web-Version wird auch eine mobile App angeboten, damit die Reisenden die Software intuitiv bedienen und von überall auf ihre Daten zugreifen können – das unterscheidet moderne Dienstreise-Apps von anderen Online-Geschäftsreiseanbietern.

Leistungen & Funktionsweise von Geschäftsreise-Apps

Der Weg beginnt in der Regel mit einer Registrierung. Im Anschluss wird ein individuelles Unternehmensprofil erstellt: Hier lassen sich Reiserichtlinien, Freigabeprozesse, Kostenstellen, Zuständigkeiten, Budgetgrenzen, Buchungsrechte und vieles mehr festlegen. Diese Informationen bilden die Interessen und Möglichkeiten des Unternehmens ab und legen den Grundstein für eine möglichst hohe Compliance.

Innerhalb der hinterlegten Richtlinien und Vorgaben können dann Buchungen vorgenommen oder Reiseanträge beziehungsweise Buchungsanfragen gestellt werden – durch die zuständigen Reisemanager:innen oder eben auch durch die Reisenden selbst. Im Idealfall bildet das Repertoire der Anwendung dabei alle wichtigen Aspekte der Reisebuchung ab – allem voran die Bereiche Mobilität und Übernachtung. Je größer und vielseitiger die Auswahl, desto besser: 

• Transportmittel: Züge, Flüge, Mietwagen
• Unterkünfte: Hotels, Apartments, Privatzimmer

Nach oben sind dem Leistungsspektrum von Dienstreise-Apps keine Grenzen gesetzt. Alles, was für Reise- und Finanzmanager:innen sowie Reisende eine Erleichterung darstellt, hat seine Daseinsberechtigung auf der Plattform. Denkbar sind zum Beispiel erweiterte Services wie: 

• Buchung von Meeting- & Konferenzräumen 
• Buchung von Taxi & Fahrservice 
• Buchung von Aktivitäten & Eventlocations
• Planung von Betriebsausflügen 
• Abschluss von Dienstreiseversicherungen
• Verwaltung von Belegen 
• Abwicklung von Spesenabrechnungen

Berechnung von Kilometerpauschalen, Verpflegungsmehraufwänden & Co.

Vorteile bei der Nutzung von Dienstreise-Apps

Durch den großen Funktionsumfang bieten All-in-One-Lösungen zur Geschäftsreisebuchung viele Vorteile. Wir haben die wichtigsten Benefits für Sie zusammengetragen.

Alles an einem Ort

Wer für die Recherche, Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen viele verschiedene Tools nutzt, verliert irgendwann den Überblick. In einer Dienstreise-App haben Sie alle Informationen und Dokumente gesammelt an einem Ort. Das erleichtert die Verwaltung und gibt den Reisenden Sicherheit und ein gutes Gefühl. Gleichzeitig stellen mobile Anwendungen sicher, dass Sie jederzeit und von überall aus auf Ihre Daten zugreifen können – ganz bequem vom Smartphone oder Tablet aus. Egal, ob im Auto, im Zug oder am Flughafen.

Unkomplizierte Selbstbuchungen

Komplexe Reiserichtlinien und undurchschaubare Buchungsvorgaben halten Mitarbeiter:innen oft davon ab, ihre Reisen selbst zu buchen. Dabei wissen die Reisenden selbst am besten, worauf sie bei der Buchung besonderen Wert legen, welche Abflugzeiten für sie machbar sind und welche Unterkunft ihnen am ehesten zusagt. In einer Geschäftsreise-App lassen sich alle notwendigen Regelwerke hinterlegen, sodass die Arbeitnehmer:innen sicher durch den Prozess geleitet werden. So können Sie je nach Voreinstellung Reiseanträge stellen oder direkt selbst buchen.

Bessere Konditionen & mehr Flexibilität

Durch spezielle Vereinbarungen mit Hotelketten oder Fluggesellschaften erhalten Sie über professionelle Reiseanbieter oft günstigere Preise als bei einer eigenständigen Buchung. Außerdem arbeiten Dienstreise-Apps in der Regel mit mehreren Reisedatenbanken – und können daher ein besonders großes und gutes Angebot bereitstellen. Auch im Fall von Stornierungen greifen Sonderkonditionen. So bekommen Sie oft einen Großteil Ihres Geldes zurückerstattet und müssen sich keine Sorgen um Planänderungen machen. Mit FlexiPerk erhalten Sie zum Beispiel 80 % der Buchungssumme zurück, wenn Sie Ihre Geschäftsreise nicht antreten können.

Höhere Compliance & Effizienz

Voreingestellte Genehmigungsverfahren, definierte Budgetobergrenzen und weitere Vorgaben sorgen dafür, dass Buchungen außerhalb der Richtlinie nahezu unmöglich sind. Denn jede Anfrage, die den festgelegten Rahmen übersteigt, muss individuell genehmigt werden. Weniger Fehlbuchungen führen auch zu einer immensen Kosten- und Zeitersparnis. Gleichzeitig steigt die Compliance Ihrer Dienstreisen – und mit ihr auch die Effizienz Ihres Reisemanagements.

Fürsorgepflicht & Mitarbeiterzufriedenheit

Der Arbeitgeber ist gegenüber seinen Arbeitnehmer:innen zur Fürsorge verpflichtet. Geschäftsreisen erfordern ein besonderes Maß an Care Arbeit. Mithilfe einer Dienstreise-App stellen Sie sicher, dass Ihre Reisenden bestens informiert und betreut sind. Reise-Expert:innen sind rund um die Uhr erreichbar und kümmern sich individuell um die Anliegen der Reisenden – diese profitieren dabei von der Expertise der Profis und fühlen sich nie im Stich gelassen. Das steigert die Qualität der Reise und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen – auf allen Seiten. Denn so werden Travel Manager:innen und Arbeitgeber entlastet und die Reisenden sind dennoch bestens aufgehoben.

Attraktive Zusatzfunktionen

Viele Geschäftsreiseanbieter beschränken sich in ihren Services nicht auf die Planung und Buchung von Geschäftsreisen, sondern bieten darüber hinaus interessante Dienstleistungen an. So unterstützen sie die Unternehmen zum Beispiel bei der Reisekostenabrechnung und der Rückerstattung der Mehrwertsteuer, bieten nachhaltige Optionen für grünere Geschäftsreisen mit weniger CO₂-Emissionen oder helfen Ihnen mit Reporting-Funktionen dabei, Ihr Dienstreisemanagement auf Basis der eigenen Erfahrungen weiter zu verbessern. Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt – und gerade das macht Dienstreise-Apps so spannend.

6 beliebte Dienstreise-Apps im Überblick

Ähnlich wie im Privat- beziehungsweise Freizeitreise-Bereich gibt es auch für das Geschäftsreisemanagement Anwendungen, die sinnvolle Services und eine angenehme Benutzeroberfläche miteinander kombinieren. Zu den Business-Pendants zu klassischen Reisebuchungstools wie Booking.com und Check24 zählen unter anderem: 

• TravelPerk 
• Lanes & Planes
• SAP Concur 
• Expensify 
• Egencia
• CWT 

Wir haben uns die Dienstreise-Apps der besagten Anbieter einmal genauer angeschaut – und liefern Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Merkmale.

1. TravelPerk

Als All-in-One-Lösung bietet TravelPerk Ihnen das Gesamtpaket in Sachen Business Travel: Alles, was Sie für Ihre Geschäftsreise brauchen. In einem Tool. Das Herzstück des Service-Angebots bildet die Onlinebuchungsfunktion. So können die Reisenden Flüge, Zugverbindungen, Mietwagen und verschiedene Unterkünfte direkt selbst buchen. Im integrierten Reisemanagementportal können Arbeitgeber und Reisemanager:innen zuvor alle nötigen Informationen, Regelwerke und Formalitäten hinterlegen – so verläuft die Buchung innerhalb der Reiserichtlinie, die Compliance wird verbessert und die Buchenden sind nicht auf sich allein gestellt oder müssen Sorge haben, etwas falsch zu machen. Darüber hinaus wartet TravelPerk mit einer ganzen Reihe hilfreicher Dienstleistungen auf: 

• Branchenführender  Bestand an Unterkünften – inklusive Airbnbs 
• 24/7-Kundenservice – ohne lange Wartezeiten, mit echten Expert:innen 
• Reportings – für eine permanente Verbesserung Ihres Reisemanagements
• Geschäftsreise-Tracking – Reisende im Blick behalten & Fürsorgepflicht erfüllen 
• Gruppenbuchungen – für Betriebsausflüge & gemeinsame Dienstreisen 
• Veranstaltungen organisieren – Meetings, Ausflüge, Konferenzen & Events 
• Nahtlose Integrationen – z. B. für HR- und Spesentools 
• Praktische App – für Android & iOS  
• MwSt.-Rückerstattung – MwSt.-konforme Rechnungen & Rückforderungen

Damit aber noch nicht genug. Neben den bekannten Reisebuchungs- und Reisemanagement-Services sowie den Support-Dienstleistungen bietet TravelPerk weitere innovative Features, um Geschäftsreisen sowohl für die Reisenden als auch für das Unternehmen und die Umwelt zu einer sicheren Angelegenheit zu machen: 

• TravelCare ist das Risikomanagement-Tool von TravelPerk. Mit Echtzeit-Warnungen und umfassenden Briefings – beispielsweise bei gesundheitlichen, politischen oder infrastrukturellen Risiken – steigert es die Sicherheit der Reisenden und stellt sicher, dass der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachkommt. 
• FlexiPerk regelt alles rund um das Thema Stornierungen – und stellt sicher, dass Sie nicht auf Ihrem Geld sitzen bleiben. Die besonderen Konditionen sorgen dafür, dass Sie bis zu 80 Prozent Ihrer Ausgaben zurückerhalten. Weil spontane Planänderungen eben zum Business dazugehören. 
• GreenPerk ermöglicht es Ihnen, Ihre reisebedingten CO₂-Emissionen direkt bei der Buchung zu kompensieren. Um Ihre Geschäftsreisen grüner zu gestalten, können Sie aus verschiedenen zertifizierten Projekten aus den Bereichen Nachhaltigkeit, Klima- und Umweltschutz wählen. 

2. Lanes & Planes

Lanes & Planes deckt mit seiner Software die wichtigsten Prozesse rund um die Geschäftsreisebuchung und das Spesenmanagement ab und hilft Unternehmen nach eigenen Angaben dabei, ihr Travel und Belegmanagement zu digitalisieren und damit zu revolutionieren. Die Plattform umfasst ein Buchungsportal, eine Travel Management Lösung, ein Spesensystem und Schulungsoptionen: 

• Buchen von Flügen, Zügen, Mietwagen, Hotels & Airbnb 
• Individuelle Konfiguration: Reiserichtlinie, Freigabeprozesse & Co. 
• Travel Risk Management & Fürsorgepflicht 
• Dienstreise-App für unterwegs – alles zentral an einem Ort 
• Lösungen für Gast- & Gruppenbuchungen 
• Integrationen von HR-Tools 
• Reportings über Auslagen, Buchungen, CO₂-Ausstoß & mehr 
• 24/7 Kundensupport durch Reiseexpert:innen
• Spesenabrechnung & Spesen- bzw. Belegmanagement
• Travel Service Consulting: Schulung & Beratungen

3. SAP Concur

Eine Plattform – zwei Anwendungen: So arbeitet SAP Concur. Das Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten unterteilt seine Services in eine Reisekosten- und eine Dienstreise-App: Concur Expense und Concur Travel. Während erstere sich auf die Ausgabenverwaltung, Kostenrückerstattung und um die Berechnung von Pauschalen und Fahrtkosten kümmert, bietet Concur Travel Ihnen ein „intelligentes Reisemanagement“ und macht die Buchung von Geschäftsreisen einfacher. Dabei sind verschiedene Funktionen inkludiert: 

• Flug- & Hotelbuchungen 
• Individuelle Genehmigungsprozesse & Reiserichtlinien 
• Ausgabenkontrolle & Reisekostenrückerstattung – zusammen mit Concur Expense
• Integration von externen Buchungen ins SAP-System für mehr Transparenz & Kontrolle 
• Mobile App für Buchungen & Verfügbarkeit von unterwegs 
• (Echtzeit-)Reportings zu Ausgaben, KPIs, CO₂-Emissionen & mehr 
• Offene Plattform für Systemintegrationen aus HR, CRM & Co.

4. Expensify

Expensify bietet viele verschiedene und Softwarelösungen für Unternehmen:  Ausgabenmanagement, Kostenverwaltung, Rechnungsstellung und -abwicklung, Firmenkreditkarten und nicht zuletzt auch diverse Dienstreise-Funktionen. Zu den wichtigsten Features von Expensify Travel zählen: 

• Buchung von Flügen & Unterkünften 
• Informationen über Reiserisiken, Straßensperrungen, Verspätungen & Co. 
• Mobile App für die Steuerung von unterwegs 
• Automatische Alternativen bei Stornierungen & Schwierigkeiten 
• Buchungssupport durch die virtuelle Reiseassistenz (Concierge) 
• Individuelles Reiseprofil – Daten & Präferenzen speichern, um Zeit zu sparen
• Unternehmensweite Reiserichtlinien für mehr Compliance 
• Spenden an den guten Zweck bei Buchungen mit der Expensify Firmenkarte
• Digitale Spesen- & Belegerfassung 
• Problemlose Integrationen mit zahlreichen Tools – von HR bis Travel

5. Egencia

Mit Egencia schickt American Express Global Business Travel eine weltweite Plattform für Geschäftsreisen an den Start, die für „modernes Geschäftsreisemanagement für ein dynamisches Umfeld“ steht. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, begleitet Egencia Sie auf jedem Schritt Ihrer Reiseplanung: 

• Erstellung & Verwaltung von Reiseplänen
• Integration & Optimierung von Reiserichtlinien
• Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen & Co.
• Lokalisierung von Reisenden durch Travel Tracking
• Informationen zu Risiken & Ereignissen – ob global oder lokal
• Erweitertes Risikomanagement mit Einschätzung zur Tragbarkeit 
• Automatisiertes Kostenmanagement & Reporting 
• Mobile App für Buchungen, Genehmigungen & Informationen unterwegs 
• Integration von Reisekosten-Software & anderen Tools 
• 24/7-Kundensupport 
• CO₂-Ausgleich für nachhaltigere Geschäftsreisen 
• Travel Management Beratung durch Expert:innen 
• Organisation von Meetings & Events 
• VIP- & Advantage-Optionen für sonstige Anliegen – Lounges, Parkplätze, Visas, Versicherungen, Concierge-Services & mehr

6. CWT

Carlson Wagonlit Travel, besser bekannt unter dem Kürzel CWT, ist einer der führenden Anbieter in Sachen Geschäftsreisemanagement. Neben spezialisierten 1:1-Lösungen für Branchen mit besonderen Ansprüchen oder Reisegewohnheiten finden Sie in der CWT-Dienstreise-App auch das klassische Komplettpaket für Ihre Geschäftsreise: 

• Buchungsplattform für Transportmittel & Unterkünfte
• Travel Risk Management für mehr Sicherheit 
• Integrierte Reiserichtlinien 
• Echtzeit-Reportings zu Ausgaben, Compliance & Co. 
• Nachhaltige Geschäftsreisen 
• Dienstreise-App für mobile Benutzung 
• Organisation von Events & Meetings 
• Beratung zur Geschäftsreiseplanung

Fazit – die Dienstreise-App als Allround-Talent

Moderne Geschäftsreise-Apps haben es sich zur Aufgabe gemacht, Arbeitgebern, Reisenden und Travel Manager:innen das Leben zu erleichtern – mithilfe eines Tools, in dem sie all ihre Aufgaben zentral erledigen können. Ohne großen Rechercheaufwand, endlose Vergleiche, Plattform-Wechsel oder ungeklärte Fragen. So gesehen ist eine gute Dienstreise-App also ein richtiges Allround-Talent: Sie beherrscht Flug- und Hotelbuchungen, enthält Informationen zu Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen, bietet Platz für alle Belege, die Sie für Ihre Reisekostenabrechnung brauchen, und unterstützt Sie bei jedem Schritt des gesamten Planungs-, Buchungs- und Reiseprozesses – inklusive Reporting danach. 

Optimal ergänzen lässt sich das Angebot durch zusätzliche Tools und Apps, die während der Reise für einen reibungslosen Ablauf und einzigartige Erlebnisse sorgen: mit Haushaltstipps, Restaurantempfehlungen, ausgefallenen Aktivitäten, Übersetzungshilfen und weiteren sinnvollen Features, die zwar nichts mit dem Reisemanagement, aber durchaus mit der Reise selbst zu tun haben. Wir stellen Ihnen unsere Top-Tipps vor – in unserem Blog-Beitrag zu hilfreichen Apps für Ihre Geschäftsreise.